新形勢(shì)下高校檔案信息化建設(shè)與發(fā)展研究

陸 萍

（廣西金融職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣西 南寧 530007）

1 新形勢(shì)下高校檔案信息化建設(shè)的必要性

1.1 規(guī)范管理檔案信息

隨著高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，為檔案管理工作的開展帶來(lái)了全新機(jī)遇和挑戰(zhàn)，新型形態(tài)與載體的數(shù)字文件材料數(shù)量呈現(xiàn)上升趨勢(shì)，加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，并采取科學(xué)合理的方式對(duì)其進(jìn)行規(guī)范化管理，能夠?yàn)楦咝Ｋ_展的相關(guān)工作提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)，為不同部門所發(fā)布的信息提供統(tǒng)一的平臺(tái)，采取規(guī)范化的檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作流程以及文書處理的有效銜接，不僅能夠提高檔案管理質(zhì)量與效率，還能夠保證資料的完整性，真正提高檔案管理工作質(zhì)量與服務(wù)水平。

1.2 順利開展管理工作

當(dāng)信息技術(shù)與服務(wù)方式發(fā)生改變之后，能夠真正實(shí)現(xiàn)高校網(wǎng)絡(luò)建設(shè)信息化，為高校教學(xué)、科研等工作的開展提供先進(jìn)的技術(shù)支持，以及良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，高校檔案管理工作的開展重心也因此發(fā)生根本改變。另外，高校檔案管理部門通過(guò)借助計(jì)算機(jī)開展檔案管理工作，現(xiàn)階段的技術(shù)手段以及服務(wù)方式，均發(fā)生根本性的改變，各單位在具體的工作當(dāng)中所形成的材料可直接錄入存盤，并有針對(duì)性地在網(wǎng)上進(jìn)行發(fā)布。高校檔案管理部門通過(guò)校園網(wǎng)絡(luò)，提供相關(guān)歸檔信息，為各項(xiàng)工作的開展提供便利。

1.3 數(shù)字化信息的形成

傳統(tǒng)的檔案管理模式，主要將手工管理作為基礎(chǔ)，檔案信息服務(wù)也是將手工服務(wù)作為前提基礎(chǔ)，借助這樣的檢索方法與服務(wù)方式，難以采集、收集與利用大部分電子檔案，部分電子檔案甚至?xí)粊G失，這樣傳統(tǒng)的檔案管理模式，難以滿足人們的實(shí)際需求。在新形勢(shì)下，高校檔案信息化建設(shè)是今后發(fā)展的必然趨勢(shì)，并將檔案信息化建設(shè)作為重點(diǎn)內(nèi)容。因我國(guó)教育及科研網(wǎng)的建立，高校以往所形成的文件、規(guī)章制度等材料，主要通過(guò)電子文件的形式在網(wǎng)上進(jìn)行發(fā)布，向著數(shù)字化方向過(guò)渡。

2 現(xiàn)階段高校檔案信息化建設(shè)存在的不足

2.1 管理模式相對(duì)落后

受傳統(tǒng)管理模式根深蒂固的影響，部分高校在開展檔案管理工作的過(guò)程中，依舊處于一個(gè)相對(duì)封閉的管理狀態(tài)中。通常情況下，高校所收藏的檔案是向外公開的，只有相關(guān)部門與本校師生可以使用。因高校難以精準(zhǔn)拿捏檔案保密與利用之間的關(guān)系，必定會(huì)限制檔案的查詢與利用，管理方式落后且內(nèi)容受限制，直接降低檔案的利用效率，難以發(fā)揮信息化的作用，限制信息化的發(fā)展。

2.2 尚未開發(fā)信息資源

部分檔案管理人員在開展相關(guān)工作的過(guò)程中，因工作思想管理相對(duì)較為落后，過(guò)于注重保管利用，習(xí)慣性將工作重點(diǎn)放在材料收集以及整理歸檔等方面，尚未將檔案的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，也沒有對(duì)檔案進(jìn)行深入加工。檔案管理人員并不愿意主動(dòng)組織、開發(fā)與管理檔案信息，檔案材料的作用因此大打折扣，在服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策以及服務(wù)學(xué)校大局工作中尚未發(fā)揮實(shí)際作用。

2.3 人員水平參差不齊

在檔案管理工作當(dāng)中，檔案管理人員的專業(yè)能力與綜合素養(yǎng)起到了重要作用，會(huì)直接影響檔案管理的水平。為滿足檔案信息化建設(shè)，對(duì)于檔案管理人員的知識(shí)層次以及實(shí)踐能力有著較高要求。但是在當(dāng)前的大環(huán)境下，檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)不高等問(wèn)題普遍存在。部分檔案管理人員并沒有接受過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，即便運(yùn)用現(xiàn)代化設(shè)備，也難以將其作用充分發(fā)揮出來(lái)，影響后期各項(xiàng)工作的開展。

3 新形勢(shì)下推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新策略

3.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理模式

高校檔案信息管理部門應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作理念與方式方法，將檔案信息的價(jià)值充分凸顯出來(lái)。因此，將傳統(tǒng)的檔案管理模式作為基礎(chǔ)，對(duì)其進(jìn)行完善創(chuàng)新，將工作重點(diǎn)放在檔案的開發(fā)與利用。另外，加強(qiáng)應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，提高檔案管理工作質(zhì)量以及服務(wù)水平。當(dāng)檔案管理模式由以往的被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)提供服務(wù)過(guò)渡，才能夠在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，實(shí)現(xiàn)檔案管理以及服務(wù)工作的自動(dòng)化。另外，在高校檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，做好檔案加工工作，注重檔案信息的組織、開發(fā)與利用，構(gòu)建全新的檔案信息服務(wù)模式。

3.2 提高人員綜合素養(yǎng)

檔案管理人員自身的專業(yè)能力與綜合素養(yǎng)，會(huì)在某種程度上直接決定檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量。在新形勢(shì)下，為做好高校檔案信息化建設(shè)工作，應(yīng)將人力資源的作用充分發(fā)揮出來(lái)。合理運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，高校檔案管理人員應(yīng)具備一定現(xiàn)代化技術(shù)水平，熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)開展各項(xiàng)工作，否則難以滿足檔案信息化管理的實(shí)際要求。另外，還應(yīng)做好檔案人才培養(yǎng)工作，定期開展講座與實(shí)訓(xùn)活動(dòng)，提高檔案管理人員的現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)素養(yǎng)與網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用能力。檔案管理人員只有不斷學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，接受技能培訓(xùn)，自身業(yè)務(wù)知識(shí)與管理水平才能夠得到真正提升。

3.3 完善檔案管理制度

首先，制定完善的檔案管理制度，對(duì)于相關(guān)工作的開展具有一定約束性，使目前高校檔案網(wǎng)絡(luò)向著統(tǒng)一化方向發(fā)展，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源的共享。在加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，結(jié)合實(shí)際發(fā)展情況制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在具有約束力與規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)中，推動(dòng)高校檔案信息化建設(shè)工作的開展，在不同角度實(shí)現(xiàn)資源共享。其次，建立完善的高校檔案信息化管理體系，保證管理機(jī)構(gòu)具有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力，網(wǎng)絡(luò)在校園內(nèi)部得到全面覆蓋，根據(jù)學(xué)校的發(fā)展情況制定雙向且開放的交互式檔案管理模式，通過(guò)制定完善的管理制度提高檔案管理水平。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，高校檔案管理屬于一項(xiàng)較為系統(tǒng)的工作，具有極強(qiáng)的服務(wù)性，相關(guān)工作人員應(yīng)加強(qiáng)交流互動(dòng)，滿足今后持續(xù)發(fā)展的需求。另外，在新形勢(shì)下，高校檔案也是重要的寶貴資源與教學(xué)信息庫(kù)，通過(guò)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高檔案管理工作水平，對(duì)傳統(tǒng)的管理模式與方式方法進(jìn)行創(chuàng)新，是明確高校檔案信息化建設(shè)的主要途徑，提高檔案資料的儲(chǔ)存與應(yīng)用效率。隨著時(shí)間的推移，高校檔案信息化建設(shè)不僅能夠更好的服務(wù)高校，也是社會(huì)持續(xù)發(fā)展的基本需求。