文書管理工作目前的現(xiàn)狀探析

◎楊國(guó)祥

（作者單位：孟村縣政府辦）

一、新形勢(shì)下文書檔案工作的重要意義

在新局勢(shì)下，更好地突出了文書檔案在單位發(fā)展中的地位和作用，在目前單位的文書檔案管理中，資料管理是一個(gè)十分緊要的內(nèi)容，它重點(diǎn)針對(duì)各部門和上級(jí)部門的“紅頭文件”，以及人事，財(cái)務(wù)和行政合同的簽訂，影像數(shù)據(jù)管理等，文書檔案管理人員必須對(duì)這些資料進(jìn)行收集和保存，文書檔案管理是單位最基本的管理工作，是單位各類信息的可靠記錄，可作為單位領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)，也可作為領(lǐng)導(dǎo)擬定工作計(jì)劃的管理指南。因此，要注重文書檔案的管理，全面提升文書檔案管理的效率，更好地發(fā)揮文書檔案的重要作用，為社會(huì)和單位的發(fā)展提供關(guān)鍵的信息支持。

二、文書檔案管理工作的現(xiàn)狀

文書檔案管理工作在一個(gè)企業(yè)或單位的發(fā)展之中所承擔(dān)的責(zé)任乃是對(duì)于政治工作的重要記錄，同時(shí)也是日常行政管理工作的有效資料。對(duì)于單位以及企業(yè)來說，無論是在企業(yè)發(fā)展策略的抉擇之上還是在日常的生產(chǎn)活動(dòng)方面，均對(duì)文書檔案管理工作具有一定的依賴性，這也是單位以及企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)與前提。尤其是在現(xiàn)代社會(huì)，隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)形態(tài)的健康發(fā)展，文書檔案管理工作也就在單位與企業(yè)之中占據(jù)著更為重要的作用。文書檔案管理工作具有較為鮮明的服務(wù)性以及政治性，在企業(yè)以及單位的發(fā)展之中起到一個(gè)輔助指導(dǎo)的作用。因此，就有必要在傳統(tǒng)文書檔案管理工作的基礎(chǔ)之上進(jìn)行改革創(chuàng)新，以此提高文書檔案管理工作的有效性。總而言之，文書檔案管理工作的改革創(chuàng)新對(duì)于企業(yè)以及單位的穩(wěn)定發(fā)展具有十分重要的意義，因此必須加以重視。

三、文書檔案管理工作尚存在的問題

1.文書檔案缺乏智能化。文書檔案管理工作對(duì)一個(gè)單位的持續(xù)良好發(fā)展有著重要的作用，在一定程度上體現(xiàn)出企業(yè)的發(fā)展過程中生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和科學(xué)決策以及管理等諸多成果，可見文書檔案在企業(yè)檔案管理中的地位和作用。之前的文書檔案管理工作是用最簡(jiǎn)單的人力來進(jìn)行，需要按照要求對(duì)文檔分類和歸類，然后人工抄寫文件材料的目錄標(biāo)題等詳細(xì)信息，這個(gè)時(shí)候還要求必須要認(rèn)真仔細(xì)，不能有任何的錯(cuò)誤，不然就會(huì)影響到下一個(gè)環(huán)節(jié)的文件材料質(zhì)量。這個(gè)過程不光浪費(fèi)人力財(cái)力和時(shí)間，可以說效率是非常低的。雖然最近版本的歸檔制度跟之前版本的相比有了很大的改進(jìn)，其歸檔范圍不光只有紙質(zhì)文件，還增加了電子文件材料在里面，雖然說文書檔案管理中加入了現(xiàn)代化的元素，但仍然存在電子信息與紙質(zhì)檔案脫軌的情況，容易出現(xiàn)查找檔案困難的情況。而且由于缺乏信息化和網(wǎng)絡(luò)化的手段，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)字體不清，文件損毀，甚至丟失等嚴(yán)重現(xiàn)象，所以這種相對(duì)落后的管理方式亟需改變。

2.文書檔案缺失完善制度。目前，在我國(guó)文書檔案管理工作之中暴露出來的最為顯著的問題，是管理制度的缺失。雖然，我國(guó)文書檔案管理工作具有一定規(guī)模的管理制度，但這種傳統(tǒng)文書檔案管理制度與現(xiàn)代化需求之間的差距較大，致使在日常管理工作之中涌現(xiàn)各種問題。此外，大部分文書管理制度較為明顯地受到黨政機(jī)關(guān)的影響，使其效能難以有效發(fā)揮，在檔案的管理與收集工作方面固然無可挑剔，但在檔案的實(shí)際應(yīng)用方面卻稍顯不足。此外，也正是由于管理制度的不健全，導(dǎo)致為數(shù)不少的工作人員將檔案的管理與收集視為工作要點(diǎn)，而未能正視其服務(wù)性，長(zhǎng)此以往自然就影響到了文書檔案管理工作的有效性。

四、文書檔案管理工作的管理創(chuàng)新對(duì)策

1.加強(qiáng)檔案管理工作信息化水平。掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)是持續(xù)管理文書檔案的先決條件。將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文書檔案的管理工作，使文檔的形成、操作、積累、轉(zhuǎn)換等方面可以與自動(dòng)化辦公室相關(guān)聯(lián)，系統(tǒng)地完成編譯、修改、測(cè)試、打印、注冊(cè)、統(tǒng)計(jì)等。因此，員工在進(jìn)行文書檔案的管理時(shí)，必須充分了解計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用。為適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，文書檔案管理的信息化和數(shù)字化是必然發(fā)展趨勢(shì)。文書檔案管理工作人員必須結(jié)合真實(shí)的工作情況，在學(xué)習(xí)和工作的同時(shí)，不斷提高自己的業(yè)務(wù)能力，還要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)和信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力成為一名綜合檔案管理的專業(yè)人才。

2.建立文書檔案管理系統(tǒng)。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的新局勢(shì)下，辦公自動(dòng)化的普及也增加了電子文書檔案的數(shù)量，想要更好地滿足單位文書檔案管理的需求，有必要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)文書檔案管理系統(tǒng)，在歸檔資源查詢與借用方面提供優(yōu)越的環(huán)境，另外，使用文書檔案管理系統(tǒng)，能夠在短暫內(nèi)完成文件生成，輸入，存儲(chǔ)和刪除文件的整個(gè)過程，并且能夠有效地確保文本數(shù)據(jù)的完整性和可靠性。此外，把文書檔案管理系統(tǒng)和自動(dòng)化辦公系統(tǒng)有效連接以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化檔案信息系統(tǒng)，進(jìn)一步創(chuàng)建紙質(zhì)文本檔案和電子文件檔案的管理系統(tǒng)，采取雙系統(tǒng)管理文書檔案，以保證文書檔案信息資源的安全性，為市場(chǎng)，經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展提供重要的信息資源服務(wù)。

3. 建立文書檔案管理體系和鼓勵(lì)政策。目前大多數(shù)單位都沒有相對(duì)成形的文書檔案管理制度，各單位應(yīng)該按照單位工作的具體情況，制定完整可行的管理制度。同時(shí)也要做好問責(zé)機(jī)制，將工作具體分擔(dān)到某一職員身上，避免責(zé)任推卸，消耗時(shí)間。在建立電子文書檔案時(shí)，要將紙質(zhì)文書和電子文書結(jié)合起來，統(tǒng)一管理，也要保管好現(xiàn)有的紙質(zhì)文書，避免因電子數(shù)據(jù)的缺失導(dǎo)致工作失誤。由于文書檔案管理工作相對(duì)枯燥，為了提高員工在工作中的效率和工作熱情，單位應(yīng)該制定適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)機(jī)制，可以通過執(zhí)行換班制度、增加員工假期、提高員工薪酬、完善福利待遇等方式鼓勵(lì)員工努力工作。

4.融入風(fēng)險(xiǎn)管理的意識(shí)。在目前的文書檔案管理工作中，有必要建立風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，尤其是在創(chuàng)建有關(guān)目前文書檔案信息的過程中，存在許多隱患，因此，檔案管理職員需要經(jīng)過擬定詳細(xì)的技術(shù)舉措來提升文書檔案的安全性和機(jī)密性，例如，在目前單位構(gòu)建文書檔案系統(tǒng)的過程中，可以建立特殊的網(wǎng)絡(luò)保護(hù)來完成技術(shù)網(wǎng)絡(luò)隔離，即路由器技術(shù)用于保護(hù)一些不安全的IP 地址，同時(shí)，通過防火墻隔離模式對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行清理和管理，有效降低了網(wǎng)絡(luò)不安全的可能性，創(chuàng)建綠色安全的網(wǎng)絡(luò)工作環(huán)境，確保檔案信息的安全，同時(shí)，有必要存儲(chǔ)各種文書檔案的信息，以及執(zhí)行備份以保證用于存儲(chǔ)信息的安全性和交流性。

結(jié)束語：在文書檔案管理工作開展的過程中，借助信息化技術(shù)能夠有效提高其管理的效果，以充分利用現(xiàn)代化資源，加強(qiáng)制度建設(shè)，使得企事業(yè)單位的文書檔案管理工作能夠更加高效穩(wěn)定。這就需要企事業(yè)單位能夠加強(qiáng)人員培訓(xùn)，加強(qiáng)制度建設(shè)，以結(jié)合信息時(shí)代不斷優(yōu)化文書檔案管理的方式方法，從而帶動(dòng)企業(yè)發(fā)展。