信訪檔案的管理及信息化建設

紀中保

（吉林省梨樹縣信訪信息中心，吉林 四平 136500）

近些年來，隨著各項惠民政策的出臺，信訪的化解能力不斷提升，信訪總量逐年下降。但是隨著我國互聯(lián)網(wǎng)技術的鋪開以及各大網(wǎng)絡平臺的出現(xiàn)，能夠讓群眾通過各種渠道來實現(xiàn)對于基本訴求的表達。信訪主渠道的變化主要體現(xiàn)在從傳統(tǒng)走訪變成網(wǎng)上信訪。因此信訪檔案工作也需要緊跟時代的發(fā)展，加快推進信訪工作以及信訪檔案工作總體信息化建設。

1 信訪檔案的特殊價值

信訪檔案除了具有一般檔案的資源性質以外，還對于優(yōu)化當前社會整體結構具有非常重要的意義。信訪檔案以更加全面的方式反映了當前社會當中存在的各種矛盾，并且能夠通過檔案當中的信訪人材料以及部門處理流程等資料來對矛盾產(chǎn)生的原因與解決措施進行全面的表述。因此，信訪檔案除了能夠提供給信訪人員借鑒作用以外，還能夠對分析當前社會矛盾，優(yōu)化有關法律法規(guī)具有良好的作用。因此，完善信訪檔案管理確保所有資源能夠得到妥善的利用，對于提升信訪工作的效率具有十分重要的現(xiàn)實意義[1]。

2 信訪檔案的精細化管理

2.1 通過完善管理制度做好收集歸檔工作

近些年來隨著信訪案件總數(shù)量的提升，加上當前全國范圍當中對于信訪工作的重視，產(chǎn)生了大量的需要處理的信訪資料。這些資料的來源迥異，其內容也千差萬別。通過對當前的檔案管理制度進行細化與完善，建立信訪檔案管理標準，能夠讓信訪檔案管理人員通過大量的文件當中檢索出有效的資料。只有嚴格遵守檔案管理制度才能夠保證信訪檔案資料的齊全，從而為下一步信訪檔案的充分利用奠定基礎。

2.2 通過落實管理責任規(guī)范整理編目工作

對信訪檔案進行管理的專業(yè)性比較強，因此需要在開展工作的過程當中落實責任分配，防止在工作交接的過程當中出現(xiàn)問題，最大限度的保證信訪檔案管理的真實性。因此，在信訪檔案部門當中，需要將每一個人的責任劃分清楚，安排專人負責專門的事情。此外，在實際的檔案整理過程當中也需要注重對于細節(jié)的劃分。對于完結的案件，可以將一整個案件的資料儲存在一個卷宗當中[2]。

2.3 通過運用信息技術提升保管利用效率

當前階段的信訪檔案主要是以紙質檔案與電子檔案兩種形式存在。對于紙質檔案而言，需要保證在檔案室當中配備防火防潮措施，加強對于紙質檔案的保護力度，提升紙質檔案的安全系數(shù)。對于電子信訪檔案而言，也需要做到對應的網(wǎng)絡防火墻設置任務，防止電腦病毒的入侵。此外，還需要創(chuàng)新信訪檔案的管理模式，充分發(fā)揮信訪檔案管理的價值。如果存在用戶對于信訪檔案具有借閱需求，就需要工作人員在核實身份之后，對借閱人分配借閱權限，讓用戶能夠在線上進行閱覽，一方面保護了檔案原件的安全，同時還能夠提升對于檔案的利用效率。

3 信訪檔案信息化問題的解決對策

3.1 建立信訪檔案數(shù)據(jù)庫

信訪檔案信息化需要從實際的工作需求出發(fā)，建立信訪檔案資料庫，并且通過統(tǒng)一的標準來對檔案數(shù)據(jù)庫當中的內容進行加密。信訪檔案歸檔文件的材料當中主要需要包含信訪人的詳細信息、信訪人進行舉報的申訴材料、上級領導部門與領導之間進行交換的重要函件、信訪過程當中所產(chǎn)生的一切材料，涵蓋了受理告知單、案件辦理過程當中的調查取證材料、處理意見、復核意見以及對應的送達回證、信訪協(xié)議樹、結案報告書、對應會議記錄、調查報告以及設計的政策文件等，同時還需要收集其他具有參考意義的材料，將這些材料都進行歸檔，共同輸入到數(shù)據(jù)庫當中，形成信訪檔案數(shù)據(jù)資料。

3.2 做好信訪檔案信息的整合與利用

將信訪檔案進行信息化處理只是一種進行信訪的手段，需要充分發(fā)揮隱含在信訪檔案當中的價值才是最終的目的。因此僅僅只是向人們提供檔案查詢服務是不夠的，需要充分利用好在檔案當中的各種信息，從而為后續(xù)的政策制定提供幫助。首先需要打破存在于當前各個部門之間的隔閡，形成統(tǒng)一的檔案管理辦法，對信訪檔案進行集中式專業(yè)化管理，從而整合檔案數(shù)據(jù)，實現(xiàn)信息資源之間的共享。還需要對檢索的精確度進行提升，保證信訪檔案的檢索效率，讓檔案資源能夠得到最充分的利用。其次，需要加強對于信訪數(shù)據(jù)的挖掘，對信訪檔案當中的數(shù)據(jù)進行多維度的分析，揭示存在于信訪檔案背后的原因，為實際的工作提供參考。同時還可以根據(jù)信訪檔案信息對當前的信訪輿情進行判斷，分析信訪形勢，做好事先的研判工作，對于可能出現(xiàn)的問題做好對應的準備[3]。

3.3 做好檔案信息安全工作

檔案管理人員需要加強自身的保密意識，明確不同檔案的涉密情況以及能夠進行利用的范圍，保證檔案信息能夠被具有權限的人借閱，嚴防檔案的流失。其次可以通過設置網(wǎng)絡防火墻以及個人身份認證等方式，來過濾掉網(wǎng)絡當中的不必要數(shù)據(jù)包，實現(xiàn)對入侵的實時監(jiān)控與報警功能，為檔案數(shù)據(jù)的安全性提供保障。第三，需要及時對檔案數(shù)據(jù)做好備份工作，不斷對檔案安全管理系統(tǒng)進行優(yōu)化，定期開展安全系統(tǒng)維護與木馬病毒查殺工作，防止外界非法入侵，保證信息檔案的安全。

3.4 為檔案信息化提供人才保障

信訪檔案信息化工作的開展需要大量具有優(yōu)秀檔案管理素養(yǎng)的人才來推進，信訪部門需要積極開展對在職員工的培訓工作，同時還需要積極引進具有高水平的檔案管理人才加入到建設檔案信息化的過程當中。努力建設當前的檔案信息化管理人才隊伍，既需要讓這些人才掌握成熟的檔案管理技能，同時還需要了解到相關的國家政策與法規(guī)，此外還需要具備優(yōu)良的網(wǎng)絡計算機操作技能，例如維護數(shù)據(jù)庫以及維護網(wǎng)絡信息安全等。信訪檔案管理人員也需要對當前的檔案信息化重要性進行充分的認識，加強自身的工作責任感與使命感，在工作的過程當中不斷學習各種技術應用，為未來新時代背景下信訪檔案信息化的發(fā)展做出貢獻。

4 總結

總而言之，信訪檔案是對于信訪全過程的記錄與總結。需要在保證信訪檔案完整性的前提下，讓信訪檔案能夠及時歸檔，從而為后續(xù)信訪檔案的應用打下良好的基礎。以開展信息化建設為依托，加速在信訪檔案過程當中的工作效率提升，同時也需要對信訪檔案當中的各種資源進行更加深入的挖掘，對于當前信訪工作開展優(yōu)化與協(xié)調工作，為實際的信訪工作開展提供具有價值的指導。此外，加強信訪檔案的管理及信息化能夠對當前的信訪資源進行優(yōu)化配置，同時還是對于信訪發(fā)展過程當中問題解決方法的探索，對于我國信訪事業(yè)的發(fā)展具有重要作用。