醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理分析

趙珊珊

（山東省精神衛(wèi)生中心，山東 濟南 250014）

隨著近年來時代的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作，由去年的單一文書檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)榱爽F(xiàn)代化的多門類綜合檔案管理檔案載體，也逐漸由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榱烁嘣臋n案管理體系。尤其是近年來興起的電子和視頻資料等電子文檔的應(yīng)用，大大提升了醫(yī)院的檔案管理質(zhì)量和效率，使相關(guān)醫(yī)務(wù)人員在進行患者的檔案調(diào)取時更為順利。在這樣的背景下，開展信息化醫(yī)院檔案管理是一項十分重要的工程，將其應(yīng)用于現(xiàn)代化的檔案管理中能夠有助于使信息化技術(shù)對醫(yī)院的檔案管理起到一定的幫助。

1 醫(yī)院開展信息化檔案管理工作的必要性

在傳統(tǒng)的管理時，將人員管理和病房分配的內(nèi)容都由人員來進行管理，這就會導(dǎo)致相關(guān)工作存在一定的錯誤，尤其是在進行醫(yī)生初診的設(shè)置時，部分醫(yī)生可能會出現(xiàn)時間延誤的情況，這樣會在一定程度上導(dǎo)致人工排版的問題較為明顯，而如果應(yīng)用信息化進行管理，醫(yī)師如果出現(xiàn)了延時的情況，可以由信息化直接對相關(guān)的日程安排進行調(diào)整，這樣能夠大大提升醫(yī)療人員的管理質(zhì)量。這也僅僅是將信息化系統(tǒng)應(yīng)用于醫(yī)務(wù)人員管理中的方案。

如果在進行檔案統(tǒng)計時，將信息化技術(shù)應(yīng)用于其中，能夠有效避免手工出現(xiàn)的各種錯誤和人為因素出現(xiàn)的各種錯誤，并且還能有效節(jié)省人工統(tǒng)計進行的時間，使整體的工作效率得到提升，管理人員只需要對各項數(shù)字進行錄入，一切的操作均由信息化完成，這樣能夠有助于提高檔案管理的質(zhì)量，并且還能展現(xiàn)更為準確的統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)。

開展信息化管理能夠便于查找并且總體的展現(xiàn)更為直觀代碼，系統(tǒng)應(yīng)用菜單的形式，不同的使用者只需要將單位和檔案的編號進行錄入，就能夠展現(xiàn)不同患者的具體檔案，這種管理方式能夠有助于提高檔案的查閱速度。并且在進行資源的查閱時，醫(yī)院內(nèi)部可以建立局域網(wǎng)，或者是在云盤上直接進行數(shù)據(jù)的錄入，醫(yī)院內(nèi)部的相關(guān)工作人員可以通過內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)直接登錄其中查看相關(guān)患者的基本資料，而即使在外部網(wǎng)絡(luò)中只要輸入相應(yīng)的登錄名和登錄密碼，就能夠?qū)Y料進行調(diào)取，使相關(guān)醫(yī)護人員在調(diào)取患者資料時能夠更為方便地進行，通過這種方式能夠打破時空的界限，避免了資料在調(diào)取時出現(xiàn)的各種麻煩資料的利用率也會有極大地提升。

2 強化檔案管理模式改革時，相關(guān)制度更為規(guī)范

2.1 做好檔案信息化的整體規(guī)劃工作

想要使檔案信息化建設(shè)工作更為順利地進行，首先就需要對其進行一個總體的規(guī)劃，工作人員需要深入分析醫(yī)療工程部門的特點和發(fā)展目標，并對其進行有效的調(diào)查論證，使相關(guān)工作能夠符合醫(yī)療工程部門的實際狀況，并且建立可行性的長遠管理計劃，在醫(yī)療工程部門中形成規(guī)?；木W(wǎng)絡(luò)管理模式。再進行大信息化的應(yīng)用建設(shè)時，一定需要做好相應(yīng)的管理工作，注重系統(tǒng)的整體實效性考慮系統(tǒng)在開展過程中是否能夠支持運輸部門的信息服務(wù)目標，除此之外也需要盡可能重視系統(tǒng)的靈活性和可拓展性，拓展足夠的未來發(fā)展空間，這樣才能做好有效的信息化規(guī)劃。

2.2 做好檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換

想要使檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量得到提升，首先就需要建立完善的檔案信息資源的數(shù)字化數(shù)據(jù)庫，這是開展信息數(shù)據(jù)的管理的前提，也是其基礎(chǔ)。檔案的數(shù)字化主要是指應(yīng)用先進的技術(shù)手段，將醫(yī)療工程檔案傳統(tǒng)的物質(zhì)載體形式，例如紙、音頻和檔案等資料加工為數(shù)字化的信息并建立完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫，在進行管理時，將信息檔案直接發(fā)布于數(shù)據(jù)庫中，相關(guān)工作人員就能夠進行有效的查閱和使用。

2.3 強化檔案管理工作的教育以及認知

在進行管理時，相關(guān)工作人員的人事檔案管理工作應(yīng)當由管理人員自身進行，所以需要提高管理人員的工作重視度，使相關(guān)管理工作人員養(yǎng)成良好的職業(yè)道德，為管理人員培養(yǎng)高度的責(zé)任感，使其在工作時保持嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，尤其需要借鑒和吸收優(yōu)秀的人事檔案管理研究成果，使檔案管理工作能夠成為檔案管理工作人員的使命和責(zé)任，強化其工作意識。想要開展有效的信息化管理，就需要相關(guān)工作人員建立良好的網(wǎng)絡(luò)安全意識，做好對應(yīng)的防范工作，可以采用殺毒軟件或者防火墻等信息化防護措施來進行防護，并且建立完整的登錄密碼，建立嚴密的網(wǎng)絡(luò)安全防范措施，這樣能夠為信息化系統(tǒng)建立一個更為可靠的環(huán)境。

2.4 建立完善的管理制度

在進行相關(guān)制度和條例的建設(shè)時，工作人員可以借鑒國內(nèi)外的先進管理經(jīng)驗，對已經(jīng)歸檔的工作人員進行電子文件的管理時，應(yīng)當嚴格按照相關(guān)規(guī)章制度和措施進行，保證信息的完整性和原始性。而如果某一類電子文件檔案需要進行長期保存，則需要將其與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件一同歸檔，而對于具有保密要求的電子文件，則應(yīng)當應(yīng)用安全的保密措施，并且對涉及隱私的電子文件進行全面的密碼管理，嚴禁在外網(wǎng)上開放，并且定期對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和信息化系統(tǒng)進行檢測，避免出現(xiàn)黑客攻擊或病毒入侵的情況。在進行體制建設(shè)時，可以從信息收集、檔案保管以及借閱等多個步驟進行流程完善，使各項管理工作都能夠參考對應(yīng)的管理制度進行，避免由于員工工作疏漏出現(xiàn)的不規(guī)范現(xiàn)象。

3 總結(jié)

在進行現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理時，相關(guān)工作人員首先需要做好自身的能力培養(yǎng)，并且需要不斷提高單位內(nèi)部的檔案管理水平，建立科學(xué)且安全的數(shù)據(jù)資料庫，這樣才能實現(xiàn)檔案管理的工作價值，便于相關(guān)用戶在進行資料調(diào)取時，能夠獲取準確且真實的資料，這樣才能保證醫(yī)院的檔案管理工作順利進行，促進我國醫(yī)療行業(yè)的快速發(fā)展。