檔案管理的信息化建設與改進方法

薛 靖

（山西省呂梁市離石區(qū)安全生產(chǎn)監(jiān)督執(zhí)法大隊，山西 呂梁 033000）

檔案管理信息化建設，顧名思義，其所指的主要是檔案管理機構，為當今檔案管理工作融入相關的信息化技術，以此高效率展開檔案管理工作，進而使其能夠更好地服務于國計民生。正是在這樣的背景下，檔案信息化建設成為橫亙于當代檔案管理工作面前的一個重大課題。因此，對于如何有效開展檔案管理工作的信息化建設，并不斷推動整個檔案管理工作的創(chuàng)新，成為檔案工作中一件迫在眉睫的事情。

1 信息化建設在檔案管理中的優(yōu)勢作用

1）提升檔案信息管理的信息化。在經(jīng)濟快速發(fā)展背景下，相應強化了人們的檔案意識，逐漸擴大了檔案信息用戶群，此時需要轉變傳統(tǒng)的檔案信息管理方法，采用適宜的管理模式和方法。隨著檔案信息管理的現(xiàn)代化發(fā)展，對于管理人員的要求也在不斷提升。由于缺乏現(xiàn)代技術人員，導致檔案工作的管理效果不佳。通過檔案管理的信息化建設，可以深入開發(fā)和利用檔案信息資源，提升檔案管理的實效性。

2）提升信息應用的專業(yè)化。隨著檔案信息用戶群體的增加，相應擴大了檔案管理范圍。檔案管理類型也呈現(xiàn)出多樣化特點，導致該項工作呈現(xiàn)出多種不同特性。檔案信息所包含的資源失真度增加，存在大量虛假信息和冗余信息。檔案信息化建設能夠確保檔案需求的專業(yè)化、個性化發(fā)展，不僅能夠降低管理成本，還能夠實現(xiàn)系統(tǒng)化管理操作，提升檔案信息應用的專業(yè)性。

2 檔案管理信息化建設存在的問題

1）檔案管理工作效率低下。檔案管理工作效率低的問題是由于多種問題所導致的，給檔案管理工作的創(chuàng)新帶來了嚴重的制約。首先，工作人員缺乏信息技術意識，在工作過程中缺少信息意識，不能有效運用信息技術來對檔案工作進行管理，缺乏創(chuàng)新意識。檔案管理一直以來都不被各個單位所重視，認為檔案管理工作只是整理資料，屬于“閑職”，這些誤區(qū)常常造成在具體工作上也不能認真貫徹和落實，出現(xiàn)了檔案工作被邊緣化、被遺忘的情況。而廣大干部職工也普遍存在對于檔案較為忽視，對檔案所收集材料不明確，填寫材料時馬馬虎虎，敷衍潦草等現(xiàn)象。其次，檔案管理工作量大。傳統(tǒng)人工的檔案管理方式，需要工作人員自己檢查檔案、整理檔案、分析檔案，面對大量的工作任務，難免會影響檔案管理工作的質量和效率。

2）檔案管理人員專業(yè)素質不強。目前，不少單位對于檔案管理工作仍存在著重視度不足的情況，普遍停留在資源保管的層面，缺乏現(xiàn)代化的管理手段和方式，導致各類資料無法在工作中充分發(fā)揮作用。另外，由于相關管理制度的缺失，導致資料無法及時地收集和保存，造成資料丟失、損壞等情況，給單位正常工作造成影響。單位領導對檔案管理工作缺乏重視，也使檔案管理人員對自身工作的重要性認識度不足，管理人員的專業(yè)素質不高，導致資料利用率下降。

3 檔案管理信息化建設對策

1）提升檔案管理信息化建設的重視程度。為了實現(xiàn)檔案管理信息化建設，應當不斷提升領導者和管理人員的思想認識，使其認識到檔案管理工作的重要性。從單位領導層和管理層入手，提升對各級部門管理人員重要性的認知。因此，必須注重宣傳和強調檔案信息化管理，通過專業(yè)培訓與教育活動，確保領導者和管理人員學習檔案信息化管理知識，并且將檔案管理信息化建設作為單位管理的一項主要內(nèi)容，納入工作計劃中。同時，注重人力、物力和財力的投入，以此確保管理信息化建設的實效性。另外，在大數(shù)據(jù)時代背景下，領導者和管理人員制定合理有效的檔案管理制度，全面提升檔案信息的有效利用率。

2）檔案人員綜合素質提升。檔案管理工作人員綜合素質提高對于有效保證檔案管理服務水平有著重要的影響。首先，需要提高工作人員對檔案管理工作重要性的認識，完善檔案管理制度，使工作人員的管理觀念得以創(chuàng)新，使工作責任心有效提高。其次，單位應定期組織工作人員進行專業(yè)技能和管理知識的培訓，使其綜合素質和專業(yè)技能提高，對檔案管理工作人員的知識結構進行更新，對計算機技術和信息化技術予以充分了解和掌握，為檔案管理的信息化建設奠定堅實的基礎。再次，需要加強專業(yè)人才的引進，使檔案管理工作人員的整體素質提高。最后，為了有效調動檔案管理人員的工作積極性，應制定相應的激勵及獎懲制度，對檔案管理工作進行有效規(guī)范，使檔案管理水平有效提升，資料信息的有效性、全面性和真實性得以有效保證。

3）建立健全檔案管理信息化規(guī)章制度，實行標準化管理。首先，檔案管理部門要嚴格執(zhí)行《檔案法》有關規(guī)定，建立科學有效的檔案管理制度，對檔案的收集、整理、歸檔、調閱等進行細致規(guī)定，并確保相關制度的有效實施。同時，要加強對檔案安全管理制度的完善，建立責任追究制度，對違法違規(guī)行為依法進行追責。其次，要推進信息化管理的標準化管理。要針對建檔、存儲、共享等環(huán)節(jié)，形成規(guī)范化的管理模式，對檔案進行重要層次分級設置，對延續(xù)性檔案內(nèi)容進行實時更新，協(xié)調檔案管理單位所有部門共同參與，共同進行數(shù)據(jù)開發(fā)和使用技術的探索，真正實現(xiàn)檔案管理信息化建設的服務功能。

4）注重建設辦公網(wǎng)絡系統(tǒng)，強化檔案信息化安全管理。在網(wǎng)絡建設完善過程中，注重優(yōu)化檔案管理信息系統(tǒng)，引入專業(yè)管理人才和設備，不斷優(yōu)化完善網(wǎng)絡建設。采用信息化方式和技術，大力建設檔案信息化平臺，從根本上提升檔案管理效益。在檔案管理信息化建設過程中，必須注重安全管理問題。為了提升檔案開發(fā)利用率，必須加大檔案信息安全保護等級。通過檔案管理的各項安全要求，基于信息安全要求和分析進行分類，確定不同等級的安全保護要求和標準，科學評估信息管理系統(tǒng)的安全性。此外，單位還需要建立檔案安全管理機制，實現(xiàn)常態(tài)化安全管理，對安全管理操作流程和程序進行規(guī)范，充分發(fā)揮出安全管理機制在檔案管理中的作用。單位還應當引進安全管理設施，設置保密功能和安全查閱權限，聯(lián)合網(wǎng)絡安全建設硬件系統(tǒng)，全面確保檔案管理的完整性和安全性。

4 結束語

綜上所述，檔案管理信息化建設是信息時代檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢，對提升檔案服務經(jīng)濟社會發(fā)展能力至關重要。政府管理部門和廣大檔案管理單位應予以充分重視，加大投入，不斷提升軟硬件建設和人才隊伍培養(yǎng)，使檔案管理信息化建設更好地服務于人民，服務于國家建設和社會發(fā)展。