孔波

（黃河檔案館，河南 鄭州 450003）

引言

檔案信息化是提升信息管理水平，優(yōu)化管理流程的重要途徑。但是，在實際的技術應用過程中也可能會遇到各種各樣的問題與阻力。為了進一步探討檔案信息化建設與管理的優(yōu)化策略，現就檔案信息化的基本內容簡單介紹如下。

一、檔案信息化概述

檔案信息化管理是現階段檔案管理的核心模式，通過實體保存向著數字化信息保存的方向轉化，不但可以延長檔案管理的壽命與周期，同時也可以方便實現檔案的隨時調取、使用以及內部共享，方便后期的查找，所以對于提升檔案管理的價值具有重要的作用。實際上，目前國內大多數的檔案管理專門部門都已經實現了檔案管理的信息化，不過由于建設的速度較快，一些內部體系以及人員隊伍的匹配上還存在不少問題，所以整體的檔案信息化建設與管理工作依然處于發(fā)展、探索的階段。為了進一步做好檔案管理工作，提升檔案管理的能力，就需要做好檔案管理的思考，不斷提升管理質量，最終實現檔案資源的綜合利用。

二、檔案信息化建設與檔案管理現狀

（一）信息化建設認識不足

信息化建設認識不足是目前檔案信息化管理中最為普遍的問題之一。從客觀上來看，信息化建設認識不足主要是傳統(tǒng)的管理模式與習慣所導致的結果。由于習慣上采用實物管理的模式，一下子轉變?yōu)樾畔⒒芾?，容易導致一些不熟悉信息技術的人員難以適應，導致信息化管理效率較低。

（二）信息資源的綜合應用存在誤區(qū)

檔案信息化建設與管理的目標不僅僅是提升管理的效率，同時也需要通過管理檔案來提升檔案的綜合利用水平，以此來更好地完成其他部門的管理與生產任務。在資源的利用過程中，一些人員的觀念較為保守，認為只要完成了檔案資源的管理保存就可以，對于檔案的利用效率不管不問。隨著現代檔案管理技術的不斷發(fā)展，現階段的管理注意力應該集中于檔案管理的利用上，而不再是歸檔以及安全管理，否則就會影響實際的管理成效。

（三）檔案部門信息化程度參差不齊

檔案部門信息化程度存在一定的差異，這也是導致檔案管理信息化水平不足的重要原因之一。不同的部門在信息化程度上存在區(qū)分，容易出現信息管理的共享不匹配的問題，嚴重影響到檔案信息的綜合利用。

三、檔案信息化建設與檔案管理的優(yōu)化策略

（一）加強電子文件管理

計算機檔案網絡的建設與發(fā)展使得檔案管理的電子化得以實現。在這個過程中，需要著重做好電子文件的管理工作。電子文件管理能夠保存各種重要文件，從而體現檔案信息的價值，其主要需要做好以下幾個方面的具體工作：首先，建立并完善電子信息以及檔案資源管理的相關制度，通過制度化的管理來約束并實現電子文件的歸檔管理，提升管理整體水平；其次，做好電子文件的處理工作，在文件的管理過程中需要及時進行電子檔案的處理與保存，通過內部的整改來實現電子文件管理的有效性；最后，解決好電子文件的保存問題，不斷提升電子文件的形成效率，特別是要解決好長期儲存的問題，在電子文件的管理中解決好電子文件的保存問題，從而提升安全管理級別。

（二）建立網絡檔案

網絡檔案是新時期開展檔案信息化建設與管理的新途徑與新方式，該方式的主要特征是可以有效提升檔案管理的整體效率，同時也可以取得不錯的管理效果，其主要體現在兩個方面。一方面，通過建立檔案管理系統(tǒng)，可以充分發(fā)揮網站平臺的共享優(yōu)勢，通過內部的網站與服務功能來實現管理的服務共享性，從而使得網絡的檔案管理工作成為檔案信息的集散中心，有利于信息的傳播與規(guī)整；另外一個方面，在進行網絡檔案的建設時，需要著重做好基礎網絡檔案的建設、管理工作，特別是需要提前準備好標準化的硬件設施，只有硬件設施達到一定的標準，才能夠確保檔案管理的科學性與穩(wěn)定性，避免由于硬件建設不完善而導致檔案丟失、被盜取的情況發(fā)生。

（三）提升信息化管理手段

信息化管理是提升檔案管理效率的重要途徑，其在實現管理效率快速提升方面主要需要做好兩個方面的工作。其一，建立并完善檔案信息化建設與管理的制度，通過制度管理規(guī)范化要求的方式來實現檔案管理工作的常態(tài)化，一定要做到有章可循；其二，不斷轉變管理模式，從傳統(tǒng)管理模式向著現代化的管理模式轉變，過程中需要做好工作信息的提供與組織工作，以此來達到信息化管理的目標和效果。

（四）提升管理人員隊伍的建設水平

檔案信息化建設與管理工作的順利開展離不開基層操作人員與管理人員的努力，而這與隊伍的建設本身具有密切的關系。首先，需要選擇本身就從檔案管理專業(yè)出身且具有一定檔案管理工作經驗的人員，這樣就可以在完成檔案存放管理的同時完成網絡檔案的對接、儲存以及格式修改等任務；其次，在進行日常管理時需要采取定期培訓、考察的方式來不斷提升人員的專業(yè)素質水平，保持良好的工作狀態(tài)；最后，建立并完善競爭機制，通過競爭上崗的方式來實現人盡其才，充分發(fā)揮人員的工作能力，激發(fā)工作的積極性與創(chuàng)造性。

總結

綜上所述，在檔案信息化管理過程中，要想提升管理技術的應用水平，需要提升信息化建設的認識，通過資源的綜合優(yōu)化與利用，實現信息化管理并促進電子文件管控，以此來推進檔案管理活動中信息技術應用水平，為實現檔案信息化建設創(chuàng)造條件。在日常工作中，除了繼續(xù)加強電子文件的管理，還需要建立網絡檔案，不斷提升信息化管理水平，提升管理人員的專業(yè)素質，更好地完成相應的管理工作，提升檔案管理的價值。