檔案管理對煤炭企業(yè)發(fā)展的重要性

◎李娜

隨著改革開放的腳步在我國逐漸深入，我國一直在不斷地進步和發(fā)展，煤炭行業(yè)作為各國能源的重要輸出產(chǎn)業(yè)，與本國經(jīng)濟有著密不可分的聯(lián)系。國家和政府部門相繼出臺了一系列幫扶政策來支持煤炭企業(yè)的發(fā)展。檔案管理對于各個企業(yè)來說都是關(guān)鍵一環(huán)，可以記錄下企業(yè)在發(fā)展過程中珍貴有價值的歷史時刻，代表著企業(yè)發(fā)展過程中的寶貴財富。換句話來講，檔案管理質(zhì)量的成效與否也關(guān)系到煤炭企業(yè)的發(fā)展水平。文章首先簡述了檔案管理對煤炭企業(yè)的重要性，然后分析了當前煤炭企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀，指出了這一過程中存在的問題和不足，進而就出現(xiàn)的問題提出了相應(yīng)的對策。

一、檔案管理對煤炭企業(yè)的重要性

煤炭資源是一個國家能源實力的重要體現(xiàn)，檔案則是企業(yè)或個人成長的記錄源，我國煤炭企業(yè)逐步走向正軌并不斷發(fā)展壯大之時，檔案管理這一工作的重要性也隨之體現(xiàn)。

檔案的作用是負責記載一家企業(yè)或是個人的終生歷史信息，包括企業(yè)土地信息征用、工作人員誠信記錄等，這些都是企業(yè)發(fā)展過程中的重要歷史檔案，見證著企業(yè)的發(fā)展壯大。譬如檔案管理中的土地征用記錄，它是企業(yè)在生產(chǎn)活動中土地租賃、土地征購等相關(guān)活動中最具有存儲價值的檔案管理記錄，這里又包括企業(yè)土地所有權(quán)、土地歸屬責任人以及土地調(diào)查、登記等相關(guān)文件，是企業(yè)開展活動最為基礎(chǔ)的一項管理內(nèi)容。它是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，當企業(yè)土地出現(xiàn)產(chǎn)權(quán)糾紛、土地交易等情況時，檔案管理的作用便特別明顯，能夠強有力的表現(xiàn)出企業(yè)土地不可侵犯的有效證據(jù)。

煤炭企業(yè)相對于其他企業(yè)來說又有所不同，煤炭企業(yè)與國家能源來源以及國家經(jīng)濟發(fā)展狀況有著密切的聯(lián)系，從另一方面也就顯示出煤炭企業(yè)的檔案管理工作對企業(yè)乃至國家來說是多么重要的，煤炭企業(yè)的檔案信息是其公司的重要財富，見證著企業(yè)的歷史發(fā)展，真實地記錄著企業(yè)的發(fā)展歷程?；诖?，檔案管理工作對于煤炭企業(yè)來說是非常重要和必要的，它對企業(yè)發(fā)展記錄有著至關(guān)重要的影響作用。尤其是一些省屬煤炭企業(yè)，它們的經(jīng)濟發(fā)展情況往往與本省市的經(jīng)濟發(fā)展掛鉤，而這些企業(yè)一般都是成立比較久的大企業(yè)，中間肯定是經(jīng)歷過很多坎坷波折、大起大落的。對于這種情況，檔案管理就可以體現(xiàn)它的重要價值了，企業(yè)可以根據(jù)檔案記錄來查找企業(yè)發(fā)展中有價值的信息來重新學(xué)習(xí)，從而幫助企業(yè)順利渡過難關(guān)。檔案管理在此方面就體現(xiàn)出了其重要的引導(dǎo)性作用，對企業(yè)發(fā)展來說是具有深遠的影響意義的。

二、煤炭企業(yè)中的檔案管理工作存在的不足

1.未能意識到檔案管理的重要性。

在煤炭企業(yè)不斷發(fā)張壯大的過程中企業(yè)內(nèi)部工作也在不斷的完善和發(fā)展，并取得了一定的成效。但是由于各部門對檔案管理的認識不到位，此項工作相對于其它工作部門來說顯得比較陳舊落后，形成此種現(xiàn)象的主要因素就是企業(yè)相關(guān)人員對檔案管理工作不夠重視引起的。在許多企業(yè)的發(fā)展過程中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)偏向于只重視經(jīng)濟效益發(fā)展，往往會忽視了檔案管理的重要性，甚至覺得并無用處。這種一開始就極其錯誤的認知繼而導(dǎo)致了企業(yè)開展檔案管理工作時的敷衍了事，未能將檔案很好的存儲記錄，并且企業(yè)一般給予檔案管理人員較低的工資，從而導(dǎo)致管理效率得不到保障，各級工作人員都不夠重視。

2.檔案管理人員素質(zhì)不高。

基于檔案管理的重要性和特殊性，企業(yè)應(yīng)當聘用專業(yè)的管理人才委任工作，要能夠保證煤炭企業(yè)的保密性工作。但事實上，很多家企業(yè)只注重工作人員使用效率，在招聘過程中更加偏向于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營方面的人員，往往忽視了檔案管理型專業(yè)人才的引進，或者是一些企業(yè)只是簡單的將檔案管理工作分派給人事行政人員代為保管，而人事行政專員的招聘很多時候又是不限經(jīng)驗不限相關(guān)專業(yè)的。由于這種情況時常出現(xiàn)，致使企業(yè)一直沒有專業(yè)的檔案管理人才來很好的保管企業(yè)檔案。人員配置方面由于缺乏專業(yè)管理人才從而導(dǎo)致煤炭企業(yè)檔案管理工作效率不高，非專業(yè)管理人員也并未能對檔案管理引起足夠的重視。

3.檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后。

當前多家煤炭企業(yè)并未建有專門的檔案管理室，或是設(shè)施簡陋。企業(yè)對于檔案管理設(shè)備投入不足，致使檔案管理設(shè)備較為落后，管理方法和手段也較為簡便落后，一些煤炭企業(yè)更未設(shè)置專門的檔案管理編輯軟件，這就導(dǎo)致了企業(yè)對于一些信息的歸檔不能及時錄入或查找整理，并且在手工錄入管理過程中會出現(xiàn)信息錄入錯誤或是遺漏的現(xiàn)象，從而造成信息的殘缺和遺失，導(dǎo)致檔案錄入的不真實和不完整。

三、煤炭企業(yè)中檔案管理問題的改進措施

1.增強檔案管理工作的重要意識。

企業(yè)能否增強和改善對檔案管理的重視程度，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和上級部門的領(lǐng)導(dǎo)性非常重要。因此，要想在整個企業(yè)中營造對檔案管理的重視，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須發(fā)揮帶頭作用，并及時下達各個部門領(lǐng)導(dǎo)，首先要從意識上改善和提高重視程度，在企業(yè)中宣傳積極思想，提高檔案管理意識。然后再增加設(shè)備管理投入，引進智能設(shè)備，為檔案管理工作打好基礎(chǔ)，實現(xiàn)工作高效化。

2.強化檔案管理人才素質(zhì)。

檔案管理人員的專業(yè)性是優(yōu)化檔案管理工作的重要一環(huán)。工作人員的專業(yè)化水平關(guān)系到整個企業(yè)乃至社會市場的整體要求，企業(yè)要想發(fā)展好檔案管理工作，就必須提高對檔案管理工作人員素質(zhì)的審查。首先，企業(yè)必須要對已有的檔案管理工作人員進行專業(yè)培訓(xùn)，提升他們的綜合素質(zhì)和對檔案管理工作的重要認知，不斷的加強培養(yǎng)檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和對專業(yè)知識的掌握水平；其次，在以后的招聘工作中，要更多的聘用相關(guān)專業(yè)的管理人才，不能再招收無相關(guān)經(jīng)驗的人員，從而使得檔案管理工作人員實現(xiàn)最優(yōu)配置比，不僅如此，已入職的專業(yè)管理人才也應(yīng)時刻保持學(xué)習(xí)上進的心態(tài)，及時更新管理理念和方式，并以最飽滿的精神和認真負責的態(tài)度來完成這項重要的工作，從而實現(xiàn)高效化。

3.加大檔案管理設(shè)施設(shè)備的投入。

在信息化水平不斷發(fā)展的現(xiàn)代社會，我國已完全進入信息化時代，各行各業(yè)的生產(chǎn)管理都離不開計算機網(wǎng)絡(luò)和新媒體技術(shù)，檔案管理工作更是如此。結(jié)合當今煤炭企業(yè)實際情況來看，相關(guān)設(shè)施設(shè)備較為落后，企業(yè)應(yīng)當引起足夠的重視，加大對檔案管理設(shè)備的投入，及時引進先進的技術(shù)設(shè)備，實現(xiàn)檔案管理的高效化和自動化。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案管理對于煤炭企業(yè)的整體發(fā)展情況來說具有重要而深遠的意義。但由于煤炭企業(yè)對于檔案管理工作缺乏一定的重要性認知，導(dǎo)致企業(yè)中經(jīng)常出現(xiàn)專業(yè)檔案管理人才缺乏的現(xiàn)象，且并未引進相關(guān)的設(shè)施設(shè)備，難免會造成信息錄入出現(xiàn)紕漏等情況。基于此，煤炭企業(yè)首先應(yīng)當提高強檔案管理工作的重視程度，其次是要加強對相關(guān)工作人員的培訓(xùn)工作，并且有必要招聘專業(yè)的管理人才來任職，最后，企業(yè)應(yīng)當加強對檔案管理設(shè)備的投入和引進，從而提高工作效率，更加高效的完成檔案管理這項重要的工作任務(wù)。