檔案管理模式在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用分析

李 波

（山東省精神衛(wèi)生中心人力資源部，山東 濟(jì)南 250014）

檔案管理模式改革是時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，對于醫(yī)院來說，檔案管理是醫(yī)院在發(fā)展過程中最重要的資料，雖然現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展進(jìn)步很快，但是在實(shí)際發(fā)展中，大部分醫(yī)院的檔案管理都存在滯后性，由于相關(guān)的管理部門忽視檔案管理的重要性，造成檔案管理混亂，甚至嚴(yán)重影響了檔案的真實(shí)性。所以，為了保證醫(yī)院在未來的工作中更加高效便捷，就要對現(xiàn)有的檔案管理模式進(jìn)行變革，使其能夠?yàn)楝F(xiàn)代醫(yī)院的建設(shè)提供保障。

1 醫(yī)院檔案管理的主要內(nèi)容

醫(yī)院檔案是醫(yī)院所有數(shù)據(jù)信息資料的存儲(chǔ)庫，有序的醫(yī)院檔案管理可以保證醫(yī)院健康的發(fā)展。醫(yī)院檔案的主要內(nèi)容包括：醫(yī)院從建立到發(fā)展的所有資料、醫(yī)院內(nèi)部所有人員的檔案資料、有關(guān)醫(yī)院建設(shè)的基本信息、獲得過的各項(xiàng)科研成果與相關(guān)的榮譽(yù)證書、病人的就診信息和治療記錄[1]。所以檔案管理工作是醫(yī)院生存發(fā)展中的重要組成部分，它可以有效地把各種形式的檔案信息資源，例如：圖標(biāo)、文件、圖像和電子數(shù)據(jù)等進(jìn)行整理保存，在結(jié)束相應(yīng)的工作后，各部門把整理好并且是完整的信息提交給檔案部門，由相關(guān)部門進(jìn)行分類與保存。有價(jià)值的檔案信息會(huì)被重新提取和保存，所以講，檔案管理在醫(yī)院的發(fā)展中起著舉足輕重的作用。

2 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

近些年來，隨著醫(yī)療行業(yè)不斷發(fā)展，醫(yī)院現(xiàn)有的檔案數(shù)量也越來越多，當(dāng)下許多醫(yī)務(wù)工作者和管理人員沒有意識到檔案管理在醫(yī)院工作中的重要性和檔案的價(jià)值，忽視對檔案管理方面知識的學(xué)習(xí)，導(dǎo)致了在平日的檔案管理工作中，管理人員不能及時(shí)有效地收集檔案信息，以至于許多重要檔案資料遺失，很大程度上妨礙了醫(yī)院檔案資料的使用。

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，當(dāng)下許多醫(yī)院都使用信息化檔案管理模式，然而在具體的使用過程中問題較多，信息檔案的整體性較差[2]。一般情況下，醫(yī)院各科室都是自行管理檔案，很少出現(xiàn)資料共享的情況，這樣便會(huì)導(dǎo)致缺乏對醫(yī)院檔案的針對性管理。例如，醫(yī)務(wù)人員有時(shí)需參考一些特殊的病例工作經(jīng)驗(yàn)，需要查詢相關(guān)的文書與病例檔案，卻無法及時(shí)找到有效資料，所以這非常不利于檔案的管理和利用。另外，有相當(dāng)一部分醫(yī)院在電子檔案管理中，缺乏系統(tǒng)的管理。例如將管理病例檔案和科研檔案分離，或者只可以搜索一方面的檔案信息，兩者沒有相關(guān)聯(lián)的分析內(nèi)容，所以，缺少檔案管理的全面性。

3 改革醫(yī)院檔案管理模式的方法

3.1 完善當(dāng)下的檔案管理，加快檔案管理的信息化建設(shè)

想要加快檔案管理的信息化建設(shè)，最重要的是要轉(zhuǎn)變管理理念，讓上級領(lǐng)導(dǎo)可以清楚知道進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的重要性。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)高速發(fā)展下，對新事物要抱有積極學(xué)習(xí)的心態(tài)，借助新技術(shù)才能得到更好的發(fā)展。要對醫(yī)院目前的基礎(chǔ)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)管理，整合醫(yī)院各部門的信息，確保檔案信息的完整，并且還要進(jìn)一步完善檔案信息平臺，將其打造為共享式數(shù)據(jù)平臺[3]。構(gòu)建醫(yī)院辦公室網(wǎng)絡(luò)，建設(shè)好醫(yī)院內(nèi)部之間的信息共享網(wǎng)絡(luò)。另外要注意的是，信息網(wǎng)絡(luò)安全性較低，容易遭到網(wǎng)絡(luò)攻擊，所以要保證系統(tǒng)的安全性?？萍伎偸窃诓粩噙M(jìn)步與發(fā)展中，尤其是信息技術(shù)方面，要及時(shí)更新信息檔案管理的系統(tǒng)軟件，還要及時(shí)維修相關(guān)硬件設(shè)備，使其能夠保障現(xiàn)代醫(yī)院的快速發(fā)展。

3.2 加強(qiáng)檔案管理機(jī)構(gòu)的建設(shè)力度

醫(yī)院在改革檔案管理模式時(shí)，一定要從自身的實(shí)際出發(fā)，加強(qiáng)檔案管理機(jī)構(gòu)的建設(shè)，科學(xué)合理的開展醫(yī)院檔案管理工作，確保檔案工作的有序進(jìn)行?；谶@種目的，我們可以從兩個(gè)方面加強(qiáng)檔案管理機(jī)構(gòu)的建設(shè)力度。首先，在硬件設(shè)施方面，根據(jù)當(dāng)前醫(yī)院的具體情況，許多醫(yī)院已經(jīng)擁有了比較完善的硬件基礎(chǔ)設(shè)施，所以，我們只需要在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上，進(jìn)行維修就可以保證設(shè)備的運(yùn)行。在醫(yī)院檔案機(jī)構(gòu)的建設(shè)中，我們應(yīng)當(dāng)把主要精力放在軟件設(shè)施的完善上[4]。具體包括：檔案管理人員在管理檔案時(shí)，首先要深入了解或者研究不同種類檔案管理的新理念，另外，醫(yī)院管理者要不斷提高自身認(rèn)識，深入研究政府頒布的各類政策與各種文件，同時(shí)還要根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況，創(chuàng)新各種合理科學(xué)的檔案管理理念，通過明確的檔案管理規(guī)章制度，約束或者監(jiān)督醫(yī)院人員的行為，促使其不斷提升自身的檔案管理水平。由于醫(yī)院等級的不同和規(guī)模不一，所以具體的檔案管理制度也會(huì)存在差異性，這就要求管理工作人員嚴(yán)格按照相關(guān)制度進(jìn)行工作。第二，醫(yī)院要統(tǒng)一管理方式，科學(xué)的進(jìn)行人員安排或者指導(dǎo)相關(guān)部門進(jìn)行檔案管理工作，使用日常工作和考核相結(jié)合的方式，從整體上促進(jìn)醫(yī)院檔案信息科學(xué)性與完整性的提升。

3.3 提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)很大程度上影響了檔案管理工作的質(zhì)量，所以，醫(yī)院要從思想上對檔案管理工作重視起來，尤其是要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。因此，醫(yī)院要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，定期對相關(guān)管理人員展開培訓(xùn)，保證他們能夠及時(shí)有效的掌握不同類型的醫(yī)院檔案信息[5]。同時(shí)讓檔案管理工作人員對所有科室的醫(yī)護(hù)工作人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，從而讓醫(yī)務(wù)工作者了解到檔案管理的多元化方式，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理雙向發(fā)展，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理方式朝著多元化與專業(yè)化發(fā)展。

4 結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院日常管理中不能缺少的重要內(nèi)容，在管理改革的過程中，管理者要堅(jiān)持以理論研究為基礎(chǔ)，采取各種措施不斷提升醫(yī)院的檔案管理水平，切實(shí)做好醫(yī)院檔案管理的有關(guān)工作，推動(dòng)管理工作的規(guī)范運(yùn)行。基于這種目標(biāo)，醫(yī)院要從工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)、完善管理制度和推動(dòng)信息化建設(shè)等方面，確保醫(yī)院檔案管理的規(guī)范科學(xué)，提升我國醫(yī)療衛(wèi)生的整體水平。