新時(shí)期鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化建設(shè)的路徑

劉雨兵

（杜爾伯特蒙古族自治縣一心鄉(xiāng)綜合文化站，黑龍江 大慶 166200）

在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，工作人員要加強(qiáng)信息化技術(shù)的運(yùn)用能力，通過(guò)不斷優(yōu)化與完善信息化檔案管理，加強(qiáng)了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理以及利用效率。基于此，在開(kāi)展檔案管理工作研究過(guò)程，要提高對(duì)于檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，通過(guò)分析鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化建設(shè)的必要性，提高了檔案信息化建設(shè)水平，下面具體分析。

1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化建設(shè)的必要性

結(jié)合我國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的實(shí)際情況來(lái)看，伴隨時(shí)間的積累，所設(shè)計(jì)的資源、信息內(nèi)容數(shù)量勢(shì)必會(huì)越來(lái)越多，造成的壓力也不斷提升。通過(guò)實(shí)現(xiàn)信息化的建設(shè)，能夠切實(shí)降低相應(yīng)的檔案整理壓力。結(jié)合過(guò)往的經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，信息化的轉(zhuǎn)型建設(shè)所涉及內(nèi)容較多，主要包括如下：首先，要將現(xiàn)有的紙質(zhì)化的檔案資源能容，朝向數(shù)字化的方向進(jìn)行轉(zhuǎn)變，完成相應(yīng)數(shù)據(jù)的錄入以及存儲(chǔ)工作。其次，要建設(shè)開(kāi)發(fā)一個(gè)專門(mén)信息化檔案的平臺(tái)，能夠第一時(shí)間完成相應(yīng)的新數(shù)據(jù)、新信息的轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)工作，在需求使用的時(shí)候能夠及時(shí)跳轉(zhuǎn)和搜尋，最大程度上提升檔案管理工作的效率，節(jié)省時(shí)間成本。最后，要形成一個(gè)專門(mén)的信息服務(wù)機(jī)制，開(kāi)設(shè)專門(mén)的服務(wù)平臺(tái)，相應(yīng)的職能人員只需要搜索關(guān)鍵字詞，即可跳轉(zhuǎn)到相應(yīng)的數(shù)字化檔案，提升效率。對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作而言，加快信息化建設(shè)和轉(zhuǎn)型的工作具備多元化的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案的統(tǒng)一劃分、管理，并且在專業(yè)的分類整理匯總下，只需要將關(guān)鍵的時(shí)間信息或節(jié)點(diǎn)輸入，即可在最短的時(shí)間內(nèi)反饋出相應(yīng)的檔案，減少了不必要的等待時(shí)間和步驟。通過(guò)使用信息化的方式方法，進(jìn)行鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的管理工作，能夠?qū)⒃炯堎|(zhì)化檔案所需求的空間轉(zhuǎn)化，將有限的辦公室資源進(jìn)一步充分利用起來(lái)。不僅如此，將傳統(tǒng)紙質(zhì)化的檔案完成數(shù)字化的轉(zhuǎn)型，還能夠最大程度上減少檔案保管中所出現(xiàn)的隱患，包括丟失、損壞等，由此可見(jiàn)信息化轉(zhuǎn)型的作用與 價(jià)值。

2 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化建設(shè)的途徑

2.1 樹(shù)立信息化管理理念

檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程要重視轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理觀念，相應(yīng)的基層職能人員，為了更好實(shí)現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化轉(zhuǎn)型，就需要首先樹(shù)立健全的信息化轉(zhuǎn)型意識(shí)，在原有的基礎(chǔ)上更進(jìn)一步加快轉(zhuǎn)型建設(shè)。對(duì)此，相應(yīng)的單位必須樹(shù)立為人民服務(wù)的核心訴求價(jià)值觀念，有針對(duì)性地建設(shè)信息化轉(zhuǎn)型的目標(biāo)和方向，在原有的檔案管理部門(mén)基礎(chǔ)上，建設(shè)一支專門(mén)信息化轉(zhuǎn)變隊(duì)伍，分配好自身的工作職責(zé)。而且鄉(xiāng)鎮(zhèn)各個(gè)部門(mén)還要滿足時(shí)代發(fā)展要求，提高信息化建設(shè)重要地位，加強(qiáng)檔案登記及歸檔工作，對(duì)有價(jià)值的檔案資源在政府信息網(wǎng)上進(jìn)行整體布局。

2.2 建設(shè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的網(wǎng)絡(luò)檔案

對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化的轉(zhuǎn)型工作而言，首要前提即為檔案的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，才能滿足信息化的建設(shè)。對(duì)此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)要結(jié)合自身的發(fā)展訴求與實(shí)際情況，建設(shè)專門(mén)的信息化網(wǎng)站或平臺(tái)，其個(gè)性化內(nèi)容的建設(shè)要保證速率與個(gè)性化。其次，要針對(duì)檔案使用預(yù)留出專門(mén)的空間或者網(wǎng)頁(yè)，進(jìn)行準(zhǔn)備工作。再次，要逐步完成紙質(zhì)化檔案向數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)型的工作，并且經(jīng)由專門(mén)的技術(shù)人員進(jìn)行分類的管理工作。最后，不同檔案之間不僅需求互相聯(lián)絡(luò)，還需要能夠在原有基礎(chǔ)上互相彌補(bǔ)。例如，針對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的戶籍檔案情況來(lái)看，還可以與之相對(duì)應(yīng)的快速檢索到保險(xiǎn)情況的檔案，在人口普查的時(shí)候，即可最快時(shí)間查詢到相應(yīng)保險(xiǎn)信息。從而進(jìn)一步加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的利用效率。

2.3 完善檔案信息管理制度

需要注意的是，信息化管理方式與傳統(tǒng)的檔案管理模式存在較大的區(qū)分，所以相應(yīng)檔案管理制度與方法也要做到與時(shí)俱進(jìn)地完善調(diào)整，做好保障工作確實(shí)對(duì)當(dāng)下信息化轉(zhuǎn)型的重要支持。在信息化制度建設(shè)的過(guò)程中，要將相應(yīng)的考核作為核心內(nèi)容，結(jié)合信息化制度的規(guī)律以及檔案使用方法出發(fā)，進(jìn)行專門(mén)的制度完善，建立多元化的考核內(nèi)容以及檢查類目，明確不同的制度考察，包括鼓勵(lì)機(jī)制、監(jiān)督機(jī)制等，要強(qiáng)調(diào)每一個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)干部，在信息化檔案管理工作中的作用與職責(zé)，敦促信息化檔案管理工作的價(jià)值與意義。除了建設(shè)專門(mén)的考察制度體系以外，相關(guān)的職能部門(mén)還需要進(jìn)一步督查制度的使用情況，要形成一個(gè)動(dòng)態(tài)化的考察體系，一旦發(fā)現(xiàn)制度的問(wèn)題和不足及時(shí)做出修正和完善。

2.4 完善信息化管理的配套設(shè)施

在鄉(xiāng)鎮(zhèn)新時(shí)期信息化檔案的建設(shè)過(guò)程之中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)需要積極主動(dòng)配合國(guó)家工作，在原有的基礎(chǔ)上加大對(duì)信息化轉(zhuǎn)型的資金投入，不僅準(zhǔn)備專門(mén)的信息化檔案管理辦公室，還需要配套專門(mén)相應(yīng)的設(shè)備，包括掃描儀、復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代化的設(shè)備，并且做到及時(shí)歸檔和升級(jí)，將傳統(tǒng)的檔案內(nèi)容升級(jí)為數(shù)字化內(nèi)容，使得檔案管理的技術(shù)和水平不斷提高，才能供給更有價(jià)值、更有深度的檔案管理信息服務(wù)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理檔案機(jī)構(gòu)還要盡可能建立網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，在檔案管理內(nèi)部建立局域網(wǎng)管理系統(tǒng)，提高管理系統(tǒng)安全系數(shù)，共享檔案信息資源，在上級(jí)管理部門(mén)幫助下，對(duì)檔案信息進(jìn)行擴(kuò)建與補(bǔ)充，開(kāi)發(fā)高效的信息檢索工具，提高利用檔案資源的利用率。有效的配套設(shè)施是保證檔案信息化管理效率的關(guān)鍵，因此，作為檔案管理工作人員要提高認(rèn)識(shí)。

2.5 引進(jìn)與培養(yǎng)專業(yè)人才

從本質(zhì)上來(lái)分析，新時(shí)期的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化管理工作的核心還是工作人員，所以對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)而言人才才是第一核心資源，如果專業(yè)度不足，信息化建設(shè)效果勢(shì)必差強(qiáng)人意。所以，鄉(xiāng)鎮(zhèn)就需要有目的性地引入專門(mén)人才，不僅懂得檔案管理工作，更需要具備信息化操作技術(shù)。與此同時(shí)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)還需要加強(qiáng)人才的培育和管理工作，做到有針對(duì)性地能力培育和管理工作，使得每一位檔案管理人員不僅具備良好的工作能力，同時(shí)還具備完善的道德水平和服務(wù)意識(shí)，能夠更好為鄉(xiāng)鎮(zhèn)服務(wù)做出貢獻(xiàn)。同時(shí)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)要預(yù)先做好管理工作，避免任何檔案管理的人才流失。要加強(qiáng)日常的培訓(xùn)作業(yè)，并且提升薪酬福利、加強(qiáng)進(jìn)修學(xué)習(xí)等，使得人才能夠更好被重視，獲得最佳的工作體驗(yàn)，以求加強(qiáng)對(duì)崗位的忠誠(chéng)度。

3 結(jié)束語(yǔ)

在現(xiàn)代化的建設(shè)過(guò)程中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門(mén)應(yīng)該加大對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的重視度，采用改進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的方法和檔案處理的步驟，擴(kuò)展鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)領(lǐng)域，合理的利用檔案信息資源，積極主動(dòng)地促進(jìn)檔案信息化建設(shè)中應(yīng)用的各種硬件和軟件的建設(shè)工作，不斷地更新鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化管理的方法等有效的方法，逐漸地促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的數(shù)字化和信息化的發(fā)展。