高校教學(xué)檔案信息化的風(fēng)險(xiǎn)管理策略研究

李 煜

（湖南城市學(xué)院，湖南 益陽 413000）

2020年年初，高校積極響應(yīng)國家政策，通過中國大學(xué)慕課、智慧樹、學(xué)習(xí)通超星、微信、QQ等網(wǎng)絡(luò)教學(xué)平臺(tái)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)授課，網(wǎng)絡(luò)課程及在線教學(xué)不受時(shí)間、空間限制，大大提高了教學(xué)效率，豐富了教學(xué)資源，產(chǎn)生了大量的電子教學(xué)檔案，如視頻、PPT課件、在線教材及作業(yè)等。與傳統(tǒng)的高校教學(xué)檔案相比，高校教學(xué)檔案信息化管理有利于教學(xué)檔案的存儲(chǔ)、教學(xué)信息的查詢、教學(xué)資源的共享及教學(xué)效率的提高，但是也存在諸多問題，其中教學(xué)檔案信息化的風(fēng)險(xiǎn)管理問題尤為突出。加強(qiáng)高校教學(xué)檔案信息化的風(fēng)險(xiǎn)管理，才能確保高校電子教學(xué)檔案長久地、有效地發(fā)揮作用和功能，促進(jìn)高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)。

1 高校實(shí)施教學(xué)檔案信息化的風(fēng)險(xiǎn)管理的意義

高校教學(xué)檔案是指教學(xué)管理和實(shí)踐過程中所產(chǎn)生的有價(jià)值和保存意義的各種材料，是評(píng)判學(xué)生學(xué)習(xí)能力的主要依據(jù)，也是高校進(jìn)行教學(xué)改革和創(chuàng)新、提高教學(xué)水平和質(zhì)量的重要參考。隨著教學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，學(xué)生人數(shù)的增加，教學(xué)檔案的內(nèi)容越來越豐富，種類越來越多，數(shù)量也急速增長，對(duì)教學(xué)檔案的需求面也越來越廣，教學(xué)檔案信息化管理能促進(jìn)高校教學(xué)工作的有效管理，便于學(xué)校優(yōu)化教師隊(duì)伍管理，能更好地保證高校教學(xué)質(zhì)量，方便教師開展針對(duì)性教學(xué)，對(duì)學(xué)生就業(yè)也有幫助。電子教學(xué)檔案的搜索、查找和利用，不受時(shí)間空間限制，可以隨時(shí)隨地為人所用。但是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)給高校教學(xué)檔案信息化管理帶來諸多難以預(yù)測和防范的威脅，風(fēng)險(xiǎn)管理是必須要考慮的問題。高校教學(xué)檔案信息化在帶來便捷、高效的同時(shí)，也帶來了管理風(fēng)險(xiǎn)。2020年年初高校不能按時(shí)開學(xué)，教師需要利用電子教學(xué)檔案進(jìn)行線上教學(xué)，并隨之產(chǎn)生大量的新的電子教學(xué)檔案，面臨諸多潛在的威脅。對(duì)高校教學(xué)檔案信息化實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)管理意義重大。第一、實(shí)施高校教學(xué)檔案信息化風(fēng)險(xiǎn)管理，能確保高校電子教學(xué)檔案長久地、有效地發(fā)揮作用和功能；第二、實(shí)施高校教學(xué)檔案信息化風(fēng)險(xiǎn)管理能提升高校電子教學(xué)檔案資源防范風(fēng)險(xiǎn)的能力，確保檔案信息安全和教學(xué)檔案材料真實(shí)性和完整性；第三、實(shí)施高校教學(xué)檔案信息化風(fēng)險(xiǎn)管理能為高校教學(xué)檔案信息化安全體系提供全面保障，促進(jìn)高校檔案事業(yè)的成長與發(fā)展，促進(jìn)高校智慧校園建設(shè)。

2 高校教學(xué)檔案信息化管理面臨的風(fēng)險(xiǎn)類型及特點(diǎn)

高校實(shí)施教學(xué)檔案信息化管理過程中面臨的風(fēng)險(xiǎn)不容忽視，防控不慎就會(huì)對(duì)教學(xué)檔案造成威脅。高校教學(xué)檔案信息化管理面臨的風(fēng)險(xiǎn)類型及特點(diǎn)主要體現(xiàn)在如下方面：

2.1 客觀存在的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)

高校教學(xué)檔案信息化管理對(duì)于網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的依賴性較高，教師課件、學(xué)生成績、教學(xué)視頻等等都是通過互聯(lián)網(wǎng)上傳，因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)環(huán)境開放性的特點(diǎn)，存在很多安全隱患。一、教學(xué)檔案信息化系統(tǒng)容易遭受非法訪問，電子教學(xué)檔案內(nèi)容容易被不著痕跡地肆意篡改，如果系統(tǒng)崩潰，將引起大量檔案數(shù)據(jù)丟失；二、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也存在許多不足之處，電子教學(xué)檔案保存不夠穩(wěn)定，不能保證電子教學(xué)檔案存貯萬無一失。

2.2 廣泛存在的安全保密風(fēng)險(xiǎn)

眾所周知，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)本身存在不少漏洞和安全風(fēng)險(xiǎn)，教學(xué)檔案信息化管理面臨著諸多不確定的安全風(fēng)險(xiǎn)因素，對(duì)電子教學(xué)檔案進(jìn)行儲(chǔ)存和利用時(shí)，往往因?yàn)樾⌒〉氖韬鰧?dǎo)致電子教學(xué)檔案數(shù)據(jù)泄密等問題。首先因?yàn)槔谜叨嗲曳秶鷱V，不論是教師、學(xué)生或教輔人員都有權(quán)限進(jìn)入教學(xué)檔案信息化系統(tǒng)查閱信息，信息容易被泄露，且教師之間頻繁轉(zhuǎn)發(fā)、下載、上傳材料，教學(xué)檔案內(nèi)容容易被復(fù)制和修改，從而影響其保密性，安全性也難得到保障。其次通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳輸?shù)碾娮咏虒W(xué)檔案，存在被竊取和盜用的風(fēng)險(xiǎn)，計(jì)算機(jī)病毒無處不在，無孔不入，繁衍和更新速度極快。電子教學(xué)檔案通過USB移動(dòng)硬盤等設(shè)備進(jìn)行傳輸?shù)倪^程中也容易受到病毒攻擊，電子教學(xué)檔案信息，如學(xué)生學(xué)籍信息、成績等涉及個(gè)人隱私的信息很容易被泄露。再次教學(xué)檔案信息化管理方面的制度不夠完善，沒有嚴(yán)格的安全保密政策，許多電子教學(xué)檔案的使用者保密意識(shí)欠缺，影響教學(xué)檔案的安全和保密性。

2.3 潛在的真實(shí)性風(fēng)險(xiǎn)

雖然對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行信息化處理，通過各種數(shù)據(jù)信息的采集來實(shí)現(xiàn)數(shù)字化存儲(chǔ)十分便利，但是在信息化采集的過程中容易出現(xiàn)不準(zhǔn)確問題，由此帶來了電子教學(xué)檔案失真風(fēng)險(xiǎn)。首先因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)環(huán)境不穩(wěn)定，相關(guān)軟件系統(tǒng)更新?lián)Q代，容易影響教學(xué)檔案信息的真實(shí)性。其次在現(xiàn)有技術(shù)條件下，還很難保證教學(xué)檔案原真內(nèi)容，比如學(xué)生相關(guān)紙質(zhì)檔案材料數(shù)量巨大，無法面面俱到進(jìn)行檔案信息化，教學(xué)檔案不完整現(xiàn)象仍然普遍存在，通過不同渠道的傳遞、各種病毒地攻擊等都會(huì)帶來檔案失真風(fēng)險(xiǎn)。再次因?yàn)橛?jì)算機(jī)設(shè)置的參數(shù)不同，導(dǎo)致教學(xué)檔案在制作時(shí)就存在失真現(xiàn)象，加之網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)容易被修改，部分電子教學(xué)檔案不能還原檔案原貌。

2.4 突發(fā)的完整性風(fēng)險(xiǎn)

電子教學(xué)檔案的完整性對(duì)教師教學(xué)尤為重要，但是由于教學(xué)檔案數(shù)據(jù)容易被使用者復(fù)制修改，導(dǎo)致電子教學(xué)檔案失去原有的完整性。首先在電子教學(xué)檔案形成、使用、上傳、轉(zhuǎn)發(fā)等環(huán)節(jié)中，檔案信息隨時(shí)可能被破壞，遭受數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)。其次現(xiàn)有的管理機(jī)制不能確保電子教學(xué)檔案完整，所以內(nèi)容被修改、次序被調(diào)整等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，從而導(dǎo)致教學(xué)檔案的完整性受損。再次電子教學(xué)檔案種類多，容量大，對(duì)計(jì)算機(jī)硬件、軟件設(shè)備要求較高，因計(jì)算機(jī)硬件問題導(dǎo)致無法正常開機(jī)，軟件異常導(dǎo)致無法登錄系統(tǒng)，引起數(shù)據(jù)丟失的情況不少。

2.5 不可預(yù)計(jì)的人為風(fēng)險(xiǎn)

教學(xué)檔案信息化建設(shè)同樣需要由檔案管理人員進(jìn)行操作，在搜集、錄入、上傳電子教學(xué)檔案過程中，由于檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，信息化水平不高，且信息安全意識(shí)薄弱，容易造成操作失誤，導(dǎo)致教學(xué)檔案信息遺漏或丟失等問題，影響了教學(xué)檔案信息化質(zhì)量。而且有些教學(xué)檔案管理員保密意識(shí)不強(qiáng)，把自己的賬號(hào)和密碼告訴他人，使得他人有機(jī)會(huì)篡改或竊取教學(xué)檔案信息。部分教師對(duì)于電子教學(xué)檔案的重視度不夠，隨意修改或轉(zhuǎn)發(fā)，容易影響教學(xué)檔案的完整性和真實(shí)性。

3 高校教學(xué)檔案信息化的風(fēng)險(xiǎn)管理存在的問題及對(duì)策分析

高校教學(xué)檔案信息化風(fēng)險(xiǎn)管理存在諸多問題，主要集中在三個(gè)方面：1）軟、硬件設(shè)備支持不足；2）風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制缺乏；3）從業(yè)人員素質(zhì)不夠高。根據(jù)這三個(gè)方面的問題提出如下建議：

3.1 加大教學(xué)檔案信息化風(fēng)險(xiǎn)管理軟、硬件設(shè)備的投入

為了減少教學(xué)檔案信息化管理中的風(fēng)險(xiǎn)，必須給予教學(xué)檔案信息化管理工作足夠的資金和技術(shù)支持。首先加速檔案信息化管理硬件建設(shè)，購置先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、掃描儀、服務(wù)器等硬件設(shè)備。其次加大教學(xué)檔案信息化管理軟件的投入，推動(dòng)檔案信息系統(tǒng)相關(guān)軟件更新?lián)Q代工作，建立一個(gè)涵蓋面廣的完善的教學(xué)檔案管理系統(tǒng)，購買正版殺毒軟件，定期對(duì)電腦進(jìn)行病毒查殺。再次對(duì)電子教學(xué)檔案采取加密技術(shù)，查看、利用電子教學(xué)檔案時(shí)，必須使用密鑰，并且密鑰專人專用，對(duì)電子教學(xué)檔案的開放利用進(jìn)行精細(xì)化管理，以防為不法分子所利用、竊取或篡改教學(xué)檔案信息系統(tǒng)信息資料。最后靈活運(yùn)用監(jiān)控技術(shù)，嚴(yán)格設(shè)置管理權(quán)限，教學(xué)檔案信息管理系統(tǒng)必須要嚴(yán)格驗(yàn)證訪問人員身份，避免任何無關(guān)人員的訪問，還要建立相應(yīng)的防火墻，禁止非法訪問，不斷提高高校教學(xué)檔案信息系統(tǒng)中資料的安全性和隱私性，減少網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客攻擊。

3.2 完善教學(xué)檔案信息化管理風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制

教學(xué)檔案信息化管理涉及的部門和人員最為廣泛，且多分布在不同的院系和部門，情況較為復(fù)雜。原有的檔案信息化制度不適用于教學(xué)檔案信息化的迅速發(fā)展。完善教學(xué)檔案信息化風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手：首先加強(qiáng)前端預(yù)防，針對(duì)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)建立一套風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急處理方案，能在遭遇風(fēng)險(xiǎn)的第一時(shí)間做出反應(yīng)，將損失降到最低。其次嚴(yán)格控制過程，制定風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方法，對(duì)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全方位評(píng)估，增強(qiáng)檔案管理人員風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警能力和保密意識(shí)。再次做好備份工作，對(duì)重要的電子教學(xué)檔案做好備份，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)先防范工作。最后強(qiáng)化檢查與督促，相關(guān)部門定期對(duì)教學(xué)檔案信息化的風(fēng)險(xiǎn)管理工作進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)處理，做到責(zé)任到人，落實(shí)到崗，確保風(fēng)險(xiǎn)管理工作有效落實(shí)。

3.3 提高教學(xué)檔案信息化管理從業(yè)人員綜合素質(zhì)

1）提高教學(xué)檔案信息化管理人員的風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)。計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)的利用在教學(xué)檔案信息化管理中必不可少，由此帶來的信息安全風(fēng)險(xiǎn)更加凸顯，提高教學(xué)檔案信息化管理人員的風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)對(duì)教學(xué)檔案信息化的風(fēng)險(xiǎn)防范至關(guān)重要。電子教學(xué)檔案管理人員必須具備高度的責(zé)任感和風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，把檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)防范擺在戰(zhàn)略高度來認(rèn)識(shí)，從思想上為教學(xué)檔案信息化管理筑牢安全防線，使風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)貫穿信息化管理工作始終。

2）提高教學(xué)檔案信息化管理人員的風(fēng)險(xiǎn)管理水平。教學(xué)檔案信息化管理人員的風(fēng)險(xiǎn)管理水平高低直接影響電子教學(xué)檔案的保密性、真實(shí)性、完整性和可靠性。減少教學(xué)檔案信息化管理的風(fēng)險(xiǎn)，就要加強(qiáng)檔案信息化管理隊(duì)伍建設(shè)，提高從業(yè)人員的風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，提高他們風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的能力，加強(qiáng)他們風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急處置的能力。教學(xué)檔案信息化管理人員要從過去的兼職型轉(zhuǎn)變?yōu)閷Ｂ毿?。目前高校教學(xué)檔案信息化管理缺少既具備專業(yè)的計(jì)算機(jī)知識(shí)又精通教學(xué)檔案相關(guān)知識(shí)且有一定的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)的人才。必須定期組織檔案信息化相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，為從業(yè)人員提供學(xué)習(xí)提高的機(jī)會(huì)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子教學(xué)檔案的科學(xué)高效管理，更好的預(yù)防在電子教學(xué)檔案積累、整理、傳遞、利用過程中的風(fēng)險(xiǎn)。

4 結(jié)語

國家檔案局于2018年印發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步筑牢安全防線確保檔案安全的通知》，通知強(qiáng)調(diào)檔案安全責(zé)任落實(shí)、檔案安全風(fēng)險(xiǎn)排查和建立健全檔案安全長效機(jī)制等等。國家對(duì)檔案安全、數(shù)字檔案安全愈來愈重視。對(duì)高校教學(xué)檔案信息化進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理，能進(jìn)一步深化高校教學(xué)檔案信息化管理程度，提高電子教學(xué)檔案利用率；指導(dǎo)高校教學(xué)檔案信息化的風(fēng)險(xiǎn)管理實(shí)踐，提升電子教學(xué)檔案資源風(fēng)險(xiǎn)管理水平和檔案安全保障水平；對(duì)建立健全高校教學(xué)檔案信息化安全體系提供參考方案，促進(jìn)高校檔案事業(yè)的成長與發(fā)展。