淺談新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革

楊云華

（通榆縣社會福利事業(yè)管理中心，吉林 白城 137200）

隨著我國社會與經(jīng)濟的蓬勃發(fā)展，事業(yè)單位在運營生產(chǎn)方面也面臨更多的困難，檔案作為單位日常工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，其具有記錄和參考作用，記錄了單位的職能演變和發(fā)展進程，屬于一項具有寶貴價值的隱形資產(chǎn)。但是以往事業(yè)單位對檔案工作缺乏重視，檔案的作用難以充分發(fā)揮，在信息時代下，單位要迎合時代特點和工作需求，積極開展管理創(chuàng)新，改革以及轉(zhuǎn)變服務(wù)模式，發(fā)揮檔案的自身價值，為單位可持續(xù)發(fā)展提供參考和依據(jù)。

1 事業(yè)單位檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新的價值

檔案管理作為事業(yè)單位日常運行的主要內(nèi)容，以往的管理手段較為陳舊，難以為使用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，尤其在信息時代下，檔案管理逐漸趨于信息化發(fā)展，加速檔案服務(wù)和管理模式創(chuàng)新，可以進一步釋放人力，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化儲存、錄入以及整理，有助于檔案的高度共享和利用。

2 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中存在的幾點不足之處

1）資源投入不足。檔案管理需要充足的資源作為支撐，但是受到固化思維和模式的影響，在管理方面存在資源投入不足問題，例如事業(yè)單位受到資金因素的制約，在管理創(chuàng)新中沒有采購工作所需的硬件設(shè)備，信息化建設(shè)進程受阻；又例如在人力資源配置中，管理人員數(shù)量不足，無法滿足工作的實際需求。

2）人員素質(zhì)不高。檔案管理具有一定的專業(yè)性和復(fù)雜性，基于檔案管理數(shù)字化發(fā)展下，更加需求精通信息技術(shù)和檔案管理方面的復(fù)合型人才，但是當(dāng)前，部分管理人員無論在能力、素質(zhì)和專業(yè)知識方面都難以滿足崗位需求，加之事業(yè)單位沒有定期組織培訓(xùn)活動，人員的知識體系不能獲得及時更新。

3）信息建設(shè)滯后。信息化已經(jīng)成為檔案管理的未來發(fā)展趨勢，但是當(dāng)前在建設(shè)進程中，受到諸多因素的影響，單位在信息建設(shè)方面較為滯后，具體體現(xiàn)在檔案信息服務(wù)水平不高、數(shù)字檔案儲存不齊備等，為檔案服務(wù)職能的體現(xiàn)帶來負面影響。

3 事業(yè)單位檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新改革途徑分析

1）提升重視程度。檔案屬于一種寶貴的珍稀資源，在單位長期發(fā)展中不斷形成而累積，單位領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變以往的固化思維和傳統(tǒng)模式，提升對檔案的重視程度，加大物力和人才資源投入。首先，以往的檔案管理主要以紙質(zhì)文件為主，事業(yè)單位在加速數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變的同時，還要對紙質(zhì)文件加強管理，設(shè)置獨立的檔案室，做好檔案室保密工作，避免紙質(zhì)檔案遭到破壞或者遺失，導(dǎo)致檔案資源不齊全；其次，采購信息化管理所需的各種儀器和設(shè)備，包括計算機、打印機、復(fù)印機以及多媒體設(shè)備等，為開展檔案管理提供硬件支撐；最后，單位領(lǐng)導(dǎo)要起到帶頭作用，樹立新型的檔案意識和管理理念，并且在內(nèi)部開展檔案宣傳，促使所有員工都認識到檔案的價值，積極配合相關(guān)部門落實檔案資源的收集、整理以及歸檔等工作，保證內(nèi)容的可靠性、真實性以及參考性。

2）提升人員素質(zhì)。管理人員是落實各項管理活動的主體，人員的信息意識、操作能力、專業(yè)知識、服務(wù)意識以及創(chuàng)新能力，與檔案管理效能的提升具有直接關(guān)系，事業(yè)單位要立足于檔案服務(wù)，通過各種途徑提升崗位人員的綜合素質(zhì)，促使其更好的滿足現(xiàn)代檔案管理的需求。首先，基于檔案管理的綜合性、復(fù)雜性以及系統(tǒng)性特點，對崗位人力資源進行優(yōu)化配置，綜合考量人員的管理能力、業(yè)務(wù)水平、工作態(tài)度以及服務(wù)意識，落實各項考核工作，將考核與工薪掛鉤，通過長期、系統(tǒng)以及合理的考核促使人員不斷提升自我，以正確的態(tài)度對待崗位工作；其次，根據(jù)管理工作的需求提升崗位入職門檻，從社會或者高校中吸納具有一定管理能力和專業(yè)背景的人才，重塑管理隊伍的知識結(jié)構(gòu)和學(xué)歷結(jié)構(gòu)，在良性競爭的驅(qū)使下，調(diào)動人員自主學(xué)習(xí)和主動提升的積極性；最后，現(xiàn)代檔案管理無論從手段、流程、模式等方面都出現(xiàn)了一定的變化，事業(yè)單位要根據(jù)崗位需求的針對性組織專業(yè)培訓(xùn)，科學(xué)設(shè)計培訓(xùn)方式和培訓(xùn)內(nèi)容，培訓(xùn)不能流于形式、浮于表面，要切實體現(xiàn)其價值，通過培訓(xùn)實現(xiàn)管理隊伍業(yè)務(wù)水平和能力素質(zhì)的全面提升。

3）完善管理制度。制度是開展一切管理行為的準繩和基礎(chǔ)，在科學(xué)制度的支撐下，能夠促使檔案管理趨于制度化、系統(tǒng)化以及科學(xué)化發(fā)展，有利于發(fā)揮檔案價值，為使用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，因此，單位要根據(jù)自身具體情況注重制度完善。首先，在制定各項制度中要突出靈活性和機動性，制度不能一成不變，要結(jié)合工作需求不斷調(diào)整和優(yōu)化，切實體現(xiàn)制度優(yōu)勢；其次，管理制度要涉及檔案管理的全過程，包括人員考核制度、保密制度、檔案收集、整理以及歸檔制度、檔案使用制度等，只有在系統(tǒng)的制度體系下，才能更好發(fā)揮檔案的服務(wù)職能；最后，事業(yè)單位可利用檔案展覽、書刊出版等方式，發(fā)揮檔案的使用功能和社會價值，為公眾提供各種服務(wù)，改變以往只重視保管而忽視使用的局面。

4）引入信息技術(shù)。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的提倡下，各個行業(yè)都在探索和創(chuàng)新信息技術(shù)應(yīng)用新途徑，信息技術(shù)在生產(chǎn)運營方面的重要性也更加凸顯，信息化作為檔案事業(yè)未來發(fā)展的必然方向，事業(yè)單位也要積極引入各種先進的信息技術(shù)，從宏觀方面落實信息建設(shè)，進而提升管理效能、優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量。首先，信息建設(shè)屬于一項系統(tǒng)的復(fù)雜工程，單位不能盲目的進行建設(shè)，要基于管理需求和自身特點，明確具體步驟、相關(guān)事項以及建設(shè)方向，包括各種軟件和硬件建設(shè)、人才隊伍建設(shè)以及網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)等，確保各項建設(shè)活動有條不紊的進行；其次，在構(gòu)建信息化平臺中，可利用微信公眾賬號、網(wǎng)站或者APP等方式，加速檔案資源的社會流通，使用者只需要一臺終端設(shè)備就可以完成異地資源獲取，不僅節(jié)約了空間和時間，還能夠提升檔案應(yīng)用效率；最后，單位要加速數(shù)字化檔案資源的轉(zhuǎn)變進程，實現(xiàn)所有資源的信息化管理，加強數(shù)字資源的收集、整理以及歸檔，以迎合時代發(fā)展的方式開展服務(wù)改革和管理創(chuàng)新。

4 結(jié)束語

總而言之，檔案屬于一項珍稀的寶貴資源，是單位長期發(fā)展運營中積累下的寶貴財富，具有較強的歷史價值、借鑒價值和指導(dǎo)意義，單位領(lǐng)導(dǎo)要給予其管理以關(guān)注和重視，基于管理需求和時代發(fā)展，積極轉(zhuǎn)變服務(wù)模式和管理模式，推動檔案管理趨于信息化、智能化、數(shù)字化以及規(guī)范化發(fā)展，體現(xiàn)檔案的服務(wù)職能和參考意義。