基于合同管理流程中的風險分析及防控研究

袁向鑠 開灤集團（唐山曹妃甸區(qū)）國際貿(mào)易有限責任公司）

當前我國經(jīng)濟正處于高速發(fā)展階段，面對多元化、信息化、高科技化的新經(jīng)濟形勢，對于企業(yè)經(jīng)營者來講，把控企業(yè)經(jīng)營中的風險成為眾多經(jīng)營者極為重視的關鍵點之一，在企業(yè)經(jīng)營過程中，合同的訂立與履行是企業(yè)對外經(jīng)營必不可少的環(huán)節(jié)。

一、合同訂立各環(huán)節(jié)風險分析及防控措施

（一）合同主體選擇

對于企業(yè)合作方的選擇，應本著合作共贏，取長補短的基本原則，符合本企業(yè)的長足發(fā)展以及長期戰(zhàn)略，對于國家已經(jīng)頒布命令政策限期關停的產(chǎn)業(yè)，資金鏈已經(jīng)出現(xiàn)嚴重問題的企業(yè)，經(jīng)營狀況已經(jīng)持續(xù)惡化的企業(yè)，涉及重大民事案件、資產(chǎn)被查封的企業(yè)等，應謹慎選擇或不予選擇。

（二）合同主體資信調(diào)查

合同簽訂前需通過嚴格的資信調(diào)查，首先應獲取合同主體的營業(yè)執(zhí)照、法人信息、相應環(huán)保手續(xù)；其次查詢合同主體歷史往來，包括臺賬以及檔案；再者通過網(wǎng)絡查詢企業(yè)的公開信息；最后通過實地現(xiàn)場走訪，觀察合同主體的經(jīng)營場所、范圍、實際產(chǎn)能等，并與合同主體負責人洽談了解其經(jīng)營狀況以及資產(chǎn)抵押狀況、銀行貸款等，形成書面文件并簽字。

（三）合作風險評估

與合同主體簽訂前，需通過嚴格的企業(yè)內(nèi)部風險評估，由公司風控委員會對合作主體進行商議討論，對合作條款進行逐條審議，實行一票否決制，對有異議的合同條款提出整改意見或建議。風控委員會由公司領導、財務部、經(jīng)營管理部、法律事務部、風控部組成。財務部對合同主體的財務經(jīng)營狀況、財務報表、償債能力進行綜合審議核查，并提出相應的意見和建議；經(jīng)營管理部對合同主體的生產(chǎn)能力以及生產(chǎn)規(guī)模進行核查，并提出相應的意見和建議；法律事務部對合同主體的基本情況、法律糾紛等情況進行匯總，并提出相應的意見和建議。

（四）合同文本與內(nèi)容

企業(yè)訂立合同或協(xié)議應嚴格遵守法律、法規(guī)和有關規(guī)章制度，做到標的明確、平等互利、內(nèi)容齊全、條款完備、責任明確、用語規(guī)范嚴密。原則上采用書面形式，嚴禁企業(yè)在合同訂立、變更、解除時只口頭約定。合同文本原則上使用自制的制式合同文本或采用國家合同示范文本，可以另附補充合同，或根據(jù)情況協(xié)商擬定合同文本。

訂立合同要條款齊全，條款齊全是經(jīng)辦人員對合同的標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、驗收、違約責任、爭議解決辦法等必備條款要與對方寫清、寫明；履行地點、履行期限、履行方式、結算方式、運輸費用的負擔應明確寫入合同中，不得含糊不清或省略。

二、合同履行中各環(huán)節(jié)風險分析及防控措施

由風控委員會審議形成的合同模板交由業(yè)務部門后不再發(fā)生變化，形成正式的《商品買賣合同》，與合同主體簽訂正式合同后，開始組織發(fā)運、驗收、入庫或出庫、結算及開具增值稅專用發(fā)票、存貨管理。

（一）組織發(fā)運

按照《商品買賣合同》中具體約定，在規(guī)定日期內(nèi)組織發(fā)運，在發(fā)運過程中需及時關注發(fā)運當?shù)丨h(huán)保部門的政策以及要求，如遇發(fā)運當?shù)丨h(huán)保要求發(fā)運受影響，應及時與合同主體進行協(xié)商延長交貨期限，另外在發(fā)運過程中應嚴格遵守國家相應法律規(guī)定，如汽運車輛不能超載、車輛需加蓋苫布、車輛需滿足環(huán)保部門要求等等。

（二）驗收

標的物到達指定場地后，需按照《商品買賣合同》中約定，標的物質(zhì)量以及規(guī)格型號，由合同雙方共同指定的第三方檢驗機構在雙方的共同監(jiān)督下取樣進行質(zhì)量檢驗，出具第三方檢驗機構蓋章的質(zhì)量檢驗報告，并保留備樣以備合同雙方因質(zhì)量問題產(chǎn)生異議后復檢。標的物數(shù)量由第三方出具軌道衡或汽車衡磅單為結算依據(jù)。

（三）入庫或出庫

標的物的流轉(zhuǎn)需公司指派兩人或兩人以上匯同合同主體進行辦理，嚴格按照《商品買賣合同》中的約定，對合同規(guī)定的標的物數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號等進行一一核對，并填寫貨物交接清單、出庫單或入庫單。對合同中約定委托第三方進行倉儲的，需按照合同約定，向第三方繳納倉儲費、超期堆存費并索要相應的增值稅專用發(fā)票。如合同雙方對標的物數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號有異議，應及時向公司反饋，并在合同約定期限內(nèi)提出書面異議，保留原始憑證，向單位負責人進行匯報。

（四）結算及開具增值稅專用發(fā)票

標的物流轉(zhuǎn)完成后，雙方出具相應的結算清單，待雙方確認并蓋章簽字后，由業(yè)務部門對購銷合同、貨權交接單、貨物質(zhì)量數(shù)量檢驗單、結算清單、出入庫單、增值稅開票明細進行編制匯總后，由專人進行核驗無誤后簽字傳遞至結算部門，由結算人員開具增值稅專用發(fā)票，經(jīng)復核人員確認后正式開具增值稅專用發(fā)票。

（五）存貨管理

建立健全存貨定期盤點制度。每月固定時間業(yè)務部匯同財務部、經(jīng)管部進行盤點，繪制盤點表并登記盤點臺賬，如遇盈虧現(xiàn)象則注明盈虧原因。

三、合同執(zhí)行后各環(huán)節(jié)風險分析及防控措施

（一）合同爭議處理

合同爭議可通過協(xié)商、訴訟或仲裁等方式解決。合同承辦部門負責組織處理合同爭議。合同發(fā)生爭議的，合同承辦部門應及時組織調(diào)查取證，并通報合同管理部門、財務部門、法律部門及其他相關部門，研究起訴、中（終）止履行等應對措施，避免發(fā)生損失和其他風險。

（二）合同臺帳與檔案管理

合同管理、合同承辦部門須根據(jù)崗位職責、工作內(nèi)容和標準，對合同按照類別進行分類整理，由合同管理部門統(tǒng)一歸口管理，合同文本，無論是原件還是復印件，都屬于商業(yè)機密文件，不得隨意放置，未經(jīng)單位領導同意不得對外出示。須責成專人專柜上鎖保管合同文本。合同借閱、歸還都要逐筆進行登記。

合同承辦部門對長期、重要客戶，應建立客戶檔案，包括對方生產(chǎn)經(jīng)營情況、資質(zhì)信譽等評估資料，及時更新并保留客戶的相關資料，實現(xiàn)動態(tài)管理。有利于對對方的經(jīng)營情況和資金情況進行全面了解，規(guī)范信譽等級評估，防范合同風險。

四、結論

本文對企業(yè)合同訂立、履行以及執(zhí)行爭議解決等各環(huán)節(jié)風險問題進行分析并提出相應的風險防范措施，進一步加強企業(yè)合同管理，防范合同風險和經(jīng)營風險，使企業(yè)能夠更好的適應市場形勢任務變化需要，從而實現(xiàn)企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。