新時(shí)期如何創(chuàng)新城建檔案管理工作的思考

孫建萍

（昭通市城建檔案館，云南 昭通 657000）

每一座城市都有其獨(dú)特的發(fā)展歷程和記憶，并在在不同的歷史背景下，城市發(fā)展呈現(xiàn)出不同的發(fā)展趨向。通過城建檔案可以把城市發(fā)展中的歷程、文化、歷史背景、人文等進(jìn)行全面客觀的記錄和再現(xiàn)，為城市的長遠(yuǎn)發(fā)展和延續(xù)提供源源不斷的動力和參考，實(shí)現(xiàn)城市內(nèi)在文化的傳承，深度挖掘其內(nèi)在價(jià)值。在新時(shí)期，為了更加符合社會發(fā)展需求，管理人員要積極思變，勇于創(chuàng)新，對管理理念和方式進(jìn)行優(yōu)化和改善，進(jìn)一步確保城建檔案管理工作的系統(tǒng)化和真實(shí)性。

1 意義分析

城建檔案是對一個(gè)城市發(fā)展歷程的持續(xù)性的記錄，能夠?qū)Τ鞘械陌l(fā)展進(jìn)程進(jìn)行全面的系統(tǒng)性的再現(xiàn)。在這個(gè)過程中，能夠充分體現(xiàn)城市發(fā)展的獨(dú)特風(fēng)格、文化特色等內(nèi)容，形成城市獨(dú)有的發(fā)展內(nèi)涵。此外，城建檔案還是一項(xiàng)重要的歷史參考資料。由于城建檔案對城市具體基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等都進(jìn)行了詳細(xì)的記錄，能夠在城市管理過程中出現(xiàn)問題時(shí)提供詳盡的參考資料，以便能夠采取針對性的措施積極應(yīng)對。如在城市發(fā)生地震、洪澇、火災(zāi)等災(zāi)害時(shí)，可以結(jié)合城建檔案中建筑物的建設(shè)結(jié)構(gòu)資料開展具有較高可行性的營救方案和行動，保障國家和人們的生命財(cái)產(chǎn)安全不受到損害等[1]。由此可見，城建檔案源于城市建設(shè)，也最終會為城市建設(shè)所用，能夠?yàn)槌鞘幸?guī)劃和建設(shè)提供全面系統(tǒng)的服務(wù)。在新時(shí)期，城市發(fā)展歷程發(fā)生重大變革，對城建檔案的應(yīng)用方式也出現(xiàn)了很大的不同，對其相關(guān)的工作也提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求，因此加強(qiáng)對城建檔案管理工作的創(chuàng)新和優(yōu)化勢在必行。

但是在當(dāng)前的城建檔案管理工作中，很多領(lǐng)導(dǎo)和工作人員都沒有認(rèn)識到城建檔案管理工作的重要性，缺乏充分的工作積極性和責(zé)任感，導(dǎo)致工作效率極低，致使城建檔案的真正效用和價(jià)值不能得到最大限度的發(fā)揮。因此，在新時(shí)期，需要加強(qiáng)城建檔案管理工作的創(chuàng)新，以適應(yīng)多元化的城市發(fā)展趨向，符合時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)，促進(jìn)該項(xiàng)工作的長遠(yuǎn)持續(xù)性發(fā)展。

2 創(chuàng)新策略

1）創(chuàng)新管理觀念。在新時(shí)期城市發(fā)展形態(tài)發(fā)生重大變化，對城建檔案管理提出了新的要求。因此相關(guān)人員要逐漸轉(zhuǎn)變觀念，實(shí)現(xiàn)管理理念的創(chuàng)新。為了實(shí)現(xiàn)管理的有序開展，要組建專門的機(jī)構(gòu)進(jìn)行負(fù)責(zé)，對具體的管理職責(zé)進(jìn)行明確的劃分，并把管理責(zé)任落實(shí)到個(gè)人；綜合應(yīng)用先進(jìn)的現(xiàn)代化管理經(jīng)驗(yàn)，也可以結(jié)合實(shí)際情況，引用國內(nèi)外的管理經(jīng)驗(yàn)，提升管理效率，節(jié)約管理成本，促進(jìn)整體水平的提升；強(qiáng)化對管理工作的監(jiān)督和約束，確保管理工作有序開展。此外，要注重制定嚴(yán)密的管理制度，并在日常管理工作中進(jìn)行滲透，實(shí)現(xiàn)管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。在對城建檔案資料進(jìn)行收集的過程中，要注重資料的全面性和真實(shí)性，并且要具有一定的深度和廣度，能夠收集一些研究性的資料，這樣才能為后期的管理、應(yīng)用、查詢等提供便 利[2]。在對檔案進(jìn)行歸檔和立卷時(shí)，要注重系統(tǒng)性，確保信息資料足夠詳細(xì)，并對不同類型的資料進(jìn)行分類歸檔。

2）創(chuàng)新服務(wù)形式。城建檔案管理工作的本質(zhì)職能就是要為城市發(fā)展和建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作和城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展相互融合，從而實(shí)現(xiàn)城建檔案管理工作的創(chuàng)新和優(yōu)化，管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展。因此，管理人員要注重樹立主動服務(wù)的觀念，從而實(shí)現(xiàn)城建檔案管理工作的達(dá)到新的層次。在新時(shí)期，要注重加強(qiáng)對館藏的重視，實(shí)現(xiàn)對管理模式的創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)服務(wù)化、信息化以及開放化的管理體制，積極推行科學(xué)化的新型的管理體制，深度開發(fā)和挖掘檔案資料的內(nèi)在應(yīng)用價(jià)值，從而為城市發(fā)展和建設(shè)提供更加多元化的服務(wù)[3]。要加強(qiáng)管理人員以及相關(guān)人員的重視程度，督促全員參與。實(shí)時(shí)掌握社會動態(tài)，并以此為依據(jù)對檔案管理模式進(jìn)行改進(jìn)和完善，實(shí)現(xiàn)檔案管理和社會發(fā)展的統(tǒng)一性；城建檔案館（室）要積極加強(qiáng)相關(guān)機(jī)構(gòu)之間的聯(lián)動合作，實(shí)現(xiàn)資源廣泛共享。

3）促進(jìn)規(guī)范管理。規(guī)范化管理是提升城建檔案管理工作效率和質(zhì)量的重要保障。首先，要注重對收集的檔案資料的真實(shí)性和全面性進(jìn)行認(rèn)真核查，確保其內(nèi)容以及格式等符合標(biāo)準(zhǔn)；其次，要注重在對城建檔案進(jìn)行著錄時(shí)要注重針對性，結(jié)合不同檔案資料的差異性和特點(diǎn)采取不同的著錄標(biāo)準(zhǔn)；再次，確保案卷真實(shí)性，對具有關(guān)聯(lián)的文件采取編碼組合的方式，形成標(biāo)準(zhǔn)化和合理化管理；然后，要注重對檔案進(jìn)行分類管理和存儲[4]。

4）提升人員素質(zhì)。管理人員是城建檔案管理工作的直接參與者，其綜合素質(zhì)對整體的管理工作效率和質(zhì)量具有直接的影響。因此，要注重加強(qiáng)對管理工作人員素質(zhì)的培養(yǎng)和提升。在新時(shí)期，要注重提升工作人員信息素養(yǎng)，能夠熟練掌握網(wǎng)絡(luò)信息工作的應(yīng)用方法；管理人員可以利用網(wǎng)絡(luò)、書籍等途徑整理相關(guān)的學(xué)習(xí)資料進(jìn)行自我提升；要注重保持和其他部門良好合作關(guān)系，從而在搜集和整理檔案信息時(shí)能夠獲得更多的支持和輔助，提升管理效率，促進(jìn)檔案信息的完整性和真實(shí)性；要注重加強(qiáng)對管理人員綜合素質(zhì)的定期培訓(xùn)，包括專業(yè)技能、職業(yè)素養(yǎng)、文化修養(yǎng)、信息素養(yǎng)等，提升綜合能力水平和工作責(zé)任感[5]。此外，還要注重結(jié)合人員不同特點(diǎn)以及具體崗位的不同職能需求，采取針對性和分層培訓(xùn)模式，從而進(jìn)一步提升培訓(xùn)效率。要對培訓(xùn)結(jié)構(gòu)進(jìn)行綜合性的業(yè)務(wù)考核，對相關(guān)知識掌握程度以及實(shí)踐技能水平進(jìn)行全面考察。通過這種方式形成完善的人員培訓(xùn)體系，能夠?yàn)槌墙n案管理工作打造一支高水平的專業(yè)隊(duì)伍。

5）創(chuàng)新管理技術(shù)。隨著科學(xué)技術(shù)水平的迅速提升，實(shí)現(xiàn)城建檔案管理和科學(xué)技術(shù)的充分融合是大勢所趨。管理人員要積極引進(jìn)線現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和先進(jìn)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、信息化和自動化。利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段可以把紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行永久存儲，建立全面的電子文檔，形成系統(tǒng)化的信息庫。其次，要注重引進(jìn)最新的網(wǎng)絡(luò)管理應(yīng)用系統(tǒng)，并配置充足的硬件設(shè)備[6]。提升管理人員的信息化素養(yǎng)，能夠熟練利用信息化手段進(jìn)行檔案管理。制定科學(xué)完善的信息化管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，對信息搜集、整理、存儲、查詢等環(huán)節(jié)有效安排。

3 結(jié)語

綜上所述，在新時(shí)期加強(qiáng)對城建檔案管理工作的創(chuàng)新和優(yōu)化具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，不僅可以對城市發(fā)展歷程進(jìn)行真實(shí)客觀全面的記錄，而且能夠?yàn)槌鞘形磥戆l(fā)展和規(guī)劃提供參考依據(jù)。因此相關(guān)管理部門要注重創(chuàng)新檔案管理理念、服務(wù)形式、管理技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)高效化 管理。