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      做好檔案安全保密工作提升檔案管理水平芻議

      2020-02-26 06:14:01劉爔元
      卷宗 2020年34期
      關(guān)鍵詞:保密性保密工作庫房

      劉爔元

      (黑龍江省農(nóng)墾北安管理局第三高級中學(xué)辦公室,黑龍江 黑河 164021)

      檔案是單位各類實踐活動中產(chǎn)生的歷史產(chǎn)物,具有真實性和唯一性,主要發(fā)揮著原始真實憑證作用,具有較強的權(quán)威性。它還在“今世賴以知古、后世賴以知今”方面發(fā)揮著巨大參考作用。檔案利用是檔案管理工作的一項重要內(nèi)容,體現(xiàn)了人類社會不斷向前發(fā)展的客觀需要,其作用具有其他信息資源的不可替代性。但同時,它也具有較大的安全保密性。

      1 強化檔案保管過程的保密工作管理

      1)要突出庫房管理這個保密工作的重點。檔案庫房是保管檔案的重要場所。實踐證明,檔案車房能否實現(xiàn)科學(xué)管理,對于做好檔案保密和維護(hù)檔案安全而言,是一項基本保障。對于檔案庫房,國家制定了嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)?;疽笊希切枰獑为毰d建并配備相應(yīng)的設(shè)備設(shè)施,符合軟件及硬件方面的相關(guān)要求。但實際而言,部分單位由于不具備相應(yīng)的條件,多將庫房設(shè)置在機關(guān)辦公樓內(nèi)。從總體上講,檔案庫房應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定單獨興建,但是有一些不具備條件的單位,往往將庫房附設(shè)在機關(guān)辦公樓內(nèi)。盡管不得已如此,但并非可隨意將辦公室選作庫房。根據(jù)實際情況和保密的基本要求,辦公樓的最底層不得作為庫房設(shè)置,還應(yīng)專門加固庫房門窗以防發(fā)生盜竊防水、防鼠、防蟲等。同時,要盡可能做到庫房與辦公室之間分開,庫房與閱覽室之間分開。對于檔案庫房,要做到由專人進(jìn)行專六管理,同時,還要制定嚴(yán)格的檔案庫房管理制度,禁止一切無關(guān)人員私自入內(nèi)。

      2)把牢絕密檔案管理人員從業(yè)入口關(guān)。絕密檔案管理人員因為和密早、知密多且知密深,因此,不但地位特殊,其身份也特殊。同樣,也在保守黨和國家的秘密方面,責(zé)任更加重大。鑒于這一特殊的工作性質(zhì)和崗位要求,作為絕密檔案管理人員,把牢其從業(yè)入口關(guān)是至關(guān)重果的?;疽笫牵贺?zé)任心要強,事業(yè)心要強,同時,還要有高度的保密意識。在工作作風(fēng)方面,要有強烈的原則性,工作作風(fēng)要嚴(yán)謹(jǐn),更要保證嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱借閱等手續(xù),經(jīng)辦的業(yè)務(wù)件件有始有終、有頭有尾,手續(xù)規(guī)范清楚。最重要的是,還要防止泄露“無形”儲存在頭腦中的秘密,即防止說者無意,聽者有心。

      3)加強檔案庫管檔案的日常管理。庫管檔案中,絕密檔案是日常管理的重點。對于這類的檔案調(diào)閱、移出以及銷毀,是有著嚴(yán)格的規(guī)定的,作為檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守相關(guān)程序和要求。要經(jīng)過指定領(lǐng)導(dǎo)人簽字審批,并認(rèn)真履行相應(yīng)的登記、簽字手續(xù),任何人無權(quán)未辦理手續(xù)擅自調(diào)閱。絕密檔案使用完畢后,應(yīng)及時對其進(jìn)行仔細(xì)清對、檢查,確認(rèn)無損壞后立即及時歸檔,并做好登記。如果確實發(fā)生了失密、泄密問題,要在保密前提下查明發(fā)生的原因,采取補救措施。

      2 強化檔案利用全過程的保密管理

      檔案利用,是檔案管理當(dāng)中的重要組成部分,必須要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定做好其監(jiān)督工作。具體應(yīng)從以下方面來展開。

      1)用強化制度建設(shè)打牢基礎(chǔ)。檔案利用規(guī)章制度包括的內(nèi)容較為全面。既包括了閱覽制度,也包括了外借制度以及復(fù)制制度等。在這方面,主要應(yīng)根據(jù)實際情況,對檔案利用人員的不同層次對其利用范圍進(jìn)行確定并規(guī)定其使用不同的審批手續(xù)。總之,總體要求和原則是保證檔案利用工作既有章可循,便于有效開展檔案利用,又確保不失密和不泄密,更要保證檔案利用后完好無損。對于較重要的檔案,原則上以利用復(fù)制件為主。在制定各項檔案利用規(guī)章制度時,其條文應(yīng)既嚴(yán)密又簡明,具有可執(zhí)行性并不斷加以充實和完善。

      2)切實加強檔案管理人員隊伍建設(shè)。檔案管理人員同時也多是擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的人員。對于利用制度來說,屬于直接貫徹者執(zhí)行者,更是檔案安全管理的直接責(zé)任者。因此,必須具有較高的綜合素質(zhì)。主要包括:政治素質(zhì)業(yè)務(wù)素質(zhì)和文化素質(zhì)三個方面。作為檔案管理人員,一方面要對這項工作有強烈的政治責(zé)任心,并具有人民服務(wù)和甘于奉獻(xiàn)的精神;另一方面,要掌握專業(yè)性知識,對負(fù)責(zé)保管的內(nèi)容做到心中有數(shù),并能熟悉國家檔案法規(guī)和本單位相關(guān)的規(guī)章制度。此外,還要有較高的文化知識。特別是近年來,檔案電子化程度越來越高,更需要檔案管理人員掌握信息化知識的能力,做到善于總結(jié)工作規(guī)律,獨立處理利用中常見性一般性問題。

      3)采取積極有效的各類監(jiān)督措施。作為檔案管理工作人員,最大限度地確保檔案利用中的檔案安全,是重中之重,應(yīng)實現(xiàn)采取多種有效監(jiān)護(hù)措施,確保檔案安全。為做到這一點,既要積極爭取加大硬件設(shè)施的投入,如,安裝攝像監(jiān)視器。應(yīng)了解和掌握檔案利用人員的目的,重點做好偷撕或涂改檔案現(xiàn)象的發(fā)生。對于有不良習(xí)慣,如看書劃線或翻書沾口水之類的人員,要做好及時提醒,避免人為性損壞檔案及丟失現(xiàn)象。

      此外,還要堅持做到:嘴勤,多提醒勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定;眼勤,要把握每個利用者的動態(tài);手勤和腦勤,要勤分析利用者的情況,對被利用的案卷勤檢查和勤登記簿上備注說明。針對損毀檔案一類嚴(yán)重違法行為,應(yīng)及時上報并最大限度挽回?fù)p失。

      3 要做到檔案利用和安全保密工作互促共進(jìn)

      檔案管理工作,保密與利用都是十分重要的,要通過有效管理,實現(xiàn)這兩項工作的互促共進(jìn)。

      1)強化庫存檔案的篩查和分類。檔案管理工作重點在于安全性和保密性,它需要以做好檔案的審查和分類作為前提和基礎(chǔ)。從當(dāng)前來看,檔案包括普通檔案和密級檔案。密級又可以分為秘密和絕密等級別。檔案密級不同,其針對的使用對象也是不同的。因此,應(yīng)該在檔案管理過程中,在接收檔案時以及在開展檔案其他管理工作時,都應(yīng)該做好細(xì)致的審查,區(qū)別其保密等級,并據(jù)此采用相應(yīng)的管理方式,執(zhí)行相應(yīng)的程序,這樣,會對提升檔案管理的安全性和保密性是非常有利的。

      2)強化用制度去約束檔案管理工作。雖然各單位都出臺了相應(yīng)的檔案管理制度,但在實際執(zhí)行中仍然由于管理制度仍持續(xù)性完善和具體執(zhí)行時落實上的差距,造成了檔案管理中安全性和保密性還有一定的提升空間。特別是隨著社會的不斷發(fā)展進(jìn)步,檔案管理制度更應(yīng)與時俱進(jìn)不斷完善并將抓好其實際落實作為主要手段。對這方面的基本要求是:成立專門機構(gòu),落實專人負(fù)責(zé)并明確具體的責(zé)任范圍。在進(jìn)行檔案管理監(jiān)管時,要做到真正在職盡責(zé),實現(xiàn)全過程監(jiān)督,真正用強化用制度去約束檔案管理工作。

      3)提升檔案管理硬件軟件建設(shè)水平促進(jìn)規(guī)范化管理。為確保檔案管理的安全性和保密性,必須要把提升檔案管理硬件軟件建設(shè)水平作為促進(jìn)檔案規(guī)范化管理的有效手段。特別是近年來,互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)實現(xiàn)了快速發(fā)展,這使得檔案管理中,電子檔案的比重越來越大,傳統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理的任務(wù)也越來越重。雖然它具有諸多傳統(tǒng)檔案所無法比擬的優(yōu)勢,但同時,計算機的軟件和硬件也存在著一定的風(fēng)險性,如易受到病毒攻擊。這對于保證檔案的安全性和保密性來說是較大的威脅。因此,要做好計算機的軟件和硬件維護(hù)和檢查,以切實提升檔案管理的安全性和保密性。

      4 結(jié)語

      總之,做好檔案安全保密工作與提升檔案管理水平是同步的,它需要我們在充分認(rèn)識其重要意義基礎(chǔ)上,并從檔案管理所涉及的“保密、管理及利用”這三個方面采取針性提高和改進(jìn)措施,以切實提升檔案管理水平。

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