淺議人事檔案信息化管理改革

毛玉春

（江蘇省體育人才流動(dòng)服務(wù)中心，江蘇 南京 210029）

1 目前人事檔案管理中存在的問題

1）思想認(rèn)識(shí)不夠。長期以來，一些單位對(duì)人事檔案管理工作存在著一定的誤解。有的認(rèn)為只要做好人事檔案的不丟失、不泄密，能夠應(yīng)付人員的調(diào)配以及查閱就可以。有些單位未把檔案管理工作納入正常的議事日程當(dāng)中，存在對(duì)檔案管理工作不重視、不研究。這樣導(dǎo)致一些單位在調(diào)配人事的過程中常出現(xiàn)各種各樣的問題，給后續(xù)的人員調(diào)配工作造成了阻礙。同時(shí)，一些單位從事人事檔案管理工作的人員還存在“兼職”的現(xiàn)象，專業(yè)性不強(qiáng)，也容易導(dǎo)致人事檔案管理工作的問題出現(xiàn)。

2）管理制度相對(duì)落后。隨著人事制度不斷深化改革，人才流動(dòng)性更加頻繁，單位選拔人才的手段和使用人才的手續(xù)不斷簡化。但由于傳統(tǒng)的人事檔案管理中有“任何人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”規(guī)定，致使個(gè)人檔案得不到及時(shí)補(bǔ)充、存檔和修正，這種形式大大阻礙人才的流動(dòng)及檔案的完整性。這樣易導(dǎo)致人才在調(diào)崗、再就業(yè)時(shí)，由于檔案不完整性從而影響正常工作秩序。同時(shí)，也易出現(xiàn)個(gè)別人員為謀求更好的個(gè)人利益，弄虛作假，給職工群眾帶來了極大傷害。這種現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了檔案制度的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性和唯一性。

3）相關(guān)人員專業(yè)性欠缺。在當(dāng)前人事檔案管理中，存在用人隨意和人員專業(yè)性不強(qiáng)的問題。用人隨意主要表現(xiàn)在單位對(duì)人事檔案管理工作的不夠重視。許多單位把人事檔案管理簡單化，不把優(yōu)秀人才用于人事檔案管理中。專業(yè)性不強(qiáng)主要表現(xiàn)在許多單位檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)。人事檔案管理人員多數(shù)都是“半路出家”，致使在實(shí)際工作中易出現(xiàn)漏洞。同時(shí)，人事檔案管理工作是一項(xiàng)有著完整理論、法規(guī)和方法的專業(yè)工作，從事該工作人員需要一定的時(shí)間和基礎(chǔ)學(xué)習(xí)。而當(dāng)前許多單位對(duì)檔案管理人員調(diào)動(dòng)頻繁，勢必會(huì)影響檔案管理工作正常運(yùn)行。

4）信息化管理程度不高。由于人事檔案的特殊性，目前人事檔案信息化管理程度還比較低。在信息管理的過程中，還存在著相關(guān)管理者對(duì)信息化缺乏深刻的認(rèn)識(shí)。在這種情況下，即使進(jìn)行信息管理改革，在改革過程中也會(huì)遇到各種障礙。此外，由于人事記錄是個(gè)人發(fā)展，涉及個(gè)人隱私。因此，人事檔案一直是處于保密狀態(tài)。一旦人事檔案資料被泄露，就會(huì)使人事檔案的安全性消失，從而無法保證人事檔案中個(gè)人隱私的安全性，可能會(huì)引發(fā)其他不良后果。但我國目前的信息安全體系建設(shè)還不完善，存在很多問題，使得信息管理存在很大的問題。

2 人事檔案管理信息化的優(yōu)勢

1）信息采集更便捷。在檔案信息采集方面，可充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的高效性、交互性、共享性的優(yōu)勢，在短時(shí)間內(nèi)整理大量的檔案信息，確保檔案信息采集的時(shí)效性。此舉有效地提升檔案信息的采集速度，減輕人員的工作量，使檔案管理人員擁有更多的時(shí)間進(jìn)行檔案的優(yōu)化管理，提升檔案管理工作效果。

2）提升檔案管理水平。在檔案管理工作中運(yùn)用計(jì)算機(jī)及現(xiàn)代信息技術(shù)，不僅能夠?qū)Ψ稚⒌募堎|(zhì)檔案信息進(jìn)行集中處理成電子檔案，還能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的永久保存，隨時(shí)調(diào)用。在開展檔案管理工作的過程中，利用專業(yè)的管理軟件和平臺(tái)，能夠有效地提升檔案信息分析和處理速度，增強(qiáng)檔案信息的時(shí)效性、準(zhǔn)確性。

3）實(shí)現(xiàn)檔案管理無紙化、精細(xì)化和實(shí)時(shí)化。首先，隨著時(shí)代的發(fā)展，信息數(shù)據(jù)的大量增加，紙質(zhì)載體形式已無法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。在存儲(chǔ)空間以及人力成本等各方面，信息化管理體現(xiàn)出無可替代的優(yōu)勢。其次，信息化管理可以將各類信息分門別類地細(xì)化、分區(qū)，構(gòu)建獨(dú)立、相關(guān)的檔案系統(tǒng)，縮短檔案信息調(diào)動(dòng)、查詢的時(shí)間，解決傳統(tǒng)檔案查詢中存在的弊端和問題，提高管理效率。第三，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式受環(huán)境條件、載體等各方面的制約，在調(diào)用和傳送等方面無法實(shí)現(xiàn)及時(shí)性，工作效率受到較大的影響。在信息時(shí)代，通過信息技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺(tái)，檔案信息能夠在最短的時(shí)間內(nèi)完成信息傳輸與交互，使檔案管理效率得到進(jìn)一步提高。

3 信息化背景下優(yōu)化檔案管理工作的舉措

1）健全相應(yīng)的檔案管理制度。首先就要完善當(dāng)前的相關(guān)管理制度。傳統(tǒng)檔案管理工作過程中已有規(guī)章制度，基于原有紙質(zhì)保管前提，已經(jīng)很難適應(yīng)新發(fā)展需要。特別是伴隨網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展，檔案管理工作模式已經(jīng)發(fā)生了質(zhì)的變化。因此，單純依靠傳統(tǒng)的規(guī)章制度已明顯不合時(shí)宜。只有在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下制訂相應(yīng)的規(guī)章制度，才能更有效符合網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的相關(guān)要求。此外，還要結(jié)合當(dāng)前檔案管理工作情況，定時(shí)召開相關(guān)工作會(huì)議，對(duì)于檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，做好相應(yīng)的總結(jié)，并采取合理的措施，保證相關(guān)的檔案管理制度符合現(xiàn)實(shí)工作的需求。

2）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。為確保檔案管理順利開展，要不斷加強(qiáng)信息化建設(shè)與管理工作，健全和完善相應(yīng)的檔案管理機(jī)制。在信息時(shí)代下，要明確檔案管理工作的管理目標(biāo)，有效構(gòu)建信息化檔案管理機(jī)制，保證檔案管理工作的有序開展。不少單位缺乏對(duì)檔案管理信息化的重視，信息化建設(shè)力度不足，造成檔案管理工作的隨意性，降低了檔案管理的工作效率。因此，要加快檔案管理工作信息化的建設(shè)步伐，強(qiáng)化信息化檔案管理系統(tǒng)的軟、硬件配置，有效保證檔案管理工作的質(zhì)量和效率，避免檔案管理工作出現(xiàn)秩序混亂的問題。另外，在信息化檔案管理中，針對(duì)檔案資料級(jí)別的不同，要設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，要明確規(guī)劃出檔案管理框架。

3）提升網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和檔案管理的安全性。在檔案管理過程中，檔案相關(guān)資料的真實(shí)性會(huì)直接影響后續(xù)工作的正常開展。因此，有必要對(duì)相關(guān)的檔案管理技術(shù)進(jìn)行改革。信息化檔案管理平臺(tái)的安全性，與當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)使用環(huán)境以及職工的工作習(xí)慣密切相關(guān)。相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)維護(hù)部門，要保證檔案工作人員有安全的工作環(huán)境。此外，檔案管理人員工作中，也要在科學(xué)合理的制度下配合檔案管理工作，如登錄檔案管理賬號(hào)后，要及時(shí)刪除賬號(hào)信息；要對(duì)當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行安全測評(píng)等，將相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)降到最低范圍內(nèi)，才能保證檔案安全管理工作安全穩(wěn)妥。

同時(shí)，檔案管理工作只有在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全情況下，才能有效避免檔案被竊取或篡改等問題的發(fā)生，保障檔案資料的安全性以及單位利益不受侵害。目前，不少單位由于對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的重視，在軟件維護(hù)、安全技術(shù)革新以及完善管理平臺(tái)等方面，沒有投入足夠的資金和管理力度，不僅導(dǎo)致檔案管理效率不高、管理質(zhì)量較低，還增加了檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)，阻礙了檔案管理工作的改革和優(yōu)化。在信息化建設(shè)高速發(fā)展的形勢下，為有效保障檔案管理的安全性，要充分結(jié)合網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全檢測，有效保證檔案信息傳遞的安全性，提升檔案管理的信息化水平，不斷創(chuàng)新檔案管理工作。

4）完善信息化管理制度。在檔案信息化管理中，要建立相應(yīng)的檔案管理規(guī)章制度，要充分考慮目前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境以及社會(huì)需求制定管理制度，并結(jié)合未來的發(fā)展趨勢，完善現(xiàn)行的檔案管理規(guī)章制度，保證管理規(guī)章的權(quán)威性。

在網(wǎng)絡(luò)化的趨勢下，要結(jié)合網(wǎng)絡(luò)化對(duì)檔案管理工作的要求以及發(fā)展趨勢，對(duì)檔案管理模式進(jìn)行改革。針對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)管理需要以及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)構(gòu)建管理要求，科學(xué)分配管理責(zé)權(quán)，并及時(shí)分析信息化檔案管理中出現(xiàn)的問題，及時(shí)修正錯(cuò)誤，保證后續(xù)規(guī)章的創(chuàng)新和改革。