淺析檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重大意義

劉立娟

（遼寧省地質(zhì)勘探礦業(yè)集團(tuán)有限責(zé)任公司，遼寧 沈陽 110032）

筆者曾多次參與檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的設(shè)計(jì)方案和實(shí)際操作工作，在這個(gè)過程中深深地感受檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的意義重大，只有將企事業(yè)單位的檔案工作全部按照標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行建設(shè)，那么我們的檔案才能得到真正的保護(hù)和利用。下文將對檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)現(xiàn)狀和重大意義進(jìn)行探究，能引起企事業(yè)單位對檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作的高度重視，進(jìn)而能推進(jìn)此項(xiàng)工作的開展。

1 檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)現(xiàn)狀

當(dāng)前我國檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)具體落實(shí)到具體的企事業(yè)單位中參差不齊，有的單位已經(jīng)進(jìn)行檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，經(jīng)過標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)后，檔案室煥然一新，檔案從業(yè)人員經(jīng)過這個(gè)過程的洗禮，專業(yè)水平有了大幅度的提高，有的單位被推選為標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)標(biāo)兵，為今后的檔案工作打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)；有的單位還沒有意識(shí)到檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重要性，還延續(xù)傳統(tǒng)的模式，檔案工作水平落后。

1.1 檔案管理體系不健全

部分企事業(yè)單位還未形成檔案歸檔、管理、借閱等一套與時(shí)俱進(jìn)、能夠充分引領(lǐng)檔案創(chuàng)新發(fā)展的體系，使得檔案工作人員出現(xiàn)操作不規(guī)范。同時(shí)一些單位存在的輕檔案管理、重經(jīng)濟(jì)效益思想，導(dǎo)致在檔案管理投入上嚴(yán)重不足，資源配置明顯制約受阻，工作人員責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，使得檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程受到延緩。

1.2 檔案從業(yè)人員業(yè)務(wù)水平不高

一些企事業(yè)單位很少招錄專門的檔案管理人員，檔案管理部門的工作由綜合部門兼著，存在一人多職現(xiàn)象，這樣專業(yè)知識(shí)不精進(jìn)，因從事其他的工作分散精力，很難專心研究檔案工作，從而導(dǎo)致業(yè)務(wù)水平不高，業(yè)務(wù)水平不高從某種程度上直接影響了檔案標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程的推進(jìn)。

1.3 檔案管理措施落后

隨著網(wǎng)絡(luò)化、信息化的快速發(fā)展，推動(dòng)檔案管理逐漸地進(jìn)行數(shù)字化，但是部分企事業(yè)單位未意識(shí)到這點(diǎn)，檔案管理信息化水平嚴(yán)重滯后，主要依靠的還是紙制、手工登記方式，使得檔案完整性、準(zhǔn)確性難得到有效管控，對于提高檔案利用及檔案管理工作效率深受影響，沒有形成檔案與信息技術(shù)的良性融合發(fā)展關(guān)系。

1.4 檔案主管部門對檔案標(biāo)準(zhǔn)化要求程度有待提高

部分省的企事業(yè)單位檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)相對很到位，從某種程度講是這些省份有要求，要求各企事業(yè)單位要將檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)納入單位的重要工作日程，并對最終的建設(shè)成果進(jìn)行驗(yàn)收。

2 檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)重大意義

檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)對于企事業(yè)單位的意義是非常重大的，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是在標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和驗(yàn)收的過程中，企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)充分的認(rèn)識(shí)到檔案工作對于一個(gè)單位的重要性，提升了領(lǐng)導(dǎo)重視程度的同時(shí)，各個(gè)部門也更加注重檔案的歸檔工作，由以前的被動(dòng)歸檔變成了主動(dòng)按標(biāo)準(zhǔn)歸檔，使有價(jià)值的資料得到了保存，檔案從業(yè)人員在單位得到了應(yīng)有的尊重和認(rèn)可，從而工作的積極性和主動(dòng)性得到提高。二是在標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作中，檔案室的軟硬件設(shè)施按標(biāo)準(zhǔn)全部配備齊全，使檔案得到了應(yīng)有的保存保護(hù)。三是以前積壓的檔案按要求重新得到整理，傳承單位歷史的紐帶得到重新的延續(xù)，在按標(biāo)準(zhǔn)整理的過程中，積壓在一起的歷史檔案，得到了重新的按類別和年限歸檔，具有價(jià)值的歷史資料得到了重新的保護(hù)，也便于今后的查閱。四是在標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的過程中，也將沒有價(jià)值的資料按程序得到銷毀，這樣節(jié)省了保管空間，使真正有價(jià)值的資料更好的被保管和利用。五是配套的數(shù)字化建設(shè)的完成，使檔案人員不用進(jìn)檔案室就可以在電腦上快速的檢索到要借用的資料，對于總是需要查詢檔案的單位大大提高了效率。六是使新邁入這個(gè)行業(yè)的檔案新人有了標(biāo)準(zhǔn)可尋，特別是在標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中形成的制度和程序，能更好地提高檔案利用的效率和質(zhì)量。

3 急需推進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

從長遠(yuǎn)發(fā)展考慮，企事業(yè)單位應(yīng)該主動(dòng)的將檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)提上重要的日程。一是在人財(cái)物上向檔案部門傾斜，保證檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)所需，如果本單位沒有能力切實(shí)完成此項(xiàng)工作的人員，有必要外請檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)方面的權(quán)威專家進(jìn)行全程幫助設(shè)計(jì)和指導(dǎo)，以確保合規(guī)，真正達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化的目的。二是檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是一個(gè)成體系成系統(tǒng)的工作，需要一段時(shí)間進(jìn)行，所以對于檔案標(biāo)準(zhǔn)化從整體到具體細(xì)節(jié)要有詳細(xì)的設(shè)計(jì)規(guī)劃，在具體規(guī)劃下開展工作。三是檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)完后，只是一個(gè)暫時(shí)的節(jié)點(diǎn)，后期的推行和保持是至關(guān)重要的，所以要持續(xù)的推進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程，并按照國家的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行與時(shí)俱進(jìn)的調(diào)整和完善。

4 總結(jié)

推進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是檔案建設(shè)發(fā)展的大勢所趨，檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)對每一個(gè)企事業(yè)單位發(fā)展都至關(guān)重要，檔案管理工作看似簡單實(shí)則不易，要在新形勢下切實(shí)做好檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，需要從檔案管理工作的規(guī)章制度、新技術(shù)手段、工作人員素質(zhì)水平上下功夫，以早日實(shí)現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化。