中小學(xué)檔案管理信息化建設(shè)初探

歐 衡

（廣西梧州市第四中學(xué)，廣西 梧州 543003）

目前中小學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀是不太樂觀的，尤其是一些硬件建設(shè)方面，相對(duì)而言較為落后。另一方面很多中小學(xué)管理人員缺乏較好的管理意識(shí)，總是認(rèn)為檔案管理這一工作不太重要，所以會(huì)導(dǎo)致獲得的數(shù)據(jù)與信息在準(zhǔn)確和真實(shí)這兩方面有著一定的降低。傳統(tǒng)的手工檔案管理工作，在處理文件和資料時(shí)可能會(huì)降低質(zhì)量，而且信息容量是有限的，無(wú)法去處理一些大型的數(shù)據(jù)分析。所以，這樣的方式很難高效率的開展檔案管理工作，必須要向信息化的方向發(fā)展。

1 目前中小學(xué)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

由于中小學(xué)檔案管理信息化技術(shù)仍然處于起步階段，所以難免會(huì)存在著許多問(wèn)題，一方面學(xué)校重視程度不夠，很多學(xué)校對(duì)學(xué)生檔案管理工作的重視程度都比較低，他們不會(huì)將這一工作與其他管理工作相提并論，自然也就意識(shí)不到學(xué)生檔案管理工作信息化建設(shè)的重要性，因此在投入時(shí)，人力、物力、財(cái)力等方面都是不足的，這就導(dǎo)致信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善，從而阻礙中小學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。另一方面，檔案管理人員的人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不太合理。很多學(xué)校的檔案管理人員總是使用一些效率較低，其過(guò)于傳統(tǒng)的管理方法，并且這種方法已經(jīng)在相當(dāng)程度上形成了思維定式，總是對(duì)能力與態(tài)度的提升存在抵觸心理。再加上學(xué)校培訓(xùn)管理人員的體系不夠健全，缺乏有效的激勵(lì)機(jī)制，所以就會(huì)讓原有的管理人員變得不愿意接受新事物。除此之外，學(xué)校針對(duì)專業(yè)檔案管理人員的引進(jìn)工作也做得不夠到位，這些因素都會(huì)為中小學(xué)檔案管理信息化工作的建設(shè)帶來(lái)不利的影響。

2 中小學(xué)檔案管理工作信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)

首先對(duì)資料的存儲(chǔ)更加有利，在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，是以紙質(zhì)作為核心載體的，但是隨著歷史的發(fā)展，資料和文檔數(shù)量的增多，傳統(tǒng)的檔案資料存儲(chǔ)弊端就會(huì)逐漸顯示出來(lái)，不僅會(huì)占用太多的空間，而且紙質(zhì)資料會(huì)受到各種因素的影響，產(chǎn)生自然損壞。但是檔案的信息化建設(shè)就能解決大資源存儲(chǔ)的問(wèn)題，將龐大的原始檔案資料存儲(chǔ)在一個(gè)體積很小的硬盤中，不僅可以長(zhǎng)期保存，同時(shí)調(diào)取和應(yīng)用也十分便利，這就非常明顯的體現(xiàn)出現(xiàn)代檔案信息存儲(chǔ)的優(yōu)勢(shì)。其次，檔案信息的檢索查詢更加便捷，傳統(tǒng)的檔案檢索方式，不僅費(fèi)時(shí)而且費(fèi)力，但是在信息化檔案管理過(guò)程當(dāng)中，只需要管理人員根據(jù)軟件和需求進(jìn)行各種查詢，就可以準(zhǔn)確及時(shí)的檢索出所需要的檔案資源。最后信息共享也會(huì)更有利。目前中小學(xué)的校園網(wǎng)絡(luò)是非常發(fā)達(dá)的，基本上每個(gè)單位都可以通過(guò)校園網(wǎng)實(shí)現(xiàn)彼此之間的信息聯(lián)系，在這種情況下，檔案管理的信息化能夠幫助每個(gè)單位實(shí)現(xiàn)檔案信息之間的資源共享，將其與校園的辦公系統(tǒng)融合在一起?？偠灾?，中小學(xué)檔案管理信息化的建設(shè)將會(huì)更好的促進(jìn)中小學(xué)各個(gè)方面的發(fā)展。

3 中小學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的具體策略

檔案管理信息化建設(shè)是中小學(xué)發(fā)展的重要前提，也是學(xué)校開展各項(xiàng)工作的關(guān)鍵所在，所以加強(qiáng)中小學(xué)檔案信息化建設(shè)是勢(shì)在必得的。尤其現(xiàn)在傳統(tǒng)的檔案管理方式已無(wú)法滿足學(xué)校各項(xiàng)工作開展的需求，所以只有學(xué)校先認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)的重要性，才能夠更好的促進(jìn)學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展。為此，學(xué)校必須要積極探索各種進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的策略，從學(xué)校的自身情況出發(fā)，做出合適的調(diào)整。

1）樹立中小學(xué)生檔案管理意識(shí)。盡管針對(duì)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)部門并沒有做出明確的規(guī)定，但是中小學(xué)校應(yīng)該以超前的眼光對(duì)待這一問(wèn)題，樹立檔案管理意識(shí)時(shí)，做好中小學(xué)檔案管理工作信息化的前提。加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)，不僅要求檔案人員的服務(wù)意識(shí)，同時(shí)學(xué)校各個(gè)崗位的員工都要高度重視這一工作，只有通過(guò)各個(gè)部門的共同努力，才能夠建立既完整又規(guī)范的檔案管理信息化系統(tǒng)。另外負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員也必須認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的重要性，要以長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光去看待檔案管理，對(duì)學(xué)校的促進(jìn)作用，學(xué)校也要在投入上給予大力支持，將檔案管理工作和其他教學(xué)工作放在同等高度，將檔案管理信息化所需要的軟硬件設(shè)施升級(jí)換代，采購(gòu)要根據(jù)學(xué)校的具體情況決定。

2）加強(qiáng)信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的建設(shè)。檔案工作的收集、整理、歸檔和使用都需要相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范予以支持，尤其是電子文件形成之后是需要集中管理的，因此必須要建立一個(gè)實(shí)用性較強(qiáng)且絕大部分軟件都能夠接受的標(biāo)準(zhǔn)和形式，從而進(jìn)行文件和信息的存儲(chǔ)與交換，這可以有效確保校園內(nèi)管理網(wǎng)絡(luò)之間的信息存儲(chǔ)與交換。

3）完善中小學(xué)生檔案管理信息化體系。中小學(xué)領(lǐng)導(dǎo)必須認(rèn)識(shí)到中小學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)的重要性，同時(shí)要從多個(gè)方面針對(duì)檔案管理信息化建設(shè)給予支持，只有這樣才能夠取得良好的建設(shè)效果。學(xué)校的管理人員也需要根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況進(jìn)行合理的分析，這可以為檔案管理信息化體系的完善提供依據(jù)，從而制定出各種各樣的標(biāo)準(zhǔn)和相應(yīng)條例。管理人員還需要根據(jù)需求引進(jìn)相應(yīng)的先進(jìn)化設(shè)備，并配置專業(yè)的技術(shù)人員，讓檔案管理環(huán)境得到進(jìn)一步的優(yōu)化。除此之外，為了提高檔案信息的準(zhǔn)確和真實(shí)性，管理人員在將各類檔案信息進(jìn)行電子化的過(guò)程中，必須要合理分類，高效歸檔。畢竟檔案信息是有一定變動(dòng)性的，所以工作人員要根據(jù)信息的變動(dòng)及時(shí)更新，確保數(shù)據(jù)的時(shí)效性，從而提高學(xué)校的檔案管理信息化水平。

4）加強(qiáng)中小學(xué)生檔案管理的信息化監(jiān)管。在建設(shè)檔案管理信息化的過(guò)程中，管理人員如果還是采取傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行實(shí)際的操作，很難促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，所以進(jìn)行監(jiān)管工作也是十分有必要的。學(xué)校的管理人員必須要具有檔案管理信息化的意識(shí)，將這一工作放置于學(xué)校發(fā)展的關(guān)鍵地位，并明確好這一工作的特性，根據(jù)實(shí)際情況制定出完善的信息化監(jiān)管管理方案，這樣才能夠適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展。與此同時(shí)，管理人員必須要具備各種信息技術(shù)的知識(shí)與能力，這樣才能夠更好地促進(jìn)資源的合理配置，讓檔案管理變得更加規(guī)范和科學(xué)，而學(xué)校也要加強(qiáng)對(duì)各種檔案資源與信息的開發(fā)。

5）加強(qiáng)人才建設(shè)。檔案管理信息化的建設(shè)對(duì)相關(guān)人員的素質(zhì)提出了更高的要求，尤其是在中小學(xué)推進(jìn)信息化建設(shè)的過(guò)程中，學(xué)校必須認(rèn)識(shí)到人才起到的重大作用，只有具備高素質(zhì)的管理隊(duì)伍，才能夠確保管理技術(shù)和設(shè)備的作用得到充分的發(fā)揮。而在組建人才隊(duì)伍的過(guò)程中，要根據(jù)實(shí)際的工作需求，鼓勵(lì)所有人員參與檔案管理工作有關(guān)的培訓(xùn)，從而改善他們的知識(shí)結(jié)構(gòu)，進(jìn)一步優(yōu)化整體隊(duì)伍的素質(zhì)，提高信息化管理的水平。而檔案管理工作者也需要主動(dòng)去提升自己的信息技術(shù)能力，提高自身處理與收集信息的能力。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，推進(jìn)中小學(xué)生檔案工作的信息化建設(shè)，不僅能夠促進(jìn)中小學(xué)各方面工作的全面推進(jìn)，同時(shí)也能夠?qū)崿F(xiàn)教學(xué)資源的最優(yōu)化配置，更好的提高中小學(xué)教學(xué)的質(zhì)量。