機(jī)關(guān)DA工作的整理與歸檔

沈 潔

（運城市社會體育指導(dǎo)中心，山西 運城 044000）

檔案主要是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)社會組織和個人從事的政治以及經(jīng)濟(jì)等活動內(nèi)容直接形成的富有保存價值的文字、圖表和聲像等多種形式的歷史記錄。在新的時代背景下，機(jī)關(guān)單位的文書檔案整理和歸檔工作進(jìn)展備受關(guān)注，應(yīng)該采取合理化的方式將單位資料加以整合，以此才可優(yōu)化基本的成果，確保機(jī)關(guān)單位開展的各項工作有據(jù)可循。

1 機(jī)關(guān)單位文書檔案整理及歸檔現(xiàn)狀

1.1 歸檔文件鑒定不嚴(yán)謹(jǐn)

文書檔案屬于機(jī)關(guān)單位開展各項工作的重要記錄，在文件資料形成的時候，在客觀條件的影響下，使得單位歷史真實性無法把控，甚至存在著夸大和扭曲事實的情況。歸檔文件的材料并不完整，因為不同的工作性質(zhì)，使得文件材料的數(shù)量各異，除去部分辦公室的紅頭文件外，其他科室所形成的材料較少，未能實現(xiàn)文件歸檔的目標(biāo)。在文書檔案歸檔及整理的過程中，缺乏科學(xué)的鑒定過程，使得歸檔文件的內(nèi)容并不完整，缺少基本的附件和底稿等，影響到后期的使用。

1.2 統(tǒng)籌規(guī)劃與協(xié)調(diào)不當(dāng)

機(jī)關(guān)單位在開展該項工作的時候，缺乏對文書檔案管理工作的正確認(rèn)識，體現(xiàn)出較為明顯的隨意性，實際的工作進(jìn)展并不理想。檔案信息資源的接收問題上，實際的人力和物力等資源投入有限，加之部分檔案設(shè)備的配置較低，影響到錄入的內(nèi)容。檔案信息資源的建設(shè)缺乏正確的理解，尚未形成科學(xué)的認(rèn)知，使得文書檔案資料的歸檔和整理面臨著阻礙。

1.3 案卷質(zhì)量管理較低下

因機(jī)關(guān)單位的文書檔案資料較多，使得相關(guān)的整理和歸檔工作任務(wù)繁重，管理人員承受著較大的工作壓力。結(jié)合具體的工作進(jìn)展分析，文書檔案的整理歸檔就是立卷定期歸檔，基本的工作內(nèi)容需要耗費管理者的巨大精力，雖然工作實踐中耗費了時間和精力，但是實際的工作成效并不顯著，管理的質(zhì)量仍未提升。文書立卷改革的逐步深化，加之相關(guān)整理規(guī)則的具體實施，對比于傳統(tǒng)管理模式來說，新的計算機(jī)技術(shù)合理的引入其中，文書立卷的工作量明顯的簡化。但是在一定程度上分析，實際的工作中未能全面貫徹簡化整理和深化檢索的宗旨。

1.4 計算機(jī)功能不健全

隨著信息時代的到來，文書檔案資料的整理與歸檔中也開始融入新的手段。在機(jī)關(guān)單位的文書檔案整理及歸檔工作中，將計算機(jī)合理的運用其中已成必然的趨勢，除了符合新時代工作效率的要求外，也滿足了時代更替的特性。文書檔案的歸檔及整理工作中，適當(dāng)?shù)膶⒂嬎銠C(jī)功能發(fā)揮出來，可以讓原文件的錄入和復(fù)制得以實現(xiàn)，不會對檢索的便利性產(chǎn)生一定的影響及干擾。在檔案管理時，合理的引入計算機(jī)輔助管理，能夠有效的降低多種人為因素引起的管理混亂問題。但是因為不同門類的存在，使得計算機(jī)無法通用，整個過程中展現(xiàn)出的計算機(jī)功能并不健全。

2 機(jī)關(guān)單位文書檔案整理及歸檔對策

機(jī)關(guān)單位的文書檔案整理和歸檔應(yīng)該重視基本的對策，只有采取的措施得當(dāng)，才能讓文書檔案資料整理到位，確保其發(fā)揮出積極的借鑒價值，充分的彰顯出實際的利用優(yōu)勢，為機(jī)關(guān)單位開展各項工作提供必要的依據(jù)。

2.1 重視整理及歸檔人員的責(zé)任意識

在一定程度上分析，文書檔案歸檔及整理屬于相對復(fù)雜且極具專業(yè)性的工作，需要具備著敬業(yè)精神、職業(yè)道德的優(yōu)秀工作者參與其中，以此才能更好的為機(jī)關(guān)單位文書檔案整理及歸檔工作出謀劃策。通過積極的宣傳《文書學(xué)》《檔案法》等相關(guān)的規(guī)定，讓每一位參與歸檔及整理工作的人員都能具備責(zé)任意識，使其主動地落實分內(nèi)工作。還需將文件資料的整理以及鑒定等合理的納入至檔案工作者的基本職責(zé)范圍內(nèi)，強(qiáng)化基本的考核及領(lǐng)導(dǎo)力度，逐步的提升文書檔案管理的具體成效。

2.2 需關(guān)注文書檔案整理及歸檔程序

首先，需要對所有案卷展開普查和分析，及時的將無用文件加以剔除，只有確保這一行動落實到位，才能更好的規(guī)避計算機(jī)管理中出現(xiàn)的低效率及重復(fù)問題。在某種程度上分析，這樣的工作程序能夠讓文書檔案的整理和歸檔實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的目的。其次，對文書案卷重新組合，盡可能的將內(nèi)容混雜且組卷較厚的案卷合理的組卷，確保存在著內(nèi)在聯(lián)系的組卷可以相互結(jié)合到一起。整個過程，還能梳理部分標(biāo)題不清晰、無案卷標(biāo)題的文書檔案資料，通過合理的加工填寫，確保案卷更加的規(guī)整。

2.3 提升文書檔案整理歸檔的信息化水平

新的時代背景下，文書檔案的保障以及基礎(chǔ)為現(xiàn)代化管理方式的運用，以此為相關(guān)工作的效率和質(zhì)量提供了有力的支持。計算機(jī)技術(shù)在文書檔案整理及歸檔工作中的科學(xué)使用，讓文件的整體環(huán)節(jié)與辦公自動化實現(xiàn)了完美的銜接，系統(tǒng)的將文件起草、登記以及刪減等程序科學(xué)的串聯(lián)到一起。在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的進(jìn)程中，現(xiàn)代化新型管理技術(shù)應(yīng)該讓相關(guān)的工作人員加以掌握，在提升管理者基本水平的同時，強(qiáng)化對信息技術(shù)、計算機(jī)知識的學(xué)習(xí)，主動將信息技術(shù)的要領(lǐng)和文書檔案管理搭配起來。紙質(zhì)檔案資料的勞動強(qiáng)度較大，工作呈現(xiàn)出復(fù)雜性，信息技術(shù)的合理引入將這一問題有效的解決。在人工立卷的時候，立卷人需要按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行相關(guān)的任務(wù)，但是因為個人的理解存在著明顯的偏差，所以在分類上會表現(xiàn)出特定的差異，由此便直接的影響到案卷分類的具體質(zhì)量，對各項查詢工作造成了阻礙。計算機(jī)和文件檢索工作的有效結(jié)合，使得人為因素的干擾程度明顯的控制起來，計算機(jī)技術(shù)的管理優(yōu)勢得以發(fā)揮，極大的提升了工作的效率，真正的實現(xiàn)深化檢索以及簡化整理的目的。

3 結(jié)語

文書檔案的整理及歸檔屬于繁瑣且巨細(xì)的工作，應(yīng)該重視嚴(yán)謹(jǐn)周密的安排，采取科學(xué)化的手段落實基本的行動，促使機(jī)關(guān)單位文書檔案的整理和歸檔更加的到位。在歸檔整理文書檔案資料的時候，需重視一些細(xì)節(jié)性的問題，這是形成檔案的前提條件，只有積極的重視當(dāng)前機(jī)關(guān)單位對文書檔案資料的整理要求，結(jié)合計算機(jī)技術(shù)科學(xué)化的落實具體工作，才能保證文書檔案信息發(fā)揮出參考價值，為機(jī)關(guān)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展保駕護(hù)航。