事業(yè)單位檔案管理工作的信息化建設(shè)分析

趙媛媛

（河南黃河河務(wù)局信息中心，河南 鄭州 450004）

事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中將會(huì)產(chǎn)生大量的信息資源，這些信息資源對(duì)單位發(fā)展而言，是十分具有參考價(jià)值的依據(jù)。目前，隨著我國(guó)信息化水平的逐步提升，不僅讓人們的生活發(fā)生了巨大的改變，也直接讓事業(yè)單位管理形式和內(nèi)容發(fā)生了翻天覆地的變化，加快了檔案管理工作的信息化建設(shè)進(jìn)程。然而當(dāng)前單位在檔案管理信息化建設(shè)中還面臨著很多障礙與困境，也沒有發(fā)揮出數(shù)字化信息技術(shù)在檔案管理中的實(shí)際價(jià)值。因此，檔案管理信息化建設(shè)路徑和方法的探究具有十分重要的作用與意義，在對(duì)檔案資源價(jià)值進(jìn)行深度挖掘時(shí)，將檔案資源最大價(jià)值發(fā)揮出來(lái)，確保事業(yè)單位始終處于穩(wěn)定健康發(fā)展?fàn)顟B(tài)之中。

1 檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵

檔案管理工作信息化建設(shè)主要指的是將紙質(zhì)檔案資料錄入到計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)當(dāng)中，方便單位工作人員隨時(shí)隨地對(duì)檔案進(jìn)行查詢和獲取，這與我國(guó)科技發(fā)展要求十分相符。因此，對(duì)檔案實(shí)施信息化建設(shè)中，應(yīng)該將其分為詳細(xì)的流程和步驟才能提升檔案管理的有效性，并按照檔案的范圍、和細(xì)節(jié)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理以及整理[1]。在整個(gè)管理活動(dòng)中，必須明確檔案主要負(fù)責(zé)人，并安排檔案管理人員對(duì)檔案資料和內(nèi)容進(jìn)行交接和整理，并全權(quán)負(fù)責(zé)檔案交接過(guò)程中的真實(shí)性，對(duì)檔案資料加強(qiáng)安全管理。最為關(guān)鍵的是，在檔案交接完成后，需要管理人員將完整的信息資料全部錄入到計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)中，在錄入時(shí)，要求人員認(rèn)真仔細(xì)，在錄入完成后一定要檢查其錄入的準(zhǔn)確性。

2 事業(yè)單位檔案工作實(shí)施信息化建設(shè)過(guò)程中面臨的困境

1）檔案信息化建設(shè)落后，數(shù)字化信息技術(shù)應(yīng)用程度較低。現(xiàn)如今，我國(guó)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)水平相比起大型檔案館或?qū)I(yè)機(jī)構(gòu)之間仍然存在著較大的差距，沒有全面的發(fā)揮出信息化技術(shù)在檔案管理工作中的實(shí)際作用和優(yōu)勢(shì)。主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：其一，檔案管理系統(tǒng)尚未完善，無(wú)法對(duì)檔案資源進(jìn)行高效的管理。同時(shí)，一些事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)沒有開展模塊化管理，僅僅只是將全部檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一管理，這樣對(duì)檔案后期的專題建設(shè)工作十分不利，也阻礙了檔案管理人員對(duì)檔案資源價(jià)值的深度挖掘等。其二，由于部分事業(yè)單位管理系統(tǒng)凸顯出功能單一的特征，格式之間的轉(zhuǎn)化無(wú)法實(shí)現(xiàn)自由化，目前依舊需要檔案管理人員進(jìn)行手工操作，這樣直接對(duì)事業(yè)單位檔案管理效率的提升形成了不良影響。最為關(guān)鍵的是關(guān)聯(lián)單位之間的檔案信息資源沒有進(jìn)行共享，也完全沒有發(fā)揮出大數(shù)據(jù)技術(shù)的主要功能和作用，從而直接增加了檔案管理成本費(fèi)用。

2）重開發(fā)、輕安全管理現(xiàn)象仍常見。目前部分事業(yè)單位僅僅只是將信息技術(shù)作為檔案管理工作中的一項(xiàng)開發(fā)利用技術(shù)，對(duì)信息化環(huán)境中檔案資源所面臨的安全問(wèn)題毫不在意，從而最終導(dǎo)致檔案信息資源完整性、真實(shí)性受到不良影響。特別是加密檔案、人事資料檔案、財(cái)政檔案等各種關(guān)鍵性檔案發(fā)生破壞、遺失等問(wèn)題，將直接對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展和運(yùn)營(yíng)形成了極為不利的影響[2]。造成以上問(wèn)題的主要因素是由于事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)領(lǐng)域中沒有將現(xiàn)代數(shù)字安全技術(shù)滲透到中，只是簡(jiǎn)單的通過(guò)各種殺毒軟件或防火墻對(duì)檔案資源增設(shè)安全屏障。再加上在檔案數(shù)字化管理過(guò)程中沒有對(duì)檔案?jìng)浞莨ぷ饕鹬匾?，在遭到黑客或木馬攻擊時(shí)，直接促使所有檔案資源受到破壞和摧毀。

3）檔案信息化建設(shè)人才隊(duì)伍不足。在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，其人才隊(duì)伍的專業(yè)素養(yǎng)高低對(duì)檔案信息化建設(shè)水平的提升產(chǎn)生著至關(guān)重要的影響。然而當(dāng)前部分事業(yè)單位檔案管理人員雖具備專業(yè)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，但是對(duì)信息化建設(shè)了解不夠深入，也不知從何下手對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行革新處理。再加上由于培訓(xùn)機(jī)制的不完善，培訓(xùn)工作難以落到實(shí)處，也對(duì)事業(yè)單位信息化建設(shè)的升級(jí)造成了不利的影響。此外，部分事業(yè)單位雖然開展了培訓(xùn)工作，但由于缺乏明確的培養(yǎng)目標(biāo)和計(jì)劃，沒有從信息化建設(shè)角度去開展檔案管理人員的培養(yǎng)，這樣影響了檔案管理人員實(shí)踐應(yīng)用能力的明顯提升。

3 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的有效方法與手段

1）提升對(duì)檔案信息化建設(shè)力度，加大對(duì)多項(xiàng)數(shù)字化信息技術(shù)的有效運(yùn)用。對(duì)于事業(yè)單位而言，首先應(yīng)該將檔案管理系統(tǒng)功能進(jìn)行優(yōu)化和完善，并提出針對(duì)性的技術(shù)服務(wù)要求，對(duì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)。與此同時(shí)，對(duì)不同類型檔案進(jìn)行層次化、分類化管理，這樣有利于后期檔案專題建設(shè)、編研工作的開展，也可以對(duì)檔案資源的有效價(jià)值進(jìn)行深度的挖掘和利用[3]。其次，加強(qiáng)檔案資源的共享，尤其是加強(qiáng)與上級(jí)單位之間在文書資料、法律法規(guī)以及政策文件等領(lǐng)域的資源共享，這樣在降低檔案管理成本的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)檔案利用效率和質(zhì)量的顯著提升。另外，事業(yè)單位要加強(qiáng)與關(guān)聯(lián)單位檔案資源之間的共享，這樣才能形成雙方互贏互利的局面。

2）強(qiáng)化對(duì)檔案信息化建設(shè)和管理，充分發(fā)揮出檔案的實(shí)際價(jià)值和作用。事業(yè)單位的檔案資源具有非常高的價(jià)值和作用，對(duì)其未來(lái)的發(fā)展有著重要的意義。因此，事業(yè)單位應(yīng)該對(duì)檔案資源的安全管理引起高度重視，通過(guò)數(shù)字安全保密技術(shù)的有效運(yùn)用，去進(jìn)一步提升檔案資源的真實(shí)性與完整性。首先，應(yīng)該綜合數(shù)字訪問(wèn)權(quán)限技術(shù)、數(shù)字安全認(rèn)證技術(shù)、加密等各種技術(shù)的優(yōu)勢(shì)與特征，對(duì)檔案資源安全管理體系建立與完善，這樣才能充分的發(fā)揮出檔案資源的實(shí)際價(jià)值和作用。其次，最為關(guān)鍵的是單位要對(duì)所有的檔案資源進(jìn)行備份處理，提升與云儲(chǔ)存服務(wù)商的合作力度，確保能夠達(dá)到檔案資源實(shí)時(shí)傳輸和備份的目的，防止檔案資源遭受到攻擊與破壞，保障檔案資源管理的安全性。另外，事業(yè)檔案要制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案，有效規(guī)避潛在的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，這樣才能有效的促進(jìn)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的順利進(jìn)行[4]。

3）培訓(xùn)機(jī)制的完善，做好檔案信息化建設(shè)人才的培養(yǎng)。上文提及到，檔案信息化建設(shè)人才的專業(yè)素養(yǎng)對(duì)檔案信息化建設(shè)水平和質(zhì)量有著重要的影響。因此，單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)培訓(xùn)機(jī)制的完善與制定，提升培訓(xùn)內(nèi)容的針對(duì)性與實(shí)用性，進(jìn)一步幫助檔案管理人員提升信息化建設(shè)能力，對(duì)他們知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行更新與優(yōu)化。其次，單位要提前做好培訓(xùn)前的調(diào)研工作，結(jié)合人員的實(shí)際情況去完善針對(duì)性較強(qiáng)的培訓(xùn)課程與內(nèi)容，并注重根據(jù)檔案信息化建設(shè)這一主題和目標(biāo)，去全面發(fā)揮出培訓(xùn)工作在檔案信息化建設(shè)中的主要優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步提升事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)與能力。另外，對(duì)培訓(xùn)方法與形式進(jìn)行革新，采取案例教學(xué)、實(shí)踐模擬、理論講解等各種各樣的形式，幫助檔案管理人員提升對(duì)數(shù)字信息化技術(shù)的應(yīng)用和掌握程度，推行理論和實(shí)踐兩種結(jié)合的培訓(xùn)模式[5]。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜述，當(dāng)前我國(guó)大部分事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)中還存在著很多的弊端與不足，直接影響了檔案資源價(jià)值的體現(xiàn)。因此，我們應(yīng)該針對(duì)不同的問(wèn)題，去提出針對(duì)性解決方法與手段，在培訓(xùn)機(jī)制完善的基礎(chǔ)上，提升對(duì)檔案信息化建設(shè)力度，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)人才的培養(yǎng)，對(duì)檔案信息化建設(shè)手段進(jìn)行革新，從而實(shí)現(xiàn)我國(guó)事業(yè)檔案資源開發(fā)和利用水平的進(jìn)一步提升。