切實(shí)加強(qiáng)地勘單位干部人事檔案的管理與利用

張 生

（內(nèi)蒙古自治區(qū)地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測院，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010020）

近年來，地勘單位管理體制改革取得了重大進(jìn)展，屬地化以后，地勘單位進(jìn)一步完善了內(nèi)部結(jié)構(gòu)，優(yōu)化了資源配置，提高了經(jīng)濟(jì)效益。但地勘單位也面臨著許多新的管理問題。干部人事檔案管理作為地勘單位的一項重要工作也存在著這樣或那樣的問題。在21世紀(jì)這個更加開放的社會，知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢將越來越明顯，人才流動的數(shù)量與質(zhì)量會逐步增強(qiáng)。如何做好新形勢下的干部人事檔案管理與利用工作就成為地勘單位人事管理工作中的一項重要任務(wù)。下面，本人就目前地勘單位干部人事檔案管理與利用工作中存在的問題及解決問題的思路及對策，提出一些拙見。

1 地勘單位干部人事檔案管理與利用存在的問題

人事檔案是人才信息的重要載體，準(zhǔn)確、齊全、完整的干部人事檔案，歷史全面地記載著干部的經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、學(xué)習(xí)成績、實(shí)踐能力及個人特長等信息，是反映干部綜合素質(zhì)的最重要依據(jù)。干部人事檔案管理與利用是促進(jìn)人才合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊伍素質(zhì)的重要措施。地勘單位屬地化以后，為進(jìn)一步理順內(nèi)部關(guān)系，許多單位進(jìn)行了重組合并，由于人事檔案本身不能直接帶來經(jīng)濟(jì)效益，所以地勘單位對干部人事檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面尚存在許多問題。目前，地勘單位干部人事檔案管理與利用工作中存在的主要問題表現(xiàn)在：

1.1 領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，專業(yè)人員缺乏

干部人事檔案管理工作不僅是一項政策性很強(qiáng)的工作，還是一項專業(yè)性技術(shù)性很強(qiáng)的工作。只有領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案人員有較好的專業(yè)素質(zhì)，才能做好干部人事檔案管理工作。地勘單位屬地化以后，干部人事檔案管理實(shí)現(xiàn)了由被動式管理向主動式管理轉(zhuǎn)變的模式。一些單位重組合并后，干部人事檔案管理的工作任務(wù)加重，然而，個別單位對人事檔案管理工作重視還不夠，檔案意識薄弱，監(jiān)督力度不強(qiáng)，未能對人事檔案管理工作所需的人、財、物和檔案整理歸檔時間給予充分的保證，雖然這項工作也有人在做，但真正把人事檔案管理工作作為日常工作的長效機(jī)制來抓還存在缺陷。一些單位沒有配備專用的人事檔案庫房，沒有設(shè)立單獨(dú)的編制，配備專職的人事檔案管理人員。有的單位人事檔案管理人員因一崗兼多職疲于應(yīng)付日常事務(wù)，沒有時間和精力從事檔案管理工作，加上工作需要變動頻繁和業(yè)務(wù)素質(zhì)欠缺，直接影響了人事檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。此外，人事檔案管理人員因業(yè)務(wù)不精，導(dǎo)致歸檔文件在整理、分類和保管期限劃分等問題上不夠準(zhǔn)確，檔案不按時立卷歸檔和未及時移交等情況時有發(fā)生。個別人事檔案管理人員對檔案工作重要性和責(zé)任性認(rèn)識還不夠，存在隨意應(yīng)付了事思想。部分單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理人員思想、工作、生活上的關(guān)心、支持、了解不夠，使人事檔案管理人員對本職崗位工作熱情降低。這些都給地勘單位人事檔案工作的開展造成了許多制約因素。

1.2 檔案管理制度不規(guī)范，管理方式和管理手段相對落后

人事檔案管理是一項專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨(dú)存敢。但重組合并后的地勘單位由于先前的隸屬關(guān)系、規(guī)模、管理方式不同等歷史原因，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案管理制度規(guī)范不一，質(zhì)量參差不齊、人員構(gòu)成復(fù)雜、管理手段落后等問題。如大多數(shù)地勘單位人事檔案還達(dá)不到檔案管理“八防”的要求，與整齊、規(guī)范統(tǒng)一的要求也有一定的差距。一些單位設(shè)施設(shè)備不完善，管理體制不到位。多數(shù)單位歸檔材料沒有統(tǒng)一的規(guī)格，收集過程中紙張大小不統(tǒng)一，檔案材料沒有進(jìn)行規(guī)范整理，有的甚至沒有進(jìn)行科學(xué)的分類和裝訂，現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段尚未得到有效的應(yīng)用。

就我院來說，因為是由兩個老單位合并組建的，所以辦公用房較為緊張，人事檔案材料份數(shù)多，資料復(fù)雜，多年來沒有專門的人事檔案室。在檔案管理手段上，因為沒有單獨(dú)的計算機(jī)和檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，即使利用計算機(jī)管理，也僅限于將名字與檔案號輸入、輸出與檢索的管理，計算機(jī)現(xiàn)代化管理的潛力完全不能發(fā)揮出來，并沒有從根本上改變手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)慢、效率低的問題。在檔案管理方式上，人事部門只照搬中組部下發(fā)的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，沒有形成自己的實(shí)施細(xì)則和制度，在執(zhí)行過程中也存在不嚴(yán)格現(xiàn)象，收集、歸檔工作被動不及時。另外管理人事檔案的人員在管理上流于形式，僅充當(dāng)檔案“保管員”的角色，對過去的干部職工檔案，只是按接收時間不同在原檔案袋上直接編號，因而導(dǎo)致了人事檔案內(nèi)容不全、管理混亂等問題，影響了人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性，降低了人事檔案工作效率。

1.3 信息開發(fā)利用率差，發(fā)揮服務(wù)作用程度低

地勘單位干部人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態(tài)和被動服務(wù)局面，因為在屬地化前地勘單位是“條條”管理，人事檔案信息只在本單位或本系統(tǒng)使用。人事檔案信息資源的開發(fā)利用程度不高，往往大多只限于干部考察和發(fā)展黨員等方面，在人才培養(yǎng)、人才選拔、人才穩(wěn)定與年度考核等方面未能真正起到應(yīng)有的作用。

2 地勘單位干部人事檔案管理與利用工作的思路及對策

隨著地勘單位規(guī)模的不斷擴(kuò)大，經(jīng)濟(jì)實(shí)力的增強(qiáng)，人事制度改革和人員模式改變，給地勘單位帶來了人事眾多、管理多元化的特點(diǎn)，也給人事檔案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的地勘單位人力資源管理系統(tǒng)就體現(xiàn)了地勘單位人事管理的整體管理水平。目前地勘單位人事檔案管理工作已遠(yuǎn)跟不上社會主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的步伐。針對上述問題，為使地勘單位人事檔案管理工作在新形勢下發(fā)揮更大的作用，人事檔案管理部門應(yīng)增強(qiáng)創(chuàng)新意識，更新工作方式，提高工作效率。具體應(yīng)從以下幾方面人手：

2.1 領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，提高地勘單位人事檔案管理人員素質(zhì)

干部人事檔案是記載干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績等內(nèi)容的材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔任用干部的重要依據(jù)，關(guān)系到每位干部職工的切身利益。作為地勘單位的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)充分樹立起檔案意識，重組合并的地勘單位應(yīng)在機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員編制上給以充分保證，在檔案經(jīng)費(fèi)上落實(shí)到位，增添必要的硬件設(shè)施。要不斷提高人事檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”多素質(zhì)人才。首先，人事檔案管理人員要有良好的敬業(yè)精神，努力學(xué)習(xí)、掌握人事檔案管理工作的新知識、新技術(shù)，了解地勘單位人事檔案管理現(xiàn)代化的具體內(nèi)容。其次，引入競爭機(jī)制，通過擇優(yōu)錄用，競聘上崗，把真正優(yōu)秀的人事檔案專業(yè)人員選拔到人事檔案管理崗位上來。第三，地勘單位要將人事檔案管理人員的培養(yǎng)納入單位人才培養(yǎng)計劃，不斷提高人事檔案管理人員的自身素質(zhì)，對在崗人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)黨和政府制定組織人事工作的政策、法規(guī)和檔案專業(yè)理論知識，用檔案方面的新理論知識武裝頭腦，開闊眼界，指導(dǎo)工作，以適應(yīng)新時期地勘事業(yè)發(fā)展對地勘單位人事檔案管理的新要求。

2.2 加強(qiáng)規(guī)章制度建設(shè)，提高地勘單位人事檔案的科學(xué)規(guī)范化管理水平

建立健全一套完整科學(xué)的干部人事檔案管理工作規(guī)章制度，使工作有序，有據(jù)可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規(guī)范化，真正發(fā)揮人事檔案“見證歷史”的作用。一是要全面普查案卷，去糟取精。對過去的檔案應(yīng)重新整理，剔除無用的案卷資料，對所保留的案卷資料重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互關(guān)聯(lián)的資料組合在一起，并編寫頁碼、目錄、標(biāo)題，一一對應(yīng)，裝訂成冊。二是要加強(qiáng)收集工作，完善檔案內(nèi)容。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》文件精神，結(jié)合本單位實(shí)際制定相應(yīng)的制度，全面收集材料，特別是對人才信息需要完善的檔案內(nèi)容，注意收集那些能體現(xiàn)干部職工實(shí)踐能力、思想品德、政治素質(zhì)等方面的材料，了解其近期經(jīng)歷，將其培訓(xùn)進(jìn)修登記、科研成果、論文發(fā)表等新記錄補(bǔ)充進(jìn)檔案內(nèi)容，準(zhǔn)確、客觀地反映干部職工的綜合素質(zhì)與現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，提高檔案的利用價值。三是要實(shí)行專門統(tǒng)一管理。將所有干部人事檔案統(tǒng)一整理，分門別類，按照人員年齡、學(xué)歷、專業(yè)、姓名等統(tǒng)一編號，并建立多種檢索方式，便于查找與利用。建立專門的干部人事檔案庫，實(shí)行科學(xué)、規(guī)范的管理。四是增強(qiáng)創(chuàng)新意識，要在立卷制度上更新，在工作手段上改進(jìn)。如從立卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調(diào)檔利用，又能盡快完成歸檔程序。

2.3 創(chuàng)新地勘單位人事檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理

加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，提高管理效率和水平。目前計算機(jī)已應(yīng)用于人事檔案管理工作當(dāng)中，但多數(shù)單位僅限于各類檔案目錄的輸入與檢索。我們可以借助計算機(jī)來完成本來較繁瑣的手工操作的方法還有很多，比如數(shù)碼技術(shù)、影像技術(shù)、條形碼技術(shù)等。加強(qiáng)計算機(jī)技術(shù)在人事檔案管理工作中的應(yīng)用，幫助解決具體問題，將大大提高管理效率和管理水平。增加資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。提高檔案管理硬件設(shè)備，增加檔案庫房，購買空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦。設(shè)置防火、防盜的自動監(jiān)控系統(tǒng)。引進(jìn)計算機(jī)管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的合理配置和利用，確保地勘單位在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為地勘單位的可持續(xù)發(fā)展奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。

2.4 建立信息網(wǎng)絡(luò)，充分發(fā)揮地勘單位人事檔案服務(wù)效能

干部人事檔案管理信息化包括兩層含義：一是要把檔案中的手寫文字信息電腦化、數(shù)字化；二是要把數(shù)字化的信息網(wǎng)絡(luò)化，要能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上人事信息的接收、傳遞、儲存和資源共享。當(dāng)前，人事檔案管理系統(tǒng)計算機(jī)信息軟件已在許多地勘單位使用，但其發(fā)揮的作用程度還比較低。地勘單位要更好的組建干部人事檔案管理隊伍，建立一套完整的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，通過充分開發(fā)和利用人力資源信息，將其轉(zhuǎn)化為地勘單位的經(jīng)濟(jì)效益。利用計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對人事檔案的信息共享，為地勘單位的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供必要的服務(wù)。