強化高校學(xué)生檔案管理的思考

李 娟

（周口職業(yè)技術(shù)學(xué)院，河南 周口 466002）

學(xué)生檔案記載了學(xué)生的個人信息，能夠反映用學(xué)生的學(xué)習(xí)成績、愛好特長、綜合素質(zhì)、品德素養(yǎng)等，學(xué)生檔案管理工作是高校工作中的一部分，工作質(zhì)量與學(xué)生的切身利益有著直接的聯(lián)系，因此在高等教育不斷改革發(fā)展的同時，高校也要重視學(xué)生檔案管理工作。

1 高校學(xué)生檔案管理工作中存在的問題

1.1 缺乏完善的管理制度

在研究過程中發(fā)現(xiàn)，許多高校缺乏完善的學(xué)生檔案管理制度，學(xué)生的檔案由所屬的院系負責(zé)管理，直至學(xué)生臨近畢業(yè)之時，學(xué)生檔案管理人員才會收集學(xué)生相關(guān)信息并完成學(xué)生檔案的編寫工作，由畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心將學(xué)生的檔案寄給學(xué)生的工作單位或人才市場。在畢業(yè)學(xué)年收集學(xué)生學(xué)習(xí)期間的所有信息意味著檔案的內(nèi)容不詳盡，檔案所存留的信息也僅僅是對學(xué)生千篇一律的評價與相差無幾的學(xué)生成績。對于就業(yè)單位來說，難以從學(xué)生檔案了解學(xué)生的創(chuàng)新意識與能力、綜合素質(zhì)、社交能力等客觀信息，影響了學(xué)生的就業(yè)情況。對于學(xué)生來說，缺乏日常管理可能會影響學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)積極性。此外，由于學(xué)生檔案缺乏規(guī)范性管理，在檔案填寫的過程中也可能會出現(xiàn)檔案造假的情況，影響了高校學(xué)生檔案管理工作的價值。

1.2 檔案內(nèi)容不全面

學(xué)生檔案指的是學(xué)校對學(xué)生在校期間的表現(xiàn)進行記錄的檔案，其中包含了學(xué)生的基本信息、學(xué)習(xí)表現(xiàn)、個人經(jīng)歷、德才能績等，需要對學(xué)生的各方面素質(zhì)進行記錄。但是在研究過程中發(fā)現(xiàn)，目前許多高校的學(xué)生檔案內(nèi)容不全面，多是由學(xué)生資料、學(xué)習(xí)成績、政治表現(xiàn)組成，新時代用人單位對學(xué)生能力的需求在檔案之中卻無從表現(xiàn)。高校一直沿襲傳統(tǒng)的學(xué)生檔案模式，使得高校的學(xué)生檔案管理工作無法跟隨時代的潮流，制約了學(xué)生的就業(yè)情況，因此對學(xué)生檔案內(nèi)容進行創(chuàng)新式改革刻不容緩。

1.3 管理人員素質(zhì)有待提升

在研究過程中發(fā)現(xiàn)，許多高校都是由輔導(dǎo)員或?qū)W生會成員負責(zé)學(xué)生檔案管理工作，由于這些人員缺乏專業(yè)的檔案管理能力，學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量也就無法得到保障。在眾多工作面前，他們也無法意識到學(xué)生檔案工管理工作的重要性，因此在開展學(xué)生檔案管理工作時可能敷衍了事。在研究過程中還了解到，有些高校設(shè)立有學(xué)生檔案管理崗位，但由于高校并不重視學(xué)生檔案管理工作的重要性，大部分學(xué)生檔案管理人員不具備相應(yīng)的專業(yè)能力，也不擅長在學(xué)生檔案管理工作中使用現(xiàn)代化技術(shù)，導(dǎo)致學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量難以得到提升。

2 強化高校學(xué)生檔案管理的優(yōu)化策略

2.1 完善學(xué)生檔案管理體制

缺乏完善的學(xué)生檔案管理制度嚴重制約了高校學(xué)生檔案管理工作的開展，影響了學(xué)生的就業(yè)情況，對此，高校應(yīng)該完善學(xué)生檔案管理體制，加大規(guī)章制度實施力度，同時結(jié)合監(jiān)督管理體系，保障學(xué)生檔案管理制度的實施與發(fā)展。首先，要提升高校對學(xué)生檔案管理工作的重視程度，我國教育部門可以發(fā)布相關(guān)政策，強調(diào)學(xué)生檔案管理工作的重要性，同時要求高校完善學(xué)生檔案管理工作的規(guī)章制度，設(shè)立專門的學(xué)生檔案管理工作崗位，由高素質(zhì)的專業(yè)人才負責(zé)學(xué)生檔案管理工作，或?qū)ΜF(xiàn)有的管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)。其次，對于高校來說，要定期收集學(xué)生的信息并及時更新學(xué)生檔案，加大學(xué)生檔案管理力度，防止出現(xiàn)造假等情況。高校要向優(yōu)秀的學(xué)校學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)其他學(xué)校在學(xué)生檔案管理工作的先進經(jīng)驗，然后對本校的基本情況進行調(diào)查，分析本校學(xué)生檔案管理工作中存在的問題，結(jié)合實際情況制定科學(xué)完善、切合實際的學(xué)生檔案管理規(guī)章制度。最后，高校還要培養(yǎng)學(xué)生對學(xué)生檔案的重視程度。妥善保管并合理利用學(xué)生檔案能夠培養(yǎng)學(xué)生的責(zé)任感與自律性，提升學(xué)生的綜合素質(zhì)，使學(xué)生在校期間能夠認真學(xué)習(xí)，健康成長。

以制定完善的學(xué)生檔案管理制度為例，學(xué)生檔案管理制度可以分為以下六個方面。第一，闡述學(xué)生檔案的意義與內(nèi)容。學(xué)校應(yīng)該根據(jù)政府的相關(guān)文件確定這一部分的內(nèi)容，通過闡述學(xué)生檔案的意義來增強學(xué)生檔案管理人員的責(zé)任感。在闡述學(xué)生檔案的內(nèi)容時，要根據(jù)新時代的需求確定學(xué)生檔案應(yīng)該包含的內(nèi)容。第二，登記、轉(zhuǎn)檔管理制度。在新生轉(zhuǎn)入或畢業(yè)生轉(zhuǎn)出時，高校的學(xué)生檔案管理人員要對檔案的內(nèi)容進行核實，查看檔案的材料是否齊全。第三，檔案登記制度。學(xué)?？梢园才殴芾砣藛T每年或者每學(xué)期收集一次學(xué)生的信息，并將相關(guān)的信息整理歸檔。在這一部分要詳細說明信息收集的流程、信息歸檔的標(biāo)準和時間。第四，學(xué)生檔案借閱制度。學(xué)生檔案應(yīng)該按照班級、專業(yè)、年級分類存放，在學(xué)生借閱學(xué)生檔案時，管理人員應(yīng)該詳細記錄學(xué)生檔案的內(nèi)容，認真登記學(xué)生手續(xù)，避免學(xué)生檔案出現(xiàn)造假、丟失的情況。第五，學(xué)生檔案管理工作人員監(jiān)督考核制度。學(xué)?？梢悦磕觌S機2～3次安排工作人員從每個學(xué)院中抽查10份學(xué)生檔案，了解學(xué)生檔案是否存在更新不及時、造假等情況，一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)情況則對檔案管理人員進行懲處。學(xué)生在發(fā)現(xiàn)學(xué)生檔案管理人員出現(xiàn)工作上的問題時，如協(xié)助造假、信息歸檔錯誤等，也可以向?qū)W校舉報，一旦發(fā)現(xiàn)情況屬實，則應(yīng)該按照相應(yīng)的規(guī)章制度進行懲處，同時對舉報學(xué)生進行相應(yīng)的獎勵。第六，學(xué)生信息監(jiān)督管理制度。在收集學(xué)生的信息之后，檔案管理人員也要對學(xué)生的信息進行核實，如果發(fā)現(xiàn)有學(xué)生造假，則將相關(guān)情況反映給輔導(dǎo)員，按照規(guī)章制度對學(xué)生進行相應(yīng)的懲處。

2.2 增大檔案內(nèi)容覆蓋面

目前的學(xué)生檔案內(nèi)容較為傳統(tǒng)，并不能全面展現(xiàn)學(xué)生的各方面素質(zhì)，在學(xué)生的就業(yè)過程中難以提供有力的依據(jù)，為了能夠提升學(xué)生的就業(yè)率與質(zhì)量，高校應(yīng)該重視學(xué)生檔案管理工作，同時增大學(xué)生檔案的內(nèi)容覆蓋面。學(xué)校也應(yīng)該重視學(xué)生檔案中的誠信記錄，誠信是一個人在當(dāng)今社會立足的根本，對社會工作單位來說，誠信也是對員工的基本需求。最后，高校還可以建立學(xué)生工作反饋檔案，對畢業(yè)生的就業(yè)情況進行跟蹤記錄，以客觀的角度了解高校教育的培養(yǎng)效果，同時根據(jù)就業(yè)情況來反向優(yōu)化高校的教學(xué)方法。

以對高校學(xué)生檔案的內(nèi)容進行規(guī)劃為例，可以將高校學(xué)生檔案劃分為以下四個方面的內(nèi)容。第一，學(xué)生的基本情況。學(xué)生的基本情況包括學(xué)生的學(xué)籍、身體狀況、疾病史、政治面貌、聯(lián)系方式、家庭成員、經(jīng)濟情況等，在入學(xué)之前，學(xué)生檔案管理人員應(yīng)該對學(xué)生的基本情況進行核實，每次匯總整理學(xué)生的基本信息時，如果出現(xiàn)變動也要及時更改。第二，學(xué)生的學(xué)習(xí)成績。學(xué)習(xí)成績包括入學(xué)成績、學(xué)期考試成績、畢業(yè)成績、學(xué)位證書等。高校也可以增加學(xué)生心理測試成績與誠信評定作為學(xué)生成績的一部分。在給出對學(xué)生的誠信評定成績時，校方也可以將學(xué)生的信用情況匯集歸入檔案。第三，學(xué)生在校期間獲得的證書及獎勵。證書包含獲獎證書及資格證書，對于畢業(yè)生來說比較重要的證書有英語四、六級證書、計算機等級證書、雅思等，獎勵包括學(xué)分獎勵、經(jīng)濟獎勵、物質(zhì)獎勵等，常見的有國家勵志獎學(xué)金、三好學(xué)生表彰等。第四，學(xué)生的專業(yè)能力與綜合素養(yǎng)。這一部分可以分為教師評價、學(xué)生自評、同學(xué)互評三部分，在評價的過程中，評價人應(yīng)該遵守相關(guān)規(guī)章制度，認真給出最準確的評價。

2.3 提升學(xué)生檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

為了提升學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量，高校也要重視選用更專業(yè)的高素質(zhì)人才，負責(zé)學(xué)生黨員管理工作，或?qū)ΜF(xiàn)有的學(xué)生檔案管理工作人員進行培訓(xùn)，提升學(xué)生檔案管理對我的綜合素質(zhì)。對此每個院系可以設(shè)立學(xué)生檔案工作室與學(xué)生檔案管理，工作崗位安排專業(yè)人員負責(zé)學(xué)生檔案管理工作。

以提升學(xué)生檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)為例，首先，每個院系可以從學(xué)生會內(nèi)選取3～4個擅長管理工作、有著較強保密意識的學(xué)生，輔助學(xué)生檔案管理工作人員進行學(xué)生檔案管理工作，當(dāng)學(xué)校內(nèi)的學(xué)生檔案管理工作出現(xiàn)職位空缺時，可以從應(yīng)屆生中選取有經(jīng)驗的學(xué)生發(fā)出職位邀請。學(xué)生在校期間參與檔案管理工作能夠培養(yǎng)學(xué)生的檔案管理能力，提升學(xué)生的責(zé)任感，同時學(xué)生對本校的教育工作也較為熟悉，因此選用本校學(xué)生進入學(xué)生檔案管理崗位能夠提升高校的學(xué)生檔案管理工作質(zhì)量。其次，高校也可以每學(xué)期安排相關(guān)專業(yè)的教授或講師，對現(xiàn)有的學(xué)生檔案管理人員進行為期三天的專業(yè)技能培訓(xùn)，傳遞國家的最新政策，提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。

3 總結(jié)

目前我國高校并不重視學(xué)生檔案管理工作，傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理工作模式無法滿足新時代的需求，影響了學(xué)生的就業(yè)情況，本文分析了高校學(xué)生檔案管理工作中存在的問題，并給出一些優(yōu)化策略，希望能夠以此提升高校學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量，推動我國高校教育的發(fā)展。