趙梅玲

(泰安市婦幼保健院，山東 泰安 271000)

1 醫(yī)院人事檔案管理的重要意義

在醫(yī)院人力資源開發(fā)中，加強人事檔案管理能夠為管理層提供決策參考。人事檔案在個人的學(xué)歷、特長、從業(yè)經(jīng)歷、職務(wù)職稱等方面有著詳實的記錄，而隨著醫(yī)院運營規(guī)模的不斷擴大，必然會產(chǎn)生人力資源開發(fā)的需求，而人事檔案不僅能夠從個人基本信息上為管理者的人事組織工作提供依據(jù)，還能夠從宏觀角度調(diào)整、優(yōu)化人力資源結(jié)構(gòu)。

有利于推動醫(yī)院資源的優(yōu)化配置。人力資源是醫(yī)院資源儲備的重要內(nèi)容，人力資源的調(diào)整帶動著相應(yīng)資源的配置，因此，在內(nèi)部控制建設(shè)中，醫(yī)院可以依托人事檔案對不同崗位人員的信息進行精準(zhǔn)分析，并結(jié)合診療服務(wù)要求作出科學(xué)調(diào)整，以完善各崗位的任務(wù)分配結(jié)構(gòu)，提高人力資源利用效率。

能夠有效提升人力資源的整體素養(yǎng)。基于我國醫(yī)療衛(wèi)生資源緊缺的現(xiàn)實，建立一支專業(yè)素質(zhì)較高的醫(yī)護人員隊伍則成為醫(yī)院提高醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)水平、落實醫(yī)改政策的必然選擇，而完整、可靠的人事檔案則能夠成為醫(yī)院甄別、選擇人才的參考依據(jù)，并有針對性地落實醫(yī)院人力資源培養(yǎng)方案，調(diào)整資源開發(fā)思路，提高醫(yī)護人員隊伍以及管理人員隊伍的職業(yè)素養(yǎng)[1]。

2 醫(yī)院人事檔案管理的相關(guān)策略

目前醫(yī)院人事檔案管理的困境主要表現(xiàn)為：領(lǐng)導(dǎo)者缺乏宏觀管理規(guī)劃，基層管理人員對于人事檔案的管理意識不強，“重醫(yī)療、輕人事”的管理狀況依然比較普遍；檔案管理模式相對滯后，片面注重人事檔案信息的收集及保管，忽視了對檔案資源價值的開發(fā)與利用，導(dǎo)致信息化檔案管理進程遲緩；檔案管理文化缺失，對于檔案管理難以形成統(tǒng)一化、規(guī)范化的管理環(huán)境；管理人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提升，目前從事人事檔案管理的工作人員更多的是多數(shù)由醫(yī)院的辦公室及醫(yī)務(wù)科等后勤人員兼任，在專業(yè)性上難以保證檔案管理質(zhì)量，且無法適應(yīng)信息化檔案管理趨勢。針對上述問題，醫(yī)院可以從以下幾點優(yōu)化與完善人事檔案管理。

2.1 引入人力資源開發(fā)，革新檔案管理理念

在醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的過程中，人事管理體制變革也逐漸引入了人力資源管理理念，從人才培養(yǎng)與挖掘的角度出發(fā)，對醫(yī)院的內(nèi)部建設(shè)提出新的思路。在人力資源管理過程中，人事檔案管理需要給予管理者信息方面的支持，因此，要想保證檔案信息的真實、完整、優(yōu)質(zhì)，則需要管理者從思想認(rèn)識層面打破管理局限，重視人力資源的價值。基于人力資源開發(fā)視角，醫(yī)院人事檔案管理理念的轉(zhuǎn)變主要體現(xiàn)在：第一，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該具備大局意識。從人力資源開發(fā)的要求出發(fā)，對人事檔案的管理作出全面規(guī)劃，切實落實人事檔案管理規(guī)范，形成良好的檔案管理氛圍。第二，醫(yī)院員工應(yīng)樹立全員參與的管理意識。即結(jié)合醫(yī)院要求自覺歸檔，將個人檔案主動交由人事部門管理。第三，檔案管理人員應(yīng)具備服務(wù)意識。從基本信息、道德品質(zhì)、精神面貌、技術(shù)水平等層面對員工檔案資料進行全面管理，并主動挖掘其中的數(shù)據(jù)資源，為管理者提供可參考信息，推進醫(yī)院人力資源的有效開發(fā)。

2.2 完善信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案動態(tài)管理

在信息化檔案管理背景下，醫(yī)院應(yīng)增加投入，積極搭建信息系統(tǒng)平臺，針對人力資源開發(fā)，形成動態(tài)化管理模式。例如，通過引入專業(yè)化人力資源管理軟件，系統(tǒng)能夠?qū)θ耸聶n案、人員招聘、人事流程、績效考評、考勤統(tǒng)計、工資單發(fā)放、員工培訓(xùn)等人事工作進行集中化管理；通過應(yīng)用軟件對員工進行考勤簽到，自動生成工作出勤軌跡，快速掌握員工上下班出勤情況，以及各科室醫(yī)護人員的工作過程，并自動形成每日、每周、每月、每個員工的考勤數(shù)據(jù)的動態(tài)化統(tǒng)計；形成考勤報表；人事部門負(fù)責(zé)人利用系統(tǒng)自動完成對員工績效的審核；員工檔案信息與辦公平臺緊密融合，不但記錄所有員工的工作痕跡，還能將員工在公司的生命周期過程中的信息完整的管理起來；相關(guān)人員可以利用系統(tǒng)平臺隨時隨地方便查看醫(yī)院人力資源檔案信息，同時系統(tǒng)利用訪問權(quán)限確保員工重要信息的安全性；將員工合同同步進行電子化管理，并上傳云平臺，形成人力資源管理記錄，而這些都能夠成為人事檔案更新的重要依據(jù)[2]。

2.3 加強檔案資源利用，促進人力資源開發(fā)

在大數(shù)據(jù)、云計算的技術(shù)支持下，醫(yī)院的檔案信息獲得了開發(fā)與利用的機遇。因此，醫(yī)院應(yīng)根據(jù)人事檔案信息構(gòu)建人力資源管理模型，制定人力資源開發(fā)策略。在大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院應(yīng)提高檔案信息的真實性與完整性，確保數(shù)據(jù)來源的質(zhì)量，結(jié)合人力資源開發(fā)要求，對檔案數(shù)據(jù)庫中的個人信息進行提取和分析，并通過建立統(tǒng)計模型，簡單明了地判斷分析出個人履歷的真實情況，同時利用數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性，實現(xiàn)對個人相關(guān)信息的串聯(lián)，從而建立更加立體、可信的數(shù)據(jù)模型，以有效控制人力資源的質(zhì)量，提高檔案利用效率；對檔案信息進行簡單化、智能化處理，利用醫(yī)院現(xiàn)有的軟硬件條件，將人事檔案進行分級、分類管理，將傳統(tǒng)機械化的檔案資料收集轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄芑馁Y源開發(fā)過程，提高系統(tǒng)自動完善檔案信息管理能力，為醫(yī)院人力資源管理提供決策依據(jù)。

2.4 培育檔案管理文化，優(yōu)化醫(yī)院管理環(huán)境

檔案文化對醫(yī)院的內(nèi)部控制的現(xiàn)代化發(fā)展具有重要意義。對于人事檔案管理而言，醫(yī)院應(yīng)結(jié)合立足檔案資源的重要作用，從檔案的生成與利用入手，并由檔案管理延伸到人的管理，形成嚴(yán)格、規(guī)范，且能夠體現(xiàn)人文關(guān)懷的檔案管理文化。醫(yī)院在人事檔案管理文化建設(shè)中，應(yīng)積極推動檔案的編研工作的進行，利用信息系統(tǒng)提高人事檔案編研效率，同時利用主題活動實現(xiàn)檔案管理文化宣傳，形成全員參與的管理氛圍；完善管理制度，形成嚴(yán)格、規(guī)范的檔案管理文化，針對人力資源管理要求，對人事檔案進行分級管理，并建立嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn)，促使相關(guān)人員根據(jù)管理要求，落實檔案管理責(zé)任，提高制度化管理水平；加強人事檔案資源共享，打破人事檔案傳輸障礙，形成統(tǒng)一化檔案標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建開放性的檔案管理環(huán)境。

2.5 培養(yǎng)檔案管理隊伍，提高人力資源素質(zhì)

目前，醫(yī)院人事檔案管理的工作人員，數(shù)量不足，且年齡偏大，許多人不具備專業(yè)的檔案管理知識，更多的是憑借經(jīng)驗進行管理工作。對此，醫(yī)院應(yīng)結(jié)合人力資源開發(fā)要求，對檔案管理工作人員隊伍進行全面建設(shè)，例如，結(jié)合醫(yī)院人力資源管理實際情況，從政治待遇、經(jīng)濟待遇等方面給予管理人員優(yōu)惠，吸引專業(yè)人員進入到檔案管理領(lǐng)域；對檔案管理人員展開定期培訓(xùn)，通過院內(nèi)學(xué)習(xí)或者外出學(xué)習(xí)的機會，拓寬管理人員的眼界，豐富其工作經(jīng)驗[3]；逐步改善檔案管理環(huán)境，營造溫馨、活躍的辦公室氛圍，運用柔性管理措施改善工作人員的心態(tài)，提高其參與人事檔案管理的積極性。

3 結(jié)語

在我國當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生改革不斷推進的背景下，醫(yī)院的人力資源開發(fā)對于提高醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)水平意義重大。人事檔案管理是醫(yī)院優(yōu)化決策，提高人力資源素質(zhì)的必要環(huán)節(jié)，因此，醫(yī)院在內(nèi)部控制建設(shè)中應(yīng)當(dāng)提高管理意識，完善管理制度，推動信息化管理系統(tǒng)構(gòu)建，為人力資源開發(fā)提供真實可靠依據(jù)，以促進醫(yī)院的有序運行。