論電子檔案的安全與儲存

蔡建國

（汕頭市中心血站，廣東 汕頭 515064）

隨著社會快速發(fā)展，我國信息技術(shù)不斷創(chuàng)新，電子文件大量產(chǎn)生，人們對電子文件檔案歸納工作關(guān)注度開始不斷提高[1]。電子檔案具有體積小、操作方便、使用簡單、儲存簡單、儲存量大等特點，與傳統(tǒng)紙質(zhì)相比，具有較多的優(yōu)勢。電子檔案是一種全新檔案管理方式，但是在進行輸入、傳輸?shù)冗^程中，由于各種特殊原因，極容易造成操作誤差、文件丟失、病毒等情況出現(xiàn)，因此在使用電子檔案時儲存時，需要引起高度重視，如何有效避免不良情況發(fā)生，保證電子檔案安全性，是目前為止重要問題[2]。本文即分析電子檔案安全與儲存，具體分析如下：

1 電子檔案安全與儲存存在問題

1.1 電子檔案人員安全隱患意識較弱

電子檔案具有真實性、完整性、初始性，在日常使用過程中，如果檔案人員未及時對電子檔案進行檢查、配置進行更新，未定期進行網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)掃描，則極有可能存在一定安全隱患[3]。再加上檔案管理人員安全隱患意識較薄弱，在使用時，未及時對賬號進行加密保管，或者并未在公共網(wǎng)絡(luò)上傳信息時未設(shè)置加密，或者使用不規(guī)范電子檔案等，均有可能出現(xiàn)安全隱患。容易導(dǎo)致電子文檔丟失、破壞、盜用、泄漏等不良情況，嚴(yán)重影響人們的財產(chǎn)、私密安全。

1.2 網(wǎng)絡(luò)安全的威脅

在電子檔案中存在的網(wǎng)絡(luò)安全主要是指計算機出現(xiàn)病毒、黑客侵入、竊聽等。隨著網(wǎng)絡(luò)盜密手段的不斷提高，網(wǎng)絡(luò)信息破壞手段多種多樣，只要存在網(wǎng)絡(luò)連接則均有可能出現(xiàn)電子檔案遭受到破壞、侵入等危險情況。主要原因有：

1）網(wǎng)絡(luò)自身缺乏安全性，網(wǎng)絡(luò)具體資源共享等特點，資源共享促使計算機與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)緊密聯(lián)系，由于互聯(lián)網(wǎng)呈現(xiàn)開放狀態(tài)，因此極容易造成黑客入侵，系統(tǒng)破壞。除此之外，計算機互聯(lián)網(wǎng)分布較廣泛、范圍較大，計算機互聯(lián)網(wǎng)未設(shè)置防護，所以也在一定程度給電子檔案帶來了危害因素，為非法破壞者帶來了機會。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自身也存在較多的缺陷，不完整，所以電子檔案在使用過程中也因此增加了危害性[4]。

2）電子文檔自身缺陷：電子文檔自身具有不安全性，主要包括人為因素和電子文檔自身因素。人為因素有故意破壞、入侵、非法訪問等。電子文檔自身缺陷因素有未對文檔進行有效清理、管理，導(dǎo)致文件堆積較多，出現(xiàn)堵塞等情況[5]。

3）管理人員安全隱患意識較差：由于管理人員自身安全意識較差，導(dǎo)致對網(wǎng)絡(luò)管理缺乏重視，未建立完整管理管理制度，因此直接造成電子檔案出現(xiàn)丟失、破壞、盜用、泄漏等不良情況，嚴(yán)重威脅電子檔案安全儲存。

1.3 共享與保密

電子檔案資源共享是建立電子檔案的重要目的，但是在進行資源共享過程中不僅需要保證電子檔案具有較高的保密性，又要保證資源能夠進行有效共享。雖然資源共享與保密相互矛盾，但是卻又能起到一定的促進作用，在資源共享基礎(chǔ)上對系統(tǒng)進行監(jiān)督，做好有效的保密防護措施，確保進行資源共享時信息不會受到破壞、盜用。所以在進行資源共享時，需要有效處理共享與保密問題。

1.4 知識產(chǎn)權(quán)

電子檔案真實性、完整性將人們的社會活動記錄儲存，不僅僅體會人們勞動成果，還代表知識與信息，因此不管是傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔還是電子文檔均具有知識產(chǎn)權(quán)。所以如果未經(jīng)本文同意隨意修改、發(fā)布、占有，均受到一定的法律處分。但是電子檔案具有復(fù)制性、傳播性，極容易讓非法分子進行復(fù)制使用，知識產(chǎn)權(quán)問題受到嚴(yán)重侵害。

2 電子檔案安全與儲存策略

2.1 提高電子檔案管理水平

電子檔案具有真實性、完整性，因此對于電子檔案安全儲存管理應(yīng)該引起高度重視。提高檔案管理工作人員技術(shù)水平，定期對工作人員專業(yè)技術(shù)、職業(yè)思想進行培訓(xùn)，提高管理人員安全意識，才能在實際管理工作中，嚴(yán)格要求自身，有效確保電子檔案安全性。

2.2 電子檔案與紙質(zhì)檔案相互依存

將電子檔案與紙質(zhì)檔案進行同時儲存，要求電子檔案文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，建立準(zhǔn)確、可靠、有效的關(guān)系。這樣不僅能夠保證檔案初始性和真實性，還能夠避免電子檔案在使用過程中遭受破壞、修改等不良情況。從而保證文件安全性。

2.3 建立完善電子檔案管理制度

電子檔案在使用過程中具有容易復(fù)制、刪除、修改等缺陷，所以應(yīng)該加強對電子檔案的管理，建立完善的電子檔案管理制度，保證電子檔案真實性、初始性。

1）禁止在電子檔案計算機上隨機安裝軟件。

2）禁止插入U盤，在使用前應(yīng)該對U盤進行消毒處理。

3）禁止使用外網(wǎng)瀏覽訪問。

4）不明文件、軟件，禁止打開。重要文檔加密儲存。定期對文檔進行檢查，清理，如果發(fā)現(xiàn)異常情況，及時進行維護，修復(fù)。對文件進行分層整理，按照層次進行加密，禁止使用拷貝。

5）將該當(dāng)屬性設(shè)置為只讀狀態(tài)，進行保護，保證文件真實性、初始性。建立完善的電子檔案管理制度，能夠有效保證檔案收集、更新，防止文檔出現(xiàn)破壞、盜用、亂改等情況。

3 結(jié)束語

綜上所述，電子檔案安全與儲存是一項較為漫長的工作，為保證電子檔案工作順利進行，則必須對電子管理人員技術(shù)水平進行提升，建立完善的電子檔案管理制度，實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)相互依存，這樣才能有效保證電子檔案真實性、初始性。