關(guān)于加強(qiáng)科研檔案管理工作的若干思考

◎陸夢(mèng)漪

（上海市科技成果檔案資料館 上海 200000）

隨著社會(huì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)影響到了生活的方方面面?？蒲袡n案是科學(xué)研究過程的真實(shí)體現(xiàn)，對(duì)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。面對(duì)信息化技術(shù)發(fā)展的新形勢(shì)，科研檔案管理工作也進(jìn)入了信息化時(shí)代。但由此而來的科研檔案工作中的存在的不足也不容忽視，根據(jù)實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，提出了一些加強(qiáng)科研檔案管理工作的方法。

一、科研檔案在科技工作中的作用

（一）科研檔案是科技知識(shí)積累的重要載體

科學(xué)技術(shù)研究的本質(zhì)是科學(xué)探索和技術(shù)創(chuàng)新，就是在原本資料的基礎(chǔ)上去探索未知世界、獲取新知識(shí)的過程?？蒲袡n案是科研人員在科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)中直接產(chǎn)生的第一手資料，完整、真實(shí)地記錄和反映的先前科研活動(dòng)的全部過程和最后成果，因此科研檔案是科研成果的載體。所以科研檔案的內(nèi)容必然具有知識(shí)性，即科研獲得的知識(shí)成果。

加強(qiáng)科研檔案管理、不斷積聚和豐富檔案內(nèi)容的過程，其實(shí)就是科技知識(shí)不斷積累的過程。可以講，沒有科研檔案及其管理、積累，就不可能留存和積累完整的在科研中獲得的寶貴的知識(shí)成果。

（二）科研檔案是科技交流的重要資源

科技是人類進(jìn)步的階梯。馬克思和恩格斯曾經(jīng)指出：“發(fā)明，在往后的發(fā)展中是否會(huì)失傳，取決于交往拓展的情況。”這句話精辟地論述了科技交流在人類發(fā)展歷史上的意義?？萍佳芯康囊饬x在于成果推廣，而科技成果推廣的過程就是科技交流的過程。沒有科技交流，科技成果就會(huì)束之高閣，也失去科研工作的意義。因此，科技交流離不開科研檔案，科研檔案蘊(yùn)藏著最完整、準(zhǔn)確的科研信息，成為科技交流所需信息的源泉。在信息化時(shí)代，電子檔案的信息更加可靠，查閱速度更快；通過查閱電子科研檔案，人們能快速準(zhǔn)確獲得科技信息、交流科技信息，完成科技成果的推廣應(yīng)用。

（三）科研檔案是科技工作的重要依據(jù)

1972年美國總統(tǒng)尼克松訪華，隨行人員要求了解我國50年代完成的具有國際影響的人工合成牛胰島素結(jié)晶體的科研成果。時(shí)間緊迫，任務(wù)重要。有關(guān)科研部門完全依賴當(dāng)年的科研檔案實(shí)現(xiàn)了結(jié)晶體的復(fù)制，順利完成了任務(wù)。

科研檔案是科技研究活動(dòng)及其成果的真實(shí)記錄，這就決定了其在科技成果應(yīng)用工作中是不可或缺的依據(jù)。如今科研檔案也進(jìn)入了信息化。檔案部門將電子檔案上傳到后臺(tái)，科研人員只需打開電子檔案軟件，輸入關(guān)鍵字或代碼進(jìn)行搜索，即可找到相關(guān)的科研資料，方便又快捷，避免了科研人員進(jìn)行重復(fù)試驗(yàn)的無用勞動(dòng)，加快了科研人員工作效率，推動(dòng)了我國科研事業(yè)的發(fā)展。

二、當(dāng)前科研檔案管理的主要問題

（一）管理制度缺失

長(zhǎng)期來，很多科研單位根據(jù)檔案法律法規(guī)，結(jié)合自身實(shí)際，制定了相應(yīng)的管理制度，以保證科研檔案的集中統(tǒng)一管理。特別是上海地區(qū)，早在“八五”時(shí)期就多次對(duì)全市重大科研項(xiàng)目檔案工作檢查，整體推進(jìn)了地方科研項(xiàng)目檔案管理工作，促進(jìn)了科研檔案管理制度建設(shè)。但是近年來，許多單位忽視科研檔案管理，科研工作建檔工作缺乏相應(yīng)的配套措施和有效的制約手段，導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)隨意性、任意性等問題?？蒲袡n案不只需要對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行保存，還需要對(duì)內(nèi)容進(jìn)行分析、整理、上傳和開發(fā)。將科研檔案分門別類的上傳為電子檔案，并對(duì)電子檔案進(jìn)行開發(fā)，使檔案的運(yùn)用更加方便快捷。而且，現(xiàn)在電子檔案在上傳后的檢索工具比較單一，不能夠及時(shí)有效地對(duì)檔案進(jìn)行管理，降低了科研人員的查詢速度和工作效率。加強(qiáng)科研檔案管理重視、統(tǒng)一管理制度、豐富檢索工具迫在眉睫。

（二）缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

檔案部門的工作性質(zhì)和其他部門有著比較大的區(qū)別，不同地區(qū)的檔案部門在科研材料建檔時(shí)的標(biāo)準(zhǔn)不同，缺乏相應(yīng)的統(tǒng)一規(guī)定和指導(dǎo)?！笆晃濉币詠恚虾？破展ぷ髟谑袇^(qū)（縣）兩級(jí)政府的關(guān)心支持下，經(jīng)費(fèi)投入呈現(xiàn)逐年遞增，扎實(shí)地推動(dòng)了上?？破帐聵I(yè)的發(fā)展。但同時(shí)，科普檔案工作卻相對(duì)滯后，特別是科普檔案涉及門類多、種類廣、展項(xiàng)更新快等特點(diǎn)，在科普檔案上傳時(shí)由于目前各地尚無科普檔案建檔規(guī)范和比較完善的科普檔案工作機(jī)制，不同地區(qū)的資料管理標(biāo)準(zhǔn)不同，信息分類管理篩選制度各成體系，不利于市檔案部門的集中監(jiān)督管理?？蒲腥藛T要想查閱多地區(qū)檔案資料還需掌握多種方法，查詢資料不便，延緩了科研發(fā)展速度。

（三）管理體制不相適應(yīng)

改革開放后，科研體制也隨之變化?？蒲腥藛T也不能再“閉門造車”，需要將工作范圍從實(shí)驗(yàn)室擴(kuò)展到企業(yè)等合作單位中，推動(dòng)科研結(jié)果市場(chǎng)化進(jìn)程。在科研體制、工作方式和手段的改變過程中，對(duì)科研工作的建檔范圍、業(yè)務(wù)管理方式、檔案的歸屬流向等都提出了新的要求。而從現(xiàn)狀看，檔案部門與其他部門性質(zhì)差別大，聯(lián)系少，不能進(jìn)行及時(shí)的借鑒優(yōu)化，導(dǎo)致檔案工作封閉保守，體制機(jī)制與業(yè)務(wù)管理方法老化。同時(shí)由于缺乏競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，檔案人員的能力素質(zhì)較低，對(duì)信息化檔案管理的能力不夠。檔案部門封閉保守、檔案工作體制機(jī)制和業(yè)務(wù)管理方法老化、檔案人員的能力素質(zhì)較低等問題的出現(xiàn)表明現(xiàn)在的檔案部門已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)科研工作快速發(fā)展的需要。

三、加強(qiáng)和改善科研檔案工作的幾點(diǎn)思考

在科技迅速發(fā)展的今天，科研檔案對(duì)科學(xué)決策、科技成果推廣和科技創(chuàng)新越來越重要。做好科研檔案管理和利用服務(wù)工作，必須大力做好以下幾方面工作：

（一）增強(qiáng)科研部門的檔案意識(shí)和工作責(zé)任

要提高科研檔案管理水平需采取各種措施，多管齊下。增強(qiáng)科研部門、科研人員檔案意識(shí)，將科研檔案管理納入科研工作的程序和檢查內(nèi)容，需要爭(zhēng)取他們的重視和支持。

第一，檔案部門要利用各種場(chǎng)合和機(jī)會(huì)深入宣傳檔案法律法規(guī)，提高科研人員的檔案法制觀念，讓科研人員理解檔案工作的重要性，提高自身的檔案意識(shí)，積極自主地參與到科研材料的歸檔工作中來。第二，檔案部門要改變“重藏輕用”的舊觀念，對(duì)上傳的電子檔案的信息進(jìn)行開發(fā)。檔案部門采用PDM、OA等系統(tǒng)，在系統(tǒng)中設(shè)置歸檔節(jié)點(diǎn)，使得在計(jì)算機(jī)后臺(tái)對(duì)各類電子檔案根據(jù)科研檔案的學(xué)科領(lǐng)域、研究方法、科研資金、實(shí)用范圍等不同設(shè)置要求進(jìn)行分類，編制出一系列獨(dú)立、不相交的專題目錄，以備更好的查驗(yàn)。同時(shí)改手工下載為系統(tǒng)自動(dòng)下載，設(shè)置數(shù)據(jù)發(fā)放系統(tǒng)，與PDM系統(tǒng)相結(jié)合，在加快數(shù)據(jù)下載速度的同時(shí)提高系統(tǒng)的安全系數(shù)，使科研人員在利用檔案中嘗到甜頭，進(jìn)而支持和配合做好科研檔案工作。第三，在將資料上傳到電子檔案后將檔案的相關(guān)信息告知原團(tuán)隊(duì)，做到檔案管理的部分公開透明，獲得科研人員的信任，使科研人員積極配合科研檔案工作。以此加大科研人員的檔案運(yùn)用率，積極培養(yǎng)科研人員的檔案意識(shí)和工作責(zé)任。

（二）完善科研檔案工作制度，健全檔案管理機(jī)制

制度建設(shè)和機(jī)制建設(shè)是確保科研檔案管理順利進(jìn)行的前提，但是現(xiàn)在制度建設(shè)和體制建設(shè)與現(xiàn)在社會(huì)環(huán)境不相適宜，因此需要完善科研檔案中作制度，健全檔案管理機(jī)制。一是要依照檔案法律法規(guī)，建立健全科研檔案管理的基本規(guī)章制度。在一定范圍內(nèi)，對(duì)科研檔案管理規(guī)章制度進(jìn)行統(tǒng)一解讀，并以此保證科研檔案管理規(guī)章制度一致性，隨后將確定的規(guī)章制度通過OA系統(tǒng)所建立的信息發(fā)布平臺(tái)分別傳遞給科研人員、檔案管理部門和單位領(lǐng)導(dǎo)，并依據(jù)本地區(qū)的管理規(guī)章制度分別進(jìn)行科研成果上傳、電子檔案的導(dǎo)入和開發(fā)、整體流程的監(jiān)管工作。二是以項(xiàng)目管理為中心，實(shí)行科研項(xiàng)目課題責(zé)任人負(fù)責(zé)制。從項(xiàng)目研究伊始就明確科研項(xiàng)目建檔管理的目標(biāo)、人員、分工、經(jīng)費(fèi)、驗(yàn)收等要求，落實(shí)科研材料的各項(xiàng)工作的責(zé)任，確保責(zé)任到人。在科研項(xiàng)目完成或部分結(jié)束后，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)歸檔文件材料的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查和自評(píng)。

（三）加強(qiáng)科研檔案工作的前端管理

科研項(xiàng)目不僅需要科研部門的研發(fā)，還需要其他各部門的積極配合，有些科研項(xiàng)目還需要多年的時(shí)間才可以完成。因此，檔案部門應(yīng)在科研任務(wù)確定時(shí)便進(jìn)入科研項(xiàng)目組織之中，積極了解科研項(xiàng)目進(jìn)程，幫助科研人員進(jìn)行資料的整理和上傳工作，以此來保證科研檔案的完整性和系統(tǒng)性。檔案部門應(yīng)積極了解科研管理部門和科研項(xiàng)目組織的工作進(jìn)程，多進(jìn)行溝通交流，幫助科研人員進(jìn)行及時(shí)的線上信息整理和歸檔工作。例如在計(jì)劃管理、課題實(shí)施、成果驗(yàn)收等階段，幫助科研部門對(duì)檔案收集規(guī)定進(jìn)行解讀，確保將科研項(xiàng)目進(jìn)行過程中的有價(jià)值的材料收集完整，以此保證科研檔案的準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)，進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)科研部門和人員在科研建檔管理中的主體責(zé)任。由科研部門在項(xiàng)目立項(xiàng)之初，指定專人全程負(fù)責(zé)科研材料的積累和平時(shí)的預(yù)立卷工作。抓前端、抓開頭，抓好科研項(xiàng)目前期文件材料的歸檔管理工作，對(duì)做好科研檔案工作具有重要意義。

（四）提升科研檔案管理現(xiàn)代化水平

長(zhǎng)期來，科研檔案管理依靠手工操作的傳統(tǒng)模式。隨著信息化的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)被越來越多地應(yīng)用于檔案工作，檔案管理工作已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了信息化?？蒲袉挝贿\(yùn)用OA、PDM等系統(tǒng)完成文件的起草、修改、刪減、檢索等工作，檔案管理部門運(yùn)動(dòng)項(xiàng)目管理、PDM等系統(tǒng)完成文件的統(tǒng)計(jì)、上傳、匯集、開發(fā)等工作，加快了科研單位的檔案文件的上傳速度?？蒲袡n案信息化管理的主要任務(wù)有兩個(gè)方面：一是加強(qiáng)科研活動(dòng)中所形成的的數(shù)據(jù)信息的收集和上傳，使電子文件成為科研檔案管理的重要內(nèi)容。檔案管理部門進(jìn)行資料上傳時(shí)嚴(yán)格依據(jù)單位相關(guān)規(guī)定，同時(shí)利用萬能檔案管理軟件等工具，使后臺(tái)可以顯示出每次上傳和更改工作人員的工號(hào)信息以及修改和上傳內(nèi)容，單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入后臺(tái)定期進(jìn)行監(jiān)察，監(jiān)管一體保證電子檔案的真實(shí)完整性。二是依托計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，積極對(duì)科研檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)，保障科研檔案的進(jìn)一步應(yīng)用。在電子資料進(jìn)行上傳之后，通過在PDM系統(tǒng)中設(shè)置歸檔節(jié)點(diǎn)在后臺(tái)對(duì)電子檔案進(jìn)行分類和整理，根據(jù)不同需求形成相應(yīng)的目錄。并利用CAD技術(shù)將數(shù)據(jù)進(jìn)行簡(jiǎn)單匯總和統(tǒng)計(jì)，形成相應(yīng)維度的建模、繪圖，直觀形象地展示了數(shù)據(jù)的變化情況，便于科研的進(jìn)一步進(jìn)行。

（五）強(qiáng)化學(xué)習(xí)和培訓(xùn)

隨著社會(huì)的發(fā)展，科研檔案管理進(jìn)入信息化時(shí)代，不僅要完善科研檔案管理制度和機(jī)制，提升其現(xiàn)代化水平，而且對(duì)科研檔案人員也提出了更高的要求?？蒲袡n案人員也需要進(jìn)行多方面的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，要定期進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理的專業(yè)知識(shí)?？蒲袡n案人員還要深入科研實(shí)踐，在實(shí)踐中熟悉并掌握科研工作的環(huán)節(jié)與程序，提升自己的檔案業(yè)務(wù)能力?？蒲袡n案人員業(yè)還應(yīng)緊隨時(shí)代潮流，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)和信息化知識(shí)學(xué)習(xí)，學(xué)會(huì)運(yùn)用、維護(hù)甚至開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，使自己成為具備計(jì)算機(jī)、信息化和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用知識(shí)的復(fù)合型、現(xiàn)代化的檔案管理人才。定期培訓(xùn)，拓展實(shí)踐，緊隨時(shí)代潮流，提高綜合素質(zhì)，努力使自己成為能夠適應(yīng)科研檔案管理需要的高素質(zhì)檔案工作者。檔案部門也要定期對(duì)檔案人員的培訓(xùn)成果進(jìn)行檢測(cè)，通過技能比賽、評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)等方式提升檔案人員的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，督促檔案人員提升自我業(yè)務(wù)能力，進(jìn)一步提高檔案部門工作效率。