企業(yè)實(shí)物檔案保護(hù)手段研究

張立

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2019）10-139-02

摘 要 在檔案家族中，企業(yè)中的實(shí)物檔案發(fā)揮著教育、宣傳、憑證能的重要作用，因此，企業(yè)要妥善管理保護(hù)好實(shí)物檔案，防止人為破壞和自然老化，積累實(shí)物檔案保護(hù)工作的方法經(jīng)驗(yàn)，為企業(yè)實(shí)物檔案保護(hù)提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞 企業(yè)檔案 實(shí)物檔案 檔案保護(hù)

企業(yè)中的實(shí)物檔案是以物質(zhì)實(shí)體為載體，在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、科研、管理及黨群工作等各項(xiàng)活動中形成的、具有保護(hù)價值的形象直觀的歷史記錄。它是直接反映企業(yè)經(jīng)營業(yè)績、社會聲譽(yù)、商務(wù)誠信等的憑證性載體。是企業(yè)重要的資產(chǎn)之一。

一、企業(yè)實(shí)物檔案的種類及其耐久性

實(shí)物檔案擁有直觀性、多樣性、載體廣泛性、存放分散性的特點(diǎn)。實(shí)物檔案的實(shí)存形態(tài)廣泛，主要包括獎杯、獎牌、牌匾、錦旗、徽章、證書等，同時還包括這種工藝品、雕刻、題詞、名人書畫等作品，實(shí)物檔案的載體還包括各種紡織品、木制品、動物尸骨、鋁制品、青銅器、鋼鐵、塑料、玻璃制品、水晶、陶瓷等。相對于一般檔案，實(shí)物檔案的保管普遍呈分散保存的狀態(tài)，只有少數(shù)會放在檔案室保存。下面分別介紹一下實(shí)物檔案的耐久性。

（一）紙質(zhì)實(shí)物檔案的耐久性

企業(yè)中所獲得的獎狀、陳列的字畫、紙雕等均屬于紙質(zhì)實(shí)物檔案，這類物品易潮濕、易燃燒，必須在恒溫、恒濕的環(huán)境下保存。如需對外展出時，最好使用玻璃等物品將其與外界隔離。紙張是植物纖維經(jīng)機(jī)械、化學(xué)作用制成的純度較大的分散纖維，與水配成漿液，去水干燥后靠氫鍵締合而交織成的片狀物。紙張?jiān)诒４婧褪褂眠^程中，必須避免過度高溫、高濕、低溫、低濕，防止有害氣體侵害，消除霉菌、害蟲等能影響其原有的理化性能的損壞因素。受外界環(huán)境的影響，紙張作為承受檔案內(nèi)容的載體材料能力下降，出現(xiàn)封存在密閉的，恒溫恒濕的空間內(nèi)，并定期消除有害氣體、霉菌、害蟲等因素對紙質(zhì)實(shí)物檔案的影響。

（二）紡織品實(shí)物檔案的耐久性

企業(yè)獲得的錦旗等物品大多屬于紡織品實(shí)物檔案，此類實(shí)物檔案要避免織物的過度拉伸，展出時如因意外將其弄濕要盡快曬干。同時要避免與其他銳物保存在一起，防止紡織品出現(xiàn)不必要的鉤絲、刺傷。紡織品是由紡織纖維經(jīng)過加工織造而成的產(chǎn)品稱之為紡織品。原材料通常為紗線、羊毛、蠶絲、真絲等。許多外界因素會影響紡織品的疲勞性，最主要的因素是環(huán)境溫濕度?？椢锏睦匣饕憩F(xiàn)在織物變脆、彈性下降、褪色、泛黃、出現(xiàn)破損、霉斑。因此，保存紡織品實(shí)物檔案，需要保持適宜的溫度、濕度，如果出現(xiàn)潮濕的狀況要盡快將其曬干，避免出現(xiàn)霉斑。

（三）木制實(shí)物檔案的耐久性

企業(yè)中的木雕、木制牌匾等物品屬于木制實(shí)物檔案，此類實(shí)物檔案展出時要盡量放在陰涼處，避免與外界接觸。如需要擺放在室外展覽，則應(yīng)在木制品的外層涂抹木油等材料，降低木質(zhì)實(shí)物檔案的自然老化速度。優(yōu)質(zhì)的木材有光澤，具有香氣，結(jié)構(gòu)致密、耐腐、耐久性強(qiáng)、堅(jiān)固耐磨。夏季溫度高，濕度變化大，木制品要防止強(qiáng)烈的陽光暴曬。若濕度大時，儲存時還需要采取防潮、方便性的措施，不能將木制品實(shí)物檔案放在陽光直射的房間，陽光暴曬會使木制品實(shí)物檔案加速老化，雨水會使木制品引起膨脹變形，甚至發(fā)霉。必要時可以采用純天然的植物油為基料的木油，涂在木制品實(shí)物檔案的表面，能有效減緩木制品實(shí)物檔案的老化速度，而且成本低，效果好。

（四）金屬實(shí)物檔案的耐久性

企業(yè)中主要的金屬實(shí)物檔案包括金屬獎杯、獎牌、金屬牌匾等，對于金屬實(shí)物檔案的保存最重要的是防止其生銹，其次要避免高溫，避免其出現(xiàn)變形的情況。對外展出時，必要時可在其表面涂上保護(hù)層。金屬是一種具有光澤、富有延展性、容易導(dǎo)電、導(dǎo)熱等性質(zhì)的物質(zhì)。金屬實(shí)物檔案多數(shù)由銅、鐵、鋁為材料制成，少數(shù)貴重的實(shí)物檔案由金、銀、鉑為材料制成。金屬材料制成的實(shí)物檔案在保存過程中經(jīng)受環(huán)境的作用，有能保持其使用性能的能力。而大量的金屬，包括制成實(shí)物檔案的金屬，都具有易腐蝕性，金屬實(shí)物檔案的腐蝕使其壽命縮短，影響觀賞性，嚴(yán)重的則會釋放有害物質(zhì)。因此，保護(hù)金屬實(shí)物檔案的方法多種多樣，在制作金屬實(shí)物檔案時，可多采用合金的方法，使用各種耐腐蝕的合金，比如制成不銹鋼；或在金屬實(shí)物檔案的表面覆蓋凡士林、機(jī)油等保護(hù)層，使制品與周圍腐蝕介質(zhì)隔離，避免金屬容易生銹和腐蝕。

（五）塑料實(shí)物檔案的耐久性

企業(yè)中主要的塑料實(shí)物檔案較廣泛，實(shí)際存放時，因?yàn)樗芰喜粫凰に椋髽I(yè)可將其擺在高處，為易碎品騰出空間。塑料是以單體為原料，通過加聚或縮聚反應(yīng)聚合而成的高分子化合物，高分子材料由于受氣候、光熱、氧氣、射線等作用，會引起大分子鏈斷裂或化學(xué)結(jié)構(gòu)發(fā)生有害的變化，主要表現(xiàn)為變色、變脆、強(qiáng)度降低。因而塑料實(shí)物檔案的外觀和性能會隨時間而變壞，出現(xiàn)老化的現(xiàn)象。塑料實(shí)物檔案在外展示的過程中可以選擇加抗紫外線劑和熱穩(wěn)定抗老化劑的方法，減緩?fù)饨绛h(huán)境對高分子材料的有害作用，避免塑料實(shí)物檔案被氧化。

（六）易碎品實(shí)物檔案的耐久性

企業(yè)中易碎品主要是玻璃制品與陶瓷制品，企業(yè)中易碎品實(shí)物檔案主要有玻璃制的獎杯、擺件，陶瓷制的古董文物等。易碎品在保存或展出時最好擺放在地面上或低處，避免出現(xiàn)意外摔碎。玻璃是由二氧化硅和其他化學(xué)物質(zhì)熔融在一起形成的，在熔融時形成連續(xù)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，冷卻過程中粘度逐漸增大并硬化致使其結(jié)晶的硅酸鹽類非金屬材料。一般情況下，玻璃和陶瓷的耐久性都極高，受周圍環(huán)境影響小，對溫濕度、氣體及其他各種因素的要求低，且極少發(fā)生變質(zhì)。但用玻璃和陶瓷制成的實(shí)物檔案有易碎的特點(diǎn)，這就要求對這類型形態(tài)的實(shí)物檔案在日常保管和搬運(yùn)過程中要多加以保護(hù)。通常要求易碎品外包裝應(yīng)具有一定的抗壓強(qiáng)度和抗戳穿強(qiáng)度，例如在易碎品周圍放置泥沙、泡沫塑料等，可以保護(hù)易碎品在正常的運(yùn)輸和倉儲碼垛條件下完好無損。

二、企業(yè)實(shí)物檔案保護(hù)的傳統(tǒng)手段

（一）實(shí)物檔案的防護(hù)手段

由于實(shí)物檔案的載體多樣性的特點(diǎn)，實(shí)物檔案的載體中包括了玻璃、陶瓷等易碎物品。玻璃、陶瓷制品的美觀性強(qiáng)，但容易破碎，受到人為破壞。雖然企業(yè)大多數(shù)會將玻璃、陶瓷等易碎的實(shí)物檔案存放在會議室、陳列室等人流少的地方，但也很難完全保證沒有意外的發(fā)生使其受到損壞。因此，為了預(yù)防易碎品被破壞，管理人員可盡可能將易碎品存放在辦公室或會議室的角落，使其具有較高的穩(wěn)定性，并在易碎品下假裝底座，增加沙子、海綿、泡沫等具有緩沖作用的填充物，使其的穩(wěn)定性有所提高。

（二）實(shí)物檔案的封膜手段

在企業(yè)的實(shí)物檔案種類中，印章是企業(yè)在工作中必要的物品，當(dāng)印章成為企業(yè)中的實(shí)物檔案時，印章上的文字或圖案是印章成為實(shí)物檔案后的重要意義。若果印章上的文字或圖案不能得到很好的保護(hù)，印章面會容易被劃傷，使印章檔案受到破壞。對于企業(yè)中印章檔案的保護(hù)，檔案工作人員可以在印章的字面加上一層透明薄膜對印章類實(shí)物檔案進(jìn)行防護(hù)，同時使印章能透視字面，又可以防止章面感染。對于印章的保護(hù)，在封膜的基礎(chǔ)上，又可以將印章存放在裝有海綿或泡沫的檔案盒中，并在海綿或泡沫塑料中間挖出一個與印章柄一樣大小的洞，將章面朝上，章柄插進(jìn)海綿或泡沫塑料洞里，以固定印章。

（三）實(shí)物檔案的修復(fù)手段

企業(yè)的實(shí)物檔案中，諸如牌匾等物品會根據(jù)其本身的意義而被擺放在室外，這些檔案因常年遭受風(fēng)吹雨打，長期日曬和受到其他有害氣體侵蝕，容易出現(xiàn)褪色、刮痕、霉斑或字跡脫落，影響實(shí)物檔案本身的美觀和宣傳效果。因此，企業(yè)相關(guān)人員應(yīng)及時使用有效的修復(fù)手段對這類實(shí)物檔案進(jìn)行修復(fù)。比如用脫漆劑對原有文字脫落并重新噴涂；對金屬牌匾進(jìn)行拋光處理，清除斑點(diǎn)、劃痕，并涂改新漆，進(jìn)行恒溫烘干。

（四）實(shí)物檔案的復(fù)制方法

對于已經(jīng)變色、發(fā)黑，或出現(xiàn)大面積斑點(diǎn)等嚴(yán)重老化、損害，已經(jīng)無法通過簡單的技術(shù)手段進(jìn)行修復(fù)，且已經(jīng)影響宣傳、教育作用的實(shí)物檔案，可以通過復(fù)制的方式，根據(jù)舊實(shí)物檔案的材料、規(guī)格、尺寸、文字圖案和色彩，進(jìn)行拍攝、掃描，重新仿制與原件相同的仿制品，代替原件進(jìn)行宣傳、教育作用。并將原件存放在檔案室進(jìn)行歸檔保存，加強(qiáng)對原件的保護(hù)。

三、實(shí)物檔案保護(hù)的新技術(shù)手段

實(shí)物檔案的管理與保護(hù)除了要實(shí)行簡單有效的傳統(tǒng)物理技術(shù)維護(hù)外，還需要的是充分利用現(xiàn)代化技術(shù)加以妥善保管和維護(hù)。

（一）實(shí)物檔案數(shù)字化生成技術(shù)

實(shí)物檔案數(shù)字化生成技術(shù)，是主要依賴于數(shù)碼相機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、謄印機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，將可適用于掃描的證書等紙質(zhì)實(shí)物檔案使用掃描儀掃描，根據(jù)實(shí)物檔案的色彩、灰階、顏色選取相應(yīng)的色彩模式，選擇合適的分辨率進(jìn)行掃描。其他各類立體的實(shí)物檔案通過數(shù)碼相機(jī)拍攝，對實(shí)物檔案進(jìn)行留底，并通過近算計(jì)存儲技術(shù)，將掃描與拍攝的結(jié)果直接輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中成為數(shù)字實(shí)物檔案。例如將企業(yè)獲得的一些獎狀、證書，將其掃描進(jìn)入電腦中，避免實(shí)物檔案的原件受到不必要的破壞之后證書、獎狀的憑證消失。

（二）實(shí)物檔案數(shù)字化編輯技術(shù)

實(shí)物檔案數(shù)字化編輯技術(shù)，是借助計(jì)算機(jī)圖像處理工作平臺，將實(shí)物檔案使用數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等工具采集的數(shù)字信息通過轉(zhuǎn)換成數(shù)字圖像，通過PS、PR等圖像處理軟件，對圖像進(jìn)行技術(shù)編輯處理。利用PS的圖像生成、潤色、裁剪、編輯等主要功能，改善數(shù)字化實(shí)物檔案的質(zhì)量，使數(shù)字化實(shí)物檔案更清晰反映原件，讓數(shù)字化實(shí)物檔案顯得更真實(shí)，更能代替原件發(fā)揮其宣傳、教育作用。例如，在實(shí)物檔案數(shù)字化過程中，進(jìn)行數(shù)據(jù)輸入時，有可能輸入的結(jié)果不太完善，導(dǎo)致畫面不清晰，模型不完整，這時候就需要使用實(shí)物檔案數(shù)字化的編輯技術(shù)，對數(shù)字化實(shí)物檔案的畫面進(jìn)行修繕，使其更清晰，更能輸出更清晰、完整的畫面。

（三）實(shí)物檔案數(shù)字化存儲技術(shù)

實(shí)物檔案數(shù)字化存儲技術(shù)，是將計(jì)算機(jī)硬盤或其他存儲器作為記憶裝置，用于存放原始輸入數(shù)字、經(jīng)過編輯的數(shù)字圖像、最后完成處理的數(shù)字化實(shí)物檔案。存儲格式多種多樣，通?？刹捎肎IF、TIFF、JPEG等格式。在企業(yè)的實(shí)際利用中，從長期保存的方向考慮，企業(yè)應(yīng)將數(shù)字化檔案存儲至耐存性較好的光盤、軟盤、U盤等數(shù)字載體中。數(shù)字化實(shí)物檔案復(fù)制、存儲完成后，可進(jìn)行封存、查閱、異地保存。同時經(jīng)過殺毒處理，填寫必要的著錄項(xiàng)目，并貼上標(biāo)簽，以便查考利用。

實(shí)物檔案由于其獨(dú)特的直觀性和載體多樣性的特征，其保護(hù)工作時常被忽略，因此，研究實(shí)物檔案保護(hù)的新技術(shù)，對減緩實(shí)物檔案的自然老化速度，延長實(shí)物檔案的壽命有重要的意義。

四、完善制度明確職責(zé)保護(hù)企業(yè)實(shí)物檔案

企業(yè)中涉及實(shí)物檔案管理的部門比較分散，企業(yè)要制定實(shí)物檔案管理規(guī)范和管理制度，明確規(guī)定實(shí)物檔案保護(hù)工作的規(guī)范，共同遵守的辦事規(guī)程和行動準(zhǔn)則，目的是使實(shí)物檔案的各項(xiàng)管理和保護(hù)工作都按計(jì)劃按要求達(dá)到預(yù)計(jì)的目標(biāo)。現(xiàn)今企業(yè)實(shí)物檔案的保護(hù)工作普遍缺乏計(jì)劃，大多數(shù)企業(yè)只是偶爾對實(shí)物檔案進(jìn)行檢查和管理，對實(shí)物檔案的壞損、自然老化情況難以得到有效的掌握，因此，制定實(shí)物檔案保護(hù)工作的制度刻不容緩，對企業(yè)內(nèi)實(shí)物檔案管理和保護(hù)工作都有有效的約束力。

在實(shí)物檔案管理和保護(hù)規(guī)范制度完善的前提下，在企業(yè)辦公室設(shè)立一個實(shí)物檔案工作的專職崗位，履行實(shí)物檔案的各項(xiàng)工作職能，同時明確這個實(shí)物檔案專職崗位與企業(yè)其他管理部門的關(guān)系和權(quán)責(zé)范圍，對實(shí)物檔案保護(hù)工作各部門間進(jìn)行協(xié)調(diào)。強(qiáng)化各辦公室、機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與員工的實(shí)物檔案保護(hù)意識，主動與辦公室員工加強(qiáng)溝通和聯(lián)系，應(yīng)拓展企業(yè)內(nèi)的多種信息渠道，及時掌握實(shí)物檔案的利用和壞損情況，第一時間對壞損的實(shí)物檔案進(jìn)行準(zhǔn)確的保護(hù)和修復(fù)，將實(shí)物檔案損壞的后果降到最低。檔案部門還應(yīng)主動對實(shí)物檔案進(jìn)行定期檢查、修復(fù)。

實(shí)物檔案保護(hù)工作是一項(xiàng)長期的、龐大的、復(fù)雜的項(xiàng)目，需要社會各界的廣泛關(guān)注，實(shí)物檔案保護(hù)工作的研究更是缺乏，企業(yè)應(yīng)該大力投入并呼吁社會各界對這項(xiàng)工作的支持，為企業(yè)建立實(shí)物檔案保護(hù)工作體系奠定基礎(chǔ)，目前還有很多在實(shí)物檔案保護(hù)中亟待討論和解決的新問題，需要各界專家學(xué)者進(jìn)行深入研究。

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