企業(yè)檔案信息化資源的開(kāi)發(fā)與利用分析

楊景蘭

（遼寧省盤錦市盤錦遼油寶石花醫(yī)院，遼寧 盤錦 124000）

企業(yè)檔案信息化資源作為我國(guó)經(jīng)濟(jì)與社會(huì)信息化的重要組成部分，其與此同時(shí)也是現(xiàn)階段檔案事業(yè)發(fā)展的主要方向，對(duì)推動(dòng)企業(yè)發(fā)展等諸多方面均有著積極意義。然而據(jù)調(diào)查可知，大部分企業(yè)在檔案信息化資源的開(kāi)發(fā)與利用上都還存在有些許問(wèn)題。這些問(wèn)題若不得到及時(shí)解決勢(shì)必將影響到企業(yè)今后的發(fā)展，甚至難以提高企業(yè)檔案資源管理的效率。對(duì)此，本文將通過(guò)對(duì)該內(nèi)容的深入分析，指出檔案信息化資源開(kāi)發(fā)利用中存在的問(wèn)題，并給出針對(duì)性的改善措施，以供參考。

1 企業(yè)檔案信息化資源開(kāi)發(fā)利用存在的問(wèn)題

在多元化發(fā)展的今天，無(wú)論對(duì)于那種企業(yè)而言，因企業(yè)檔案信息化資源的開(kāi)發(fā)與利用能夠在最大程度上改善傳統(tǒng)檔案管理存在的弊端，并且能夠提高檔案管理質(zhì)量與利用率，所以，企業(yè)檔案管理人員逐漸意識(shí)到了檔案信息化資源開(kāi)發(fā)的重要性，并積極展開(kāi)了開(kāi)發(fā)工作[1]。但近段時(shí)間的實(shí)踐結(jié)果我們可知，信息化資源管理中仍存在有部分待解決的問(wèn)題。首先，部分檔案管理人員嚴(yán)重缺乏對(duì)信息化思想的認(rèn)識(shí)。實(shí)際管理中，沒(méi)能對(duì)檔案管理有一個(gè)全面的認(rèn)識(shí)，企業(yè)各項(xiàng)目部工作忙碌，因人員緊缺，一人身兼多職的現(xiàn)象時(shí)有存在。而這類問(wèn)題若不能得到及時(shí)解決勢(shì)必將阻礙檔案信息化資源的開(kāi)發(fā)，而且會(huì)讓員工因身兼多職而無(wú)法高效完成檔案工作。其次，檔案信息化資源的管理上缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，沒(méi)有做好理論與實(shí)踐的有機(jī)結(jié)合。對(duì)于我國(guó)大部分的企業(yè)而言，企業(yè)正處于信息化發(fā)展的進(jìn)程中，不僅缺乏完善的企業(yè)管理方式，而且缺乏對(duì)自身發(fā)展戰(zhàn)略的全盤考慮。這種沒(méi)有做好檔案信息化資源的推進(jìn)規(guī)劃， 無(wú)疑將阻礙到企業(yè)檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)。最后，部分企業(yè)在檔案信息化資源的開(kāi)發(fā)存在盲目性。在企業(yè)檔案信息化資源的開(kāi)發(fā)上，因?qū)I(yè)管理人員的缺失，導(dǎo)致企業(yè)在信息管理中無(wú)法對(duì)系統(tǒng)需求進(jìn)行全面分析。具體實(shí)施的時(shí)候，常因無(wú)法做到因地制宜，讓建設(shè)完成的檔案信息化資源不具備企業(yè)的個(gè)性特征，也就是偏離了企業(yè)的實(shí)際需求，不具針對(duì)和實(shí)用性[2]。

2 企業(yè)檔案信息化資源開(kāi)發(fā)利用的措施

面對(duì)上述企業(yè)在檔案信息化資源開(kāi)發(fā)與利用上存在的問(wèn)題，我們可從以下幾點(diǎn)著手改善。1）從檔案管理員的思想著手，讓檔案管理員意識(shí)到信息化資源開(kāi)發(fā)利用的必要性，具體可從兩個(gè)方面進(jìn)行。一方面，需要提高超前意識(shí)，讓檔案信息化資源的內(nèi)容得到豐富。企業(yè)檔案管理人員不僅要對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)流程有全面的了解，而且需要隨之介入，獲取到豐富的檔案管理信息[3]。另一方面，對(duì)檔案管理工作的流程進(jìn)行優(yōu)化，通過(guò)可行性工作標(biāo)準(zhǔn)的制定，讓檔案信息能夠在第一時(shí)間傳遞到企業(yè)各部門手中，提高檔案信息化資源的利用率。2）加大投資力度，注重硬軟件的實(shí)施。企業(yè)需要根據(jù)自身的發(fā)展情況，應(yīng)用專門的檔案利用軟件。在軟件上，首先，可以通過(guò)學(xué)習(xí)或者是培訓(xùn)等多種方式，提高員工的計(jì)算機(jī)水平，讓員工知道該如何自己設(shè)計(jì)或者是制作網(wǎng)站，進(jìn)而在減少資源收集與網(wǎng)頁(yè)制作等環(huán)節(jié)的同時(shí)，降低網(wǎng)站維護(hù)費(fèi)用。其次，檔案管理人員可以聘請(qǐng)專業(yè)的機(jī)構(gòu)完成設(shè)計(jì)，通過(guò)在網(wǎng)站上建立數(shù)據(jù)庫(kù)的方式，讓網(wǎng)上數(shù)據(jù)查詢變得更加方面，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)檔案信息化資源的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用。3）注重現(xiàn)代化檔案管理人才的引進(jìn)或者是培訓(xùn)。檔案管理人才作為企業(yè)檔案信息化資源開(kāi)發(fā)中不可或缺的部分。就企業(yè)而言，檔案信息資源的整理屬于一項(xiàng)全新的工作，要想促進(jìn)信息化資源的開(kāi)發(fā)利用，企業(yè)就必須擁有一批動(dòng)信息化與檔案管理的人才。首先，為滿足電子檔案管理的需求，檔案人員需要從專業(yè)結(jié)構(gòu)以及人員數(shù)量等諸多方面著手進(jìn)行調(diào)整，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息化資源的綜合開(kāi)發(fā)。其次，面對(duì)檔案專業(yè)管理人員數(shù)量較少的問(wèn)題，企業(yè)需通過(guò)對(duì)年強(qiáng)人員的培訓(xùn)，提高企業(yè)檔案信息化專業(yè)管理人數(shù)，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求。4）構(gòu)建完善的規(guī)章制度，做好基礎(chǔ)工作。企業(yè)在檔案信息化資源的開(kāi)發(fā)利用上，必須構(gòu)建一套完善的規(guī)章制度[4]。該制度不僅需要符合企業(yè)實(shí)際發(fā)展需求，而且要能夠保證檔案信息化資源的合理開(kāi)發(fā)。面對(duì)當(dāng)前大部分電子信息檔案表現(xiàn)出的不安全以及容易修改等特征，企業(yè)應(yīng)采用以電子介質(zhì)歸檔為中心，以紙質(zhì)歸檔為輔助的方法，把電子檔案與紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)在一起。但需注意的是，在保存時(shí)效上應(yīng)分別規(guī)定。最后，需要對(duì)檔案信息的安全管理加以重視，制定完善的應(yīng)急方案，保證信息管理的安全性。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，檔案信息對(duì)企業(yè)發(fā)展而言有著不可替代的作用。然而，在多元化發(fā)展的今天，企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理方式顯然已不符合時(shí)代發(fā)展需求，甚至不利于企業(yè)檔案管理效率的提升。通過(guò)上述分析我們可知，信息化在檔案資源管理中的深入不僅有助于檔案管理效率提升，而且能為企業(yè)今后發(fā)展提供可參考的價(jià)值。因此，面對(duì)檔案信息化資源開(kāi)發(fā)與利用存在的問(wèn)題，必須從構(gòu)建完善的規(guī)章制度以及提高開(kāi)發(fā)利用意識(shí)等方面著手。