探討基層醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化

倪望平

（湖北省黃岡市團(tuán)風(fēng)縣杜皮鄉(xiāng)衛(wèi)生院，湖北 黃岡 438808）

1 現(xiàn)階段基層醫(yī)院檔案管理中存在問題分析

1.1 檔案管理職能不明確，格局混亂

目前在不少基層醫(yī)院，通常由行政辦公室負(fù)責(zé)進(jìn)行檔案管理，但在管理過程中，對(duì)醫(yī)院檔案管理缺乏明確的要求，導(dǎo)致醫(yī)院中存在多個(gè)部門同時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行管理的混亂格局，以及各部門檔案管理職能不明確，也造成檔案管理工作質(zhì)量和效率普遍較低的問題。

1.2 檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低

現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，對(duì)檔案管理人員而言，也需要保持與時(shí)俱進(jìn)的工作態(tài)度，但在不少基層醫(yī)院的檔案管理工作中，普遍存在著檔案管理人員綜合素質(zhì)較低，專業(yè)技能水平不足的問題。由于長期對(duì)檔案管理工作缺乏重視，檔案工作人員往往學(xué)歷水平要求不高，檔案管理專業(yè)知識(shí)缺乏等，已無法適應(yīng)現(xiàn)代化基層醫(yī)院檔案管理需 求[1]。另外隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，形成了大量資料信息，檔案管理的重要性不斷凸顯，同時(shí)專業(yè)化的技術(shù)人才的匱乏嚴(yán)重影響了檔案管理水平的提高，同時(shí)檔案管理中陳舊、傳統(tǒng)的管理理念和模式也無法滿足現(xiàn)代化醫(yī)院的發(fā)展需求。

1.3 醫(yī)院檔案管理范圍不明確，內(nèi)容界定不清

在基層醫(yī)院的檔案管理過程中，受基層醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)的需求，對(duì)于檔案管理的內(nèi)容也在不斷的發(fā)生變化。而檔案管理過程中不斷變化的，需要納入檔案管理中的內(nèi)容，在基層醫(yī)院的檔案管理過程中沒有明確的要求，基層醫(yī)院根據(jù)自身的理解進(jìn)行檔案管理，使得許多本應(yīng)加入檔案管理的內(nèi)容沒有納入管理。

1.4 醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè)與檔案管理規(guī)劃不同步

在基層醫(yī)院的發(fā)展過程中，對(duì)于基層醫(yī)院的醫(yī)療業(yè)務(wù)進(jìn)行了詳細(xì)的規(guī)劃，對(duì)于醫(yī)療設(shè)備、技術(shù)水平及人員結(jié)構(gòu)等做了詳細(xì)的處理，但在基層醫(yī)院的檔案管理中，由于缺乏實(shí)際的經(jīng)濟(jì)效益，使得檔案管理工作未進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)劃，這就導(dǎo)致了基層醫(yī)院的檔案管理的水平嚴(yán)重的落后，不僅影響了醫(yī)院的管理水平，而且對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展產(chǎn)生嚴(yán)重的制約。

1.5 缺乏現(xiàn)代化管理手段

隨著我國計(jì)算機(jī)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，在基層醫(yī)院檔案管理中對(duì)于現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)成果運(yùn)用較少，特別是在基層醫(yī)院檔案管理過程中，許多醫(yī)院在檔案管理過程中仍然需要采用手工的傳統(tǒng)階段，不利于基層醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

2 基層醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化實(shí)現(xiàn)的有效策略

2.1 提高管理人員專業(yè)素質(zhì)

在現(xiàn)代化的基層醫(yī)院檔案管理管理過程中，檔案管理員需要不斷的提高自身的專業(yè)素質(zhì)，改變傳統(tǒng)的管理化意識(shí)，符合新醫(yī)改的要求?；鶎俞t(yī)院在招聘檔案管理工作人員的過程中，要加強(qiáng)對(duì)基層醫(yī)院檔案管理員的專業(yè)技能進(jìn)行評(píng)價(jià)，基層醫(yī)院檔案管理員的發(fā)展要求，定期組織參與相關(guān)職業(yè)技能培訓(xùn)，不斷的提升檔案管理者的素質(zhì)[2]。

2.2 加強(qiáng)管理制度規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

在基層醫(yī)院檔案管理過程中，應(yīng)根據(jù)具體內(nèi)容對(duì)檔案管理工作崗位職責(zé)、任務(wù)進(jìn)行明確，對(duì)檔案管理制度進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)，同時(shí)使部門之間的相互監(jiān)督力度加強(qiáng)，使醫(yī)院資源合理調(diào)度目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)，使醫(yī)院經(jīng)營成本運(yùn)用效率提高。通過對(duì)相關(guān)檔案管理制度的建立，在遵循相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，使基層醫(yī)院檔案管理科學(xué)性、有效性提高。另外結(jié)合檔案管理工作人員的工作職責(zé)，對(duì)相關(guān)考核制度進(jìn)行健全和完善，從而有效規(guī)范管理人員的工作行為，為醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化提供有效保障。

2.3 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

在基層醫(yī)院檔案管理中，通過加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，使檔案資源能夠?qū)崿F(xiàn)共享，同時(shí)能夠?qū)Ω黝愋畔⑦M(jìn)行全面收集與科學(xué)分析，使檔案管理制度監(jiān)督力度加強(qiáng)，醫(yī)院檔案管理中存在的問題得到有效解決。另外通過信息化建設(shè)，使基層醫(yī)院檔案管理能夠與外審體系有效結(jié)合，對(duì)有價(jià)值信息加以充分利用，使醫(yī)院檔案能夠更好地發(fā)揮其價(jià)值和作用[3]。

2.4 檔案管理理念和方法創(chuàng)新和改革

針對(duì)基層醫(yī)院檔案管理工作，首先醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)對(duì)檔案管理重要性提高認(rèn)識(shí)，使自身管理意識(shí)和理念積極轉(zhuǎn)變，通過對(duì)檔案管理工作加強(qiáng)重視，促進(jìn)基層醫(yī)院檔案管理工作的不斷創(chuàng)新和改革，同時(shí)對(duì)檔案管理過程中，現(xiàn)代化管理技術(shù)及信息化技術(shù)的應(yīng)用加強(qiáng)重視，使基層醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。

在基層檔案管理工作中，通過先進(jìn)檔案管理技術(shù)的運(yùn)用，能夠使工作質(zhì)量和效率有效提升的同時(shí)，還能使醫(yī)院檔案的標(biāo)準(zhǔn)性、完整性得以保證。醫(yī)院檔案管理中通過電子檔案管理有效替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔方式，使檔案管理空間有效節(jié)約，進(jìn)一步提高檔案分類、歸檔工作效率。另外針對(duì)某些特殊檔案，檔案管理人員不僅需要通過電子檔案進(jìn)行保存，同時(shí)還應(yīng)采用紙質(zhì)檔案進(jìn)行保管，有利于檔案規(guī)范化管理的實(shí)現(xiàn)[4]。

在基層醫(yī)院檔案管理工作中，為了提高檔案管理技術(shù)的運(yùn)用成效，應(yīng)加強(qiáng)相關(guān)管理軟硬件設(shè)施的配置，如打印設(shè)備、掃描儀等，有利于檔案信息的錄入及開發(fā)利用工作的有效開展。同時(shí)在檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，針對(duì)電子檔案極容易出現(xiàn)被篡改、泄漏或破杯等問題，檔案管理部門還應(yīng)加強(qiáng)相應(yīng)的安全措施，如安裝防火墻以及防病毒軟件、應(yīng)用認(rèn)證與授權(quán)技術(shù)等，使醫(yī)院檔案規(guī)范化管理得以實(shí)現(xiàn)，并對(duì)檔案管理的安全性予以保障，對(duì)醫(yī)護(hù)人員及患者隱私有效保護(hù)，對(duì)基層醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展起到積極促進(jìn)作用。

3 結(jié)束語

在基層醫(yī)院檔案管理工作中，首先需要對(duì)其重要性提高認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案管理工作的有序開展予以保障，同時(shí)基層醫(yī)院應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況，積極改變管理理念，對(duì)先進(jìn)管理技術(shù)和科學(xué)管理手段加強(qiáng)引入，對(duì)管理方法進(jìn)行不斷改革和創(chuàng)新，使基層醫(yī)院檔案管理質(zhì)量和效率有效提高，從而使檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化得以實(shí)現(xiàn)。