淺談新時期如何做好電子檔歸檔管理

李 娟

（襄屯灌區(qū)管理中心，山西 長治 046000）

相比于紙質(zhì)文件，在電子檔歸檔管理工作中，具有更高的難度和細(xì)致程度，主要原因在于當(dāng)前負(fù)責(zé)處理電子檔案的工作者，仍然受到傳統(tǒng)觀念影響，而電子檔案又十分依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，在歸檔過程中需要借助計(jì)算機(jī)完成編目，假如從事檔案管理的人員對計(jì)算機(jī)操作不熟悉，就會在工作中遇到許多困難。因此，在單位電子檔案管理工作中，應(yīng)充分考慮單位自身辦公自動化與信息管理工作的實(shí)際情況和需求，掌握規(guī)律特點(diǎn)，并對信息產(chǎn)生源頭予以詳細(xì)了解，從而在辦公自動化信息管理工作程序中納入電子檔歸檔工作，并對歸檔制度進(jìn)行建立。

1 電子檔管理方式的選擇

在實(shí)踐中我們發(fā)現(xiàn)，借助磁盤對數(shù)據(jù)進(jìn)行脫機(jī)采集，這種移交方式中很容易丟失數(shù)據(jù)。一些存在質(zhì)量問題的磁盤還會破壞文件的可讀性。為了避免丟失數(shù)據(jù)，通常需要制作多個備份盤，使工作量和存貯磁盤數(shù)量極大，而最為簡便、安全的方法就是使用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔手段，將光盤作為存貯介質(zhì)。隨著計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)在工作中的應(yīng)用，許多重要文件都借助網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸。這些文件會由各個業(yè)務(wù)管理部門挑選且對職能活動概況予以反映，并且在上網(wǎng)前結(jié)合信息管理部門要求來轉(zhuǎn)換了文件格式，從而實(shí)現(xiàn)了更具通用性、可靠性的數(shù)據(jù)傳輸，也是歸檔工作的關(guān)鍵。而一些具有保存價值的電子文件并沒有輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)絡(luò)上，針對這些文件應(yīng)該形成部門編目整理，并借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，傳輸給檔案部門，在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)和檔案部門之間，借助于信息管理網(wǎng)絡(luò)開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，在信息管理網(wǎng)絡(luò)上建立相依附的專用歸檔子系統(tǒng)。

在辦公自動化發(fā)展過程中，為了滿足工作需要人們越發(fā)對信息工作系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化等予以重視，在開發(fā)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)方面，逐漸由分散各異轉(zhuǎn)化為集中統(tǒng)一，在系統(tǒng)中逐漸將某個方面或者多個方面的職能活動內(nèi)容結(jié)合起來。在開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)過程中，規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作主要由計(jì)算機(jī)信息管理部門負(fù)責(zé)，這些部門屬于牽頭部門，是電子文件信息的集中部門，并且在技術(shù)設(shè)備、人才配置等方面更為完善。在歸檔管理工作中，針對工作中形成的具有保存價值的電子檔，由這些人員負(fù)責(zé)歸檔是最為有效的。

2 建立電子檔歸檔制度

在電子檔歸檔工作中，電子文件頭緒較多，制度約束是必不可少的，借助制度可以激發(fā)歸檔人員的自覺性。在本單位立卷歸檔制度中要納入電子檔歸工作。并在信息管理工作程序中列入，在開展布置、檢查、總結(jié)以及考核信息管理等工作過程中，同時開展相關(guān)電子文件的歸檔工作。相比于紙質(zhì)文件，在電子歸檔工作中，涉及了更加廣泛的問題和眾多制約因素，難以僅僅依靠檔案部門獨(dú)立完成工作，因此，在電子檔歸檔工作中應(yīng)充分聯(lián)合電子文件形成部門、檔案部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門等三方面的工作。在電子文件形成部門中，對各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)較為熟悉，對電子文件形成規(guī)律、歷史聯(lián)系等較為了解，在電子檔歸檔工作中承擔(dān)著主要責(zé)任，在工作價值鑒定中也具有較強(qiáng)發(fā)言權(quán)。在檔案部門工作中，主要對原則、方法、全局情況等十分了解，從而具有把關(guān)、統(tǒng)籌等作用。在計(jì)算機(jī)與信息管理部門中，這一單位是電子文件的形成單位，并且還負(fù)責(zé)對信息管理網(wǎng)絡(luò)的設(shè)計(jì)和維修，以及對電子信息進(jìn)行管理，在制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的電子檔歸檔工作中，這一部門工作具有非常重要的作用。通過相互滲透三個部門之間的職能，將各自優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，協(xié)同開展電子檔歸檔管理工作，從而實(shí)現(xiàn)更高質(zhì)量的電子文檔。

3 歸檔的必要性與適時簡化合一的可能性

在電子文件載體、信息技術(shù)等方面，存在不穩(wěn)定性和電子文件的易修改性，需要針對重要文件進(jìn)行必要的拷貝和復(fù)制，從而提升數(shù)據(jù)安全性。當(dāng)前工作中，通常采取雙軌制來將電子文件和紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化成檔案，并形成“兩套制”歸檔內(nèi)容，也就是將紙介質(zhì)、光磁介質(zhì)等文件共同歸檔，從而使兩套檔案的內(nèi)容相同。在歸檔過程中，所使用的編目方法和存貯裝具不同，在每一卷紙質(zhì)檔案備考表、卷內(nèi)目錄備注項(xiàng)中，檔案部門應(yīng)將相應(yīng)電子文件編碼和地質(zhì)進(jìn)行明確標(biāo)注，同時，將紙質(zhì)文件的檔號和存址也相應(yīng)標(biāo)注在電子文件歸檔目錄的備注項(xiàng)中，從而方便兩者之間的對應(yīng)。從長遠(yuǎn)角度看，在進(jìn)一步改進(jìn)電子文件的存儲介質(zhì)技術(shù)條件以后，這對那些具有較高參考作用、情報價值的檔案，可以嘗試主要采取紙質(zhì)介質(zhì)作為歸檔方式，并借助光磁介質(zhì)作為輔助。通過這種方式，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作效率的提升并對館藏予以優(yōu)化，使檔案體積變得更小，從而避免庫房出現(xiàn)緊張。在簡化合一這兩種介質(zhì)歸檔方式過程中，應(yīng)做到萬無一失，并將信息的實(shí)質(zhì)內(nèi)容作為其他檔案所包含文件的簡化的合一首選目標(biāo)。

4 加強(qiáng)電子檔檔案管理工作應(yīng)采取的措施

在對電子檔歸檔工作予以推動時，要保證較高的著眼點(diǎn)并立足于實(shí)際，在對電子檔歸檔進(jìn)行規(guī)劃時，應(yīng)對單位內(nèi)部辦公自動化和信息管理工作實(shí)際情況予以充分考慮，詳細(xì)掌握規(guī)律特點(diǎn)，掌握信息的來源，并在辦公自動化和信息管理工作程序中納入電子檔歸檔工作，實(shí)現(xiàn)歸檔制度的建立。

電子文件載體和信息技術(shù)，具有不穩(wěn)定性和易修改性等特點(diǎn)，在電子文件的制作、管理、檔案工作等方面，應(yīng)對相關(guān)技術(shù)措施予以積極采取，從而實(shí)現(xiàn)具有更高可靠性的電子文件。

針對電子文件歸檔，建立全過程管理制度，對各方面職責(zé)要求予以明確并加強(qiáng)重視。在一開始，就需要針對信息的收集、整理等工作明確工作責(zé)任，并建立好歸檔制度，從而實(shí)現(xiàn)具有原始性、真實(shí)性、完整性的電子檔案。

在電子檔歸檔管理工作中，對“歷史記錄”“社會記憶”等功能予以實(shí)現(xiàn)，借助一定技術(shù)處理方式針對已歸檔文件進(jìn)行處理，將文件設(shè)為只讀性文件，這些文件只能閱讀而不可以被修改，從而對電子文件的原始結(jié)構(gòu)進(jìn)行識別和保護(hù)，對電子文件可靠性予以保證，將紙質(zhì)文件所具備的社會效用同樣借助于電子文件實(shí)現(xiàn)。

在歸檔工作中，可以采取多種編目方法、存貯裝具等，在檔案部門工作中的，針對每一卷紙質(zhì)文檔，都要將其對應(yīng)的電子文件編碼和存址詳細(xì)標(biāo)注到備考表或者卷內(nèi)目錄備注項(xiàng)中，電子文件檔案也同樣如此，對相應(yīng)的紙質(zhì)文檔檔號和存址進(jìn)行標(biāo)注，從而方便兩者之間相互參照和對應(yīng)。

加快檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)檔案管理人才，要讓檔案管理人員不斷“充電”不斷補(bǔ)充，“能量”，以求適應(yīng)。要使檔案人員適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展，就需采取積極措施，抓好知識更新，引進(jìn)、消化，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。

5 結(jié)語

在單位發(fā)展過程中，會產(chǎn)生各種文件，而為了對這些文件進(jìn)行良好地儲存和記錄以方便后期的追溯，就開展了相應(yīng)的檔案歸檔和管理工作。而隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，在檔案歸檔管理工作中，逐漸將電子文件作為了主要形式，因此，必須認(rèn)真開展電子檔歸檔管理工作。