淺析檔案的科學化規(guī)范化管理

張 強

（山東濰坊昌邑市疾病預防控制中心，山東 濰坊 261000）

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案的科學管理越來越受到重視。記錄的資料是社會發(fā)展引發(fā)的真實記錄，也是社會必不可少的信息資料。因此，檔案管理非常重要，在檔案管理的情況下，可以通過提高管理水平，提高檔案管理的服務意識，有效解決檔案管理面臨的弊端，使檔案管理更加科學。

1 常見檔案管理問題

1.1 員工的整體素質(zhì)不高

就檔案管理而言，大多數(shù)人在上班之前都沒有接受過任何專業(yè)的管理培訓，他們通常是新手，缺乏專業(yè)知識，缺乏某些工作技能和正確的工作態(tài)度。而且，老年人的管理思想和方法過于傳統(tǒng)，與現(xiàn)代工業(yè)的科學發(fā)展相距甚遠，科學的管理方法不能順暢地進行，從而阻礙了基本的管理效率。也有一些人對科學管理沒有全面的了解，或者不知道創(chuàng)新在他們的工作中的重要性。仍然在檔案管理任務中以傳統(tǒng)的管理模式工作，因此任務中出現(xiàn)了許多小問題。不能滿足當前的社會發(fā)展需要。

1.2 管理體系不完善

許多領(lǐng)域的檔案管理系統(tǒng)已基本成為裝飾性的工作，并且在工作中普遍使用“個人風格”。管理員基本上使用該系統(tǒng)不會冒犯任何人，除非被迫這樣做，這種現(xiàn)象在工作中得到體現(xiàn)。如果無法在檔案管理操作中完全實現(xiàn)系統(tǒng)管理，則無法很好地保護檔案管理操作。

1.3 缺乏檔案管理知識

在檔案管理任務中，第一，員工對檔案管理任務嚴重缺乏興趣；第二，沒有在檔案管理上投入太多資金來配置和管理硬件和軟件。結(jié)果檔案管理一直是邊緣化的政策，員工只做工作，根本不擔心工作質(zhì)量，根本不了解工作的含義。當涉及檔案管理問題時，檔案管理工作流以膚淺的形式保留下來，因為相關(guān)人員沒有仔細處理甚至無法解決它。傳統(tǒng)的檔案管理仍然基于紙質(zhì)檔案，不僅浪費大量資源，而且成為一個非常嚴重的保存問題。

2 科學管理新時代檔案的措施

2.1 檔案管理信息創(chuàng)新

過去，檔案管理是手動管理。當前，信息技術(shù)非常先進，并且各種先進技術(shù)和設備不斷出現(xiàn)，檔案的數(shù)量和類型急劇增加。似乎過去的檔案管理實踐已得到擴展。因此，檔案管理的工作方法和模型必須與時俱進，必須建立能夠滿足并滿足我國社會進步要求的工作方法。另外，檔案管理人員在日常工作中必須轉(zhuǎn)變思想意識，認真積極地改善檔案管理思想和觀念。通過充分利用先進的計算機網(wǎng)絡技術(shù)，有效地提高了檔案管理的科學水平，形成了適應信息社會發(fā)展環(huán)境中新環(huán)境的檔案管理模型。

2.2 檔案管理系統(tǒng)的完善

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，我國根據(jù)檔案管理的實際需要制定了一系列檔案管理的規(guī)章制度。但是，隨著社會時代的發(fā)展，過去建立的規(guī)章制度已不能滿足當前檔案管理的實際需求，無法規(guī)范檔案管理操作，無法使系統(tǒng)充分運行。面對這種情況，我們需要考慮到社會和經(jīng)濟發(fā)展來完善檔案管理系統(tǒng)。有關(guān)部門要分析實際情況，及時更新檔案管理系統(tǒng)，完善有關(guān)規(guī)定，企事業(yè)單位要嚴格按照有關(guān)制度開展檔案管理工作，充分發(fā)揮系統(tǒng)作用。

2.3 科學的檔案管理方法

第一，科學管理模式。努力有效地改變現(xiàn)有的管理觀念，組建專門的檔案管理部門，部署專門的檔案管理人員，組建專門的檔案管理團隊，充分利用資源優(yōu)勢，并擴展服務業(yè)務和紀律。從被動變?yōu)橹鲃?，并提供綜合素質(zhì)。高效的服務同時，重視檔案管理的各個方面，運用最新技術(shù)來增加檔案資源的開發(fā)和利用，有效提高檔案管理的效率和水平，使單位的檔案管理系統(tǒng)更加科學完整。第二，進一步提高檔案管理的信息水平。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和網(wǎng)絡的普及，數(shù)字信息的網(wǎng)絡應用已遍及人們的工作和生活的方方面面。充分利用信息技術(shù)不僅可以提高業(yè)務效率，而且可以提高檔案管理的完整性和安全性。第三，要有效提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。在新時代，檔案管理員不僅可以掌握檔案科學的基本理論和檔案管理知識，而且可以利用各種現(xiàn)代信息工具，尤其是網(wǎng)絡傳輸工具，為更快更好地管理和發(fā)展檔案資源打下堅實的基礎。

2.4 加強責任

由于缺乏對公共機構(gòu)中檔案管理的興趣，大多數(shù)員工沒有專業(yè)的檔案管理技能。檔案的收集、分類和組織不夠熟練或不可能。而且，大多數(shù)檔案管理器并不專門用于管理檔案，也沒有太多精力投入檔案管理。因此，已歸檔的材料會及時補充，容易導致歸檔不完整。因此，為了嚴格組織收集的資料，選擇負責任的記錄員，并且在組織和存儲資料時必須認真負責，以確保檔案的真實性。同時，為了保證檔案的真實性和科學性，有必要不斷完善自身的工作方法，提高工作效率和準確性。

2.5 確定檔案管理的主要目標

執(zhí)行檔案管理任務時，要弄清任務目標，以充分證明科學管理水平。在檔案管理的實際過程中，大多數(shù)任務的目標是不明確的。工作時，不注意工作要求。在執(zhí)行各種任務時，它是容易出錯誤，并且不能明確定義當前的情況，檔案管理部門管理工作的重要性和價值。為了在這種情況下升級和優(yōu)化檔案管理的工作能力，明確定義業(yè)務目標以明確業(yè)務改進的方向，引導檔案管理工作朝正確的方向迅速進行，并確保檔案真正利用其職能，提高檔案管理綜合工作質(zhì)量的作用和 價值。

3 結(jié)束語

綜上所述，隨著社會的現(xiàn)代化，人們對檔案管理工作的興趣與日俱增，檔案管理水平也越來越受到關(guān)注。提高檔案管理的科學水平是現(xiàn)代社會發(fā)展的重要趨勢。改變傳統(tǒng)檔案管理思想的唯一方法是改變傳統(tǒng)檔案管理做法，加強勞動力培訓強度，并培養(yǎng)具有綜合素質(zhì)的工作。現(xiàn)代化以及信息開發(fā)技術(shù)的有效結(jié)合，可以使我國檔案管理工作更加科學，規(guī)范地發(fā)展。