淺析衛(wèi)生院管理員如何做好文書檔案管理工作

【摘 要】在衛(wèi)生院建設(shè)及衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展過程中，衛(wèi)生院的文書檔案起著重要的作用，但部分衛(wèi)生院認為衛(wèi)生院文書檔案管理不能給衛(wèi)生院的發(fā)展帶來實際的效益，所以導致管理層對于衛(wèi)生院文書檔案管理不重視，從而給衛(wèi)生院的建設(shè)和發(fā)展帶來了一定的阻礙。本文擬對衛(wèi)生院文書檔案管理工作作一探討，供參考。

【關(guān)鍵詞】基層衛(wèi)生院;文書檔案;管理

衛(wèi)生院文書檔案是對衛(wèi)生院真實情況的反映，是衛(wèi)生院各項工作和活動情況的真實記錄，包含衛(wèi)生院工作活動的原始記錄、各種規(guī)章制度管理文件，及上級部門對衛(wèi)生院的各項規(guī)范要求和皮膚文件等，為衛(wèi)生院的日常發(fā)展和臨床管理工作提供了必要的依據(jù)。隨著國家對衛(wèi)生院文書檔案管理工作的重視，衛(wèi)生院文書檔案在衛(wèi)生院的發(fā)展建設(shè)過程中的重要作用也體現(xiàn)出來，成為制定某些重要決策的參考依據(jù)。

一、衛(wèi)生院文書檔案管理的特點

（一）自身特點

文書檔案的形成就是文書工作過程，主要來源于文書，在衛(wèi)生院的工作過程中，文書部門會整理具有保存價值的文件資料，并將其立卷，然后交給檔案部門做歸檔處理。因此，文書檔案的管理質(zhì)量，會對衛(wèi)生院檔案工作質(zhì)量產(chǎn)生直接影響。因此，文書檔案是對各部門工作的記錄，具有真實性特點，且內(nèi)容比較廣泛，形式有錄音、錄像、照片和電子檔案等。因此其內(nèi)容相當豐富。

在文書檔案管理中，其對象是各種各樣的文件資料，需要以合適載體記錄，并按照類別在檔案室存儲好。主要的工作就是對資料進行收集和保存，并將一些資料編輯成冊，要注意保證其完整性、安全性。

（二）相比于其它機關(guān)文書檔案的特點

一是其中包含的職位聘用、晉升相關(guān)文件較多，主要是因為衛(wèi)生院醫(yī)務人員多，每年產(chǎn)生的此類資料也更多;二是衛(wèi)生院的科室較多，各科室下還會劃分二級科室，產(chǎn)生的文件資料較多。而新疾病、新技術(shù)的出現(xiàn)，也增加了指導性文件;三是衛(wèi)生院的工作是圍繞臨床醫(yī)療服務進行的，因此需進行大量業(yè)務類文件的歸檔工作;四是，每年發(fā)生的醫(yī)患糾紛在增加，相關(guān)文件數(shù)量也在遞增，其中的醫(yī)療過程報告、鑒定報告等材料多。

二、衛(wèi)生院文書檔案管理中存在問題

（一）重視度較低

在衛(wèi)生院發(fā)展中，其目的是獲得更高的經(jīng)濟利益。文書檔案管理工作，主要對衛(wèi)生院各項活動、業(yè)務進行記錄，不會直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益。因此，一些衛(wèi)生院對該工作的重視程度較低，文書檔案管理意識也相當薄弱，簡單認為其中沒有技術(shù)含量、內(nèi)容簡單、缺乏實際價值，因此往往更加重視業(yè)務而忽視檔案管理。

（二）管理制度缺失

當前在醫(yī)療條件改善下，衛(wèi)生院管理制度、服務水平有一定提升，但在其對文書檔案管理工作的忽視下，缺乏相關(guān)管理規(guī)定，也沒有及時更新和改進管理制度。在這種情況下，衛(wèi)生院文書檔案收集和整理工作無法統(tǒng)一進行，導致信息管理與文書檔案管理不統(tǒng)一，無法保證文書檔案管理工作的完整性，導致其利用率較低，會失去其應有作用。

（三）管理人員素質(zhì)較低

在衛(wèi)生院人才發(fā)展方面，由于對文書檔案管理工作缺乏重視，因此人員培養(yǎng)重點為醫(yī)療技術(shù)人員，而忽略了檔案管理人員。在此情況下，文書檔案管理人員素質(zhì)往往較低，其思想觀念、管理水平，都落后于衛(wèi)生院發(fā)展和管理要求。特別是一些衛(wèi)生院的文書檔案管理人員并非專業(yè)人員，缺乏必要的知識和技能，進一步降低了其規(guī)范性。

三、加強衛(wèi)生院文書檔案管理工作的措施

（一）加強衛(wèi)生院文書檔案管理基層隊伍建設(shè)。隨著我國科學技術(shù)不斷的快速發(fā)展，衛(wèi)生院文書檔案管理工作也應該跟上時代的發(fā)展步伐，朝著科學的方向發(fā)展，因此在衛(wèi)生院文書檔案管理過程中需要加強對于管理隊伍的建設(shè)，在衛(wèi)生院文書檔案管理隊伍的建設(shè)過程中，檔案管理者要不斷地進行學習和培訓，提高自身的檔案管理水平，加強創(chuàng)新性人才隊伍的建設(shè)，對于具有先進的專業(yè)技術(shù)的人才應加強引進措施，促進衛(wèi)生院文書檔案管理人才隊伍建設(shè)的有效發(fā)展和壯大。

（二）加強衛(wèi)生院文書檔案管理工作創(chuàng)新。在衛(wèi)生院文書檔案管理過程中，檔案管理員往往從事的是一些簡單、枯燥的工作，這就使得衛(wèi)生院文書檔案管理員在長期的工作中逐漸失去了對于檔案管理工作的熱情，使得衛(wèi)生院文書檔案管理員在檔案管理過程中的工作效率不高。因此，衛(wèi)生院文書檔案管理過程中，要不斷地對檔案管理工作進行必要的創(chuàng)新，使得衛(wèi)生院文書檔案管理人員能夠時刻在新的工作條件下展開檔案管理工作，從而不斷地激發(fā)衛(wèi)生院文書檔案管理員的工作熱情，時刻激發(fā)衛(wèi)生院文書檔案管理員的工作興趣，提高衛(wèi)生院文書檔案管理員的工作積極性，使得衛(wèi)生院文書檔案管理滿足社會發(fā)展的需要，贏得社會的廣泛認可。

（三）創(chuàng)新改革衛(wèi)生院文書檔案管理模式。在現(xiàn)階段的社會發(fā)展過程中，衛(wèi)生院文書檔案管理工作正在逐漸地由計算機取代人工管理工作，這就要求衛(wèi)生院文書檔案管理員必須要掌握相關(guān)的計算機管理技術(shù)，通過自身的不斷努力，使得自身能夠更好地適應計算機技術(shù)帶來的衛(wèi)生院文書檔案管理模式的創(chuàng)新工作。同時，采用計算機進行衛(wèi)生院文書檔案管理后，衛(wèi)生院各個部門對于檔案信息的交流化也會得到加強，衛(wèi)生院文書檔案管理員要不斷地提高自身的檔案管理工作的工作效率，提高新時期衛(wèi)生院文書檔案管理水平，保證衛(wèi)生院文書檔案管理工作的順利進行。

（四）完善衛(wèi)生院文書檔案管理機制。衛(wèi)生院文書檔案管理過程中，衛(wèi)生院不斷地建立健全衛(wèi)生院文書檔案管理機制，從整體大局出發(fā)，引進適當?shù)母偁帣C制，這就要求衛(wèi)生院文書檔案管理員不斷地對衛(wèi)生院文書檔案管理工作進行創(chuàng)新，徹底改變衛(wèi)生院文書檔案管理員的工作態(tài)度，杜絕閑散人員的出現(xiàn)，使得衛(wèi)生院文書檔案管理工作在競爭中謀求發(fā)展，在發(fā)展過程中公平對待每一位衛(wèi)生院文書檔案管理員，為他們提供更好的發(fā)展平臺。

（五）加強相關(guān)領(lǐng)導對衛(wèi)生院文書檔案管理工作的重視。衛(wèi)生院文書檔案管理過程中，相關(guān)領(lǐng)導要不斷加強對相關(guān)管理工作的重視程度，才能與衛(wèi)生院文書檔案管理員共同努力、相互配合，促進衛(wèi)生院文書檔案管理工作的開展。相關(guān)領(lǐng)導應公平對待衛(wèi)生院文書檔案管理工作中的每一位衛(wèi)生院文書檔案管理員，為員工創(chuàng)造一個良好的工作環(huán)境。同時衛(wèi)生院領(lǐng)導應積極參與到相關(guān)的衛(wèi)生院文書檔案管理工作中，不斷指出衛(wèi)生院文書檔案管理員工作中的不足與缺點，使得衛(wèi)生院文書檔案管理員能夠不斷完善自身，保證衛(wèi)生院文書檔案管理工作順利進行。

四、結(jié)論

綜上所述，衛(wèi)生院文書檔案管理員在衛(wèi)生院文書檔案管理中是一個重要的組成部分。衛(wèi)生院文書檔案管理員要不斷增強自身的職業(yè)技能，不斷對衛(wèi)生院文書檔案管理工作進行創(chuàng)新，解決相關(guān)問題，使得衛(wèi)生院文書檔案管理工作合理有效，實現(xiàn)衛(wèi)生院文書檔案管理的高度發(fā)展。

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作者簡介：陳桂芬（1978—），女，漢族，山東省菏澤地區(qū)鄄城縣人，畢業(yè)于德州學院，會計電算化專業(yè)，從事檔案管理工作。