關(guān)于文書檔案管理工作的規(guī)范化思考

張春艷

（大慶油田第五采油廠信息中心檔案室，黑龍江 大慶 163000）

文書檔案管理工作在社會(huì)上各個(gè)行業(yè)中都有著廣泛的應(yīng)用，主要應(yīng)用群體有企業(yè)、單位和機(jī)關(guān)。需要根據(jù)實(shí)際需求按照一定的規(guī)則進(jìn)行書面的收集、整理、保管、利用的過(guò)程稱之為文書檔案管理。為了保證檔案文書工作的質(zhì)量，我們需要對(duì)科學(xué)合理的進(jìn)行文書檔案的管理工作，才能保證文書記錄的正確性和規(guī)范性。只有在對(duì)文書檔案管理工作不斷進(jìn)行規(guī)范化的處理方式，才能使文書檔案管理工作越來(lái)越高效合理，促進(jìn)企業(yè)、單位和機(jī)關(guān)的發(fā)展進(jìn)步。

1 文書檔案管理工作規(guī)范化的影響因素

經(jīng)過(guò)對(duì)現(xiàn)有資料的整合和研究，我們對(duì)文書檔案管理工作規(guī)劃范產(chǎn)生影響的幾個(gè)主要因素進(jìn)行歸納總結(jié)：

1.1 技術(shù)原因

現(xiàn)階段，大部分企業(yè)管理者對(duì)文書檔案管理工作敷衍了事，這就嚴(yán)重影響了文書檔案管理工作的質(zhì)量。事實(shí)上，隨著時(shí)代的發(fā)展進(jìn)步，企業(yè)的檔案管理基本實(shí)現(xiàn)了信息化建設(shè)，但是根據(jù)實(shí)際的調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，大部分的企業(yè)的檔案信息化建設(shè)水平較低，使用的計(jì)算機(jī)技術(shù)和系統(tǒng)仍然比較老舊，無(wú)法滿足現(xiàn)代的文書檔案工作需求，而且有些企業(yè)雖然已經(jīng)應(yīng)用了較為先進(jìn)的系統(tǒng)設(shè)備，但是難以真正進(jìn)行有效利用，大多都停留在檢索、瀏覽等功能上。另外，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，文書的檔案系統(tǒng)向著更加先進(jìn)的方向不斷發(fā)展，出現(xiàn)更多文書檔案的新技術(shù)，為文書檔案工作的開展起到了巨大的推動(dòng)作用。但是現(xiàn)階段，還是有很多企業(yè)沒(méi)有對(duì)新技術(shù)進(jìn)行有效的吸收和使用，這就要求相關(guān)企業(yè)能夠不斷加強(qiáng)新技術(shù)的應(yīng)用，以提高文書檔案管理水平。

1.2 人為因素

檔案管理人員是決定文書檔案管理規(guī)范化的關(guān)鍵，只有具備足夠的專業(yè)知識(shí)水平和豐富的操作經(jīng)驗(yàn)，才能滿足文書檔案管理工作的規(guī)范化要求。但是現(xiàn)階段的部分企業(yè)都沒(méi)有完善的人才儲(chǔ)備，大部分的文書檔案管理人員都沒(méi)有達(dá)到相應(yīng)的要求，嚴(yán)重降低了文書檔案管理工作的質(zhì)量。隨著時(shí)代的發(fā)展進(jìn)步，文書檔案管理工作都是通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，這就需要文書檔案管理人員具有一定的計(jì)算機(jī)操作水平，但是現(xiàn)階段大部分企業(yè)的文書檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平較低，無(wú)法對(duì)檔案管理的系統(tǒng)完全掌握，這對(duì)文書檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展也起到了不小的影響?，F(xiàn)在的很多企業(yè)沒(méi)有專門的人員進(jìn)行文書檔案管理工作，企業(yè)的文書檔案管理工作由其他部門的員工承擔(dān)，這種現(xiàn)象也對(duì)文書檔案管理工作的規(guī)范化產(chǎn)生影響。

1.3 觀念因素

文書檔案管理工作對(duì)企業(yè)的發(fā)展進(jìn)步有著巨大的促進(jìn)作用，企業(yè)在制定下一步的發(fā)展規(guī)劃時(shí)，文書檔案管理工作可以提供相應(yīng)的信息資料，為企業(yè)的決策提供幫助，所以說(shuō)企業(yè)的文書檔案管理工作具有很重要的作用。但是根據(jù)實(shí)際的調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，很多企業(yè)管理者觀念落后，認(rèn)為文書檔案管理工作沒(méi)有實(shí)際作用，忽視了文書檔案管理 工作。

2 企業(yè)文書檔案管理工作規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)方法

2.1 完善文書檔案管理工作信息化建設(shè)

隨著時(shí)代的發(fā)展和改變，我們?nèi)孢M(jìn)入了信息時(shí)代，信息技術(shù)對(duì)很多領(lǐng)域的發(fā)展進(jìn)步起到了巨大的推進(jìn)作用，文書檔案管理工作的信息化建設(shè)也是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。通過(guò)對(duì)文書管理工作的信息化建設(shè)，可以有效的對(duì)文書管理工作的工作效率進(jìn)行提升，促進(jìn)文書檔案管理工作的開展與進(jìn)步。通過(guò)對(duì)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，可以有效的提高文書檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確程度。文書檔案管理工作的規(guī)范化，是一個(gè)系統(tǒng)性工作，需要重視企業(yè)工作人員建檔、歸檔意識(shí)的提升，在此基礎(chǔ)上推進(jìn)文書檔案電子化發(fā)展。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，無(wú)紙化辦公模式已經(jīng)逐漸取代傳統(tǒng)檔案管理模式，因此企業(yè)文書檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)合理利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提升文書檔案管理工作的整體效率與質(zhì)量。

2.2 重視文書檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

企業(yè)文書檔案管理工作需要依靠人完成，因此應(yīng)當(dāng)充分重視文書檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，這是實(shí)現(xiàn)企業(yè)文書檔案管理工作規(guī)范化的重點(diǎn)。主要從以下幾個(gè)方面出發(fā)：1）重視文書檔案管理工作人員綜合素質(zhì)的提高。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層可以采取鼓勵(lì)自學(xué)、培訓(xùn)等一系列方式，提升文書檔案管理人員的專業(yè)水平，使管理人員了解與掌握文書檔案工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)及其相應(yīng)的要求，確保文書檔案管理工作的有效性。2）重視文書檔案管理工作人員思想層面上的建設(shè)，加強(qiáng)文書檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，在對(duì)文書檔案管理人員進(jìn)行篩選的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)側(cè)重于責(zé)任心強(qiáng)、政治可靠以及行為端正等方面，同時(shí)加強(qiáng)工作人員的教育培訓(xùn)，關(guān)心他們的生活、工作，以此充分調(diào)動(dòng)文書檔案管理人員在工作上的熱情與積極性。

2.3 建立一個(gè)健全的文書檔案管理制度

文書檔案管理制度是文書檔案管理工作的行為準(zhǔn)則，是規(guī)范化文書檔案管理的關(guān)鍵所在。因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)根據(jù)相關(guān)的法律條文，結(jié)合企業(yè)文書檔案管理工作的實(shí)際狀況，制定一個(gè)健全的文書檔案管理制度，其中必須包含文書檔案的收集、整理、統(tǒng)計(jì)、處理、鑒定、借閱以及銷毀等一系列環(huán)節(jié)，以此提高企業(yè)文書檔案管理工作的規(guī)范性，使文書檔案管理工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)都能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及統(tǒng)一化，不再僅僅只重視文書檔案保管、整理，還要重視挖掘文書檔案的內(nèi)在價(jià)值。

3 結(jié)語(yǔ)

文書檔案管理工作對(duì)企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步可以積極的促進(jìn)作用，需要我們對(duì)文書檔案的管理工作進(jìn)行高度的重視?，F(xiàn)階段我國(guó)的文書檔案管理工作還存在很多的問(wèn)題和不足，只有我們對(duì)這些進(jìn)行不斷的研究解決，才能為企業(yè)的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。本文首先對(duì)文書檔案管理工作規(guī)范化的影響因素進(jìn)行了介紹，接下來(lái)針對(duì)這些因素提出了實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作規(guī)劃范的具體實(shí)行辦法，希望可以為文書檔案管理工作今后的發(fā)展提供幫助，促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)步。