內(nèi)部控制在材料管理中的應(yīng)用
——以A環(huán)境保護(hù)研究所為例

□王 巍，關(guān) 合

（1.北京勞動(dòng)保障職業(yè)學(xué)院 北京 100000；2.輕工業(yè)環(huán)境保護(hù)研究所 北京 100089）

科研經(jīng)費(fèi)是公益性科研事業(yè)單位經(jīng)費(fèi)的重要組成部分，科研經(jīng)費(fèi)中材料費(fèi)的投入占比大且逐年增加。以A 環(huán)境保護(hù)研究所為例，近3 年科研經(jīng)費(fèi)中的材料費(fèi)平均為1 000 萬元左右?？蒲薪?jīng)費(fèi)中的材料費(fèi)主要為實(shí)驗(yàn)中的低值易耗品支出，因此實(shí)驗(yàn)材料低值易耗品管理不僅關(guān)系到科研活動(dòng)的質(zhì)量，還關(guān)系到預(yù)算能否嚴(yán)格執(zhí)行和資金是否合理有效使用。隨著公益性科研事業(yè)單位經(jīng)費(fèi)管理改革，如何對實(shí)驗(yàn)材料中的低值易耗品進(jìn)行科學(xué)管理，充分發(fā)揮科研經(jīng)費(fèi)的使用效益，成為公益性科研事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理工作的重要內(nèi)容之一[1]。

1 A 環(huán)境保護(hù)研究所低值易耗品內(nèi)部控制建設(shè)的目標(biāo)

內(nèi)部控制目標(biāo)是要求內(nèi)部控制完成的任務(wù)或達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)，用來促進(jìn)企業(yè)組織有效運(yùn)營，以確保各部門均能發(fā)揮應(yīng)有的功能。作為科研單位，A 環(huán)境保護(hù)研究所的主要活動(dòng)是科研，即開發(fā)新產(chǎn)品、新材料和新技術(shù)。科研單位的目的不是盈利，而是將財(cái)力、人力、物力合法合規(guī)地用在相應(yīng)的科研項(xiàng)目中，因此A環(huán)境保護(hù)研究所低值易耗品內(nèi)部控制建設(shè)要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)有以下幾點(diǎn)[2]。

1.1 材料安全和使用有效

從內(nèi)部控制角度來看，低值易耗品的記錄要準(zhǔn)確。通過設(shè)置管理流程，保證低值易耗品如數(shù)入庫，監(jiān)督低值易耗品的領(lǐng)用過程，確保實(shí)物流轉(zhuǎn)清晰，實(shí)現(xiàn)低值易耗品賬實(shí)相符、相關(guān)信息均有記錄。構(gòu)建低值易耗品管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)聯(lián)動(dòng)機(jī)制，完善經(jīng)費(fèi)指標(biāo)，實(shí)現(xiàn)低值易耗品入庫與財(cái)務(wù)結(jié)算勾稽、確認(rèn)。低值易耗品的內(nèi)部管理流程主要集中在實(shí)物管理上，建立完善的低值易耗品出、入庫管理流程，避免單純的一進(jìn)一出式記錄，確保3 人經(jīng)手低值易耗品入庫，減少挪用等現(xiàn)象。保障低值易耗品在庫以及實(shí)際數(shù)量，監(jiān)測低值易耗品的使用率，將使用率與科研活動(dòng)的進(jìn)程匹配，提高低值易耗品的安全性[3-4]。

1.2 低值易耗品財(cái)務(wù)信息真實(shí)完整

從內(nèi)部控制的角度來看，低值易耗品的財(cái)務(wù)信息要真實(shí)、完整，做到預(yù)算內(nèi)執(zhí)行，賬實(shí)相符。一是預(yù)算編制要科學(xué)合理，能夠滿足科研項(xiàng)目的需求。二是真實(shí)支出低值易耗品費(fèi)用，不虛報(bào)、不漏報(bào)，使低值易耗品的實(shí)物流、資金流和價(jià)值流相匹配，確保賬實(shí)相符，材料庫中的低值易耗品數(shù)據(jù)與系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)核對并無誤。三是區(qū)分市場競爭項(xiàng)目和財(cái)政資金項(xiàng)目。財(cái)政資金項(xiàng)目每年要獨(dú)立核算，財(cái)政資金項(xiàng)目購買的低值易耗品要做到專料專用，避免低值易耗品在不同的項(xiàng)目之間混用。對于不同的低值易耗品運(yùn)用于哪個(gè)科研項(xiàng)目，都應(yīng)在低值易耗品管理系統(tǒng)中及時(shí)反映，確保實(shí)時(shí)監(jiān)控低值易耗品的流向[5-6]。

1.3 有效防范舞弊和腐敗

低值易耗品采購、驗(yàn)收入庫、領(lǐng)用出庫都應(yīng)符合規(guī)定，避免出現(xiàn)與供應(yīng)商勾結(jié)、拿回扣等違規(guī)行為，防范舞弊和腐敗行為，因?yàn)檫@些行為會導(dǎo)致科研成果出現(xiàn)損失，也會降低科研效率，造成很大的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。低值易耗品的數(shù)量和金額都是由項(xiàng)目評審專家判斷后得出的，主觀傾向較大，因此要嚴(yán)格規(guī)范項(xiàng)目的評審過程，制定完善的流程，保證低值易耗品數(shù)量和金額的科學(xué)性及規(guī)范性。低值易耗品的采購和發(fā)放應(yīng)該有嚴(yán)格的上報(bào)流程，并進(jìn)行現(xiàn)場盤點(diǎn)清算和監(jiān)督，對低值易耗品的使用采取嚴(yán)格的管控措施[7]。

1.4 提高科研服務(wù)的效率和效果

監(jiān)督管理的同時(shí)，要提高效率和效果，避免科研人員因煩瑣的預(yù)算申報(bào)、財(cái)務(wù)報(bào)銷等工作影響科研活動(dòng)，減少因低值易耗品問題出現(xiàn)不必要的麻煩。在低值易耗品管理系統(tǒng)中，可以根據(jù)系統(tǒng)中的歷史數(shù)據(jù)預(yù)測低值易耗品的數(shù)量，以便上報(bào)預(yù)算的時(shí)候參考?？梢栽谙到y(tǒng)中設(shè)置平均值作為參考，為科研人員提供更多便利，讓科研人員將更多精力集中在科研事業(yè)上，提高科研效率，更好地保障科研效果。

2 A 環(huán)境保護(hù)研究所低值易耗品管理的重大風(fēng)險(xiǎn)

2.1 低值易耗品入庫數(shù)量和預(yù)算指標(biāo)不一致風(fēng)險(xiǎn)

低值易耗品的采購量都是事先確定的，但是多數(shù)低值易耗品需要分批采購，以保證低值易耗品的質(zhì)量，降低保管成本。在這種采購方式下，每次采購低值易耗品的數(shù)量和質(zhì)量都有所不同，入庫時(shí)并沒有對單次采購量與預(yù)定數(shù)進(jìn)行對比，沒有形成閉環(huán)管理。

2.2 低值易耗品實(shí)物管理在財(cái)務(wù)管理中存在數(shù)據(jù)不對接風(fēng)險(xiǎn)

目前，A 環(huán)境保護(hù)研究所低值易耗品控制只進(jìn)行到第一階段，即實(shí)物控制，并沒有將實(shí)物控制與財(cái)務(wù)系統(tǒng)相連接，財(cái)務(wù)與實(shí)物相脫節(jié)。

在實(shí)際工作中，低值易耗品可能一次采購，也可能分批采購，通常情況下分批出庫。入庫和出庫過程應(yīng)該在低值易耗品管理系統(tǒng)中按照實(shí)際情況如實(shí)反映，但是目前在會計(jì)記錄中仍采取系統(tǒng)更新前的方法，即一次入賬、一次出賬。財(cái)務(wù)和實(shí)物相互脫節(jié)，造成了賬實(shí)不符的情況。

2.3 低值易耗品現(xiàn)有的管理系統(tǒng)存在功能模塊操作風(fēng)險(xiǎn)

在設(shè)計(jì)和使用低值易耗品管理系統(tǒng)時(shí)，沒有考慮到所有可供選擇的低值易耗品。由于實(shí)驗(yàn)所涉及的低值易耗品種類多，差異也很大，只能由業(yè)務(wù)人員自行錄入，該系統(tǒng)無法設(shè)置預(yù)設(shè)項(xiàng)。同時(shí)，由于系統(tǒng)開發(fā)的局限性，錄入的信息無法刪除，金額錄入錯(cuò)誤也不能修改，只能由系統(tǒng)管理員修改，無形中增加了相關(guān)部門的工作量，從而直接影響了低值易耗品管理流程的運(yùn)行效率[8]。

低值易耗品管理系統(tǒng)中存在無法管理研發(fā)項(xiàng)目混用的低值易耗品。低值易耗品管理系統(tǒng)僅就項(xiàng)目內(nèi)部的低值易耗品進(jìn)行實(shí)物管理，并不能對所有項(xiàng)目進(jìn)行管理，目前也沒有很好的方法對此進(jìn)行監(jiān)控。錄入系統(tǒng)的原始數(shù)據(jù)不完整、不真實(shí)，會產(chǎn)生一系列管理和預(yù)測問題。

3 A 環(huán)境保護(hù)研究所低值易耗品管理重大風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對方案

目前，A 環(huán)境保護(hù)研究所課題數(shù)量多、研究領(lǐng)域差異大、低值易耗品的重疊較少、低值易耗品涉及?；?，考慮到事業(yè)單位人員和辦公用房緊缺，專人、專門保管低值易耗品不僅實(shí)施起來具有一定難度，而且有悖于成本效益原則，對科研人員研究工作的開展產(chǎn)生不利影響。因此，在充分借鑒內(nèi)部控制基本原理的條件下，為A 環(huán)境保護(hù)研究所提出以下應(yīng)對低值易耗品管理重大風(fēng)險(xiǎn)的方案。

3.1 加強(qiáng)崗位責(zé)任控制

根據(jù)不相容崗位相互分離的原則，A 環(huán)境保護(hù)研究所需要設(shè)立資產(chǎn)管理崗位和低值易耗品管理崗位，與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人共同完成低值易耗品的入庫和出庫業(yè)務(wù)。在低值易耗品管理系統(tǒng)中，以資產(chǎn)管理員為切入點(diǎn)，建立流動(dòng)的低值易耗品管理崗位。低值易耗品管理員可以由科研項(xiàng)目成員兼任，兼任此崗位的人員在從事科研項(xiàng)目的同時(shí)，承擔(dān)著保管項(xiàng)目所需低值易耗品的責(zé)任。

3.2 加強(qiáng)業(yè)務(wù)流程控制

通過梳理低值易耗品的入庫、出庫和盤點(diǎn)流程，將流程固化到低值易耗品管理系統(tǒng)中，只有經(jīng)過授權(quán)人員審批確認(rèn)后才能進(jìn)行下一環(huán)節(jié)，確保所有業(yè)務(wù)流程的信息都有記錄，出現(xiàn)問題后可進(jìn)行追并追究相關(guān)責(zé)任。

在入庫流程，低值易耗品管理員負(fù)責(zé)提交入庫申請，審核通過后庫存增加。低值易耗品管理員提交入庫申請單需要經(jīng)過項(xiàng)目負(fù)責(zé)人同意，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人同意后由資產(chǎn)管理員審核。資產(chǎn)管理員審核時(shí)需要低值易耗品管理員提交實(shí)物照片，照片以附件形式上傳。資產(chǎn)管理員審核時(shí)必須見到實(shí)物，看到上傳照片才可以審核通過。

在出庫流程，項(xiàng)目領(lǐng)用人員可以提交出庫申請，經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人同意后，系統(tǒng)自動(dòng)向低值易耗品管理員提交并由其確認(rèn)。低值易耗品管理員確認(rèn)后，流程結(jié)束，庫存減少。如果低值易耗品管理員不是領(lǐng)用人，則只能提交報(bào)損類出庫申請。

在盤點(diǎn)申請流程，資產(chǎn)管理員可以提出盤點(diǎn)申請，低值易耗品管理員負(fù)責(zé)盤點(diǎn)，經(jīng)確認(rèn)后才能改變庫存數(shù)量。資產(chǎn)管理員下發(fā)盤點(diǎn)任務(wù)，低值易耗品管理員負(fù)責(zé)盤點(diǎn)，盤盈或盤虧的低值易耗品會有紅色提示，必須由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批。盤盈或盤虧超過5 000 元的低值易耗品需由法人簽字確認(rèn)，沒有確認(rèn)的低值易耗品不能發(fā)起出庫申請[9]。

3.3 加強(qiáng)單據(jù)控制

在低值易耗品管理系統(tǒng)中設(shè)置更為完善的單據(jù)內(nèi)容，通過系統(tǒng)記錄低值易耗品入庫、領(lǐng)用的全過程，實(shí)現(xiàn)表單電子化。從入庫開始，信息錄入系統(tǒng)后便不能輕易修改。如確需要修改，就要由系統(tǒng)管理員進(jìn)行后臺操作，這可以在很大程度上保證單據(jù)的可靠性。

3.4 加強(qiáng)庫存管理控制

A 環(huán)境保護(hù)研究所低值易耗品具有特殊性，有些低值易耗品需要特殊的保存方式，例如冷藏，有些低值易耗品有腐蝕性或者放射性，同時(shí)各種低值易耗品保質(zhì)期長短不一，因此不方便統(tǒng)一保管，只能采用按部門和項(xiàng)目分別保管。這樣的保管方式要求每個(gè)項(xiàng)目設(shè)置一個(gè)專門的區(qū)域存放低值易耗品，由低值易耗品管理員保管。低值易耗品的出入庫必須經(jīng)過審批，確保盤點(diǎn)時(shí)低值易耗品如數(shù)在庫，便于核對實(shí)物信息與臺賬記錄信息，確保賬實(shí)相符。如果盤點(diǎn)時(shí)出現(xiàn)差異，要及時(shí)檢查。出庫審批流程對預(yù)算執(zhí)行也有監(jiān)督作用，每次出庫都要經(jīng)過至少3 個(gè)工作人員的申請、審批，嚴(yán)格的出庫流程對資產(chǎn)保管具有積極作用。同時(shí)，要增加報(bào)表管理。報(bào)表用于記錄低值易耗品的出入庫情況、庫存情況、低值易耗品的預(yù)算以及使用情況，便于對低值易耗品的總體情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，以免出現(xiàn)低值易耗品積壓或短缺。

3.5 加強(qiáng)低值易耗品的預(yù)算控制

低值易耗品管理系統(tǒng)能對低值易耗品出入庫情況進(jìn)行全程跟蹤，并且在系統(tǒng)中有完整、不可修改的記錄。電子系統(tǒng)的優(yōu)勢是記錄信息準(zhǔn)確并且易于統(tǒng)計(jì)。低值易耗品管理系統(tǒng)對不同的項(xiàng)目所耗費(fèi)的低值易耗品金額進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，所提供的信息為編制預(yù)算提供了準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，能在一定程度上為后續(xù)類似項(xiàng)目的預(yù)算提供參考。同時(shí)，系統(tǒng)中的預(yù)算分析表實(shí)時(shí)反映了預(yù)算的執(zhí)行進(jìn)度，便于科研人員根據(jù)預(yù)算情況安排科研活動(dòng)。

4 A 環(huán)境保護(hù)研究所低值易耗品內(nèi)部控制建設(shè)的成效

針對低值易耗品的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，采取相應(yīng)的應(yīng)對措施，取得了很好的成效。一是增加崗位。設(shè)置資產(chǎn)管理員，明確其職責(zé)，有效解決低值易耗品出入庫監(jiān)督問題。建立和完善符合A 環(huán)境保護(hù)研究所內(nèi)部控制建設(shè)的內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)，形成科學(xué)的決策機(jī)制、執(zhí)行機(jī)制和監(jiān)督機(jī)制，確保管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。二是通過完善低值易耗品的管理制度，建立行之有效的風(fēng)險(xiǎn)控制系統(tǒng)，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)管理，確保低值易耗品在實(shí)物和賬務(wù)管理中良好運(yùn)行。三是使用管理系統(tǒng)，增加關(guān)鍵崗位，消除隱患，防范和及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正各種欺詐、舞弊行為，保護(hù)財(cái)產(chǎn)安全完整。四是加強(qiáng)低值易耗品內(nèi)部控制，有效確保國家有關(guān)法律法規(guī)和單位內(nèi)部規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行。

5 結(jié)束語

科研單位作為我國科學(xué)研究的中堅(jiān)力量，承擔(dān)著科技創(chuàng)新的重要使命?？蒲薪?jīng)費(fèi)是保障科研單位正常運(yùn)行的基本要素。對A 環(huán)境保護(hù)研究所低值易耗品內(nèi)部控制建設(shè)進(jìn)行研究與探討，旨在發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制中存在的主要問題，針對這些問題優(yōu)化其內(nèi)部控制體系。從內(nèi)部控制建設(shè)入手，加強(qiáng)科研實(shí)驗(yàn)低值易耗品管理工作，做到低值易耗品的購、用、存有據(jù)可查，保證低值易耗品的領(lǐng)用和結(jié)存記錄完整及時(shí)。雖然內(nèi)部控制在科研單位低值易耗品管理中因外部規(guī)定存在局限性，但仍可以有效提升科研單位對低值易耗品的管理水平。