李 帥 趙 陽(yáng)

（1.棗莊市精神衛(wèi)生中心，山東 棗莊 277300；2.棗莊市衛(wèi)生人才服務(wù)中心，山東 棗莊 277100）

隨著現(xiàn)代社會(huì)的快速發(fā)展，辦公室管理職責(zé)越來(lái)越細(xì)化，這就使得檔案管理開(kāi)始成為辦公室工作中極其重要的一個(gè)組成部分，需要專門制定相關(guān)的管理制度來(lái)進(jìn)行檔案管理，同時(shí)還要不斷完善檔案管理過(guò)程中存在的不足，這樣才有有效保證此項(xiàng)工作的安全性和高效性。

1 做好辦公室檔案管理工作的必要性

1）有利于相關(guān)工作的開(kāi)展。眾所周知，在企事業(yè)單位內(nèi)部，雖然檔案內(nèi)容各有不同，但都記錄了單位重要的記錄性內(nèi)容，具有很高的重要性部分保密性較高的機(jī)密檔案，甚至?xí)苯訉?duì)企事業(yè)單位的業(yè)務(wù)工作開(kāi)展造成直接的影響。為此，在辦公室檔案管理工作中，工作人員必須充分意識(shí)到加強(qiáng)檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)各項(xiàng)工作開(kāi)展的重要性，才能實(shí)現(xiàn)利用檔案資料推動(dòng)單位正常運(yùn)行的目的[1]。例如，單位人事檔案資料準(zhǔn)確記錄了每一位員工的發(fā)展歷程及任職現(xiàn)狀，單位通過(guò)對(duì)人事檔案資料的合理利用，才能保證后續(xù)人事聘用等工作的科 學(xué)性。

2）做好檔案資料管理工作。辦公室有針對(duì)性的管理好單位重要檔案資料能夠大幅提升單位工作效率，主要原因就是因?yàn)檗k公室資料文件通常為指導(dǎo)性文件，對(duì)各個(gè)部門的工作思路和工作方式都有一定的指導(dǎo)性。因此可以說(shuō)辦公室檔案管理工作也能起到促進(jìn)單位整體工作更加有序的作用。此外，優(yōu)化辦公室檔案管理工作還能幫助單位各個(gè)部門進(jìn)行資料查閱。在信息化時(shí)代背景下，辦公室通過(guò)檔案管理信息化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)快速檢索和模糊性檢索信息的功能，從而為各個(gè)部門查閱資料提供更加便捷的服務(wù)。

3）提高檔案資料的安全性。要想提高辦公室檔案資料的查閱效益，就必須提高檔案管理的針對(duì)性和層次性，以便更好的滿足不同等級(jí)檔案需求人員查閱相關(guān)資料的需求。為此，還需要同時(shí)做好分級(jí)化檔案管理工作。檔案資料分級(jí)化管理工作不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案管理整體效率的提升，還能進(jìn)一步加強(qiáng)辦公室檔案管理工作的安全性和保密性，從而為單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展打好基礎(chǔ)。

2 辦公室影響檔案管理工作效率的原因

1）檔案管理體制漏洞較多。辦公室在開(kāi)展檔案管理方面，需要相關(guān)人員具備一定的檔案專業(yè)能力和意識(shí)，能夠嚴(yán)格根據(jù)單位制定的檔案管理制度和流程，完成各項(xiàng)信息檔案資料的收集和整理。然而從實(shí)際情況上來(lái)看，很多辦公室工作人員都沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)性的檔案管理培訓(xùn)，對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠充分，因此在工作中難以根據(jù)實(shí)際情況開(kāi)展好檔案資料的收集、整理和完善工作，更難以對(duì)各項(xiàng)檔案信息進(jìn)行合理的利用[2]。當(dāng)然這種情況并不完全是因?yàn)楣ぷ魅藛T的問(wèn)題所導(dǎo)致，其主要原因還是因?yàn)橐恍﹩挝蝗狈ν晟频臋n案管理機(jī)制，沒(méi)有隨著單位的發(fā)展對(duì)檔案管理工作進(jìn)行合理規(guī)劃，從而導(dǎo)致現(xiàn)階段一些辦公室在開(kāi)展檔案管理時(shí)仍然以紙質(zhì)檔案為主，沒(méi)有將其轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代電子數(shù)據(jù)進(jìn)行管理。這就使得工作人員知識(shí)對(duì)資料進(jìn)行簡(jiǎn)單的收集，并不注重檔案資料的后期編研和服務(wù)等工作，最終影響了辦公室檔案資源的開(kāi)發(fā)利用效率。

2）設(shè)施技術(shù)陳舊。檔案管理設(shè)施陳舊是影響當(dāng)前檔案管理效率的主要原因之一。目前很多單位辦公室都沒(méi)有合理引進(jìn)現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備和技術(shù)，導(dǎo)致檔案管理工作繁重，檔案價(jià)值不能被充分挖掘。在信息時(shí)代背景下，各種數(shù)字信息技術(shù)的發(fā)展大幅促進(jìn)了數(shù)據(jù)庫(kù)的完善以及線上信息服務(wù)的實(shí)現(xiàn)，但是一些單位辦公室由于設(shè)施技術(shù)陳舊，檔案管理工作往往會(huì)出現(xiàn)信息收集不全、整理不規(guī)范、服務(wù)不到位等情況，不利于提升辦公室工作效率。

3）檔案管理人員素質(zhì)有待提升。目前，很多單位在聘用辦公室工作人員以及辦公室常規(guī)培訓(xùn)中都沒(méi)有意識(shí)到檔案教育的重要性，以至于大部分檔案人員管理意識(shí)不足，因此在工作過(guò)程中往往會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題。有的單位辦公室甚至沒(méi)有設(shè)置專門的檔案管理崗位，而是安排其他崗位人員兼任，從而導(dǎo)致該項(xiàng)工作被邊緣化，難以發(fā)揮其在辦公室體系應(yīng)有的作用，甚至可能還會(huì)在一定程度對(duì)單位整體工作進(jìn)展造成影響。

3 優(yōu)化辦公室檔案管理工作效率的有效策略

1）建立健全檔案管理的工作制度。辦公室檔案管理規(guī)章制度是開(kāi)展辦公司檔案管理工作的依據(jù)，在優(yōu)化檔案管理效率的過(guò)程有著非常重要的作用。因此在建立和健全制度的過(guò)程中，必須意識(shí)到在信息時(shí)代背景下，現(xiàn)有檔案管理制度的問(wèn)題所在，并結(jié)合單位現(xiàn)狀調(diào)整相關(guān)制度，以此提高檔案管理制度的針對(duì)性、及時(shí)性以及合理性，改變傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的各種問(wèn)題[3]。除此以外，還要積極構(gòu)建檔案利用反饋機(jī)制，對(duì)干部職工檔案利用情況進(jìn)行調(diào)研，了解其在辦公室檔案利用過(guò)程中遇到的問(wèn)題的和需求，并有針對(duì)性的提出解決 策略。

2）科學(xué)使用信息技術(shù)。在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代背景下，仍然有部分企事業(yè)單位檔案管理方法陳舊，無(wú)法滿足現(xiàn)代檔案管理的相關(guān)要求。要解決這一問(wèn)題，就必須積極將現(xiàn)代信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理之中。例如，利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案收集，系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)獲取檔案資料，自動(dòng)進(jìn)行保存和識(shí)別等等，從而有效提升檔案管理的靈活性和有效性，同時(shí)還能拍出人為因素對(duì)檔案管理準(zhǔn)確性造成的影響。此外，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用還能節(jié)省檔案管理的時(shí)間。由此可見(jiàn)，在當(dāng)前企事業(yè)單位辦公室工作中，必須引用先進(jìn)的信息技術(shù)來(lái)開(kāi)展檔案 工作。

3）打造優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作隊(duì)伍。在辦公室人才選用，要注意關(guān)注和選用具有檔案管理專業(yè)背景的人才，同時(shí)還要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)工作。通過(guò)引進(jìn)優(yōu)秀人才和加強(qiáng)在崗培訓(xùn)兩種方式，不斷促進(jìn)辦公室檔案管理人員隊(duì)伍綜合素質(zhì)的提升。一方面，辦公室要繼續(xù)對(duì)現(xiàn)有的檔案工作人員隊(duì)伍進(jìn)行擴(kuò)充，改變過(guò)去由離退休人員管理或其他崗位人員兼職的現(xiàn)狀，突出在辦公室各項(xiàng)工作中檔案管理的重要性，強(qiáng)化對(duì)現(xiàn)有辦公人員的檔案管理培訓(xùn)，以信息化技術(shù)學(xué)習(xí)和檔案管理知識(shí)教育為切入點(diǎn)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)視頻、專題講座等多種等手段，使工作人員的專業(yè)素質(zhì)得到穩(wěn)步提升[4]。另一方面，則是要強(qiáng)化檔案管理工作考核，建立健全的激勵(lì)機(jī)制，按管理工作的效率以及檔案信息的完整度、更新速度作為考核標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于檔案管理工作突出的人員進(jìn)行物質(zhì)及精神獎(jiǎng)勵(lì)，而檔案管理工作滯后的人員則要進(jìn)行相應(yīng)的懲處，從而起到推動(dòng)檔案工作效率進(jìn)一步提升的作用。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，在當(dāng)前科技水平越來(lái)越發(fā)達(dá)，人們對(duì)檔案工作要求越來(lái)越高的背景下，辦公室必須不斷對(duì)檔案管理工作模式進(jìn)行改進(jìn)和完善，需要進(jìn)一步提高相關(guān)管理工作水平，提高新技術(shù)、新方法的掌握與應(yīng)用，從而保障辦公室檔案管理的工作效率持續(xù)提高。