航天企業(yè)數(shù)字檔案資源建設(shè)的問題與對(duì)策研究

田紅 何正文 楊琴茹

摘要：數(shù)字檔案作為航天“記憶”的重要組成部分，傳承航天知識(shí)成果，助力航天事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展。面對(duì)數(shù)字檔案資源的急速增加和利用需求的不斷增強(qiáng)，航天企業(yè)檔案部門必須以服務(wù)利用為目的開展數(shù)字檔案資源建設(shè)工作。本文針對(duì)航天企業(yè)數(shù)字檔案資源建設(shè)面臨的問題，從標(biāo)準(zhǔn)體系、資源建設(shè)、創(chuàng)新服務(wù)等方面具體闡述了數(shù)字檔案資源建設(shè)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：航天企業(yè) 數(shù)字檔案資源 問題 對(duì)策

隨著網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能的研究應(yīng)用越來越深入，無紙化辦公、數(shù)字化研制、信息化管理越來越普遍，企業(yè)檔案工作正在經(jīng)歷一個(gè)從接收保管紙質(zhì)檔案到接收保管電子檔案，從管理檔案實(shí)體到管理檔案數(shù)據(jù)，從手工操作到信息化、智能化操作，從檔案資源分散利用到深度共享的變革過程。在“數(shù)字航天”建設(shè)大背景下，航天企業(yè)數(shù)字檔案資源急速增加，利用需求不斷增強(qiáng)，檔案部門必須從原先只注重紙質(zhì)檔案保管的模式中解放出來，以服務(wù)利用為目的開展數(shù)字檔案資源建設(shè)工作，為航天科研生產(chǎn)活動(dòng)提供資源保障和服務(wù)支撐。

一、航天企業(yè)數(shù)字檔案資源建設(shè)面臨的問題

（一）數(shù)字檔案資源建設(shè)規(guī)劃不足

當(dāng)前，航天企業(yè)全面推動(dòng)科研生產(chǎn)模式向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化轉(zhuǎn)型，數(shù)字檔案呈爆發(fā)式增長(zhǎng)，各級(jí)檔案部門、信息機(jī)構(gòu)雖然最大限度地保護(hù)著數(shù)字檔案資源的完整性和安全性，但由于缺少頂層設(shè)計(jì)與統(tǒng)籌規(guī)劃，缺乏科學(xué)、系統(tǒng)的數(shù)字檔案資源建設(shè)思路和管理對(duì)策，致使一些具有保存價(jià)值和經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益的航天數(shù)字資源有可能缺失或被淹沒在龐大的信息數(shù)據(jù)中，不能及時(shí)為科研人員和社會(huì)公眾知悉并利用。同時(shí)，航天企業(yè)在電子文件歸檔、元數(shù)據(jù)管理、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化等方面尚無統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，使得數(shù)字檔案資源建設(shè)存在一定的盲目性。由于航天企業(yè)各單位在元數(shù)據(jù)采集、著錄、編碼、電子文件存儲(chǔ)格式等方面標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，數(shù)字檔案資源異構(gòu)現(xiàn)象嚴(yán)重，互通互聯(lián)困難，難以共享。

（二）數(shù)字檔案資源積累相對(duì)匱乏

數(shù)字檔案是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)智能挖掘、知識(shí)管理的重要資源。目前，航天企業(yè)各單位積極推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子文件歸檔工作，但總體來看，數(shù)字檔案資源建設(shè)水平不均衡、內(nèi)容單一等，與數(shù)字檔案館建設(shè)要求的數(shù)字化目標(biāo)存在較大差距。一方面，傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作進(jìn)度緩慢，航天企業(yè)各單位以自主加工為主，受限于人力、財(cái)力等因素，加工能力弱，甚至部分單位還未開展數(shù)字化工作；另一方面，增量電子文件歸檔困難，航天企業(yè)各單位現(xiàn)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)分布領(lǐng)域廣、種類多、數(shù)量大、格式繁雜，電子文件歸檔功能未全面嵌入各單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)流程，缺少前端控制，沒有統(tǒng)一的接口標(biāo)準(zhǔn)和格式，實(shí)現(xiàn)多業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件在線歸檔工作任重道遠(yuǎn)。此外，由于檔案信息安全保密的特殊要求、檔案鑒定工作的滯后，大量數(shù)字檔案資源未能及時(shí)公開，致使可供利用的數(shù)字檔案資源有限。

（三）數(shù)字檔案資源開發(fā)利用效果欠佳

數(shù)字檔案資源因其不受“孤本”限制、快速查閱、便捷利用的特性，使檔案信息利用的廣泛性、時(shí)效性更加突出。在航天企業(yè)科研生產(chǎn)數(shù)字化能力和經(jīng)營(yíng)管控?cái)?shù)字化能力不斷提升的背景下，產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）、工藝設(shè)計(jì)管理（CAPP）、試驗(yàn)數(shù)據(jù)管理（TDM）、制造執(zhí)行管理（MES）等系統(tǒng)數(shù)據(jù)不斷增加，科研人員利用檔案數(shù)據(jù)開展業(yè)務(wù)工作的需求也日益增加。但是，當(dāng)前航天企業(yè)數(shù)字檔案資源存在檔案目錄數(shù)據(jù)多，全文檔案信息少；航天產(chǎn)品檔案多，經(jīng)營(yíng)管理檔案少；文本類檔案多，音像多媒體類檔案少；內(nèi)容、結(jié)構(gòu)單一，開發(fā)深度和廣度不夠等現(xiàn)象，無論是在資源數(shù)量還是在質(zhì)量方面已然無法滿足用戶的要求，檔案信息資源的開發(fā)利用效果和深度欠佳。

二、航天企業(yè)數(shù)字檔案資源建設(shè)對(duì)策

（一）標(biāo)準(zhǔn)引領(lǐng)，加強(qiáng)數(shù)字檔案資源統(tǒng)籌規(guī)劃

在數(shù)字化研制背景下，數(shù)字檔案資源類型多樣將成為常態(tài)，要實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源的有效管理和高效利用，必須加強(qiáng)頂層規(guī)劃設(shè)計(jì)，以標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)牽引和推動(dòng)數(shù)字檔案資源建設(shè)工作有序開展。

1.規(guī)范檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。元數(shù)據(jù)是關(guān)于數(shù)字檔案資源描述的數(shù)據(jù)，也是數(shù)字檔案資源真實(shí)性和可讀性的重要保障。無論是對(duì)于傳統(tǒng)載體還是數(shù)字化的檔案資源，都需要對(duì)資源和數(shù)據(jù)的外部與內(nèi)容特征進(jìn)行揭示和描述，才能進(jìn)行有序化的組織。隨著航天數(shù)字化、信息化進(jìn)程加快，PDM、MES、OA、浪潮等系統(tǒng)的上線運(yùn)行，海量異構(gòu)分布的數(shù)字檔案資源呈指數(shù)級(jí)增加，航天企業(yè)必須加強(qiáng)元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，規(guī)定各類電子文件在形成、交換、歸檔、移交、保管、利用等全過程中對(duì)元數(shù)據(jù)的設(shè)計(jì)、捕獲、著錄的一般要求，確保不同系統(tǒng)、不同階段的數(shù)字資源特征得以描述和記錄，為數(shù)字檔案資源的整合、有效管理、高效利用和長(zhǎng)期保存提供保證。

2.規(guī)范數(shù)字檔案資源保存格式標(biāo)準(zhǔn)。采用標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)字檔案資源保存格式，既便于用戶獲取檔案信息，同時(shí)可以降低文件保存過程中數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)，便于信息的共享傳遞。航天企業(yè)數(shù)字檔案資源凝結(jié)了大量的科研成果，是企業(yè)科研生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理的重要憑證和依據(jù)，如果不能保證其長(zhǎng)期有效存取，就無法發(fā)揮數(shù)字檔案資源的作用，對(duì)其保存和管理就會(huì)失去意義。因此，在開展數(shù)字檔案資源建設(shè)時(shí)，航天企業(yè)必須重視數(shù)字檔案資源保存格式的通用性和標(biāo)準(zhǔn)化，選取有利于長(zhǎng)期保存的格式。航天企業(yè)在型號(hào)產(chǎn)品研制過程中產(chǎn)生的二維圖紙、三維模型、設(shè)計(jì)、工藝、質(zhì)量、聲像等數(shù)據(jù)資源，由于形成于不同的設(shè)備或軟件環(huán)境，非結(jié)構(gòu)化數(shù)字資源規(guī)模大，必須規(guī)范數(shù)據(jù)傳輸、介質(zhì)更新、信息遷移過程中標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)字檔案資源的保存格式要求，保證其被有效讀取。

（二）需求導(dǎo)向，豐富和優(yōu)化館藏?cái)?shù)字檔案資源

豐富的館藏內(nèi)容和優(yōu)化的館藏結(jié)構(gòu)是滿足數(shù)字檔案資源多元化利用需求的基礎(chǔ)。航天企業(yè)在數(shù)字檔案資源建設(shè)過程中，應(yīng)緊跟數(shù)字化發(fā)展浪潮，做到電子文件歸檔與傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作同步開展，積極推動(dòng)各門類文件材料歸檔，不斷拓寬數(shù)字資源采集渠道，構(gòu)建覆蓋廣泛、門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容豐富的檔案資源體系。

1.加強(qiáng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件有效管控。航天企業(yè)應(yīng)大力推進(jìn)數(shù)字化研制條件下航天產(chǎn)品電子文件、三維數(shù)據(jù)模型等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)歸檔以及經(jīng)營(yíng)、會(huì)計(jì)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件的歸檔與管理，通過電子文件在線移交、歸檔，實(shí)現(xiàn)條目數(shù)據(jù)、全文數(shù)據(jù)以及元數(shù)據(jù)信息的集中統(tǒng)一管理。

2.加強(qiáng)傳統(tǒng)載體檔案轉(zhuǎn)換力度。根據(jù)科研生產(chǎn)需要，針對(duì)具有里程碑意義的航天產(chǎn)品檔案、反映企業(yè)變革與發(fā)展的經(jīng)營(yíng)管理檔案、體現(xiàn)重大項(xiàng)目預(yù)先研究與知識(shí)成果的科研檔案等，航天企業(yè)應(yīng)按照利用率高檔案優(yōu)先、珍貴檔案優(yōu)先、高危檔案優(yōu)先、特殊載體檔案優(yōu)先等原則，分步開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，實(shí)現(xiàn)存量檔案的數(shù)字化。同時(shí)，航天企業(yè)應(yīng)積極推動(dòng)檔案鑒定及降解密工作，優(yōu)化檔案資源。

3.拓寬檔案收集渠道。在開展航天產(chǎn)品、重大科技專項(xiàng)、重大投資建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔的同時(shí)，航天企業(yè)應(yīng)進(jìn)一步拓寬檔案收集渠道，加強(qiáng)聲像檔案、實(shí)物檔案、名人檔案、重大活動(dòng)檔案的收集與征集，充實(shí)和豐富館藏；同時(shí)，圍繞航天企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)、科技創(chuàng)新、風(fēng)險(xiǎn)管控、市場(chǎng)發(fā)展、國(guó)際拓展等需求，加強(qiáng)國(guó)際前沿的航天發(fā)展動(dòng)態(tài)、關(guān)鍵技術(shù)進(jìn)展等情報(bào)信息的收集，豐富數(shù)字檔案內(nèi)容。

（三）利用牽引，創(chuàng)新數(shù)字檔案資源服務(wù)方式

充分發(fā)揮數(shù)字檔案信息資源的優(yōu)勢(shì)，激活數(shù)字檔案信息資源的價(jià)值，為科研生產(chǎn)提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)，是數(shù)字檔案資源建設(shè)的目標(biāo)。航天企業(yè)在數(shù)字資源管理系統(tǒng)開發(fā)和數(shù)據(jù)采集過程中，應(yīng)堅(jiān)持以用戶需求為導(dǎo)向，充分利用現(xiàn)代技術(shù)，創(chuàng)新數(shù)字檔案資源服務(wù)方式。

1.構(gòu)建數(shù)字檔案資源管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源集中管理與在線利用。根據(jù)相關(guān)管理要求和科研生產(chǎn)工作流程，航天企業(yè)應(yīng)打通與PDM、CAPP、TDM等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口，建立數(shù)字檔案資源管理平臺(tái)，通過采用基于大數(shù)據(jù)框架的數(shù)據(jù)管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)電子文件分類管理和電子文件、圖樣更改的動(dòng)態(tài)更新。同時(shí)，航天企業(yè)應(yīng)改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案利用模式，通過電子審批、在線利用、到期催還等功能，為用戶提供快速、便捷的利用服務(wù)，滿足其對(duì)數(shù)字檔案資源利用的迫切要求。

2.提供多種途徑的檔案檢索渠道，滿足不同層次用戶需求。針對(duì)型號(hào)項(xiàng)目科研人員，航天企業(yè)應(yīng)提供一鍵式檢索的簡(jiǎn)單查詢方式，以更全面的數(shù)據(jù)倉(cāng)儲(chǔ)效力呈現(xiàn)型號(hào)研制全貌，為科研現(xiàn)場(chǎng)生產(chǎn)服務(wù)；針對(duì)企業(yè)決策者，航天企業(yè)應(yīng)提供具有數(shù)據(jù)挖掘、知識(shí)管理技術(shù)的信息檢索和分析手段，以更強(qiáng)的知識(shí)挖掘能力匯聚企業(yè)知識(shí)管理成果，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。

3.建立數(shù)字檔案協(xié)同服務(wù)模式，提升對(duì)業(yè)務(wù)部門的支撐能力。航天企業(yè)應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)以紙質(zhì)為主的歸檔方式，利用數(shù)字化整合產(chǎn)品研制過程的數(shù)據(jù)，采用邏輯歸檔方式形成面向產(chǎn)品的數(shù)據(jù)包，通過數(shù)據(jù)整合、分析與知識(shí)推送，為型號(hào)產(chǎn)品研制過程的追溯和質(zhì)量問題的定位提供支撐。

4.提供個(gè)性化、知識(shí)化檔案信息服務(wù)，提升用戶體驗(yàn)。航天企業(yè)應(yīng)利用數(shù)據(jù)挖掘、用戶建模、信息過濾等各種先進(jìn)的服務(wù)技術(shù)，創(chuàng)新服務(wù)手段，基于科研人員、管理人員等不同用戶的知識(shí)結(jié)構(gòu)、行為習(xí)慣、常用信息需求等，準(zhǔn)確、有效地掌握用戶的需求動(dòng)態(tài)，提供個(gè)性化定制、推送服務(wù)。同時(shí)，基于大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘和開發(fā)，提供有特色的知識(shí)服務(wù)、專題服務(wù)。例如，面對(duì)航天發(fā)展歷程的專題檔案需求，構(gòu)建航天重大事件數(shù)據(jù)庫(kù)、型號(hào)重要節(jié)點(diǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)、航天歷史文化等專題資源數(shù)據(jù)庫(kù)，有效提高用戶獲取所需資源的效率和質(zhì)量；針對(duì)館藏資源特色，建設(shè)航天科研成果數(shù)據(jù)庫(kù)、型號(hào)研制圖片資料庫(kù)、型號(hào)研制質(zhì)量問題案例庫(kù)等特色數(shù)字資源庫(kù)，提高個(gè)性化服務(wù)效率。

三、結(jié)語

數(shù)字檔案作為航天“記憶”的重要組成部分，凝結(jié)了大量的科研成果，如何將這些珍貴的財(cái)富進(jìn)行有效管理，成為航天檔案工作者面臨的一個(gè)重要課題。在加強(qiáng)和改進(jìn)檔案工作的新形勢(shì)下，航天企業(yè)必須以服務(wù)利用為牽引，借助先進(jìn)信息技術(shù)，加強(qiáng)數(shù)字檔案資源建設(shè)，推動(dòng)服務(wù)模式、利用方式的轉(zhuǎn)型，把檔案用活，讓檔案升值，為航天科研生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)管理發(fā)揮更強(qiáng)有力的支撐保障作用。

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作者單位：北京空間飛行器總體設(shè)計(jì)部