數(shù)據(jù)時代電子檔案建設(shè)的問題探究

黃淑蘭

（東莞市第九人民醫(yī)院，廣東 東莞 523000）

傳統(tǒng)的檔案管理經(jīng)歷了多年發(fā)展，不免產(chǎn)生固化思維，但是隨著當(dāng)前信息化網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，現(xiàn)在社會對于數(shù)字化檔案信息需求量更大，雖然檔案管理過程中紙質(zhì)文獻工作仍然有較大需求，但是應(yīng)注重信息化模式的轉(zhuǎn)化，以及檔案管理工作方向的調(diào)整，調(diào)整固有思維模式，注重發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的優(yōu)勢，強調(diào)傳統(tǒng)檔案管理模式與網(wǎng)絡(luò)情報模式的共同發(fā)展，以適應(yīng)當(dāng)前社會形勢的發(fā)展，實現(xiàn)電子檔案建設(shè)目標(biāo)[1]。

1 當(dāng)前檔案管理工作的開展趨勢

檔案管理要注重網(wǎng)絡(luò)的深刻變革，并在實踐中探索理論改革。首先，網(wǎng)絡(luò)智能化的出現(xiàn)要求檔案管理以互聯(lián)網(wǎng)的擬人化思維進行思考，不僅能夠幫助管理者從多角度進行分析，同時也能將復(fù)雜化的問題進行簡化，也就是用人類的思考模式進行電腦運算，使得工作效率更加高效。其次，檔案管理的信息技術(shù)應(yīng)用，改變了傳統(tǒng)意義上的檔案信息交流方式，將檔案管理思維模式進行信息化轉(zhuǎn)換，使得傳統(tǒng)意義上的檔案和媒體進行了優(yōu)化整合，并以超級鏈接的方式進行分享與交流。最后，檔案管理的信息化技術(shù)部門建立，將人們所需的檔案信息以圖片、文字、視頻等多種形式進行數(shù)據(jù)存儲，通過數(shù)據(jù)接收終端進行信息傳遞，打破了原有的檔案管理部門形態(tài)，對于提升檔案管理和檔案應(yīng)用效能具有重要意義[2]。

2 數(shù)據(jù)信息技術(shù)對檔案管理的推動作用

在檔案管理部門中，信息技術(shù)是其重要的發(fā)展基礎(chǔ)，相關(guān)的檔案信息資源要按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)使得檔案資料檢索有了更加便捷的途徑，尤其在信息保存、信息查詢方面都得到了長足性進展，依托于當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)的速度及容量，所有的檔案都可以按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)進行歸納整理，與原有的檔案管理有著較大區(qū)別。長久以來，檔案信息資源管理利用都受到時空的限制，而網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)改變了傳統(tǒng)的檔案管理方式，實現(xiàn)了檔案資源的電子體系建設(shè)，檔案信息資料可以隨時進行傳遞或分享。網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)深刻的改變了檔案行業(yè)的自我發(fā)展路徑，同時對于檔案管理人員也有了更高的要求，不僅要具備傳統(tǒng)檔案管理的基本能力，同時也要不斷地學(xué)習(xí)電子設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)信息化的專業(yè)技能。從另一方面也促使檔案管理部門以及數(shù)據(jù)運行中心要不斷地吸引專業(yè)化人才、培養(yǎng)專業(yè)化人才，為自身的發(fā)展做好人才儲備，既要對檔案信息數(shù)據(jù)庫進行維護和更新，同時還要深入挖掘虛擬檔案管理部門的更多功能，為全面工作提供更加優(yōu)質(zhì)化的檔案服務(wù)，真正實現(xiàn)檔案管理效能的全面提升[3]。

3 數(shù)據(jù)時代電子檔案建設(shè)的新形勢

3.1 構(gòu)建虛擬數(shù)字化檔案體系

傳統(tǒng)的檔案管理部門更像是檔案資源與具體材料之間的橋梁，其載體仍是紙質(zhì)信息資料，網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展使得虛擬檔案管理部門和網(wǎng)絡(luò)資源成為當(dāng)前的信息傳播重要載體，不僅具備傳統(tǒng)的收集存儲服務(wù)共享功能，同時也利用網(wǎng)絡(luò)為用戶群體提供更加多元化的服務(wù)。虛擬檔案管理部門的出現(xiàn)使得服務(wù)方式出現(xiàn)了重大改變，檔案管理者可以通過互聯(lián)網(wǎng)對整體檔案管理部門進行信息調(diào)取，也可以通過個性化定制接受服務(wù)，檔案資源不再受到實體的空間限制，可以及時、快速地傳遞到用戶的移動終端上，實現(xiàn)的信息及時共享的目的。

3.2 檔案利用與傳播方式不同

網(wǎng)絡(luò)是催生電子檔案工作發(fā)展的重要因素，傳統(tǒng)的檔案管理需要掌握一定的方式方法，而當(dāng)今的檔案信息管理，不再需要關(guān)注傳統(tǒng)的方式，信息化檔案數(shù)據(jù)庫可以將不同地區(qū)的檔案信息組織在同一個網(wǎng)絡(luò)框架當(dāng)中，而且不會占用太多空間，單位在調(diào)取資料的過程中，可以實現(xiàn)檔案資料的跨區(qū)域調(diào)取，滿足檔案發(fā)展趨勢。因此對于檔案資料的開發(fā)和利用也有了重大轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)檔案管理部門是一個實體檔案管理部門，因此檔案管理部門內(nèi)的資源是限制信息傳播的重要因素，單位可能對不同資源有共同的需求，因此很容易造成檔案資料的短缺或資源浪費。現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展帶動了檔案管理部門信息傳播途徑的改變，實現(xiàn)了單一資源項目向多數(shù)單位共同傳播的目的，杜絕了傳統(tǒng)檔案信息管理與使用中存在的矛盾問題，而且還可以根據(jù)檔案管理需求以及使用習(xí)慣，提供個性化的信息搜索及檔案管理方式服務(wù)，適應(yīng)當(dāng)前經(jīng)濟社會發(fā)展趨勢。

4 數(shù)據(jù)時代電子檔案建設(shè)的要點分析

4.1 通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)檔案信息采集

在網(wǎng)絡(luò)發(fā)展過程中，數(shù)據(jù)信息技術(shù)的重要基礎(chǔ)，其中的檔案信息采集可以為其節(jié)目規(guī)劃以及未來發(fā)展方向做出更好的指引。傳統(tǒng)的檔案管理只能采用傳統(tǒng)的信息采集與反饋模式，在網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展的今天，應(yīng)該充分注重網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的信息采集方式，相關(guān)部門應(yīng)不斷拓寬信息采集渠道，并加強與檔案管理部門的交流互通平臺，通過多種方式挖掘有效的檔案信息，并為自身的工作設(shè)計及發(fā)展制定規(guī)劃。同時檔案管理部門還要與信息部門建立起良好的關(guān)系，通過智能AI技術(shù)以專業(yè)技術(shù)人員更好地實現(xiàn)信息交流溝通，在溝通平臺上要建立文字、視頻、圖片以及動態(tài)圖像等多方位的檔案管理、采集和信息獲取手段，以此提高信息數(shù)據(jù)的利用率，也能更好地激發(fā)相關(guān)群體的信息反饋熱情，為檔案管理提供更多的有效建議。在具體工作實踐中，要不斷提升檔案管理能力，檔案管理部門要注重原有職工的綜合能力提升，可以采用定期培訓(xùn)的方式促進業(yè)務(wù)能力成長，學(xué)習(xí)有關(guān)信息化的技術(shù)，尤其在設(shè)備維修應(yīng)用檢查等方面，要結(jié)合工作實際進行自我能力提升，進而適應(yīng)當(dāng)前檔案管理發(fā)展趨勢，滿足檔案管理工作需求[4]。

4.2 強化檔案信息數(shù)據(jù)的分析

當(dāng)前的檔案管理呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展勢態(tài)，因此檔案管理也要更加全面地了解檔案管理的實際需求，通過分析檔案數(shù)據(jù)制定可行性的方案，以此實現(xiàn)個性化的檔案管理服務(wù)，為總體工作效能的提升做好基礎(chǔ)保障。網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)據(jù)分析可以為檔案信息管理提供更好的數(shù)據(jù)分析模式，尤其要注重大數(shù)據(jù)以及云計算的運用，可以根據(jù)檔案歷史數(shù)據(jù)進行分析，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的分析可以將檔案管理精準(zhǔn)度以及信息處理提高精準(zhǔn)度，還能夠合理地提升綜合管理效能。在軟件方面應(yīng)該注重相應(yīng)檔案管理的應(yīng)用程序開發(fā)，根據(jù)實際需求結(jié)合智能化技術(shù)將查詢方式、調(diào)檔方式以及存儲方式以更加多元化的形式開展，促進我國數(shù)字化檔案建設(shè)快速發(fā)展，提升檔案管理效能。另外網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的數(shù)據(jù)分析還能不斷拓展傳統(tǒng)檔案管理的范圍，將多個工作環(huán)節(jié)進行整合融入。通過探索構(gòu)建科學(xué)的檔案信息數(shù)據(jù)分析體系，能夠提升檔案資源的利用效能，適應(yīng)當(dāng)前檔案管理發(fā)展趨勢。在數(shù)據(jù)體系建設(shè)中，首先要夯實大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，選擇性能優(yōu)良的硬件設(shè)施，為進一步的檔案存儲與分析處理夯實基礎(chǔ)。其次，在大數(shù)據(jù)檔案分析中，要不斷優(yōu)化算法，有針對性地進行電子化檔案建設(shè)，適應(yīng)當(dāng)前電子檔案管理與發(fā)展趨勢，提高檔案管理的綜合效能，滿足當(dāng)前檔案發(fā)展趨勢。

4.3 強化檔案網(wǎng)絡(luò)病毒防護體系

在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)時代開展檔案管理，必須防范病毒的入侵，因此采用病毒防護與技術(shù)管理措施，可以為檔案管理網(wǎng)絡(luò)添加一道無形的屏障，對病毒進行統(tǒng)一查殺，對于木馬進行單獨隔離，這樣可以讓檔案管理網(wǎng)絡(luò)在更加安全穩(wěn)定的環(huán)境下進行，防止數(shù)據(jù)泄露。也可以定期聘請專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全管理團隊，對組織內(nèi)部的局域網(wǎng)絡(luò)電腦進行統(tǒng)一排查，將潛在的問題進行處理，當(dāng)前很多防護軟件也具有較為安全的防護手段，專業(yè)化的網(wǎng)絡(luò)安全軟件，不僅可以檢測出電腦中存在的潛在病毒，也可以對人員的電子拷貝和外接硬件進行查殺，但同時安裝這些殺毒軟件，需要電腦本身具有一定的硬件配置，否則會降低電腦的運行速度。當(dāng)前很多企業(yè)、組織或?qū)W校當(dāng)中檔案網(wǎng)絡(luò)主要以傳輸各種文檔數(shù)據(jù)，但是隨著當(dāng)前軟件的不斷升級，共享的數(shù)據(jù)包括且不限于文檔圖片，PPT視頻等多種形式，由于數(shù)據(jù)越來越大，所以在檔案網(wǎng)絡(luò)進行共享時很容易遺漏查殺的步驟，因此建議檔案管理挽留過內(nèi)部使用數(shù)據(jù)加密技術(shù)，組織內(nèi)部共用密碼或采用動態(tài)密碼，只有單位內(nèi)部人員才能進行解密，這樣可以讓數(shù)據(jù)即便被盜取也無法正常讀取。另外當(dāng)前我國的技術(shù)公司大多都開發(fā)了專業(yè)化的系統(tǒng)傳輸軟件，在進行資源共享和傳輸文件時，可以使用這些專業(yè)化的軟件，能夠有效提升數(shù)據(jù)的安全性。通過強化多元措施，構(gòu)建科學(xué)的檔案管理與利用體系，進而提升綜合管理效能，適應(yīng)當(dāng)前檔案管理發(fā)展趨勢。

5 結(jié)語

綜上所述，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的出現(xiàn)改變了當(dāng)前的社會發(fā)展形勢，通過現(xiàn)代數(shù)據(jù)信息技術(shù)，可以對檔案管理部門的資料進行查詢與搜索，而網(wǎng)絡(luò)化檔案管理部門也讓檔案管理方式有了重大轉(zhuǎn)機，實現(xiàn)了資源共享，所以說網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)技術(shù)對于檔案管理的影響是多方面的，具有積極性和深遠(yuǎn)性，但是在信息化建設(shè)過程中，應(yīng)該不斷探索和補充理論與方法，優(yōu)化電子檔案建設(shè)體系，促進檔案管理新局面轉(zhuǎn)變，為檔案事業(yè)提供更多的優(yōu)質(zhì)化發(fā)展路徑，適應(yīng)當(dāng)前大數(shù)據(jù)發(fā)展趨勢。