檔案管理存在的問題及對策研究

張婷

中國航發(fā)貴州紅林航空動力控制科技有限公司 貴州 貴陽 550009

1 企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

1.1 自動化辦公系統(tǒng)不對接

行業(yè)作為一個大型的生產(chǎn)企業(yè)，其中的檔案管理工作是非常煩瑣且工作量非常大的工程，會使用專業(yè)的檔案管理軟件辦公，但在企業(yè)中，以數(shù)字化技術(shù)為基礎(chǔ)的辦公系統(tǒng)一般是為公司高層自行設(shè)計并且使用的，很難將檔案的管理系統(tǒng)與自動化的管理系統(tǒng)進(jìn)行有效的結(jié)合。這表明了企業(yè)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)之間缺乏一定的聯(lián)系，也缺少統(tǒng)一的管理手段，最終導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)和自動化辦公系統(tǒng)的兼容性較差[1]。

1.2 服務(wù)理念落后

目前，大部分企業(yè)依舊以保證資料檔案的完整性和保密性為主要的工作內(nèi)容，從而忽視了重要資源的使用問題。檔案管理部門在工作中一直處于被動的位置，與外界沒有一定的溝通和交流，也缺乏工作中的積極、主動的服務(wù)意識。同時，其中處理檔案的方法也較為簡單、單一，不能很好地滿足企業(yè)的需求。另外，服務(wù)的對象也有一定的局限性，一般是將檔案整理和儲存好后為企業(yè)內(nèi)部人員提供借鑒和復(fù)印，在一定程度上可以看出檔案管理部門與企業(yè)中其他部門的溝通和交流較少。

1.3 缺乏專業(yè)人才

現(xiàn)階段，企業(yè)檔案管理工作人員有一部分并不具備企業(yè)需求的專業(yè)水平、理論素質(zhì)和文化程度，有一些工作人員并不是專業(yè)出身，或是并沒接受專業(yè)的管理培訓(xùn)，其中存在知識面狹窄、老化、結(jié)構(gòu)不合理，以及缺少現(xiàn)代科學(xué)知識等問題。因此專業(yè)人才也是我們現(xiàn)階段的剛需，不僅需要對檔案管理工作有一定的熟練程度，也需要對數(shù)字化技術(shù)有一定的了解，這樣才能提高企業(yè)工作效率。

2 企業(yè)檔案管理工作的推進(jìn)思路

2.1 創(chuàng)新檔案管理制度

隨著社會的進(jìn)步，檔案管理工作想要更好發(fā)展，需要有進(jìn)一步的創(chuàng)新意識，以全新的管理規(guī)范制度，來取得更好的工作效率。第一，要制定信息化的檔案管理制度，以滿足檔案管理人員的應(yīng)用，在現(xiàn)有的機(jī)制上進(jìn)行完善和規(guī)范，明確其中實際的工作流程和技術(shù)運用方法，并且將電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟進(jìn)行精細(xì)化。第二，將工作責(zé)任劃分為每一位職工，建立一個以上率下、工作積極、團(tuán)結(jié)友愛的工作氛圍，同時也要求每一位員工都要遵守工作秩序，以便能更好地推進(jìn)檔案管理工作的開展。第三，企業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)要求檔案管理部門職工明確自身職責(zé)，并且能牢牢掌握管理系統(tǒng)的工作流程，同時對軟件的操作也要求熟練，進(jìn)一步完善其中的細(xì)節(jié)，自上而下進(jìn)行推廣。此外，要在一定時間內(nèi)進(jìn)行座談會，定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和測試，對其中的管理系統(tǒng)和流程進(jìn)行討論，以便查漏補缺，及時補充、完善。

2.2 管理模式創(chuàng)新

無論是企業(yè)的高層負(fù)責(zé)人，還是檔案管理部門的員工，都應(yīng)該有自覺性。在新時代的改革背景下，想要企業(yè)發(fā)展得更好，想要檔案管理部門有所進(jìn)步，應(yīng)該有一個科學(xué)、合理的管理模式，全力實現(xiàn)和追求企業(yè)獲得最大的經(jīng)濟(jì)利益，以及實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。因此，企業(yè)有必要將檔案管理作為一個單獨、獨立的部門來管理，這樣才能提升其工作的地位，使得檔案管理能獲得真正的決定權(quán)和選擇權(quán)[2]。

2.3 應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)結(jié)合

當(dāng)前，有部分企業(yè)的檔案管理是采用紙質(zhì)和電子兩種形式，但企業(yè)的資料和檔案的產(chǎn)生量是一個非常龐大的數(shù)據(jù)，所以應(yīng)用數(shù)字形式的檔案管理技術(shù)也將越來越多。為了更好地應(yīng)對日益增加的電子檔案，我們需要應(yīng)用一些先進(jìn)的技術(shù)來輔助我們的管理工作，那就是通過云計算來進(jìn)行有效的數(shù)據(jù)存儲和管理。云計算是一種較為新型的超級計算方式，是以數(shù)據(jù)為主要中心的一種數(shù)據(jù)密集型的超級計算程序，其在數(shù)據(jù)存儲和數(shù)據(jù)管理以及編程模式上都有一種自身獨特的技術(shù)。云計算可以提供分布式的存儲方式來進(jìn)行數(shù)據(jù)的存儲，并且采用冗余存儲的方式保證數(shù)據(jù)的可靠性。在數(shù)據(jù)的管理方面，云計算技術(shù)可以對海量的數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲，并且能快速分析和保存，最終向用戶提供有效服務(wù)。因此，我們可以借用云計算技術(shù)來進(jìn)行快速的數(shù)據(jù)處理，這能幫助檔案管理人員更加快速、準(zhǔn)確地完成工作。

2.4 技術(shù)人才隊伍建設(shè)

檔案信息化建設(shè)不僅能為檔案管理人員提供便捷和便利，在提高了工作效率的同時，也在一定程度上對檔案人員的素質(zhì)提出了較高的要求。所以企業(yè)應(yīng)該堅持以人為本的原則，把培養(yǎng)人才、建設(shè)人才隊伍和提高人員素質(zhì)放在企業(yè)發(fā)展的第一位，并且有針對性地開展各種形式的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，特別是針對網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化以及信息開發(fā)技術(shù)等方面的培訓(xùn)。首先，有關(guān)企業(yè)應(yīng)該樹立以人才資源為第一資源的思想，加強人才隊伍建設(shè)，打一支業(yè)務(wù)能力強、對工作敬業(yè)、負(fù)責(zé)并且能敢于創(chuàng)新和發(fā)現(xiàn)，善于學(xué)習(xí)的專業(yè)檔案隊伍。同時在聘用檔案管理人員時，要以“公開、平等、競爭、擇優(yōu)”為原則，對自身素質(zhì)和能力較為突出的職工，及時進(jìn)行崗位調(diào)整和進(jìn)一步的培養(yǎng)，為更好地開展企業(yè)檔案管理工作提供智力的保障[3]。

3 結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)的檔案管理工作是一項長期并且全面的工作，這不僅是一個部門的工作，不是依靠其中的技術(shù)人員就能完成的，需要所有檔案管理人員以及企業(yè)整體部門的相互協(xié)作和配合才能高效完成。新階段，企業(yè)之間的競爭日益激烈，企業(yè)發(fā)展的節(jié)奏也在明顯加快，其中的檔案管理工作必須要與時俱進(jìn)，創(chuàng)新才能進(jìn)步，進(jìn)步才能發(fā)展，才能跟上時代發(fā)展的腳步，才能夠滿足企業(yè)生產(chǎn)運營管理的要求，才能夠更好地推動企業(yè)穩(wěn)定健康持續(xù)發(fā)展，才能全面提高企業(yè)的數(shù)字化檔案管理水平。