檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀與對策

徐國洪

（泗水縣檔案館，山東 濟寧 273200）

新時期，我國檔案管理工作在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的推動下進入到了新的階段，現(xiàn)代化的水平在不斷提升，因此相關(guān)部門要提高檔案改革的重視，不斷采用先進的網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)，提升檔案管理的效率?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”的快速發(fā)展?fàn)I造了信息指數(shù)爆炸的環(huán)境，為此相關(guān)檔案管理部門要創(chuàng)新管理的方式，引進先進的檔案管理制度，主動提升改革的自覺性，以更好地應(yīng)對時代發(fā)展的需求。

1 檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀

1.1 檔案管理信息化的趨勢加強

在信息技術(shù)高度發(fā)達的背景下，任何行業(yè)不能置之事外，檔案管理是對信息的管理，更要與信息技術(shù)聯(lián)系起來。傳統(tǒng)的檔案管理方式主要是采用紙質(zhì)檔案管理，現(xiàn)代檔案管理的信息化水平不斷提升，采用電子檔案管理的現(xiàn)象越來越多。檔案管理的信息化水平在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的背景下不斷增強。當(dāng)前，我國檔案管理工作開展要結(jié)合國家有關(guān)部門對檔案行政管理的要求以及有關(guān)信息社會的要求，有效管理、收集、保存檔案的內(nèi)容與信息[1]。檔案信息化水平增強，對人們的生活帶來了極大的便利，人們的檔案調(diào)取和查詢可以通過網(wǎng)絡(luò)快速搜到，降低了傳統(tǒng)檔案查詢的困難，同時也可以保存大量的檔案信息。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)融入人們生活方方面面的今天，現(xiàn)代檔案管理的信息化水平也在大大提升。

1.2 檔案信息化的管理標(biāo)準(zhǔn)不明確，安全性有待提升

首先，檔案在信息化建設(shè)的過程中需要聯(lián)網(wǎng)并配備相應(yīng)的管理系統(tǒng)，但是在互聯(lián)網(wǎng)上存在大量的病毒以及黑客，尤其是單位中個人的檔案具備一定的隱私內(nèi)容，如身份證號、家庭住址、電話號碼等，這些都是較為隱私的信息，然而這些信息一旦被不法分子盜取則會產(chǎn)生不可想象的后果。其次，國家檔案局對單位檔案管理的工作發(fā)揮的是業(yè)務(wù)指導(dǎo)作用，而對非直屬單位的檔案管理人員以及主要的領(lǐng)導(dǎo)來說，其在考核與考評方面存在缺乏話語權(quán)的問題，其在管理制度、管理系統(tǒng)方面存在效率低等問題，無法對企業(yè)的檔案管理進行有效的約束。由于缺乏有效、完整、齊全的管理制度以及相關(guān)的管理系統(tǒng)，檔案信息化的管理效率相對較低。再次，企業(yè)檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)不同，不同行業(yè)和單位對檔案工作服務(wù)與本單位中心工作的標(biāo)準(zhǔn)和要求也存在一定的差異，因此在檔案信息化建設(shè)的過程中存在信息化管理標(biāo)準(zhǔn)不明確的問題，導(dǎo)致檔案信息化的建設(shè)難度大大增加[2]。

一些單位認為建立安全防護系統(tǒng)就可以有效地規(guī)避數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險，然而在互聯(lián)網(wǎng)背景下，檔案管理面臨的風(fēng)險是多方面的，需要檔案管理部門及時制定綜合的措施加強防控。目前檔案信息化管理的安全性不足是檔案在實際建設(shè)的過程中面臨的潛在風(fēng)險，需要相關(guān)部門提高警惕。

1.3 檔案管理改革遇阻力，人員素質(zhì)有待提升

在信息化背景下，各地區(qū)紛紛進行了檔案管理的信息化改革，但是受到傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，檔案管理改革工作遇到了較大的阻力。具體表現(xiàn)在非專業(yè)檔案管理機構(gòu)對檔案管理工作的重視度不足。檔案管理機構(gòu)內(nèi)部的管理人員存在工作積極性較低、素質(zhì)不高等多方面的問題，這些問題容易導(dǎo)致檔案管理工作的效率偏低。檔案管理工作具備一定的特殊性，檔案工作管理人員容易養(yǎng)成墨守成規(guī)的工作習(xí)慣，在實際的工作過程中因循守舊，缺乏創(chuàng)新精神，因此在進行檔案信息化建設(shè)時容易產(chǎn)生抵觸心理。檔案管理部門在人員配備、檔案管理設(shè)施設(shè)備方面出現(xiàn)了“老弱病殘”的問題，檔案管理本身被邊緣化，在人員招聘方面存在薪資待遇較低、晉升空間不足等問題，因此對年輕人的吸引力度不大，擁有信息技術(shù)的優(yōu)秀人才大多不愿意投身于福利待遇偏低的檔案管理職位。單位通常將一些即將退休或者已經(jīng)退休的人員安排在檔案管理方面，而這些人員自身的信息技術(shù)能力較為缺乏，因此在檔案管理數(shù)字化的背景下無法有效完成檔案的信息化建設(shè)，因此導(dǎo)致檔案管理的效率較低。

2 檔案管理現(xiàn)代化的有效策略

2.1 創(chuàng)新檔案管理的模式，革除傳統(tǒng)管理的弊端

雖然傳統(tǒng)檔案的保存方式也具備一定的優(yōu)勢，但是目前傳統(tǒng)的檔案管理模式不足以適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的需求，因此檔案管理部門要加強檔案管理工作的創(chuàng)新，引進復(fù)合型的管理模式，提升檔案管理的信息化、數(shù)字化水平。由于傳統(tǒng)檔案的保存方式也具備一定的優(yōu)勢，因此不能完全否定傳統(tǒng)檔案的重要性，因此要將傳統(tǒng)檔案管理模式與檔案信息化管理結(jié)合起來，更好地為廣大人民群眾服務(wù)。未來的檔案管理應(yīng)是數(shù)字檔案以及傳統(tǒng)檔案結(jié)合的復(fù)合型檔案館。比如消費者在購置房產(chǎn)時通常會擁有一份紙質(zhì)的房產(chǎn)證明文件，這種文件非常重要，紙質(zhì)文件是需要長期保存的，因此對于類似的文件則需要采用紙質(zhì)保存的方式。在進行檔案管理時，可以采用數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案并重的方式，既要實現(xiàn)檔案管理的信息化與數(shù)字化轉(zhuǎn)型，同時也要保留傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，發(fā)揮紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢。當(dāng)前我國的檔案館工作處于轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時期，轉(zhuǎn)型工作開始從實到虛，呈現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)化、虛擬化的特征。為了更好地滿足現(xiàn)代群眾檔案管理的需求，可以借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢，將檔案管理系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合起來，加大力度推廣新型的檔案管理技術(shù)，為用戶快速獲取信息資源提供便利，同時也要避免檔案管理的片面化，要發(fā)揚優(yōu)點，革除缺點。

2.2 增強檔案信息化建設(shè)的安全性

網(wǎng)絡(luò)空間中存在著一定的風(fēng)險，因此檔案現(xiàn)代化發(fā)展，實施信息化建設(shè)首先要做好安全管理，要避免電子檔案信息被黑客盜取，降低檔案在管理的過程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞或者流失的概率，及時修復(fù)和還原檔案的數(shù)據(jù)信息。檔案管理部門針對信息管理系統(tǒng)進行升級和完善，增強檔案信息系統(tǒng)管理的安全性與可靠性，抵抗數(shù)據(jù)損壞的情況，比如一些病毒在對檔案管理信息系統(tǒng)進行攻擊時會造成檔案信息數(shù)據(jù)的破壞或者丟失，并且在檔案沒有備份的情況下容易流失，在流失或者損壞以后通常也難以修復(fù)和還原，因此需要檔案管理部門做好檔案管理信息的安全防護工作，降低檔案管理的風(fēng)險。

2.3 增強檔案管理人員的素質(zhì)水平

檔案管理人員是檔案管理者的直接參與人員，其能力素質(zhì)決定了檔案管理工作開展的質(zhì)量。企業(yè)在招聘檔案管理人員時應(yīng)盡可能地選用那些專業(yè)的檔案管理人員，他們應(yīng)具備高度的責(zé)任心，認真對待檔案管理的工作，在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代背景下，檔案管理人員要注意提高計算機操作的能力，并掌握檔案管理方面的專業(yè)知識，通過持續(xù)不斷的學(xué)習(xí)，有效提升自身的操作素質(zhì)和專業(yè)修養(yǎng)，增強檔案信息化建設(shè)的效率。檔案管理部門要加強檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，使檔案管理人員能夠更好地融入現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理中。

3 結(jié)語

檔案管理的現(xiàn)代化需要相關(guān)部門要加大資金的投入，加強檔案管理軟硬件技術(shù)的研發(fā)，增進檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的共享和應(yīng)用。相關(guān)部門也要注意更新檔案管理的軟硬件系統(tǒng)，使檔案管理工作可以與時俱進，更好地滿足時代發(fā)展的需求。