信息化背景下煤炭企業(yè)的檔案管理

文/韓冬霞，山東良莊礦業(yè)有限公司

隨著煤炭企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)腳步不斷加快，各種辦公軟硬件的廣泛應(yīng)用，極大推動了煤炭企業(yè)檔案辦公自動化水平的大大提高，促進檔案基礎(chǔ)崗位建設(shè)的重心開始向信息化和現(xiàn)代化轉(zhuǎn)移，開展檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)勢在必行。

1 煤炭技術(shù)檔案管理工作的問題分析

1.1 檔案管理散亂

卷宗編制內(nèi)容不完整，體制不規(guī)范，未有完整有效的管理體系，同時也缺少相應(yīng)的管理工具。與傳統(tǒng)檔案的管理相比較，信息化檔案管理有其優(yōu)勢，但是在轉(zhuǎn)變的過程中也存在問題，其中一部分煤炭企業(yè)中，檔案管理工作是以領(lǐng)導(dǎo)的意識為轉(zhuǎn)移的，另一部分煤炭企業(yè)的檔案管理工作止步不前，檔案管理信息化建設(shè)重視程度不夠，投入比較少，依然處于傳統(tǒng)的管理階段，進而造成檔案管理工作滯后。

1.2 管理團隊的溝通較弱

在大多煤炭企業(yè)的檔案管理中，多數(shù)的管理團隊均是分割開來的，即各個單位的檔案管理相對獨立，上下級單位之間檔案管理往來也相對比較少。同時煤炭企業(yè)檔案具有復(fù)雜性，各個企業(yè)的檔案管理體系均不相同，相比更加的繁復(fù)，在具體管理細節(jié)上，各單位之間存在標準不一、協(xié)調(diào)較難的一些弊病，造成檔案信息不能充分地共享，在一定程度上阻滯檔案信息化建設(shè)的步伐。另外，管理團隊的建設(shè)需創(chuàng)新，在進行檔案管理的過程中，管理檔案的專業(yè)人員比較少，缺少高級的管理人員等問題也比較突出的。

2 加快檔案信息化建設(shè)速度的措施

2.1 建立檔案數(shù)據(jù)庫與檔案網(wǎng)絡(luò)

在很多煤炭企業(yè)，檔案信息化管理還停留在傳統(tǒng)文件人工處理模式向信息化管理系統(tǒng)的過渡階段，需要煤炭企業(yè)在檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)和檔案骨干網(wǎng)絡(luò)建設(shè)上投入更大的精力，真正實現(xiàn)煤炭企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫的可靠高效和長久穩(wěn)定，這是煤炭企業(yè)檔案信息化管理的前提條件和硬件內(nèi)容。具體到檔案數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建要素上，需要煤炭企業(yè)檔案管理部門密切配合企業(yè)IT 部門，認真研究煤炭企業(yè)文件管理的管理與規(guī)劃，充分考慮文件數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)優(yōu)化，根據(jù)煤炭企業(yè)文件或卷宗的題目、責(zé)任人、來源、分類號、主題詞、摘要目錄來創(chuàng)建索引服務(wù)系統(tǒng)。而在煤炭企業(yè)檔案骨干網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面，需要企業(yè)積極引入光纖網(wǎng)絡(luò)，建立無塵機房，安裝專門的服務(wù)器、骨干路由器等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，配置掃描儀、照相機、傳真機等信息處理設(shè)備，從而真正組建綜合性的檔案數(shù)據(jù)庫。

2.2 實現(xiàn)檔案信息化管理的全文數(shù)字化

煤炭企業(yè)檔案管理信息化系統(tǒng)的熟練掌握和檔案全文數(shù)字化的服務(wù)要求。一方面，根據(jù)煤炭企業(yè)檔案管理的各種要求，需要檔案管理信息化系統(tǒng)注重文本類、圖文圖像類和影像類檔案資料的分類記錄和信息化建設(shè)，真正做到各類檔案資料都具備明確的文摘、索引、目錄等目錄數(shù)據(jù)庫，能為煤炭企業(yè)生產(chǎn)部門、技術(shù)部門和人事部門提供準確可靠的檔案信息源。在此基礎(chǔ)上，檔案管理人員還要建立相應(yīng)的事實數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，保證所有煤炭企業(yè)的檔案資料都是經(jīng)過加工的一次情報，能夠方便利用者直接查詢和傳閱。另一方面，煤炭企業(yè)檔案管理人員應(yīng)該具備利用檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)來建立動態(tài)數(shù)據(jù)庫和基層報表信息化系統(tǒng)的能力，能及時把生產(chǎn)部門、技術(shù)部門和人事部門所提供的數(shù)據(jù)、資料和反饋意見通過骨干網(wǎng)絡(luò)傳送到檔案管理部門的系統(tǒng)服務(wù)器上，檔案管理人員在原始數(shù)據(jù)歸納、存儲的基礎(chǔ)上，開展相應(yīng)的目錄索引建設(shè)、文本和數(shù)據(jù)建設(shè)，提高檔案信息資源的利用價值。

2.3 建立電子檔案管理記錄系統(tǒng)

為保證電子檔案的真實性和完整性，煤炭檔案部門應(yīng)建立電子檔案管理記錄系統(tǒng)，準確記錄完成自動的對電子文件生成、增添、刪除以及歸檔時間等進行，同時需要注意的是降低隨意更改情況的出現(xiàn)，加快檔案信息化建設(shè)的速度。除此之外檔案管理部門需要建立專門的電子檔案數(shù)據(jù)庫，在數(shù)據(jù)庫中對各類檔案的多種形式和版本進行保存，深入學(xué)習(xí)《檔案法》中的相關(guān)內(nèi)容，提高檔案管理人員的自身素質(zhì)，為后期工作人員研究過程提供更多的有利條件。

2.4 提高檔案信息化技術(shù)水平

其一，加大基礎(chǔ)設(shè)施投入力度。檔案管理部門要根據(jù)實際情況對計算機、路由器、掃描儀以及服務(wù)器等基礎(chǔ)設(shè)備進行合理配備，保證工作人員開展各類工作進行使用，通過配備上述基礎(chǔ)設(shè)備后一些工作的效率和效果均明顯提升，并且為電子檔案歸檔及后期管理提供更多的便利。其二，在電子檔案數(shù)字信息錄入工作產(chǎn)生給予更多的重視，工作人員要邊整理邊錄入，從根源位置對數(shù)據(jù)和信息錯誤的情況進行杜絕，使用雙套制的方法進行歸檔，在保證歸檔效果的同時最大程度的減少工作量。其三，設(shè)定相應(yīng)的權(quán)限。檔案管理部門首先需要對密級標準進行合理制定，在制定完成后嚴格按照其要求對歸檔的電子檔案進行分類，主要包括公開檔案、內(nèi)部檔案和機密檔案等，之后需要設(shè)置登錄名和登錄密碼，在查找或者閱讀機密電子檔案時需要進行身份驗證，在驗證成功后才能進行一些服務(wù)，從而保證電子檔案的安全性，減少丟失或者篡改等現(xiàn)象出現(xiàn)的可能。

3 結(jié)束語

煤炭企業(yè)檔案信息化管理是一個長期系統(tǒng)的過程，需要煤炭企業(yè)加強檔案數(shù)據(jù)庫和相關(guān)骨干網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，提高檔案管理部門在電腦軟硬件、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和辦公設(shè)備的信息化水平，指導(dǎo)檔案管理人員熟練掌握檔案管理信息化系統(tǒng)，真正滿足檔案全文數(shù)字化的服務(wù)要求，從根本上保障煤炭企業(yè)各部門與檔案管理部門之間的信息資源共享。