張 燕

（湖北省十堰市武當(dāng)山旅游經(jīng)濟(jì)特區(qū)農(nóng)村綜合服務(wù)中心，湖北 十堰 442714）

1 事業(yè)單位檔案實(shí)體管理的內(nèi)容

檔案管理的工作基礎(chǔ)就是進(jìn)行實(shí)體的管理，而且在信息化技術(shù)廣泛的普及與利用下，如何對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行開發(fā)和反饋在檔案管理的工作是主要趨勢(shì)，而且管理的實(shí)體內(nèi)容就是將這些檔案都能夠統(tǒng)一并集中儲(chǔ)存，然后保證安全的前提下高質(zhì)量的進(jìn)行收集、管理以及鑒定。

1.1 檔案管理的搜集工作

檔案的收集工作其實(shí)在事業(yè)單位辦公室的工作當(dāng)中是基礎(chǔ)，而且在科技發(fā)達(dá)的背景下，檔案的管理和收集都出現(xiàn)了更多的方式，尤其是在多媒體中，它能夠通過圖片、音頻以及影像等多元化的形式展現(xiàn)出來，并記錄和儲(chǔ)存，這樣就能夠?yàn)闄n案的展示提供更多的途徑，但是相對(duì)的也增加了搜集的難度。因?yàn)樾枰獙⑵渌鸭⒋嫒霐?shù)據(jù)庫當(dāng)中是需要技術(shù)支持的，這樣才能保證檔案的質(zhì)量與完整性。

1.2 檔案管理的整理工作

在檔案整理的時(shí)候，需要把各種瑣碎的檔案都整合到一起，然后按照規(guī)律保存，這一過程相對(duì)復(fù)雜，而且必須要保證檔案的狀態(tài)和真實(shí)有效?，F(xiàn)如今在計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持下，很多事業(yè)單位的辦公室在進(jìn)行檔案整理的時(shí)候，都會(huì)利用WPS或者是Word這些軟件來編輯，那么這樣就能夠生成電子檔案，其中的文件可以自動(dòng)的進(jìn)行分類，來源、時(shí)間以及文件大小都會(huì)顯現(xiàn)出來，所以說在檔案整理的過程當(dāng)中，需要科學(xué)的使用計(jì)算機(jī)，把檔案工作盡量簡(jiǎn)化[1]。

1.3 檔案管理的鑒定工作

檔案的鑒定也就是對(duì)檔案信息的價(jià)值進(jìn)行衡量，然后設(shè)置它的保管期限，這將影響到它日后的儲(chǔ)存和銷毀工作，是事業(yè)單位辦公室檔案管理工作當(dāng)中十分重要的一個(gè)步驟。把大量的檔案從繁雜的狀態(tài)下轉(zhuǎn)化為簡(jiǎn)單且明了的狀態(tài)，這樣在儲(chǔ)存和查看的時(shí)候都更加便利，從而提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)功能。

1.4 檔案管理的保管工作

檔案的保管工作就是保證它的安全性，這能夠有效的演唱檔案壽命，也能為日后的查看做好鋪墊。在進(jìn)行檔案保管的時(shí)候，儲(chǔ)存的過程就要有條有序，這樣一來傳遞的時(shí)候就可以實(shí)現(xiàn)最大化效率，方便日后的提取。信息化技術(shù)的普及也給檔案管理帶來了諸多的便利，利用其中的功能與管理的工具可以把檔案當(dāng)中的數(shù)據(jù)都形成電子化，無論是保管還是存儲(chǔ)都十分的便捷。而且通過網(wǎng)絡(luò)檔案管理的人員能夠及時(shí)的將信息進(jìn)行搜集與驗(yàn)證，其它部門的人員在調(diào)取檔案的時(shí)候也能直接從網(wǎng)上獲得批準(zhǔn)然后以電子檔案的形式傳輸過去，輸入的檔案也是直接生成電子檔案并入庫，這一過程十分的快捷。

2 檔案管理創(chuàng)新服務(wù)的機(jī)制與對(duì)策

作為檔案管理的人員，他們的工作責(zé)任和人文素養(yǎng)將直接決定著檔案的質(zhì)量，所以必須要具備著操作技術(shù)和較高的綜合素養(yǎng)以及工作專業(yè)理論，這樣就能高質(zhì)量的完成檔案的一系列保管工作。然后在熟練的計(jì)算機(jī)操作技巧下可以把檔案工作順利完成，就算其中出現(xiàn)了問題也能夠及時(shí)的發(fā)現(xiàn)并處理。而且他們?cè)诜e極的工作態(tài)度之下也能有利于事業(yè)單位的穩(wěn)定運(yùn)行。在進(jìn)行高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍建設(shè)時(shí)并不是短時(shí)間內(nèi)和少數(shù)人就能夠完成的，必須要從招聘、培訓(xùn)以及日常的管理當(dāng)中實(shí)現(xiàn)，按照標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)章制度完成自己的責(zé)任，不斷的提高工作能力，這樣才能讓事業(yè)單位的檔案能夠有序的進(jìn)行下去，并且不出現(xiàn)任何差錯(cuò)。

2.1 創(chuàng)新服務(wù)領(lǐng)域和內(nèi)容

在新時(shí)期下，我國的計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)得到了廣泛的普及，這對(duì)于事業(yè)單位辦公室檔案管理來說是一種機(jī)遇。那么他們應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，積極的引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)與設(shè)備，然后優(yōu)化服務(wù)機(jī)能與服務(wù)的質(zhì)量，將事業(yè)單位的工作真正的與社會(huì)發(fā)展相融合，這樣才能提高工作效率，并保證服務(wù)的水平提升。

2.2 樹立檔案服務(wù)的創(chuàng)新意識(shí)

創(chuàng)新是沒有止境的，而且也是一個(gè)民族與國家進(jìn)步的主要?jiǎng)恿?。在?dāng)今時(shí)代下，我國各地區(qū)的事業(yè)單位已經(jīng)進(jìn)入了信息化的管理與運(yùn)用時(shí)代，而且計(jì)算機(jī)功能的開發(fā)也將檔案管理工作帶上了多元化的體制上。作為事業(yè)單位辦公室檔案工作人員，他們必須要有創(chuàng)新意識(shí)，在自身計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持下，能夠不斷的創(chuàng)新和改革檔案管理機(jī)制與技術(shù)，這對(duì)于我國事業(yè)單位的發(fā)展而言至關(guān)重要[2]。

2.3 提高檔案的服務(wù)水平

事業(yè)單位是為人民直接服務(wù)的，而這其中只有將檔案管理工作達(dá)到井然有序，才更有能力的去服務(wù)于人民，所以說事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作更有必須要以服務(wù)為宗旨，然后站在人民利益的角度上去盡自己的努力完成檔案管理工作。從而服務(wù)水平的提升角度上來講的話，必須要改變工作的作風(fēng)，有大局意識(shí)和超遠(yuǎn)的目光，對(duì)于社會(huì)市場(chǎng)發(fā)展的趨勢(shì)實(shí)時(shí)掌握，并時(shí)刻都對(duì)檔案管理事宜的信息進(jìn)行更新和搜集管理，實(shí)現(xiàn)超前服務(wù)。

2.4 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)培訓(xùn)

要想切實(shí)事業(yè)單位檔案管理水平的不斷提升，那么就要從檔案管理人員的綜合素養(yǎng)提升方面入手，因?yàn)橹挥性谌瞬诺闹С窒?，事業(yè)單位才能把每一項(xiàng)工作都做好，并且以檔案部門為中心，把人力資源、財(cái)政以及各種業(yè)務(wù)都達(dá)到有機(jī)統(tǒng)一和配置。這就需要事業(yè)單位及時(shí)的觀看我國政府的一些相關(guān)政策法規(guī)，并明確黨組織所設(shè)立的發(fā)展道路，對(duì)于檔案部門的招聘來說，不僅需要人才具備學(xué)歷和專業(yè)技能，還要具備較高的人文素養(yǎng)，這樣才能允許其入職。然后是單位上的培訓(xùn)，也要從上述的招聘方面著手，然后通過建立機(jī)制提高工作人員的工作積極性，通關(guān)建立嚴(yán)格的規(guī)章制度對(duì)他們的工作形成約束，從而使我國的事業(yè)單位能夠發(fā)揮出更優(yōu)秀的服務(wù)水平。

2.5 加強(qiáng)信息技術(shù)的建設(shè)

從目前信息技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)上來看，它在各領(lǐng)域當(dāng)中都凸顯出了極大的效率，那么事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作也要有遠(yuǎn)光，積極地把信息技術(shù)引進(jìn)，并不斷的進(jìn)行創(chuàng)新，利用好各種科技與功能，并應(yīng)聘計(jì)算機(jī)人才作為檔案管理信息化的技術(shù)負(fù)責(zé)人，他們的職責(zé)就是實(shí)行檔案網(wǎng)上安全管理并能夠及時(shí)的發(fā)現(xiàn)檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)和更新 技術(shù)[3]。

3 總結(jié)

綜上所述，每一個(gè)地區(qū)都有事業(yè)單位，他們的所包含的范圍十分廣泛，比方說教育、畜牧、農(nóng)業(yè)以及科技等等，這些都是推動(dòng)我國發(fā)展的基層部門，而且這其中事業(yè)單位的辦公室檔案管理部門在工作當(dāng)中有著極其重要的作用，他們能夠?qū)⑷肆Y源、技術(shù)、業(yè)務(wù)以及財(cái)政都涉及，并且關(guān)乎著事業(yè)單位的運(yùn)行發(fā)展和服務(wù)能力。因此，必須要重視對(duì)檔案管理部門的創(chuàng)新與改革，通過嚴(yán)格的監(jiān)管與獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制和提高工作人員綜合素養(yǎng)等方面來實(shí)現(xiàn)高效的管理與服務(wù)，從而保證我國事業(yè)單位能夠積極的為社會(huì)做出貢獻(xiàn)。