事業(yè)單位人事檔案的信息化管理

郭志欣

(公主嶺市河道堤防管理站，吉林 公主嶺 136100)

檔案管理是事業(yè)單位日常工作的關(guān)鍵組成部分，人事檔案記錄了人員的職位更新、發(fā)展經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況、崗位晉升以及品德作風(fēng)等內(nèi)容，涉及人員的生活、學(xué)習(xí)、工作以及家庭等各個(gè)方面的情況，具有較高的保密性和隱私性，是事業(yè)單位選拔和聘用人才的重要依據(jù)。當(dāng)前，我國部分事業(yè)單位在開展人事檔案管理過程中，依然沿用以往的陳舊方法，導(dǎo)致管理效率不高，存在管理漏洞，不利于事業(yè)單位的人才儲(chǔ)備及可持續(xù)發(fā)展，在人事檔案管理中引入信息技術(shù)可以提升檔案管理的效率和質(zhì)量，對(duì)提升事業(yè)單位的檔案管理水平具有積極意義和重要價(jià)值。

1 人事檔案管理信息化建設(shè)的價(jià)值和意義

1.1 提升管理效率

人事檔案作為事業(yè)單位檔案管理工作的關(guān)鍵組成部分，其工作量較大、工作內(nèi)容復(fù)雜，如果單純的依靠人工管理，難以提升管理效率和質(zhì)量。加強(qiáng)信息化建設(shè)可以有效提升管理效率，將管理人員從繁重的工作中釋放出來，避免由于人工操作失誤而導(dǎo)致的管理漏洞。

1.2 利于檔案開發(fā)

人事檔案記錄了人員的詳盡信息，是事業(yè)單位選拔和聘用人才的重要依據(jù)，想要促進(jìn)單位的穩(wěn)定及可持續(xù)發(fā)展，需要對(duì)人事檔案進(jìn)行深度開發(fā)。引入和應(yīng)用信息技術(shù)可以對(duì)人事檔案進(jìn)行全方位、多層次的利用和開發(fā)，滿足事業(yè)單位的使用需求，更好地對(duì)工作人員開展管理和評(píng)價(jià)。

1.3 提升信息化水平

當(dāng)前，部分事業(yè)單位受到傳統(tǒng)思維和固化模式的影響，在開展人事檔案管理過程中依然沿用以往的陳舊手段，不符合“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略和時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)。引入和應(yīng)用信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以顯著提升檔案管理信息化水平，確保檔案管理質(zhì)量，發(fā)揮信息技術(shù)的管理優(yōu)勢(shì)。

1.4 便于檔案查詢

在人事檔案管理中引入和應(yīng)用信息技術(shù)的目的是提升管理質(zhì)量和效率，符合時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，可促使人事檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化發(fā)展。加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案，不僅可以便于檔案的儲(chǔ)存與管理，還能夠?yàn)槭褂谜唛喿x和查詢檔案提供便捷，保證檔案查詢的有效性、準(zhǔn)確性及便利性，發(fā)揮檔案使用價(jià)值。

1.5 保證檔案完整

事業(yè)單位在開展人事檔案管理時(shí)，依然以紙質(zhì)文件為主，需要固定的儲(chǔ)存室保存檔案，但是受到環(huán)境因素、意識(shí)觀念和人員能力的影響，紙質(zhì)檔案容易出現(xiàn)昆蟲噬咬、霉化及氧化等問題，同時(shí)，加之人事檔案需要經(jīng)常翻閱和使用，在頻繁使用中，也會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案造成一定的傷害和影響，不利于檔案信息的完整性。

2 事業(yè)單位人事檔案信息化管理優(yōu)化途徑

2.1 樹立信息化管理意識(shí)

人事檔案是事業(yè)單位檔案管理工作的關(guān)鍵組成部分，想要加速信息化管理進(jìn)程，需要部門領(lǐng)導(dǎo)和管理人員樹立正確的信息化管理意識(shí)，給予信息化建設(shè)以高度重視。首先，事業(yè)單位要在內(nèi)部加強(qiáng)信息化宣傳，促使廣大員工樹立正確的檔案意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，更好地為信息化建設(shè)提供支撐，配合相關(guān)管理人員做好信息化建設(shè)工作。其次，單位領(lǐng)導(dǎo)需要給予信息化建設(shè)以高度重視，加大資金、人才以及物質(zhì)資源的投入，購置信息化管理所需的硬件設(shè)備，包括打印機(jī)、復(fù)印機(jī)和計(jì)算機(jī)等，加速人事檔案信息化管理進(jìn)程。最后，鼓勵(lì)管理人員在實(shí)際工作中積極應(yīng)用信息技術(shù)開展各項(xiàng)工作，充分發(fā)揮信息技術(shù)的管理優(yōu)勢(shì)。

2.2 加強(qiáng)檔案安全管理

信息技術(shù)具有較強(qiáng)的開放性，其雖然可以為人事檔案的檢索和提取提供便捷，但是也存在一定的網(wǎng)絡(luò)安全隱患，例如，黑客、木馬和病毒攻擊等，容易導(dǎo)致人事檔案丟失或損壞。因此，事業(yè)單位需要加強(qiáng)檔案安全管理，保證信息檔案的完整性、安全性。首先，根據(jù)人事檔案的機(jī)密程度進(jìn)行資料定級(jí)，結(jié)合不同檔案的內(nèi)容和保密程度制定保密等級(jí)，做好檔案安全管理工作。其次，對(duì)人事檔案資料庫進(jìn)行加密管理，充分利用各種加密功能實(shí)現(xiàn)檔案資源的加密和分類保管，規(guī)范檔案的使用和保管制度，保證人跟檔案走，確保人事檔案的安全性、可靠性。最后，要求管理人員定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行殺毒和木馬查殺，及時(shí)殺滅存在的病毒和木馬，充分發(fā)揮防火墻的作用，避免計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)遭受黑客襲擊。

2.3 制定信息化管理制度

事業(yè)單位在開展人事檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，需要結(jié)合自身具體情況制定信息化管理制度，并在管理中對(duì)制度進(jìn)行動(dòng)態(tài)的完善和調(diào)整，保證人事檔案管理趨于規(guī)范化、制度化。首先，事業(yè)單位在制定管理規(guī)范和制度過程中，需要根據(jù)管理的后端、中端和前端制定合理、可行的方案，尤其是針對(duì)檔案資源的收集、整理、歸檔、保管以及利用等程序制定針對(duì)性制度。其次，在檔案信息化管理中，管理人員要嚴(yán)格按照既定的制度和流程開展各項(xiàng)操作，對(duì)檔案信息按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸類和鑒別，做好查閱調(diào)取工作。最后，人事檔案在每次調(diào)取查閱中要做到有人記錄、有人監(jiān)督，通過建立查閱規(guī)范保證檔案資料的準(zhǔn)確性、完整性、真實(shí)性。

2.4 提升管理人員的綜合素質(zhì)

在人事檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)可以顯著提升管理效率和質(zhì)量，但同時(shí)也對(duì)管理人員的綜合素質(zhì)、專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)提出了更為嚴(yán)格的要求。因此，事業(yè)單位要迎合時(shí)代發(fā)展和崗位特點(diǎn)，通過各種有效途徑提升管理人員的綜合素質(zhì)，打造一支能力強(qiáng)、素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精的現(xiàn)代化管理隊(duì)伍。首先，人事檔案管理具有較強(qiáng)的專業(yè)性，事業(yè)單位要積極從高校和社會(huì)中吸納具有專業(yè)背景的人才，不斷充實(shí)、完善檔案管理隊(duì)伍，在內(nèi)部構(gòu)建良性競(jìng)爭(zhēng)氛圍，優(yōu)化管理隊(duì)伍的學(xué)歷結(jié)構(gòu)、知識(shí)結(jié)構(gòu)和專業(yè)能力。其次，事業(yè)單位要鼓勵(lì)管理人員利用業(yè)余時(shí)間學(xué)習(xí)信息技術(shù)和專業(yè)知識(shí)，不斷拓寬自己的知識(shí)面。同時(shí)，單位還要定期組織管理人員開展專業(yè)化培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容要涉及理論知識(shí)、專業(yè)技能及職業(yè)素養(yǎng)，通過培訓(xùn)提升管理人員的綜合素質(zhì)。最后，事業(yè)單位要制定科學(xué)的人員考核制度，對(duì)管理人員進(jìn)行綜合考評(píng)，將考核結(jié)果與工薪績效掛鉤，調(diào)動(dòng)管理人員的工作熱情和積極性。

3 結(jié)語

信息技術(shù)已在諸多領(lǐng)域獲得廣泛而深入的應(yīng)用，并取得了顯著的應(yīng)用效果。人事檔案作為事業(yè)單位檔案管理的重要內(nèi)容，在管理中引入信息技術(shù)可以提升管理效率和質(zhì)量，保證檔案資源的實(shí)用性、準(zhǔn)確性、完整性，為事業(yè)單位的穩(wěn)定及可持續(xù)發(fā)展提供人才基礎(chǔ)。