探究檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理

張軍娟

（南平武夷新區(qū)投資開發(fā)集團有限公司，福建 南平 354200）

工程檔案管理，是建筑項目管理結(jié)構(gòu)中不可缺失的部分，它能夠以文字、視頻、圖片等方式，將本次項目建設(shè)前、中、后等環(huán)節(jié)等資料都保存下來，實現(xiàn)了建筑行業(yè)發(fā)展情況記載。為適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展需要，工程檔案管理工作，正在向著信息化、現(xiàn)代化的趨向轉(zhuǎn)變，這也是信息技術(shù)在社會發(fā)展和行業(yè)建設(shè)中協(xié)調(diào)性融合的直接體現(xiàn)。

1 檔案信息化建設(shè)

信息化，是與傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息記載方式相對應(yīng)的資源管理方法。它主要在于借助數(shù)字化程序、智能化手段，實現(xiàn)資料內(nèi)容的保存和整理[1]。檔案信息化建設(shè)，就是充分利用數(shù)字化程序，一方面承接傳統(tǒng)的文字記錄方式，對檔案信息進行書面整理，一方面是利用大數(shù)據(jù)、虛擬程序指令，通過圖片、視頻、音頻等方式，將檔案信息資源很好的整理起來，以實現(xiàn)迅速、精準(zhǔn)進行信息資料梳理和長期性保存的效果。比如，建筑工程檔案借助數(shù)字化手段管理時，技術(shù)人員可以通過大數(shù)據(jù)模型，進行虛擬信息的記錄，以確保工程資料保留的更加完整，這就是檔案信息化建設(shè)具體運用的體現(xiàn)。

2 當(dāng)前工程檔案管理中存在的問題

工程檔案，是指針對項目申請、確定、設(shè)計、建設(shè)、檢驗等多個環(huán)節(jié)中的相關(guān)資料，進行的系統(tǒng)化、立體化的資源整理方式。國內(nèi)工程檔案管理工作的實施，呈現(xiàn)出整體穩(wěn)定，但具體實踐層面缺失重重的狀態(tài)。結(jié)合國內(nèi)建筑工程檔案管理的基本情況，現(xiàn)將其中存在的問題歸納為：

2.1 工程檔案管理結(jié)構(gòu)混亂

工程檔案管理工作涉及了工程檔案管理的各個方面，由于管理人員并未清晰的做好工程檔案管理內(nèi)容的劃分和整合，就會出現(xiàn)檔案內(nèi)容混亂，亦或者是管理資料整合缺乏邏輯性的狀況。雖然從宏觀層面而言，結(jié)構(gòu)混亂的檔案管理方式，也實現(xiàn)了檔案管理因素調(diào)節(jié)，但其實際運用的價值卻并不高。

2.2 工程檔案管理方法應(yīng)用不當(dāng)

工程檔案管理方法運營形式合理與否，也會成為影響工程管理活動實施成效的條件。從國內(nèi)工程檔案管理的實際狀態(tài)而言，60%的工程項目檔案依舊采用紙質(zhì)資料為主，電子檔案備份策略開展管理；同時，工程檔案管理工作具體實施期間，全盤肯定式的工程檔案管理活動實施，也會造成缺乏有效的方法篩選，出現(xiàn)工程檔案管理成效較低的狀況[2]。

2.3 工程檔案管理制度缺失

當(dāng)前，正處于工程檔案管理工作轉(zhuǎn)型階段，逐步引導(dǎo)工程檔案管理活動規(guī)范化轉(zhuǎn)變的情況下，新舊管理制度對接層面臨著相互矛盾的情況。一方面，工程檔案管理制度中，存在著針對檔案收集結(jié)果進行管理，但收集過程不規(guī)范的問題。另一方面，工程檔案管理制度實施缺少外部監(jiān)管環(huán)節(jié)，造成了新舊制度對接缺少約束的情況，大大影響了工程檔案管理成效。

2.4 工程檔案管理人員水平有限

工程檔案管理，是與項目整體之間都關(guān)聯(lián)密切的資料整合工作。隨著國內(nèi)建筑行業(yè)的整體發(fā)展水平逐步提升，工程檔案管理人員的能力也逐步暴露出檔案管理思路簡單、自身能力水平較低、亦或者是理論與實踐水平之間不相匹配的問題。這些主觀層面的檔案管理問題，會直接導(dǎo)致投資公司檔案管理活動無法順利實施，甚至是實踐效果不佳的問題，它會增加項目投資公司的實踐成本。

2.5 工程檔案管理目標(biāo)模糊

工程檔案管理活動具體實施期間，管理人員直接進行項目檔案的存儲，而沒有詳細的進行檔案資料的整理，會增加后續(xù)檔案資源運用的繁瑣性?；蛘呤?，工程檔案管理活動具體實施期間，多重管理因素方面分析上，沒有實行工程檔案管理因素的對應(yīng)性評估，而是單純進行工程檔案管理結(jié)構(gòu)的規(guī)劃，其過程也會導(dǎo)致工程檔案管理工作安排不夠協(xié)調(diào)的狀況出現(xiàn)。以上這些問題，均是由于工程檔案管理系列條件安排不協(xié)調(diào)所導(dǎo)致。

3 借助檔案信息化建設(shè)促進工程檔案管理工作優(yōu)化

借助檔案信息化建設(shè)促進工程檔案管理工作優(yōu)化方法包括：

3.1 清晰調(diào)節(jié)工程檔案管理結(jié)構(gòu)

工程檔案管理活動具體安排和分析期間，為了確保各項工程檔案管理內(nèi)部安排與外部分析之間相互一致，就要針對當(dāng)前管理結(jié)構(gòu)混亂的問題進行最優(yōu)化調(diào)節(jié)。其一，工程檔案管理時，應(yīng)依據(jù)工程管理基本結(jié)構(gòu)，梳理出清晰的工程檔案管理脈絡(luò)，切不可隨意進行各種資料隨意堆積。其二，工程檔案管理期間，可充分利用大數(shù)據(jù)手段，創(chuàng)建立體化的工程檔案管理結(jié)構(gòu)，以實現(xiàn)工程檔案管理系列要素的全面化整合。

某投資公司針對以投資工程項目進行檔案管理時期，為確保做好資料管理與時代發(fā)展相互適應(yīng)，工作人員首先從本次工程檔案管理結(jié)構(gòu)層面給予了相應(yīng)的調(diào)整：1）依據(jù)本次項目工程建設(shè)情況，按照民用住宅工程管理資料整理要求，初步確定了項目檔案內(nèi)容，主要從資金、工程品質(zhì)、進度期限、市場銷售四個部分進行檔案整理。2）利用大數(shù)據(jù)程序，創(chuàng)建獨立的投資項目檔案管理文件夾，且一部分是按照項目進程進行縱向梳理，一部分按照核心檔案管理點進行橫向整理。3）對于工程檔案管理中模糊資料，運用大數(shù)據(jù)檢測分析程序，將其歸類到最接近的領(lǐng)域中，并做出“特殊”標(biāo)注。

投資公司進行工程項目檔案管理活動期間，逐步形成邏輯清晰的工程檔案管理結(jié)構(gòu)，避免集中性開展多重管理因素的堆積，亦或者是單方向進行工程檔案管理狀態(tài)分析，均迎合了檔案信息化建設(shè)的整體需求。

3.2 有序選擇工程檔案管理方法

工程檔案管理工作雖然看似簡單，但其中依然存在著諸多技巧，如果管理人員直接按照具體狀況，毫無標(biāo)準(zhǔn)的隨意進行檔案管理系列要點的對應(yīng)分析，也會對檔案管理的成效造成一定的沖擊。為此，工程檔案管理工作具體實施期間，也需要對檔案管理方法運用情況進行綜合調(diào)整。

某工程投資公司進行信息化檔案管理方法運用期間，為了確保項目工程檔案資料科學(xué)合理的推行下去，技術(shù)人員就主要從工程檔案管理具體活動實施的方法選擇層面加以調(diào)節(jié)：1）對本次工程投資項目進行全面的了解和分析后，采用虛擬模型對工程項目建設(shè)中的相關(guān)資料情況進行評估。發(fā)現(xiàn)本次項目中不僅包含了前期設(shè)計圖、成本核算等專業(yè)性檔案資料，還包括后期竣工結(jié)算、市場運行周期成本回收比率等方面的內(nèi)容。為避免大量數(shù)據(jù)資料整理期間出現(xiàn)誤差，管理人員借助專業(yè)工程檔案管理建設(shè)程序，以實現(xiàn)從工程檔案管理實際出發(fā)，不斷實行工程要素合理調(diào)節(jié)的成效。2）本次工程中還包含了局部附加綠化工程建設(shè)部分，但由于建設(shè)區(qū)域相對較小，且較為零散，這部分主要采取人工跟隨識記法進行信息化檔案管理。3）待本次整體工程建設(shè)項目活動全面結(jié)束后，工程檔案管理人員，需要將這兩個部分的資料有序整合在一起，以確保工程檔案管理活動開展，滿足檔案管理方法得當(dāng)，管理手段協(xié)調(diào)的信息化服務(wù)趨向。

工程檔案管理工作具體分析和研究過程中，注重檔案管理方法的選擇和研究，不僅能夠為后續(xù)實踐活動的展開提供清晰的實踐思路，更能夠避免工程檔案管理效率低下的問題。

3.3 調(diào)節(jié)工程檔案管理機制

工程檔案管理活動具體推進期間，做好檔案管理制度層面的對應(yīng)調(diào)節(jié)，也是其活動具體展開中不能忽視的一方面。尤其是在當(dāng)前信息化手段大范圍融合的情況下，更應(yīng)注重檔案管理機制部分的合理化調(diào)整。

某工程項目進行檔案管理機制分析和研究時，為確保后續(xù)工程檔案管理活動的有序化展開，檔案管理人員就在信息化綜合建設(shè)的狀態(tài)下，著重從工程檔案管理制度層面給予優(yōu)化：1）全面采用針對性、自動化程序，對公司投資工程項目的合作環(huán)節(jié)、施工環(huán)節(jié)、竣工環(huán)節(jié)等部分，進行檔案線上溝通與交流。2）工程檔案管理工作具體實施環(huán)節(jié)上，借助無線終端程序、多元化產(chǎn)業(yè)開發(fā)結(jié)構(gòu)等環(huán)節(jié)，實行科學(xué)有序的工程檔案管理系列內(nèi)容方面的科學(xué)化調(diào)控。3）工程檔案管理信息化服務(wù)制度確定時期，還充分利用了遠程無線、終端全景監(jiān)管記錄設(shè)備，實行工程檔案管理工作機制對接方面的完善。

項目投資公司調(diào)節(jié)工程檔案管理機制的目的，是為了減少項目資源運作管理中的隱患，減少資本回收期間的額外支出。同時，工程檔案管理活動全面調(diào)節(jié)時期，也保障了項目工程檔案資料真實性。

3.4 工程檔案管理人員能力提升

工程檔案管理活動具體推進期間，為適應(yīng)當(dāng)前檔案信息化管理的態(tài)勢，從檔案操控主體的視角上進行多樣化實踐環(huán)節(jié)的對應(yīng)分析，不僅能夠適應(yīng)當(dāng)前信息化水平逐步加強的環(huán)境需求，還是從信息化技術(shù)手段的應(yīng)用層面出發(fā)，進行工程檔案管理能力調(diào)節(jié)，對相關(guān)性理論加以整理和定位。

某建筑項目工程投資企業(yè)進行工程檔案管理系列活動具體實踐期間，為確保投資公司實踐項目檔案管理工作有序展開，各項活動實踐層面所給予的人員層面所實行的能力研究內(nèi)容歸納為：1）本次項目工程檔案管理資料整理和分析前，針對所有在崗檔案管理人員進行集中性學(xué)習(xí)，以確保每一個環(huán)節(jié)中，都能夠?qū)崿F(xiàn)工程檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化實施的狀態(tài)。2）建筑工程項目檔案管理系列活動具體分析時期，為確保各個方面活動協(xié)調(diào)有序?qū)樱ㄆ诮M織在崗人員進行信息化技術(shù)運用操作技術(shù)培訓(xùn)。3）對于項目工程檔案管理人員中，專業(yè)理論較強、但實踐能力不足的群體，企業(yè)采取了智能化人工互動程度，自動進行實踐能力方面的輔助。而對于理論缺失、但信息技術(shù)操控靈活度較高的群體，則可以采取線上輔助性教學(xué)策略，開展項目工程檔案管理活動的對應(yīng)調(diào)節(jié)。

項目投資公司進行工程檔案管理系列活動具體實施期間，不斷進行實踐群體層面的因素分析，并在信息化手段的應(yīng)用之下，實行生產(chǎn)運作方面的內(nèi)容評估和分析，它能夠最大限度的保障工程檔案管理的品質(zhì)。

3.5 工程檔案管理目標(biāo)清晰化定位

檔案信息化建設(shè)活動有序安排和分析期間，協(xié)調(diào)有序的進行工程檔案管理層面的優(yōu)化，也應(yīng)通過做好工作檔案管理定位解決問題。其一，工程檔案管理系列活動安排時期，應(yīng)明確檔案管理的服務(wù)目標(biāo)，從而將前期的檔案管理各項工作都很好的串聯(lián)起來。其二，工程檔案信息化建設(shè)時期，形成檔案收集前期、中期、以及后期三方相互協(xié)調(diào)的實踐體系，明確每一個環(huán)節(jié)都有哪些實踐條件，這樣就可以實現(xiàn)工程檔案管理多重因素協(xié)調(diào)的形態(tài)了。

比如，某投資公司進行工程項目檔案信息化管理與建設(shè)期間，檔案管理人員就將本次活動的目標(biāo)定位為：1）科學(xué)協(xié)調(diào)的開展信息化實踐活動方面的對應(yīng)安排，以保障工程項目檔案管理資料，呈現(xiàn)出科學(xué)化、協(xié)調(diào)性的實踐趨向。2）將本次項目信息化檔案資料分割為前期、中期、后續(xù)三部分，從而輔助工程檔案管理信息化轉(zhuǎn)變。

4 結(jié)論

綜上所述，探究檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理，是信息程序在工程整體建設(shè)中融合的理論歸納。在此基礎(chǔ)上，本文通過清晰調(diào)節(jié)工程檔案管理結(jié)構(gòu)、有序選擇工程檔案管理方法、調(diào)節(jié)工程檔案管理機制、工程檔案管理人員能力提升、工程檔案管理目標(biāo)清晰化定位等方面，分析了工程檔案管理信息化轉(zhuǎn)變的方式。為此，本文研究成果，為當(dāng)代工程檔案管理工作優(yōu)化提供了新視角。