試論企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的信息化管理

王曉莉

（山西省忻州市忻府區(qū)社會(huì)勞動(dòng)保險(xiǎn)所，山西 忻州 034000）

隨著人們生活水平的不斷提高，人們對(duì)生活質(zhì)量也有了更高的要求，對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)也越來越重視，企業(yè)為員工繳納養(yǎng)老保險(xiǎn)也更為普遍，企業(yè)內(nèi)部人員通常較多，涉及的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案也比較復(fù)雜，因此進(jìn)行信息化管理可以大大降低企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的工作量，提高工作效率，使企業(yè)的管理發(fā)展與現(xiàn)代化科技相融合，確保每一名員工的養(yǎng)老保險(xiǎn)資料、數(shù)據(jù)都準(zhǔn)確齊全，保障員工的合法權(quán)益，促進(jìn)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

1 企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化的必要性

1.1 可以使檔案信息利用更加快速便捷

企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)的辦理是為了保障員工的個(gè)人生活和權(quán)益，在職期間，員工可能會(huì)需要利用養(yǎng)老保險(xiǎn)中的相關(guān)信息，檔案信息化管理可以把信息轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，只用通過網(wǎng)絡(luò)查找或線上搜索就可以快速提取自己想要的信息，信息化管理可以使數(shù)據(jù)的保存和利用更加便捷，具有即時(shí)性，不斷更新，保證所提取的信息都是最新的，提高信息的時(shí)效性。信息化管理可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)程共享，避免員工來回查找浪費(fèi)時(shí)間和精力，可以有效的提高檔案信息的利用率，為員工和企業(yè)管理提供便利。

1.2 可以節(jié)約紙質(zhì)檔案信息的保存空間

傳統(tǒng)的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案都是紙質(zhì)資料，需要有足夠的空間專門存放，還需要確保檔案庫房的安全性和保存條件符合要求，需要投入大量的資金、人力和物力，而使用信息化管理就可以解決空間不足的問題，為企業(yè)節(jié)約檔案管理成本，縮小紙質(zhì)檔案的保存空間，只用計(jì)算機(jī)和硬盤設(shè)備等就可以保存所有員工的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案。

1.3 可以有效提高企業(yè)檔案信息的安全性

電子信息化管理的特點(diǎn)在于登錄的唯一性，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可以設(shè)置登錄密碼，提高檔案管理的安全性，只有企業(yè)的檔案管理人員才有相應(yīng)權(quán)限登錄系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)后臺(tái)有登錄瀏覽記錄，可以保證檔案管理過程嚴(yán)格受控，提高員工個(gè)人信息的安全性，防止不法分子損壞檔案或修改相關(guān)內(nèi)容的現(xiàn)象，使員工的養(yǎng)老保險(xiǎn)信息保密，杜絕信息泄露的情況，充分保障企業(yè)員工的合法權(quán)益。

2 企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的信息化管理存在的問題

2.1 檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不完善

信息化管理就需要有專業(yè)的設(shè)施投入，才能更好的發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢(shì)，目前很多企業(yè)對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的信息化管理重視程度不高，基礎(chǔ)設(shè)施投入不足，一些電腦設(shè)備的系統(tǒng)較為陳舊，沒有及時(shí)更新維護(hù)，功能的落后使得管理人員對(duì)電腦有很差的體驗(yàn)感，降低管理人員的工作熱情，企業(yè)內(nèi)部缺乏專業(yè)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，沒有建立專門的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)研發(fā)團(tuán)隊(duì)對(duì)企業(yè)的內(nèi)部管理網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行定期維護(hù)和系統(tǒng)功能創(chuàng)新優(yōu)化，基礎(chǔ)設(shè)施的不完善極大地影響了企業(yè)的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理水平。

2.2 檔案管理人員專業(yè)水平不高

很多企業(yè)的檔案管理人員和養(yǎng)老保險(xiǎn)管理人員是分開的，養(yǎng)老保險(xiǎn)是由人力資源部門進(jìn)行管理，他們負(fù)責(zé)企業(yè)的員工養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理時(shí)就會(huì)缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，認(rèn)識(shí)不到養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案和其他檔案的同等重要性，對(duì)一些檔案管理的信息化技術(shù)的了解不足，使得企業(yè)的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理混亂，缺乏系統(tǒng)性，影響檔案的利用和查找效果，降低檔案的利用率。檔案管理人員的能力不足還可能導(dǎo)致錄入的信息準(zhǔn)確性和真實(shí)性不夠可靠，影響員工的個(gè)人利益。

2.3 檔案管理的安全意識(shí)不強(qiáng)

養(yǎng)老保險(xiǎn)的信息化管理帶來很大的便利，同時(shí)也有一定的安全隱患，如果有不法之徒對(duì)一些信息進(jìn)行泄露就會(huì)對(duì)員工產(chǎn)生較大的影響，一些檔案管理人員的安全意識(shí)不強(qiáng)，不重視其他員工的個(gè)人信息保密管理，有的信息設(shè)備安全性不足，沒有及時(shí)進(jìn)行管理和維護(hù)，就會(huì)產(chǎn)生系統(tǒng)漏洞，導(dǎo)致養(yǎng)老保險(xiǎn)信息泄露，因此企業(yè)在進(jìn)行信息化管理時(shí)必須要加強(qiáng)安全意識(shí)。

3 優(yōu)化企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的信息化建設(shè)的措施

3.1 提高企業(yè)對(duì)檔案管理的重視程度，加大經(jīng)濟(jì)投入

企業(yè)的綜合管理和投入都需要管理者的審批同意，因此要做好檔案的信息化管理工作，就要提高管理者對(duì)檔案的重視，認(rèn)識(shí)到養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案對(duì)員工、對(duì)企業(yè)的重要性，從而加大資金投入，完善企業(yè)檔案管理的信息化基礎(chǔ)設(shè)施，購置先進(jìn)的硬件設(shè)備，確保功能和數(shù)量滿足企業(yè)的日常管理要求，同時(shí)，增加管理的軟件設(shè)施，聘請(qǐng)專業(yè)的信息技術(shù)人才進(jìn)行軟件系統(tǒng)研發(fā)，打造企業(yè)內(nèi)部的管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，提高企業(yè)信息化管理的獨(dú)特性，再根據(jù)企業(yè)的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的種類進(jìn)行分類，如按照員工的入職時(shí)間、員工性別、員工的職業(yè)狀態(tài)等進(jìn)行分類，需要更新或查找某一員工的資料直接搜索就能快速找到，促使管理更加條理化和系統(tǒng)化，促進(jìn)企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的不斷進(jìn)步。

3.2 提高企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)水平，加強(qiáng)能力培訓(xùn)

檔案管理人員的綜合水平體現(xiàn)了企業(yè)的能力，因此企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)能力培訓(xùn)，制定對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理人員的培養(yǎng)計(jì)劃，促進(jìn)企業(yè)檔案管理人員的技能提升，鼓勵(lì)員工積極參加各類培訓(xùn)學(xué)習(xí)，對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案不同崗位職責(zé)的管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，如收集管理崗的養(yǎng)老保險(xiǎn)各種資料的收集和移交等工作、綜合管理崗的養(yǎng)老保險(xiǎn)文件接收和整理等，使得員工能夠充分發(fā)揮自己的工作能力，完成本職工作。加強(qiáng)檔案管理理論知識(shí)培訓(xùn)的同時(shí)，也要注重對(duì)信息化設(shè)備的操作學(xué)習(xí)，提高計(jì)算機(jī)使用能力，掌握電腦系統(tǒng)的運(yùn)行操作和基本的維護(hù)，提高企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的效率。

3.3 建立健全企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理機(jī)制，做好安全保障

良好的管理機(jī)制是促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的前提，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案也應(yīng)該有規(guī)范的管理機(jī)制，尤其是進(jìn)行信息化管理時(shí)，檔案管理的安全性更為重要，企業(yè)要建立科學(xué)規(guī)范的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化管理機(jī)制，對(duì)檔案管理的過程要做好保密，建立科學(xué)安全的管理系統(tǒng)，重視信息系統(tǒng)的安全維護(hù)和運(yùn)行安全保障工作，制定養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理人員所需技能和工作職責(zé)的相關(guān)規(guī)定，利用管理制度約束檔案管理的安全性，確保員工的個(gè)人信息得到保障。

4 結(jié)語

總之，企業(yè)員工的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化管理是時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，企業(yè)應(yīng)該提高對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的重視程度，加大投入，完善管理的基礎(chǔ)設(shè)施，通過檔案管理培訓(xùn)提高企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)水平，建立健全企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理機(jī)制，提高養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化管理的安全性，促進(jìn)企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。