大中型企業(yè)的設備管理軟件

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摘? 要：隨著信息化和數據應用技術的發(fā)展，使用軟件來管理設備早已是主流趨勢。文章就大中型企業(yè)如何用軟件來管理好設備進行了初步探討。

關鍵詞：數據庫;CS結構;檢索查詢

中圖分類號：TP311.52? ? ? 文獻標志碼：A? ? ? ? ?文章編號：2095-2945（2020）03-0195-02

Abstract： With the development of information technology and data application technology， the use of software to manage equipment has long been the mainstream trend. This paper makes a preliminary discussion on how to use software to manage equipment in large and medium-sized enterprises.

Keywords： database; CS structure; search query

1 編程語言定位

隨著電腦技術的飛速發(fā)展，Excel電子表格早就取代了手工紙質臺賬和報表，Excel功能強大，但是管理設備臺賬與檔案還存在數據不唯一、手工操作量大、處理速度慢諸多不足。目前采用CS結構的企業(yè)管理軟件已成為主流，同時開發(fā)一個手機端的APP，大大提高了工作效率。編程語言種類較多，有SAP、ORACLE、JAVA、.NET等。推薦使用JAVA，跨平臺、可移植，適用于網絡/分布式環(huán)境，使JAVA更具優(yōu)勢。初步確定了設備管理軟件所用的編程語言之后，就可以考慮整體規(guī)劃了。

2 不同賬套的整合

2.1 賬實相符

賬實相符幾乎是所有領導對財務人員經常說的話，但實際操作中卻很難辦到，主要有以下幾個原因：（1）資產賬管理與實物管理是兩個部門，兩套賬。兩套賬要做到完全統(tǒng)一難度很大。（2）并不是所有的實物都是資產。一般單價超過2000元的實物才是資產，才能錄入資產管理系統(tǒng)。所以，一般來講，設備賬套的數據量大于資產賬套的數據量。（3）實物的資產性質決定了管理的難度。一個大中型企業(yè)往往有一些二級單位是租賃的，租賃來的單位的所有資產都屬于“賬外資產”，因此也就沒有必要錄入資產系統(tǒng)。（4）有些資產是合并入賬。

2.2 一個賬套管理

（1）明確資產與設備的界限。一般大于2000元的叫固定資產，小于2000元的叫低耗品，固定資產與低耗品合起來叫設備。我們首先要在資產與實物管理制度里明確，哪些設備是固定資產，哪些是低耗品，固定資產、低耗品都要納入賬套，都按設備實物來管理。（2）新建工程入賬時不允許合并，工程與設備要分開。資產入賬時，不允許合并入賬，要拆分成單臺設備。比如配電柜、變配電室與電纜不允許合并入賬叫做變配電系統(tǒng)，必需分開單獨入賬。（3）已入賬的合并資產要進行拆分。工程與設備合并一起入賬的，要對工程結算重新審紀，把工程費用與設備拆分。（4）賬外資產也要進賬。從財務專業(yè)的角度來講，賬外資產“實質上是企業(yè)的一項資產，由企業(yè)擁有或控制的能以貨幣來計量收支的經濟資源”。但是，該資產沒有入企業(yè)賬簿，在公司資產負債表上不含該項資產的金額。

比如，某大型公司有一個新租賃的工廠，對整個工廠的租賃費支付租金，只是在往來賬款上有體現(xiàn)，但這個工廠的所有資產并沒有體現(xiàn)在該企業(yè)的財務賬套里面，這就給以后的實物管理帶來了麻煩。針對這種情況，必須把租賃工廠的所有資產錄入本企業(yè)的財務賬，只不過標記為賬外資產，不參與折舊等財務計算。

3 制度建設

3.1 設備要分類管理

車輛、電腦、辦公桌椅、空調、生產設備等，要分清類別，不同類別的設備有各自不同的特點，最好由不同的部門或不同人員來管理。

3.2 職責明確

設備管理最忌諱由一個部門從頭管到尾。例如有的小公司，因為人數較少，電腦就由各部門自己管理，即每個部門的電腦從采購、使用、維修、報廢，都是這個部門自己說了算。這樣最容易造成中間環(huán)節(jié)失控，花了不該花的錢，也就是我們平常所說的既當運動員又當裁判，所以分清職責是很必要的。按常規(guī)的管理辦法，設備管理要分為采購部門、使用部門、技術部門、財務部門這四個職責部門。采購部門負責新設備及零配件的采購，使用部門負責設備的使用與維護保養(yǎng)，技術部門負責設備技術維修和報廢鑒定、設備技術檔案管理，財務部門負責折舊與賬務管理。

3.3 權限明確

不同類別的設備的采購、維修、報廢都要設置明確的審批權限。使用部門提交申請、技術部門進行技術審查、財務部門進行價值審查、領導審批，每一類操作最少都要經過這幾個環(huán)節(jié)，才能使各項工作達到可控狀態(tài)。

4 軟件制訂

優(yōu)秀的管理軟件是實現(xiàn)企業(yè)管理思路的有效工具，是無紙化辦公的重要手段。但往往一個優(yōu)秀的軟件公司、一群優(yōu)秀的程序員不見得就能設計出優(yōu)秀的軟件，主要原因是設計與實用脫節(jié)，沒有軟件使用單位的基層人員參與軟件的需求規(guī)劃。設計人員一般考慮的都是理想化狀態(tài)，而在眾多企業(yè)中，尤其是在中國，例外事項特別多，我們經?？梢月牭竭@樣的案例，就是一個大型企業(yè)管理軟件投用后，不但沒有提高工作效率，員工反而成了軟件的奴隸。下面就來談談軟件前期開發(fā)階段應注意的事項。

企業(yè)內部的相關部門、設計人員成立項目小組，確認工作流程和軟件需求。這個過程相當重要，但是往往好多大型企業(yè)的管理軟件投入使用后會遭到基層單位的指責，主要是軟件的很多功能脫離實際，是按高層領導的想法來做的，而且項目組中一般都是中高層管理人員，很少有基層工作人員。項目組的前期主要工作是理清工作流程和職責，還有就是把所有例外情況考慮周全，包括審批流程走到一半后發(fā)生變更、重大錯誤的修正等等。

一個成熟的設備管理模塊應該有以下幾個功能：

臺賬管理;檔案管理;報修及工單管理;設備新增與報廢;調撥、借入、借出;零配件管理;多條件統(tǒng)計查詢。

4.1 字段設置

市面上的資產管理軟件、設備管理軟件，無論免費還是收費的，一般都只有以下幾個字段：編號、設備名稱、規(guī)格型號、生產廠家、投用日期、使用部門、備注等七個字段。但在實際工作中這幾個字段遠遠滿足不了需要。拿最簡單的電腦來講，同樣型號的電腦，可能CPU、內存、硬盤容量不一樣，顯示器尺寸型號也不一樣，這就給以后的管理帶來很大難度;再如車輛的臺賬，同樣品牌型號的車輛，也會有不同檔次的配置，車體顏色、發(fā)動機排量、內飾、天窗等都會有所不同，只用以上七個常用字段遠遠不夠，日常查詢時不能很清楚地了解到設備的所有重要參數。

所以，設備臺賬除了常用字段外，按不同的設備類別，還要有各自的特殊字段，這樣以后才便于檢索查詢。許多軟件公司為了使軟件體積不過于龐大，盡量減少字段數量，尤其是備注型字段。這樣做是得不償失的，因為我們的最終目的不是為了減少硬盤空間的占用和內存的占用，是達到企業(yè)管理的目的。為了加快運行速度，可以把所有設備的常用字段歸入一個庫，特殊字段都放在另一個庫中，必要時才把兩個庫同時打開，這樣就可以節(jié)約內存空間了。

另外，為了在系統(tǒng)中分清固定資產與普通設備，還應設置一個“資產類別”的字段，可以輸入“固定資產”“普通資產”“賬外資產”“租借資產”等數據用以標識實物的不同類型，便于分類檢索和折舊計算。

4.2 檔案與運行記錄管理

檔案與臺賬不同，臺賬就是一個明細清單，像花名冊一樣。而檔案是單臺設備的詳細履歷，不但記錄了設備的所有參數，而且記錄了設備的累積運轉情況、維修記錄、重大故障、重大缺陷與隱患等，而且從檔案中還可以查到下次保養(yǎng)及大修的日期。

4.3 維修及工單管理

維修是設備管理最重要的部份，基層使用單位能夠通過網絡報修，維修記錄中能記錄報修時間、維修單位到達現(xiàn)場時間、故障現(xiàn)象、更換配件明細、配件價格、設備停機時間、人工費等信息。

4.4 設備新增與報廢

設備安裝到現(xiàn)場的同時，也應錄入管理系統(tǒng)。為防止員工誤操作，新增、報廢等都需有上一級管理人員審批。而且設備報廢后，在系統(tǒng)中也不能把這條記錄刪除，只是在日常臺賬查詢中看不到此條記錄，這條記錄不參與在用設備的統(tǒng)計查詢，但我們可以在已報廢設備中查到這條記錄，這樣我們就能查詢到從企業(yè)最初成立到現(xiàn)在，某個單位更新過幾次設備，也可以查詢到以前的設備故障記錄，從而吸取經驗教訓。

4.5 調撥、借入借出

企業(yè)運行過程中會經常出現(xiàn)設備調撥的情況，辦公設備（如電腦、數碼設備）更是如此。如果是公用設備，如數碼相機，保存在某一部門，其他部門需要使用時就來借用，過幾天再歸還，這種情況最好在軟件里有一個設備借用模塊，借用、歸還時都由保管人、借用人電子簽蓋確認，以防實物流失。如果設備實物要從一個部門調撥給其他部門使用，則應在檔案中相應變更，同時，因人事調動引起的設備使用人發(fā)生變化，也應在檔案中更新。

4.6 零配件管理

應該是一個簡單的零配件進出存管理模塊。精細化管理和成本控制是任何一個企業(yè)都逐步嚴抓的，用軟件管理起來會更清晰、更高效。對零配件的供應商、采購單價、數量、出入庫數量等統(tǒng)一管理，不但可以清晰地查詢到零配件庫存占用的流動資金比例，還可以查詢到哪一家二級公司零配件采購量大、使用量大，從而分析出在哪個二級單位設備維修率較高，為下一步如何控制費用做出相應的決策。

4.7 多條件統(tǒng)計查詢

檢索查詢是數據庫的基本功能，但是把軟件的查詢功能做好并不容易。應該從企業(yè)的生產實際出發(fā)，根據員工的操作習慣來定制。比如最常用的設備數量查詢，應該能夠根據設備品牌、型號、投用日期、金額等多個條件進行查詢;設備維修計劃的查詢，應該能夠統(tǒng)計匯總出來哪個品牌的設備故障率高，設備故障多發(fā)部位在哪里，這樣技術人員才能夠從眾多數據中篩選出有用的記錄，從而做出技術上的分析總結，進一步把設備管理好。

5 后期維護

設備需要維護，軟件也同樣需要維護。這里講的維護不是軟件投入使用之后發(fā)生的問題，而是后期根據使用單位的需求進行個性化定制。比如，企管的管理員可以根據實際生產需要增加二級分公司的數量，可以增加數據庫的字段，可以定制查詢界面等。在軟件設計初期就把定位設得高一點，免去后期不斷找軟件公司在原有基礎上不斷修改的麻煩。

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