闡述檔案管理信息化策略

武莉軍

（中共梨樹縣委黨校，吉林 四平 136500）

檔案管理信息化建設(shè)利用現(xiàn)代信息技術(shù)、計算機技術(shù)全面加強檔案管理的方法，是提高檔案管理水平的重要途徑，不僅涉及檔案資源材料的分類、整理、搜集歸檔及利用，也涉及檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，能反映出我國檔案現(xiàn)代化建設(shè)水平，全面提升檔案管理水平。

1 信息化檔案管理特點

1.1 檔案管理信息化建設(shè)的目的

隨著人類社會全面進(jìn)入“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，全面促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)成為提高檔案管理工作質(zhì)量的重要方法，而檔案管理信息化系統(tǒng)的應(yīng)用及數(shù)字化平臺的開發(fā)也成為檔案管理工作的新趨勢。檔案信息化建設(shè)是滿足新時期檔案信息資源集成化、共享化、個性化管理的需要，既要保障檔案信息材料能夠有效利用，也要滿足新時代檔案管理的需求。檔案管理信息化建設(shè)主要由兩方面因素組成：第一是對傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)資源進(jìn)行有效保護(hù)，采取有效的保護(hù)方法，盡可能延長實體資源的使用壽命。第二是利用信息技術(shù)使檔案信息資源得到全面利用，利用信息網(wǎng)絡(luò)通過建立共享化網(wǎng)絡(luò)平臺，使檔案信息資源得到共享，也就是快速分享檔案信息材料，使檔案能夠高效服務(wù)社會。

1.2 科學(xué)的檔案管理方法

是指在當(dāng)今信息化社會環(huán)境下，根據(jù)實際的檔案管理情況進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃和設(shè)計，既要保證檔案能夠被有效的保管和應(yīng)用，又要使社會新技術(shù)、新研究成果能夠及時地得到錄入，為實踐工作和業(yè)務(wù)提供一定的參考、借鑒。另外，除了可以利用專業(yè)化管理手段之外，還可以使用行政手段以及經(jīng)濟(jì)手段，適當(dāng)?shù)倪x擇行政手段、經(jīng)濟(jì)手段能夠?qū)n案管理發(fā)展產(chǎn)生一定的刺激作用，而且可以保障有效的管理方式得到推廣和應(yīng)用，從這個層面出發(fā)，科學(xué)化的檔案管理方式是發(fā)展檔案事業(yè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

1.3 專業(yè)化檔案人才

是影響檔案管理信息化發(fā)展的重要因素，因為即使擁有先進(jìn)的技術(shù)、科學(xué)的管理模式，但如果沒有專業(yè)化的檔案人才，那么技術(shù)和方法都不能得到有效地利用，所以，為了實現(xiàn)檔案管理信息化一定要增強檔案管理相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)知識，這是發(fā)展的必然需求，只有具有充分的業(yè)務(wù)知識才能很好地適應(yīng)現(xiàn)代化技術(shù)提出的要求，所以，無論是知識技能還是道德素質(zhì)建設(shè)都要符合檔案管理信息化的發(fā)展要求。

2 檔案管理信息化視角下檔案管理的有效措施

2.1 建立數(shù)字檔案館

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、人工智能技術(shù)和自動化技術(shù)的發(fā)展與完善，使得各企業(yè)的電子文檔變得越來越多，所以建立數(shù)字檔案館會是未來進(jìn)行檔案管理的發(fā)展趨勢。首先，需要從統(tǒng)一管理、統(tǒng)一規(guī)劃的角度出發(fā)，進(jìn)行系統(tǒng)性的思考，企業(yè)可以將紙質(zhì)的檔案掃描處理，然后運用相關(guān)的軟件將電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一處理，要使紙質(zhì)檔案與電子檔案的格式相統(tǒng)一，建立相應(yīng)的數(shù)字檔案。其次，要根據(jù)企業(yè)的具體生產(chǎn)和運行狀況，制定檔案管理的管理要求與管理目的，以此為依據(jù)選取相應(yīng)的檔案管理軟件，為建立數(shù)字檔案館奠定堅實的基礎(chǔ)。最后，檔案管理部門要能充分的了解自身特點，根據(jù)優(yōu)勢制定出比較全面的管理機制，建立管理系統(tǒng)，在最大程度上為檔案管理者提供幫助，讓檔案管理工作能夠穩(wěn)定的進(jìn)行，也能推動檔案管理工作向著更加標(biāo)準(zhǔn)化、更加智能化以及更加規(guī)范化的方向發(fā)展。

2.2 做好基礎(chǔ)工作，創(chuàng)造信息化條件

在檔案管理信息化視角下 有效地進(jìn)行檔案管理需要得到一定的信息化條件作為支撐，所以一定要做好基礎(chǔ)性工作。基礎(chǔ)性工作主要包括以下幾個方面：一是建立相應(yīng)的管理制度，管理制度是保證管理工作能夠順利開展的重要基礎(chǔ)，所以要建立和完善相應(yīng)的檔案管理制度，并且不斷的創(chuàng)新管理方法，在保證不影響工作順利進(jìn)行的情況下，進(jìn)行程序簡單化，但要有原則的簡化，而且要嚴(yán)格控制檔案資源的質(zhì)量。二是要注重檔案管理重點環(huán)節(jié)的把控，在改善檔案管理涉及的硬件環(huán)境基礎(chǔ)上，加大對新增設(shè)施設(shè)備的管理和更新力度，保證檔案室的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)符合要求，還要重點關(guān)注檔案審核審批的管理工作。

2.3 確定檔案信息資源檢索目標(biāo)

在檔案管理體系信息化建設(shè)中，為保證檔案信息資源高效利用，要全面重視檔案信息檢索體系建設(shè)，根據(jù)用戶需求和檔案管理目標(biāo)確定檔案信息資源檢索目標(biāo)，從檔案信息資源利用角度合理規(guī)劃信息檢索流程，可采用圖片檢索方法、文字檢索方法、電子文獻(xiàn)查詢等方法，科學(xué)化檢索有較高利用價值的檔案資源，這樣能使檔案信息資源得到全面利用，使檔案信息使用模式更符合用戶的預(yù)期，提高檔案信息檢索效率，對檔案信息資源高效使用和高速流通創(chuàng)造積極條件。

2.4 利用計算機技術(shù)建立先進(jìn)的檔案資源查詢體系

檔案信息資源查詢體系是保障檔案信息資源有效利用的前提，也是檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分。為了促使檔案信息資源得到有效利用，檔案管理部門要積極引入先進(jìn)的信息化管理方法，利用計算機技術(shù)對各類檔案信息進(jìn)行有效的收集、整理、分類、歸檔，以保障對各種檔案信息的有效存儲，使各種檔案信息有效地存儲到相關(guān)數(shù)據(jù)庫中，結(jié)合用戶的使用需求，建立操作便捷且科學(xué)合理的查詢系統(tǒng)，使用戶能及時便捷地查詢檔案信息。

3 結(jié)束語

總而言之，檔案作為重要的信息資源，涵蓋了各種珍貴的經(jīng)驗，在信息化時代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足管理需求，所以為了使檔案管理工作得到更優(yōu)的效果，要從轉(zhuǎn)變管理理念開始，不斷的創(chuàng)新管理方式和管理技術(shù)，使檔案管理在信息化視角下實現(xiàn)最大價值、發(fā)揮出最大作用。