提升人事檔案在人資管理中作用的路徑分析

劉 彪

（會東縣退役軍人服務(wù)中心，四川 涼山彝族自治州 615200）

在事業(yè)單位內(nèi)部人事檔案為其重要構(gòu)成，科學(xué)的人事檔案管理可促進其內(nèi)部的管理水平，并能實時記錄員工在工作期間的獎懲狀況、工作能力與獎懲信息等，要依照單位內(nèi)部的實際狀況來調(diào)整其整體的人資布局。

1 在人資管理中人事檔案管理的主要作用

1.1 加強資源配置

利用良好的人事檔案管理能加強資源配置，改善工作人員的辦事效率，最大化辦公物品的價值。依照人事檔案中的內(nèi)容，事業(yè)單位會對其內(nèi)部員工的專業(yè)技能、思想水平、個人素質(zhì)更為了解，人資部門在進行專業(yè)化管理時由于會遵照員工特性，其管理工作將變得更為科學(xué)，利用合適的人員配置可將每名員工的個人能力發(fā)揮出來，促使其實現(xiàn)個人價值。在了解與掌握了員工的個人能力后，管理人員還可采用科學(xué)的人員流動，既有效避免資源的浪費，又能調(diào)動出員工的工作熱情，促進事業(yè)單位的整體發(fā)展。

1.2 有助于改善管理水準(zhǔn)

在互聯(lián)網(wǎng)時代與經(jīng)濟全球化的雙重壓力下，加大了事業(yè)單位的競爭程度，而信息時代最重要的競爭優(yōu)勢為人才的質(zhì)量與數(shù)量。具體來說，當(dāng)單位內(nèi)部的員工信息逐漸完善時，人資部門的管理將變得更加有的放矢，利用精準(zhǔn)的人事檔案信息能針對性地訓(xùn)練各類業(yè)務(wù)，使人才的培訓(xùn)更帶有專業(yè)性、科學(xué)性。通過對員工的專業(yè)化管理，能發(fā)現(xiàn)其當(dāng)前存有的問題，適時開展多種補充性培訓(xùn)，如健康保健、安全教育等，若員工感受到單位的人文關(guān)懷，其工作中的責(zé)任心與歸屬感也會更強，因而合理的人事檔案管理可增強單位內(nèi)部整體的管理水準(zhǔn)[1]。

1.3 提升績效指標(biāo)的科學(xué)性

在人資部門管理期間會出現(xiàn)不同種類的員工信息數(shù)據(jù)，其都會進入到人事檔案中，在進行績效考核或評價前管理者應(yīng)了解到員工的工作能力與思想動態(tài)，而運用此類動態(tài)數(shù)據(jù)則會有效發(fā)現(xiàn)該問題。比如，在開展年終考核時，管理者可借助人事檔案中的員工表現(xiàn)、業(yè)務(wù)指標(biāo)的完成度及領(lǐng)導(dǎo)評價等進行相應(yīng)獎罰，此類數(shù)據(jù)信息會增強人資管理的公信力與說服力，促使員工間形成良性競爭，事業(yè)單位的整體發(fā)展也會得到真正推動，因而利用人事檔案中的數(shù)據(jù)信息能提升績效指標(biāo)的科學(xué)性。

2 在人資管理中優(yōu)化人事檔案作用的有效路徑

2.1 加強檔案管理意識

事業(yè)單位在開展檔案管理時需對該項工作加大重視力度，在思想上提升認(rèn)識，要確認(rèn)檔案管理在單位中的重要程度。具體來說，在進行人事檔案管理的過程中各部門需積極協(xié)調(diào)該項工作，合理開展人事檔案的歸檔工作，保證其個人資料的完整與真實，增強檔案管理工作的高效性。比如，在員工檔案中會帶有準(zhǔn)確的績效考核數(shù)據(jù)，該數(shù)據(jù)不但關(guān)系到員工的薪資待遇，還會影響其晉升路徑，因而檔案管理數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)度較為重要。此外，在加強人事檔案管理的過程中，管理人員需巧妙融合該事業(yè)單位的真實需求與員工的工作經(jīng)驗，還可適當(dāng)開展與此項工作相關(guān)的教育培訓(xùn)，不斷提升專業(yè)員工與管理人員的層次，使其在事業(yè)單位中獲得全方位的發(fā)展，只有能夠適應(yīng)多個崗位的要求才能最大化事業(yè)單位的經(jīng)濟效益與社會效益。

2.2 提升人員素養(yǎng)

人事檔案的主要特點為有效、真實，若其喪失了真實性，則員工真實狀況就會難以匹配檔案中的資料，其檔案的實際價值也不復(fù)存在。在整合與管理事業(yè)單位內(nèi)部的檔案資料時，其管理人員需始終保持公開、公正與客觀的基本原則，在做到實事求是的基礎(chǔ)上及時補充員工的職業(yè)素質(zhì)、興趣愛好與性格特征等，使人事檔案中的內(nèi)容更具傳承性、個性化、價值化。同時，人事檔案中的內(nèi)容需全面涵蓋員工的整體素養(yǎng)，主要內(nèi)容應(yīng)包含每名員工的職業(yè)履歷、心理健康、專業(yè)能力與思想政治等，增強歸檔材料的可靠性、真實性。

此外，人資管理部門在日常工作中其管理人員還需培養(yǎng)員工的綜合素質(zhì)與責(zé)任意識，在保管檔案材料的過程中要認(rèn)真核對其內(nèi)部信息，確保其真實、完整，避免出現(xiàn)因保管環(huán)境而帶來的材料損傷。人員素質(zhì)可嚴(yán)重影響人事檔案管理的專業(yè)性，在招收此類員工時相關(guān)單位應(yīng)確保其保管能力、業(yè)務(wù)素養(yǎng)與綜合素質(zhì)，并時刻關(guān)注其檔案管理意識與工作的細(xì)心程度，確保該項管理工作的準(zhǔn)確性與真實性。在當(dāng)前的事業(yè)單位中由于人事檔案擁有所有員工的信息，屬該單位的情報機密，當(dāng)其出現(xiàn)保管不當(dāng)時泄露的信息極易落入競爭對手手中，無疑會給該單位帶來極大的安全隱患，影響其整體建設(shè)，因此，檔案管理人員在管控期間需不斷調(diào)整自身的工作思路，適時轉(zhuǎn)換服務(wù)理念的方向，由被動轉(zhuǎn)化為主動，借助良好的人事檔案資料為事業(yè)單位的人資部門提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)[2]。

2.3 開展信息化管理

隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，信息技術(shù)已運用到多個領(lǐng)域中，在人事檔案管理中采用信息技術(shù)已成為當(dāng)前的必然趨勢，因此，人資部門的管理者要對該項工作實行數(shù)字化管理。具體來說，工作人員要利用信息技術(shù)適時建立一套與檔案資料相關(guān)的檢索系統(tǒng)，并借助專業(yè)性較強的軟件來設(shè)置該系統(tǒng)中的內(nèi)部信息，即所有的員工情況，如政治面貌、家庭情況、工作經(jīng)歷與學(xué)習(xí)經(jīng)歷等，在實現(xiàn)資源共享的同時讓人事檔案管理更加信息化、數(shù)字化，也加強了檔案調(diào)閱與查找的便利性。此外，使用專業(yè)化較強的信息系統(tǒng)還有助于提升檔案管理效率，比如，用工單位若想查找具體的人員信息，利用信息技術(shù)中的專業(yè)查找，能有效縮減檢索范圍，在最短時間內(nèi)找到符合其要求的人員，增強工作質(zhì)量與效率。

例如，某服務(wù)中心在管理內(nèi)部人事檔案時運用了先進的信息技術(shù)，工作人員依照該服務(wù)中心的實際狀況，建立起檔案檢索系統(tǒng)，將其內(nèi)部所有員工的個人信息錄入該系統(tǒng)內(nèi)，提升了員工查找的速度，也改變了人資部門的管理水準(zhǔn)。

2.4 設(shè)置檔案保管系統(tǒng)

隨著國家各項制度的逐步發(fā)展與完善，各類人事檔案中的內(nèi)容也獲得極大豐富，事業(yè)單位在提供專業(yè)服務(wù)的基礎(chǔ)上設(shè)置科學(xué)的人事檔案，便于其內(nèi)部各項管理工作的推動。具體來說，管理人員需逐步完備檔案管理系統(tǒng)，設(shè)計檔案保管制度，站在時代前沿的同時提升政治的敏感度與敏銳性，專門培訓(xùn)與之相關(guān)的保管人員，讓其了解與掌握科學(xué)、合適的保管流程，及時核實材料的有效性、真實性，并進行歸檔，從而有效增強組織管理的紀(jì)律性，保證工作人員的專業(yè)性。一般來講，針對歸檔位置的選擇，由于材料內(nèi)容中的屬性不同，其實際位置也會有所區(qū)別，在確認(rèn)歸檔位置后要及時做好登記工作。此外，檔案保管人員還需嚴(yán)格檢查檔案歸檔周圍的環(huán)境衛(wèi)生與庫房安全，避免因保管問題而出現(xiàn)的材料損壞或丟失現(xiàn)象。

3 總結(jié)

綜上所述，當(dāng)前事業(yè)單位中的重要信息來源為人事檔案，在管理檔案資料的過程中，其需為人資部門提供有效、可靠、真實的員工信息，滿足該管理部門的專業(yè)化要求，促進事業(yè)單位的整體發(fā)展與經(jīng)濟效益。