信息化辦公環(huán)境下高?？平毯牟牡墓芾砼c探析

丁富功，張迎新，方正武，2，王書平，2

(1.長江大學(xué)農(nóng)學(xué)院/主要糧食作物產(chǎn)業(yè)化湖北省協(xié)同創(chuàng)新中心，湖北 荊州 434025；2.湖北荃銀高科種業(yè)有限公司，湖北 荊州 434025)

傳統(tǒng)的辦公方式是紙質(zhì)化辦公，包括各種文件、通知、材料等，都以紙質(zhì)的形式進行發(fā)布或保存[1]。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，各種網(wǎng)上辦公平臺興起，網(wǎng)絡(luò)信息化辦公越加便捷,這是當今社會經(jīng)濟發(fā)展下事務(wù)管理變革的必然趨勢[2]。無紙化辦公主要是利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行辦公，以手機、計算機等電子產(chǎn)品為傳媒工具進行各種業(yè)務(wù)及事務(wù)管理的一種辦公手段[3]。伴隨現(xiàn)代信息科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，普通高校的科教耗材管理，可以利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實現(xiàn)各類行政管理辦公無紙化，充分發(fā)揮電子交易的優(yōu)勢，提升高?？平毯牟牡牟少徯?，全方位提升高校采購的服務(wù)能力[4]。結(jié)合《教育部關(guān)于勤儉節(jié)約辦教育建設(shè)節(jié)約型校園的通知》對高校的教學(xué)管理提出了具體的新要求與關(guān)鍵點，為切實貫徹國務(wù)院、教育部例行校園節(jié)約精神，要讓節(jié)約型校園建設(shè)落在實處，務(wù)實基礎(chǔ)，強化監(jiān)督，形成高校科教辦公管理長效機制[5]。我國多數(shù)高校作為非營利性機構(gòu)，也是處于消費狀態(tài)，存在缺乏提升教學(xué)與科研資源利用率的動力和提高教學(xué)管理效率的壓力，尤其是普通本科高校的教學(xué)辦公與科研耗材管理存在著較大問題。雖然多年來高校對此方面進行了理論研究和實踐探索，取得了一定成效[6]，但信息化辦公教學(xué)和科研耗材管理環(huán)節(jié)中的研究卻鮮有報道。所以，對高校教學(xué)與科研耗材的信息化辦公管理的探索和研究存在必要性。

1 普通高校科教耗材管理隊伍的影響因素及教學(xué)與科研耗材管理的現(xiàn)狀分析

1.1 普通高?？平毯牟墓芾黻犖榈挠绊懸蛩?/h3>

科教耗材管理隊伍經(jīng)驗水平不足?？平毯牟墓芾砣藛T大多不是科班教育管理專業(yè)出身的畢業(yè)生，同時入職較短，對單位下一步教學(xué)計劃或者課程開設(shè)了解不透徹，加上科教耗材涉及面廣、品種繁多等，導(dǎo)致管理者難熟記現(xiàn)象。一方面，未及時通知任課教師，對科教耗材計劃不長遠或計劃提出不及時，甚至到用時才想到要購買科教材料或試劑，加深了耗材采購計劃無計劃、無順序、低效率。再者一些管理人員缺少專業(yè)特長、知識面狹窄且適應(yīng)性不強，缺少專業(yè)培訓(xùn)機會，導(dǎo)致管理隊伍整體素質(zhì)很難提高[7]。另一方面，未及時提醒教師對學(xué)生使用耗材的規(guī)范要求，在教學(xué)和科學(xué)研究過程中，遇上部分愛護公共財產(chǎn)意識不強的學(xué)生隨意擺放、丟棄或隱瞞教學(xué)儀器和科研耗材的損壞情況，加上管理人員缺乏有效科學(xué)管理意識，未及時發(fā)現(xiàn)處理，由此增加了教學(xué)和科研耗材的管理難度[8]。

科教耗材管理隊伍流動性大且參差不齊。高校作為擔起國家教育精英的主體，以教學(xué)科研為中心，以教育為己任。普通高校教學(xué)單位的管理者缺乏，甚至部分管理人員從專業(yè)技術(shù)轉(zhuǎn)崗或兼職，主體任務(wù)在教學(xué)，部分教學(xué)管理崗位成了第二崗位，崗位履行義務(wù)的隨意性大，單位貫徹執(zhí)行崗位職責也存在著一定困難，導(dǎo)致教學(xué)管理工作長期性和延續(xù)性受到阻礙，進而影響了教學(xué)科研耗材的管理[9]。

科教耗材管理隊伍理論繼續(xù)教育不夠。普通高校教學(xué)管理隊伍的快速成長是辦公隊伍逐漸壯大的必然趨勢，終身教育是社會主義建設(shè)發(fā)展中教育事業(yè)興起的必然結(jié)果。長期以來，被動和機械式的繼續(xù)教育方式難以滿足高校管理人員崗位管理的需求，所以，應(yīng)提供多樣化繼續(xù)教育的選擇，豐富繼續(xù)教育的內(nèi)容和方式，以適應(yīng)高校管理人員實際教育的需求[10]。但是普通高校的人才管理隊伍受到科學(xué)技術(shù)發(fā)展沖擊，管理者忙于應(yīng)對各種檢查或督查，導(dǎo)致管理隊伍的管理水平提升不明顯，隊伍建設(shè)重在單一提升業(yè)務(wù)，而未制訂長遠規(guī)劃，缺乏強效機制。

1.2 普通高校教學(xué)與科研耗材管理的現(xiàn)狀分析

科教耗材資源整合和共享力度不足。由于高校各學(xué)科和部門單位間的協(xié)作不夠，各科室單位根據(jù)各自科研需求情況采用自行購買、使用及維護科研耗材和試驗儀器的方式，各科室單位之間缺乏有效的溝通和交流，導(dǎo)致資源無法互補[8]。很多耗材和試劑重采購、輕管理，削減循規(guī)蹈矩、弱化遵章守法，導(dǎo)致管理中易出現(xiàn)價格虛報、以次充好、以舊冒新的漏洞，導(dǎo)致對耗材的使用去向可管可不管，領(lǐng)用可記可不記，設(shè)備維護登記可有可無的現(xiàn)象發(fā)生，缺乏對記錄的真實性、耗材的質(zhì)量、耗材使用的監(jiān)管管理[11]。

供應(yīng)商管理缺失、囤積與浪費資源嚴重。實驗室耗材由于種類繁多、形式各異，屬于易耗品，消耗數(shù)量大，相應(yīng)的供應(yīng)商數(shù)量也很多，難免出現(xiàn)魚龍混雜的現(xiàn)象[12]。若需求人員與采購人員未及時溝通，品種未能及時分類擺放、領(lǐng)取與返還材料或試劑的亂放行為會導(dǎo)致部分耗材過期或臨時找不到，出現(xiàn)科教耗材采購與需求的不吻合現(xiàn)象。所以，雖然庫存積壓看起來物資還在，事實已經(jīng)占據(jù)部分資金，加上有一部分耗材有保值期，囤積就意味著損耗，從而導(dǎo)致了高校科教耗材的資源浪費問題。

科教耗材管理監(jiān)督不到位、考核機制不健全。普通高校管理體系的建設(shè)還存在著差距，管理規(guī)范相對薄弱，尤其在監(jiān)督上，多數(shù)管理側(cè)重于結(jié)果。在科教耗材的管理上較為突出，存在象征性提醒，是否規(guī)范、是否缺位沒有過多解剖、多方位、多側(cè)面正視監(jiān)督問題。監(jiān)督是保障，考核是目的[13]?？平毯牟墓芾砜己吮局①Y源節(jié)約型、環(huán)境友好型的高校職責，部分部門落實責任緩慢，弱化機制使命感，考核過程單一、不具體，考核成效受其影響。

2 普通高校信息化辦公對教學(xué)與科研耗材管理的幾點建議

2.1 強化知識結(jié)構(gòu)、提升理論水平

明確管理隊伍聘用計劃要求。要對本學(xué)校的管理崗位設(shè)置進行認真評估分析，根據(jù)教學(xué)單位具體的工作崗位來決定管理隊伍的基本素質(zhì)素養(yǎng)要求。是否能勝任教學(xué)管理工作的基本條件，如有科教管理工作、參加科教管理實習(xí)經(jīng)歷等；是否具有管理知識背景，如修讀畢業(yè)專業(yè)、輔修相關(guān)管理專業(yè)課程等。這都需要高校提前對管理隊伍選拔做好預(yù)估，盡早制訂、明確科教耗材管理隊伍的招聘計劃。

管理隊伍崗前內(nèi)容培訓(xùn)教育。在科教耗材的教學(xué)管理中，要加強管理人員、教師、學(xué)生三者之間的教育培訓(xùn)工作，這是規(guī)范科教管理、提升科教耗材利用率的關(guān)鍵。其一，提高管理人員對崗位責任制度的認識，讓他們提高和深度理解崗位責任制度，從而建立起嚴格按照高校制度執(zhí)行的意識。其二，實行管理人員“導(dǎo)師制”或“老帶新制”，充分利用熟悉工作流程、了解崗位職責的經(jīng)驗幫助新進管理人員的快速成長[14]。其三，強化需求人員對使用科教耗材的學(xué)習(xí)，讓需求人員領(lǐng)會如何同管理人員配合科學(xué)地使用耗材，有效地節(jié)約資源。

管理隊伍繼續(xù)教育。高校的主旨在教學(xué)和科研上，以培養(yǎng)學(xué)生為中心，部分管理崗位人員一直處于附屬地位，對管理人員的進修和培訓(xùn)技能的學(xué)習(xí)較為淡化。新時代下伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校教師科教手段和方法發(fā)生了變化，管理人員的專業(yè)技能也應(yīng)隨之跟上[15]。因此有必要通過原有管理隊伍進修、培訓(xùn)和實踐訓(xùn)練形式，引進一些相關(guān)專業(yè)人才，并從思想和管理等方面加強培訓(xùn)，讓其在業(yè)務(wù)、技能和理論等多方面具備綜合管理能力。

2.2 優(yōu)化科教耗材的管理方法

規(guī)范耗材使用制度。一是要建立完整的管理制度。制度是保證耗材規(guī)范管理的基礎(chǔ)，高?？平毯牟牡牟少彂?yīng)嚴格按照規(guī)章制度進行監(jiān)督管理，采用先進的計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過運用流程化的管理手段，有效梳理檢測和質(zhì)量管理過程，建立高效的信息化處理流程，硬化各環(huán)節(jié)的程序規(guī)定，保障各環(huán)節(jié)的合理、合法與規(guī)范[16]。也為管理人員與需求人員之間在各自的職責范圍內(nèi)有章可循，出現(xiàn)問題有責任人、處理有依據(jù)[17]。二是要建立完善的耗材信息檔案制度。好的耗材管理制度的運行，既要靠管理人員去落實，還要靠嚴格的耗材管理登記制度作為保證，對科教耗材細化到具體環(huán)節(jié)進行詳盡的登記管理，并進行實時查核。三是規(guī)范科教耗材運用程序[18]。普通高校教學(xué)耗材管理中的科研儀器和試劑以及辦公設(shè)施的采購本著夠用、急需準則，堅持優(yōu)先安排科教儀器和試劑的使用率高、學(xué)生受益面廣為原則[19]。

增加節(jié)約型管理宣傳力度。節(jié)約型優(yōu)良傳統(tǒng)的繼承和發(fā)展，離不開教育的延續(xù)，廣播、報紙、宣傳版、網(wǎng)站、征文、攝影等都是宣傳的有效載體，以節(jié)約水電和節(jié)約科教耗材等為宣傳內(nèi)容，全體師生全面樹立節(jié)約科教耗材意識，形成崇尚節(jié)約、反對浪費的校園文化[5]。把高校創(chuàng)建成文化與節(jié)約相統(tǒng)一的校園，使節(jié)約行為成為高校校園文化建設(shè)的一部分。

2.3 革新科教耗材管理技術(shù)工具

建立辦公交流信息平臺。高校雖屬于公益性事業(yè)單位，各教學(xué)行政管理人員實行坐班制，工作上下班時間基本固定，通常每周在二級單位教職工例會集中開展1～2 h理論學(xué)習(xí)，時間短，教師之間也缺乏更多的交流，因此針對各科室單位科教耗材的管理建立“微信+電子郵箱+QQ”三維一體的辦公交流信息平臺，逐步推行無紙化辦公管理科教耗材[20]。

網(wǎng)絡(luò)信息更新動態(tài)管理。一方面，在信息化的新時代，信息數(shù)據(jù)資源是管理者進行科學(xué)決策和管理的先決條件。然而對于要科學(xué)合理地管理各類信息，就需要用到數(shù)據(jù)庫或數(shù)據(jù)“臺賬”。這樣的信息系統(tǒng)管理智能化，可減少管理人員的工作量、降低管理人員的工作強度、提升科教耗材的管理效率[21]。另一方面，隨著計算機技術(shù)的快速發(fā)展，面臨對科教耗材網(wǎng)絡(luò)化管理手段的革新。開發(fā)低值易耗品和材料采購管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)耗材與財務(wù)、科研以及行政之間互聯(lián)互通的“一站式”管理模式[22]。耗材管理系統(tǒng)可借鑒如教務(wù)管理系統(tǒng)或者國資管理系統(tǒng)模式，而信息化、網(wǎng)絡(luò)化實時更新管理，大大提高了工作效率。

2.4 強化科教耗材管理的督查和考核

強化監(jiān)督警示管理。物品的采購環(huán)節(jié)是腐敗行為發(fā)生的高發(fā)地段，應(yīng)嚴格對科教耗材制度化規(guī)范管理，高校紀檢、監(jiān)察和審計部門要認真監(jiān)督，鼓勵師生民主監(jiān)督，形成一個完善的監(jiān)督體系，推行公開、公平、公正的采購制度，預(yù)防違法犯罪行為的發(fā)生，保障高校利益不受侵害，達到管理目的[23]。

建立激勵與考核機制。高校推行科教耗材管理資源節(jié)約型示范單位建設(shè)，盡可能定期組織對各科室研究教學(xué)單位進行科教耗材經(jīng)費管理的統(tǒng)計考核，并公示考核結(jié)果[5]；適當推行結(jié)余鼓勵、超出自理規(guī)則，對節(jié)約效果明顯的科室單位或管理人員進行表彰或年終評優(yōu)獎勵，對出現(xiàn)浪費和管理松懈現(xiàn)象提出批評，并督促加以整改[5]。

3 結(jié)語

信息化辦公方式是高校一直追求解決科教耗材管理的目標，推行信息化管理辦法的實施路程任重而道遠，普通高校要結(jié)合自身辦學(xué)特色、人員管理模式、教學(xué)管理經(jīng)驗等方面，充分研究了解自身當前管理形式，積極尋找有效管理方法，搭建適應(yīng)新形勢的信息平臺，強化管理隊伍能力提升內(nèi)涵，提高新時代高校教學(xué)管理質(zhì)量，實行科教耗材信息化辦公的高效管理，這也是高校傳統(tǒng)管理向“信息化、流程化、規(guī)范化”管理發(fā)展的有效路徑。