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      淺論做好檔案管理的創(chuàng)新工作

      2020-02-25 21:47:56張淑靜
      卷宗 2020年32期
      關(guān)鍵詞:檔案管理單位信息

      張淑靜

      (鄭州地鐵集團有限公司,河南 鄭州 450000)

      1 檔案管理工作創(chuàng)新的重要意義

      檔案是單位所有信息的匯聚地,記載著單位、企業(yè)在各項生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成對國家、社會與本企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖像、聲像等各種形式的歷史記錄以及單位內(nèi)部人員的文檔信息資料。檔案記錄著每個時期的各項社會活動,具有真實性和原始性。檔案工作是企、事業(yè)單位機構(gòu)中的重要組成部分,記載著單位發(fā)展的歷程,有成就也有挫折,涵蓋著方方面面。隨著社會的進步、經(jīng)濟的發(fā)展,新形勢下對檔案管理工作提出了更高的要求,對檔案工作進行科學(xué)有序的創(chuàng)新管理是保證單位、企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的重要保證。新時期對檔案管理工作進行創(chuàng)新是社會發(fā)展和檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢,也是高科技發(fā)展的必然結(jié)果。檔案承載著社會以及個人的信息,因此,必須做好檔案管理工作創(chuàng)新,保證各種資料信息齊全有效,社會、個人發(fā)展軌跡清晰、真實可靠。

      2 檔案工作中存在的問題

      2.1 檔案管理工作的資金投入不足、管理手段落后

      由于單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度不夠,對檔案管理的所需資金、設(shè)備投入不足,致使檔案管理方法、手段落后。造成部分檔案資料管理還停留在紙質(zhì)版本上,經(jīng)常被翻閱的資料會逐漸地產(chǎn)生紙張磨損甚至損壞,一些人事資料因來回調(diào)動,已開始變黃,字跡也不太清晰。由于資金投入不足,有的檔案在防潮、防火以及防盜等方面,達不到相關(guān)的規(guī)定要求,這對檔案的保管、信息資源的有效利用是非常不利的。檔案管理設(shè)備的缺乏、落后,得不到及時的更新?lián)Q代,造成信息化進程的落后。檔案管理電子設(shè)備的配置達不到理想的要求,進而造成軟件設(shè)備與檔案管理的不配套,影響了檔案的整理工作,降低了工作效率。

      2.2 管理人員思想意識淡薄、重視程度不夠

      有的單位上層管理者沒有樹立“檔案效益”的意識,沒有認(rèn)識到檔案管理工作其獨特的價值,忽視了檔案工作在企業(yè)發(fā)展中的作用。檔案管理人員對檔案管理工作重視程度不夠、思想意識淡薄,在工作中缺乏一定的責(zé)任心和職業(yè)道德,使得檔案管理工作的失位現(xiàn)象嚴(yán)重。有的人員工作態(tài)度不嚴(yán)謹(jǐn)把電子檔案看做只是一個擺設(shè),細(xì)節(jié)性的內(nèi)容沒有收錄在冊,造成檔案不完善,信息資料不健全。檔案收集工作重文字、輕聲像,受傳統(tǒng)模式的影響,對有關(guān)資料進行收集和整理時,工作人員一般更多地對文字形式的材料進行收集,往往忽略了聲像資料的采集。造成這種現(xiàn)象的原因,既有人的因素,也有部分客觀因素,如硬件設(shè)施不到位,沒有配備相關(guān)的錄音機、攝像機等等。總之,沒有聲像資料的檔案是不完整的,是呆板的。這樣的檔案存在著極大的隱患,無法給檔案工作帶來其應(yīng)有的價值和作用,對檔案事業(yè)的長期發(fā)展也是一個很大的阻礙。

      3 檔案管理工作創(chuàng)新的原則

      檔案管理工作創(chuàng)新必須結(jié)合單位自身情況,在一定的標(biāo)準(zhǔn)與原則下進行。一是規(guī)范、靈活相統(tǒng)一原則。單位檔案管理工作應(yīng)在遵循相關(guān)規(guī)定下,嚴(yán)格按照檔案管理辦法執(zhí)行,既要保證檔案管理的嚴(yán)肅性、規(guī)范化,又要根據(jù)單位特點對檔案進行靈活管理,并保證方法的實用性。二是職責(zé)、權(quán)限原則。檔案管理制度中,要對相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)及管理人員的職責(zé)有明確的責(zé)任范圍,以便檔案管理工作出現(xiàn)問題時,能及時查找責(zé)任人,并及時做出處理。通過保證職責(zé)、權(quán)限合理、科學(xué),確保檔案管理工作的效率,促進檔案管理工作的不斷創(chuàng)新、完善。三是靜態(tài)、動態(tài)相結(jié)合原則。檔案管理要在保持其科學(xué)、嚴(yán)肅、穩(wěn)定的同時與時俱進,跟上時代發(fā)展步伐,不斷創(chuàng)新檔案管理方法,提高檔案管理水平。

      4 促進檔案管理工作創(chuàng)新的措施

      4.1 建立完善的檔案管理制度

      檔案管理工作創(chuàng)新應(yīng)從本單位自身實際特點出發(fā),建立一套適合本單位發(fā)展的檔案管理制度。必須建立完善的檔案管理制度如:檔案管理檢查制度、保密制度、借閱制度、歸檔制度等,為檔案管理工作提供可靠的有力支撐。檔案管理要制度化,并用制度約束人的行為,規(guī)范檔案管理工作。建立檔案管理考核機制、獎懲機制,對檔案管理工作進行定期的檢查,及時發(fā)現(xiàn)問題并進行解決處理。對檔案管理工作要進行定期考核,對于工作認(rèn)真有突出貢獻的員工給予物質(zhì)獎勵或進行表彰。檔案管理工作各項制度的建立必須遵循科學(xué)、合理原則,真正有效地對檔案信息資料起到保管、保護的作用,從而促進檔案管理工作水平的不斷提高。

      4.2 提高檔案管理的思想意識和重視程度

      單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作發(fā)展起著直接的作用。單位領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理工作人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念,不斷提高檔案管理創(chuàng)新意識,要充分認(rèn)識到檔案管理工作在新時期對企業(yè)發(fā)展的重要意義。領(lǐng)導(dǎo)干部要高度重視檔案工作,對檔案工作給予大力支持,保證資金投入,利用現(xiàn)代化的管理手段和科學(xué)技術(shù)完善檔案管理工作,使檔案管理工作真正成為單位長期發(fā)展的有力支撐。要保障檔案管理工作的資金投入,保證必要的檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),為檔案管理構(gòu)建良好的工作環(huán)境,建立具有防火、防潮、防光、防盜功能的檔案庫房。不斷完善、更新管理設(shè)備,為檔案管理部門配置先進的計算機設(shè)備,加強電子檔案和電子文件管理,實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。真正建立起科學(xué)化、信息化、創(chuàng)新化、現(xiàn)代化的檔案管理體系,充分發(fā)揮檔案管理的價值,更好地為企業(yè)為社會服務(wù)。

      4.3 與時俱進,創(chuàng)新建設(shè)檔案管理信息化系統(tǒng)

      完善檔案管理工作,實現(xiàn)與時俱進,創(chuàng)新建設(shè)檔案管理信息化系統(tǒng)對于符合時代要求和實現(xiàn)社會發(fā)展有著重要作用。創(chuàng)新建設(shè)檔案管理信息化系統(tǒng),就是要實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)要不斷完善硬件設(shè)計,提升硬件系統(tǒng)的兼容性。檔案主管部門能夠通過在線信息整理,通過專門的數(shù)據(jù)庫建設(shè),對信息實現(xiàn)分類整理。以此,能夠減少檔案管理人員的工作壓力。此外,在數(shù)字化檔案管理中,通過專門的數(shù)據(jù)庫建設(shè),能夠針對檔案信息的反饋實現(xiàn)自動編目和處理。而實際無論是全宗目錄還是分類目錄,都應(yīng)按照特定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范落實。只有這樣,才能夠促使企業(yè)在后期相關(guān)決策制定和服務(wù)體系改進中,實現(xiàn)信息的隨時調(diào)取和處理應(yīng)用,提升檔案存儲價值,為企業(yè)健康發(fā)展作貢獻。

      5 結(jié)語

      檔案管理是企事業(yè)管理工作的重要組成部分,要不斷完善檔案管理制度,注重檔案管理人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)。檔案管理工作要與時俱進,不斷創(chuàng)新,才能提高信息化管理水平,實現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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