學校人事檔案管理中項目管理理論的實踐與運用

王云霞

（肇慶機關第二幼兒園，廣東 肇慶 526040）

學校是為社會培育人才的地方在社會中有著非常重要的地位，因此，學校的發(fā)展是社會的客觀需求。對于學校進行人事檔案管理工作來說，這將對學校的整體工作都具有直接的影響，客觀的反映了教職工的工作素質(zhì)，對于教職工的工作效率亦有提升作用。所以在學校人事檔案管理中要重視項目管理理論的實踐與運用。

1 國內(nèi)高校人事檔案管理工作中存在的一些問題

1）管理思想與體制未能與時俱進。學校的主要工作是提高教育水平為人民提供更好的優(yōu)質(zhì)教育。但是現(xiàn)在許多學校的管理思想沒有與時俱進，存在對升學率過度重視而忽略了對學校的管理。在學校人事檔案管理方面也只是對檔案進行一些基礎的收集，整理，存放及保管等工作，幾乎沒有對人事檔案管理進行有目的有規(guī)劃的開展相關的工作，使得人事檔案管理工作未能發(fā)揮出其真正的價值[1]。

2）學校進行人事檔案管理設施較為陳舊，管理技術落后。在當前人事檔案的管理工作中一些基礎的收集和整理工作都是通過人工進行完成的。學校的人事檔案中大多數(shù)都是紙質(zhì)檔案，其在進行多次的裝訂和整理之后損壞非常嚴重，大大的影響了檔案的完整性。此外，在學校的人事檔案管理工作的條件較差。缺乏應有的自動化技術和檔案管理軟件，同時人事檔案管理人員缺乏電子檔案管理的經(jīng)驗，自身技術難以滿足工作需要。

3）學校人事檔案內(nèi)容不具體，管理不規(guī)范。在大部分學校中都普遍存在對人事檔案材料的審查不嚴而進行直接歸檔的問題。一部分人事檔案的內(nèi)容不符合規(guī)范且過于簡單，有些檔案的內(nèi)容前后沖突，還存在一些人事檔案由于不按時歸檔或者對檔案的保管不當而造成檔案缺失現(xiàn)象發(fā)生，學校人事檔案管理不規(guī)范。

4）人事檔案歸檔困難，個人不重視人事檔案。學校中存在一部分教職工對自身的人事檔案不重視，存在重要的檔案資料發(fā)生遺漏或者是原始檔案遺失。然而，只有在需要時才會發(fā)現(xiàn)這些問題并匆忙的進行檔案補交，這種檔案資料內(nèi)容不充實也無系統(tǒng)性，同時對內(nèi)容的真實性也來不及進行相關的考證。

2 項目管理理論的主要觀點

項目管理工作的主要過程是對技能，方法，知識及工具進行具體的運用，以讓項目可以達到預期的效果。其理論的主要的觀點就是計劃，檢查，循環(huán)，執(zhí)行及處理工作等。

1）項目管理理論中循環(huán)工作的具體內(nèi)容。就針對循環(huán)工作來說，循環(huán)工作的具體內(nèi)容是執(zhí)行計劃，計劃和檢查同時對計劃進行調(diào)整工作。

2）對于循環(huán)工作的不同階段進行分析。（1）計劃工作。在此階段需要對目前的實際情況進行分析，對于問題產(chǎn)生的原因進行探究，之后再制定相應的措施確定要達到的效果。（2）實施工作。此階段需要對制定的計劃內(nèi)容進行落實，完成具體的計劃措施，此工作需要有較高的執(zhí)行力，促進計劃工作順利實施。（3）檢查工作。此階段就是把已經(jīng)完成的結果和制定的目標進行對比分析，得出完成結果是否達標。（4）處理工作。此階段是在判斷完成結果是否達標后，把其中一些較為成功的方法進行推廣，在實際中不斷總結經(jīng)驗。對于失敗的措施要進行及時深入的反思，努力思考其原因，再進行循環(huán)處理，最終實現(xiàn)進步和提升。

3 項目管理理論在學校人事檔案管理中的實踐與運用

1）確定學校人事檔案管理工作的計劃。在學校的人事檔案管理工作中，人事檔案管理員需要結合實際情況，制定詳細的人事檔案管理工作計劃。要按照人事檔案的重要程度來規(guī)劃安排工作的側(cè)重點，要在檔案中突出學歷，學位及職稱等較高利用率的內(nèi)容，以此來提高人事檔案管理工作的有效性，能夠簡潔明了且高效的為接下來的工作做好準備[2]。

2）強化學校人事檔案管理工作的過程控制。在學校人事檔案管理工作中，對檔案資料進行收集整理和補充是整個管理工作的實施。人事檔案管理人員要按照工作計劃，主動協(xié)調(diào)好學校各部門的有關人事檔案的事宜，定期做好檔案的收集歸檔工作。在整個過程中需要人事檔案管理人員嚴格執(zhí)行工作計劃，落實工作計劃的具體工作。

3）規(guī)范學校人事檔案管理工作的檢查程序。在對人事檔案完成了收集工作后，人事檔案管理人員必須要加強對檔案的檢查，保證所收集的人事檔案的內(nèi)容完整且表述準確，為人事檔案的完整和真實提供保障。在發(fā)現(xiàn)不在歸檔之列的檔案材料時，要及時的進行退回，同時對收集的人事檔案及時處理，不得遺失和積壓檔案。

4）不斷對學校人事檔案管理工作進行經(jīng)驗總結。人事檔案管理人員按照檢查后的結果進行分析總結經(jīng)驗，之后結合本校的實際情況制定有效的策略，提高學校人事檔案管理技術水平，使得在外部環(huán)境未發(fā)生變化的情況下學校人事檔案管理工作更加的科學合理，更加高效同時保證檔案的信息具備真實性和準確性。

4 提高學校人事檔案管理工作效率的建議

學校要在教職工中加強對人事檔案管理的宣傳，使得他們充分的認識到人事檔案管理工作的重要性。對以往傳統(tǒng)的工作方式和管理模式進行改革，對學校人事檔案管理人員進行技能培訓，以提升其管理水平，對相關的管理理念要進行深化，提高人事檔案管理人員的工作水準和效果。

1）對學校人事檔案管理工作進行大力宣傳。學校要采取正確的宣傳措施使得教職工對于人事檔案管理工作有全面而明確的認識。校領導也要對人事檔案管理工作予以重視，要科學合理的對人事檔案進行大量宣傳教育，使得人事檔案管理工作在實際情況中能夠順利開展。同時要建立完善的人事檔案管理機制，為學校人事檔案管理工作提供強有力的保障[3]。

2）制定適合本學校人事檔案管理的制度。對于學校的人事檔案管理工作人員來講，必須要強化其對人事檔案管理工作的把握，要結合本校的特點及實際情況制定出適合本校的人事檔案管理的制度。對以往傳統(tǒng)的管理模式進行改革，運用現(xiàn)代化，科學及系統(tǒng)性等管理準則，為學校人事檔案管理工作提供依據(jù)。學校在對內(nèi)部人才進行開發(fā)利用時，急需對目前人事檔案管理工作中資金不足和技術人員缺失及檔案遺失或損毀等問題進行處理。最后，學校需要通過多種有途徑加強人事檔案管理人員的思想素質(zhì)和管理水平，對當前學校人事檔案管理中存在的困難進行克服，以新的思維方式進行人事檔案管理工作，不斷提升學校人事檔案管理工作的水準和效率。

5 結束語

總而言之，學校必須對人事檔案進行有效管理，這樣可以為學校了解和重用內(nèi)部人才提供非常重要參考依據(jù)，這對學校進行人才管理工作有著非常重要的現(xiàn)實意義。因此，對學校人事檔案管理工作中現(xiàn)存的一些問題進行探究就非常的有必要了，在學校人事檔案管理中運用項目管理的方式，以此來進行科學規(guī)范的人事檔案管理工作，如此才能夠有效的促進學校對內(nèi)部人才的開發(fā)利用，進而促使學校的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。