羅 艷 程啟巧

(重慶醫(yī)科大學(xué)附屬第一醫(yī)院 重慶 400016)

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的進(jìn)步和全球經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)面臨著產(chǎn)業(yè)規(guī)模整合、商業(yè)模式重塑、管理模式變革的挑戰(zhàn)，資金運(yùn)營成本高、財(cái)務(wù)管理工作效率低、子公司各自為政等問題嚴(yán)重影響了企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，尤其是大型企業(yè)集團(tuán)對財(cái)務(wù)支持的需求日益增加。企業(yè)集團(tuán)通過財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式通過對內(nèi)部資源、業(yè)務(wù)類型和財(cái)務(wù)操作流程的規(guī)范和整合，對具體經(jīng)營活動(dòng)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和流程化管理，在發(fā)揮會(huì)計(jì)核算作用的同時(shí)，提供資本預(yù)算及運(yùn)行、成本計(jì)量和決策支持等。

一、研究目的與意義

我國探索財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式從上世紀(jì)90年代末至今有二十年的歷史，各個(gè)行業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的應(yīng)用效果參差不齊。率先進(jìn)行實(shí)踐的企業(yè)集團(tuán)在賬戶集中管理、資金統(tǒng)一收付、銀行資源協(xié)調(diào)一致、提高現(xiàn)金能見度方面已取得成效，但在戰(zhàn)略、管理和技術(shù)三個(gè)層面的風(fēng)險(xiǎn)較為突出。

本文將圍繞G企業(yè)集團(tuán)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的案例，介紹G企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式發(fā)展情況及存在的問題，并針性的提出相關(guān)建議，希望能為其他企業(yè)建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心提供參考。

二、財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的內(nèi)涵

財(cái)務(wù)共享服務(wù)的本質(zhì)是電子信息技術(shù)促進(jìn)的經(jīng)營管理模式的改革和創(chuàng)新。通過有效整合企業(yè)信息技術(shù)、工作人員和流程規(guī)劃，運(yùn)用電子信息技術(shù)的手段，將分散化的企業(yè)資源轉(zhuǎn)變成標(biāo)準(zhǔn)化和流程化的資源，將其他業(yè)務(wù)單位共性的、紛繁復(fù)雜的業(yè)務(wù)存放在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，為企業(yè)集團(tuán)提供標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、高效率、低成本的共享服務(wù)，以此來為企業(yè)創(chuàng)造更多商業(yè)價(jià)值。[1]

三、G企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的應(yīng)用分析

(一)G企業(yè)背景介紹和財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心發(fā)展歷程

G企業(yè)正式成立于1988年，早期以生產(chǎn)軍工產(chǎn)品為主業(yè)，后經(jīng)營范逐漸擴(kuò)大到家電產(chǎn)品領(lǐng)域等。現(xiàn)今，G企業(yè)已經(jīng)形成了集研發(fā)、生產(chǎn)以及銷售為一體的家電業(yè)務(wù)線，并在國內(nèi)多地建立生產(chǎn)基地和完善的銷售網(wǎng)絡(luò)，業(yè)務(wù)范圍擴(kuò)展到世界上一百多個(gè)國家和地區(qū)，成為國內(nèi)外知名的家電企業(yè)。

2005年，G企業(yè)對財(cái)務(wù)管理和財(cái)務(wù)服務(wù)這兩個(gè)職能進(jìn)行分離，分別成立了財(cái)務(wù)管理中心和財(cái)務(wù)服務(wù)中心，財(cái)務(wù)服務(wù)中心為子(分)公司提供會(huì)計(jì)核算服務(wù)。2008年，G企業(yè)成立起財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心并開始了對外部的咨詢業(yè)務(wù)。2009年底，G企業(yè)將15家子公司納入財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心范圍；并與其他家電公司簽訂財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)承包協(xié)議，協(xié)助國內(nèi)知名酒業(yè)公司構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。

(二)G企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式研究

1.模型構(gòu)建策略

企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的模式構(gòu)建應(yīng)包括流程、組織和人力、信息系統(tǒng)和運(yùn)營管理四個(gè)部分。

2.組織架構(gòu)設(shè)置

G企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心主要職能是承擔(dān)企業(yè)經(jīng)營管理、共享財(cái)務(wù)、績效評(píng)估等。[2]G企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心下設(shè)會(huì)計(jì)部、風(fēng)險(xiǎn)控制部、咨詢服務(wù)部、行政人事部。會(huì)計(jì)部負(fù)責(zé)處理系統(tǒng)中的常規(guī)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)；風(fēng)險(xiǎn)控制部負(fù)責(zé)各部門的質(zhì)量控制和協(xié)調(diào)管理；咨詢服務(wù)部負(fù)責(zé)第三方外包服務(wù)接入咨詢；行政人事部負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心人員的綜合管理和人事管理。

3.信息系統(tǒng)搭建

信息系統(tǒng)搭建包括“網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷”、“銀企互聯(lián)”、“圖像掃描”、“電子文件”等子系統(tǒng)，子系統(tǒng)之間相互連接、相互作用，共同支持并確保獨(dú)立的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的有效運(yùn)行。具體業(yè)務(wù)被抽象為會(huì)計(jì)分錄，按照簡單明了、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的流程進(jìn)行操作，降低了對財(cái)務(wù)人員的技能要求，同時(shí)提高了系統(tǒng)匹配功能要求。[3]

4 .財(cái)務(wù)共享中心運(yùn)作流程

在ERP系統(tǒng)、圖像掃描管理、銀企互聯(lián)和電子文件賬單管理系統(tǒng)的有效信息和技術(shù)支持下，G企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心已開展應(yīng)付業(yè)務(wù)流程、應(yīng)收業(yè)務(wù)流程和成本管理業(yè)務(wù)流程等服務(wù)。

第一，應(yīng)付業(yè)務(wù)流程。G企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心設(shè)立了應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)管理科專門處理200多家子公司的應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)。供應(yīng)商、采購用戶和第三方物流企業(yè)平等參與同一信息處理平臺(tái)，自動(dòng)實(shí)時(shí)觸發(fā)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)，從而實(shí)現(xiàn)物流和價(jià)值流的相應(yīng)同步。

G企業(yè)首先在供應(yīng)商關(guān)系管理系統(tǒng)(SRM)中發(fā)布采購原材料的信息，具有登錄權(quán)限的供應(yīng)商可以參與投標(biāo)，中標(biāo)后，雙方在ERP系統(tǒng)中簽署電子采購合同，并生成采購訂單。G企業(yè)驗(yàn)收貨物后在SRM系統(tǒng)中發(fā)布收貨確認(rèn)書，供應(yīng)商根據(jù)收貨確認(rèn)書核對雙方交易。G企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心系統(tǒng)自動(dòng)在稅務(wù)部門增值稅發(fā)票開具子系統(tǒng)的企業(yè)端開具銷售發(fā)票并傳送到對賬平臺(tái)，發(fā)票信息并與結(jié)算單信息核對匹配后，將打印的匹配通知連同發(fā)票一起發(fā)送給集團(tuán)結(jié)算部門，并在SRM系統(tǒng)中執(zhí)行簽名歸檔程序后發(fā)布結(jié)算信息。最后，自動(dòng)將電子發(fā)票數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)移到SRM系統(tǒng)中進(jìn)行簿記和存儲(chǔ)，并按照會(huì)計(jì)期間的先后順序使用銀企互聯(lián)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)應(yīng)付款結(jié)算。

G企業(yè)應(yīng)付業(yè)務(wù)流程通過信息服務(wù)共享整合了企業(yè)和供應(yīng)商的內(nèi)部資源，獲得供應(yīng)商和銷售者的庫存信息，生產(chǎn)計(jì)劃和交易信息實(shí)時(shí)共享，為價(jià)值鏈上下企業(yè)制定發(fā)展戰(zhàn)略和調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃提供了有效的信息參數(shù)。

第二，應(yīng)收業(yè)務(wù)流程。該流程主要依靠企業(yè)ERP、圖像掃描管理、電子檔案管理、銀企互聯(lián)等財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的交互支持，實(shí)現(xiàn)應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)流程的順利運(yùn)行。

在訂單創(chuàng)建之初，客戶通過系統(tǒng)動(dòng)態(tài)地了解G企業(yè)的產(chǎn)品庫存平衡和客戶平衡，待采購業(yè)務(wù)談判成功后直接在系統(tǒng)中確認(rèn)訂單。此后，第三方物流公司按照系統(tǒng)發(fā)出的訂單交貨；系統(tǒng)自動(dòng)調(diào)整產(chǎn)品庫存和客戶余額，使其始終保持動(dòng)態(tài)更新。G企業(yè)使用賬單管理系統(tǒng)自動(dòng)完成結(jié)算、記賬并提取財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)；客戶在系統(tǒng)中實(shí)時(shí)跟蹤發(fā)票的收訖過程，最終完成該交易的網(wǎng)上資金結(jié)算。

G企業(yè)通過信息財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的深入干預(yù)應(yīng)收業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)企業(yè)與客戶內(nèi)部資源的有效集成、規(guī)劃和分配。該流程可以縮短產(chǎn)品銷售周期，降低銷售成本，增加銷售收入，擴(kuò)大銷售市場，提高客戶滿意度和企業(yè)產(chǎn)品的粘度。

第三，成本管理業(yè)務(wù)流程。G企業(yè)成本管理系統(tǒng)堅(jiān)持“業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)價(jià)值”的理念，成本計(jì)算和資本支付進(jìn)行相關(guān)指令實(shí)施，系統(tǒng)就可以相應(yīng)地自動(dòng)啟動(dòng)會(huì)計(jì)核算過程。該系統(tǒng)主要由人力資源管理模塊和綜合預(yù)算管理模塊組成，改變傳統(tǒng) “部門和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、分管副總、總經(jīng)理的層層把關(guān)審批”的程序，對申請人的權(quán)限和數(shù)據(jù)信息的有效性進(jìn)行系統(tǒng)審計(jì)，費(fèi)用小于一千元的直接支付，高于一千元的報(bào)請人工復(fù)核后予以支付，大大提高了成本補(bǔ)償管理的效率和質(zhì)量。

四、G企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的風(fēng)險(xiǎn)

(一)戰(zhàn)略層面的風(fēng)險(xiǎn)

G企業(yè)集團(tuán)建立的財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式適合重復(fù)率高、規(guī)范性強(qiáng)的業(yè)務(wù)，但靈活性差。G企業(yè)龐大和復(fù)雜的跨國業(yè)務(wù)如何界定業(yè)務(wù)類型和業(yè)務(wù)范圍會(huì)對集團(tuán)財(cái)務(wù)共享中心與其他部門的職能分工、溝通與合作產(chǎn)生較大影響，不同業(yè)務(wù)部門之間的溝通脫節(jié)、錯(cuò)配和資源分割將成為實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)戰(zhàn)略目標(biāo)的絆腳石。

(二)內(nèi)部管理控制層面的風(fēng)險(xiǎn)

G企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)極大地提高了財(cái)務(wù)管理的效率，流程、制度和模式的徹底更新必然會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員從原有崗位上被淘汰，如果不能妥善解決人員安置問題，會(huì)對G企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展產(chǎn)生負(fù)面影響。員工按照標(biāo)準(zhǔn)化指令和程序重復(fù)運(yùn)營，容易產(chǎn)生倦怠情緒導(dǎo)致工作效率下降。集團(tuán)子公司和分支機(jī)構(gòu)地理位置分散，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的人員較難實(shí)地調(diào)研和檢查，制定的輔助數(shù)據(jù)可能出現(xiàn)偏差，出現(xiàn)問題，會(huì)增加G企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。

(三)技術(shù)層面的風(fēng)險(xiǎn)

G企業(yè)在云計(jì)算環(huán)境中構(gòu)建和應(yīng)用財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，大量的金融業(yè)務(wù)信息在集團(tuán)與子公司、分支機(jī)構(gòu)之間傳遞和存儲(chǔ)，一旦病毒感染、黑客入侵、自然因素導(dǎo)致信息丟失和商業(yè)秘密泄露會(huì)給企業(yè)造成無法估量的損失。G企業(yè)機(jī)構(gòu)的頻繁變化，存在更新緩慢、聯(lián)系減少和信息傳遞受阻等問題，多種支持系統(tǒng)間的兼容性決定了財(cái)務(wù)共享服務(wù)的整體性能。

五、 G企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式風(fēng)險(xiǎn)問題的優(yōu)化建議

(一)調(diào)整和完善市場戰(zhàn)略。G企業(yè)應(yīng)結(jié)合企業(yè)特點(diǎn)、成本支出、業(yè)務(wù)推廣范圍來調(diào)整市場戰(zhàn)略目標(biāo)。在設(shè)計(jì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心頂層架構(gòu)時(shí)，應(yīng)充分考慮如何調(diào)動(dòng)子公司和分支機(jī)構(gòu)的積極性，營造良好的聯(lián)合建設(shè)和資源共享氛圍,實(shí)現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)外金融共享服務(wù)的雙贏。

(二)優(yōu)化運(yùn)作流程。G企業(yè)應(yīng)依據(jù)效率和效益、成本和風(fēng)險(xiǎn)最大化的原則對現(xiàn)有流程進(jìn)行動(dòng)態(tài)優(yōu)化和再造，在人員管理方面加強(qiáng)動(dòng)態(tài)跟蹤和三維監(jiān)控，過程中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)需要記錄控制和存儲(chǔ)，以最大限度地減少人為主觀因素造成的工作和負(fù)面影響。

(三)強(qiáng)化員工隊(duì)伍建設(shè)。G企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、心理干預(yù)，幫助財(cái)務(wù)人員盡快熟悉和適應(yīng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)的運(yùn)作模式和特點(diǎn)，定期組織業(yè)務(wù)交流。采取帶薪休假等措施，預(yù)防工作倦怠和敷衍情緒的蔓延，給予優(yōu)秀員工的晉升機(jī)會(huì)，增強(qiáng)企業(yè)對骨干員工的粘合度。

(四)加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全和信息處理能力。G企業(yè)必須定期更新安全保護(hù)軟件和病毒庫，以防止黑客和病毒入侵。對信息數(shù)據(jù)實(shí)行分類管理，通過加密、限制訪問等隔離措施，確保企業(yè)的商業(yè)秘密。同時(shí)，應(yīng)采用更先進(jìn)的數(shù)據(jù)采集、交換、分析和處理模塊，提高系統(tǒng)的協(xié)同運(yùn)行和信息集成能力，加強(qiáng)平臺(tái)體系間的無縫、有機(jī)聯(lián)系，徹底解決數(shù)據(jù)沖突阻塞和不兼容問題。

六、對未來研究的展望

隨著財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心理念的推進(jìn)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的積累，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算技術(shù)的廣泛應(yīng)用擴(kuò)寬了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的功能，提升了金融共享中心的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、計(jì)算能力、數(shù)據(jù)安全性。金融共享服務(wù)中心的業(yè)務(wù)范圍會(huì)逐步向金融增值服務(wù)發(fā)展，服務(wù)對象會(huì)從內(nèi)部服務(wù)轉(zhuǎn)向外包服務(wù)。[4]未來的研究可以集中在內(nèi)部和外部金融共享中心服務(wù)模式的雙向發(fā)展上，側(cè)重于“互聯(lián)網(wǎng)+云計(jì)算”背景下的財(cái)務(wù)共享領(lǐng)域。