文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策研究

卓淑清

（梨樹(shù)縣發(fā)展和改革局科技信息中心，吉林 四平 136500）

1 概述

所謂文件檔案主要是指機(jī)關(guān)單位，事業(yè)單位及團(tuán)體組織從管理活動(dòng)中生成的常見(jiàn)文檔轉(zhuǎn)換而來(lái)的某些文件類(lèi)型主要包含決定，指示，公告，批準(zhǔn)，請(qǐng)求，通知，協(xié)議，報(bào)告、信函，會(huì)議記錄，摘要和計(jì)劃等。此階段的文書(shū)檔案還涉及一些如照片，錄音，視頻和電子文件等形式。

2 存在問(wèn)題

2.1 提高檔案管理人員工作能力及敬業(yè)精神

大多數(shù)文書(shū)檔案管理人員的對(duì)檔案管理的工作內(nèi)容認(rèn)識(shí)不清，無(wú)法適應(yīng)當(dāng)下檔案管理的工作需求。大部分的文書(shū)案管理人員對(duì)這項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)仍處于理論水平，缺乏文書(shū)檔案管理經(jīng)驗(yàn)這讓文書(shū)檔案管理的過(guò)程里產(chǎn)生許多阻力，這些問(wèn)題會(huì)影響文檔案歸納、整理的質(zhì)量。再者，大多數(shù)企事業(yè)單位對(duì)文書(shū)檔案工作認(rèn)識(shí)不到位，以及負(fù)責(zé)文書(shū)案管理人員較少，無(wú)法滿足當(dāng)前檔案管理的需求。另外現(xiàn)有的一些文書(shū)工作的檔案管理人員思想素質(zhì)較低，無(wú)法按要求完成自身的文書(shū)檔案管理工作，文件歸檔和交接手續(xù)不齊，文件丟失、損壞等頻繁發(fā)生的事件嚴(yán)重影響了文書(shū)檔案管理工作的正常發(fā)展。

2.2 單位機(jī)構(gòu)改革使文書(shū)檔案管理工作的難度上升

隨著政策變化及機(jī)構(gòu)改革，文書(shū)檔案的工作量急劇上升了，資料變得更加豐富。文書(shū)檔案的管理復(fù)雜程度也大大的增加。各部門(mén)之間工作交接變化，使文書(shū)管理工作緩慢且質(zhì)量差。文件檔案管理人員對(duì)各個(gè)部門(mén)之間的工作內(nèi)容沒(méi)有足夠的了解，無(wú)法對(duì)文檔重要性做出正確評(píng)估將影響文書(shū)檔案共做的進(jìn)展情況和進(jìn)展速度，或是因?yàn)椴涣私夤ぷ鲀?nèi)容造成失密、泄密行為給帶來(lái)不可估量的損失。

2.3 思想認(rèn)識(shí)不到位

有些企事業(yè)單位沒(méi)有了解檔案工作的重要性，片面追求發(fā)展業(yè)務(wù)。忽視了文書(shū)檔案的管理。認(rèn)為加強(qiáng)文書(shū)檔案管理是對(duì)人力和財(cái)力的浪費(fèi)，對(duì)本單位的工作開(kāi)展沒(méi)有任何意義。為了節(jié)省成本，一些單位使用其他部門(mén)人員從事兼職工作，沒(méi)有聘用專(zhuān)職的文書(shū)檔案管理人員安排，導(dǎo)致文件管理的質(zhì)量和速度很低。

2.4 文書(shū)檔案管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)

為了有效開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作必須加強(qiáng)管理人員的專(zhuān)業(yè)技能學(xué)習(xí)。積極參與檔案館組織的文書(shū)管理工作培訓(xùn)。目前我國(guó)對(duì)檔案人員的管理和繼續(xù)教育還有形成體系。培訓(xùn)機(jī)構(gòu)對(duì)于檔案工作的培訓(xùn)不夠?qū)I(yè)、人員培訓(xùn)質(zhì)量差。由于培訓(xùn)機(jī)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)沒(méi)有得到相關(guān)的管理，導(dǎo)致培訓(xùn)方法相對(duì)單一，檔案人員在培訓(xùn)中心缺乏學(xué)習(xí)興趣。被動(dòng)地接受相關(guān)知識(shí)，在訓(xùn)練過(guò)程中員工容易產(chǎn)生反抗心理，導(dǎo)致培訓(xùn)不能達(dá)到預(yù)期效果。

2.5 電子檔案管理不到位

隨著信息化在工作中的運(yùn)用，為了快速有效地管理文書(shū)檔案，開(kāi)始使用信息化系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔， 極大的提到了檔案歸檔、收集、查詢、效率。盡管一些部門(mén)采用電子檔案來(lái)管理文書(shū)檔案，電子檔案的管理仍然存在缺陷。當(dāng)電子設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，會(huì)導(dǎo)致大量文件丟失，帶來(lái)巨大的損失。

3 如何提高文書(shū)檔案的管理

3.1 加強(qiáng)文書(shū)檔案管理中的銜接工作

在文書(shū)檔案管理中，文件是文書(shū)檔案管理中的基礎(chǔ)。在進(jìn)行管理時(shí)，企業(yè)或事業(yè)的檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)不同類(lèi)別的文書(shū)檔案制定了明確的治理規(guī)范，使文書(shū)檔案管理更加系統(tǒng)和合理?？梢栽谖臋n管理中設(shè)置統(tǒng)一的紙張，規(guī)范文件格式。在收集文書(shū)檔案環(huán)節(jié)，拒絕不統(tǒng)一格式的文檔，來(lái)保障檔案文件格式一致性并促進(jìn)文檔和文件的標(biāo)準(zhǔn)化管理。同時(shí)檔案的整理、歸納不僅僅是檔案工作人員的事，它通常涉及部門(mén)的幾個(gè)部門(mén)。所以，有必要在工作中樹(shù)立長(zhǎng)效機(jī)制，加強(qiáng)文件檔案的管理工作。加強(qiáng)各部門(mén)的協(xié)調(diào)，聯(lián)系與合作。建立領(lǐng)導(dǎo)小組管理機(jī)制，建立溝通渠道，單位整體需要積極參與配合檔案工作，以方便檔案的管理。管理部門(mén)無(wú)縫收集文件，提高文件收集效率。

3.2 通過(guò)加強(qiáng)對(duì)辦公室檔案管理員的技術(shù)培訓(xùn)，提高管理人員素質(zhì)

必須建立專(zhuān)門(mén)的文檔文件管理部門(mén)，保障專(zhuān)職工作人員的穩(wěn)定性，不能經(jīng)常換人。確保管理人員對(duì)本職工作具有歸屬感。檔案工作人員在進(jìn)入崗位前，必須首先建對(duì)本職工作正確理解，牢記自身工作職責(zé)和重要性。其次可以區(qū)不同的檔案管理先進(jìn)試點(diǎn)進(jìn)行參觀和學(xué)習(xí)。還需將檔案工作列入年終考核重點(diǎn)工作，設(shè)置各種量化考核目標(biāo)，要求職工將本年學(xué)習(xí)成果、管理成果的成績(jī)反映出來(lái)。從而樹(shù)立檔案工作人員的正確認(rèn)識(shí)。使管理人員更加積極的參與到提高自己技術(shù)水平的培訓(xùn)中心來(lái)。

3.3 提高單位對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

單位領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)應(yīng)在工作會(huì)議上著重提出檔案工作的意義。文書(shū)檔案工作的工作進(jìn)度受決策部門(mén)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視程度的影響較大。單位的決策層必須大力支持文書(shū)檔案管理工作。領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)應(yīng)當(dāng)召開(kāi)全單位關(guān)于正確認(rèn)識(shí)文書(shū)檔案管理工作的會(huì)議，在會(huì)議上強(qiáng)調(diào)文書(shū)檔案管理工作的重要性，來(lái)提高單位整體職工對(duì)檔案工作的理解和認(rèn)識(shí)；也可以給個(gè)有關(guān)部門(mén)管理文件的職工發(fā)放宣傳學(xué)習(xí)手冊(cè)，以增強(qiáng)相關(guān)人員對(duì)文書(shū)檔案管理的正確認(rèn)識(shí)。

3.4 發(fā)展現(xiàn)代信息化檔案管理手段

文書(shū)檔案管理通常具有較大的工作量。在文書(shū)檔案的裝訂、歸檔、目錄分配中時(shí)常因?yàn)楣ぷ鞯膹?fù)雜性產(chǎn)生錯(cuò)誤，現(xiàn)有文書(shū)檔案歸檔方法通常花費(fèi)很多時(shí)間和精力，并且有必要積極地引入信息化以應(yīng)對(duì)這種情況。同時(shí)可以作為現(xiàn)代文書(shū)檔案工作發(fā)展的新起點(diǎn)。企業(yè)事業(yè)單位應(yīng)現(xiàn)在檔案管理的特殊特點(diǎn)而可雇用一些信息技術(shù)專(zhuān)家來(lái)建立信息化管理平臺(tái)，相關(guān)管理者可以使用信息化管理平臺(tái)。實(shí)現(xiàn)檔案工作的分類(lèi)、儲(chǔ)存、采集信息化。開(kāi)發(fā)并應(yīng)用信息化管理平臺(tái)，不能忽視了安全問(wèn)題，保障信息化文書(shū)檔案的安全。